Grazie a Sovos, Ashland massimizza l’efficienza delle procedure di dichiarazione dell’IVA

caso di studio

Ashland

Grazie al passaggio a VAT Reporting di Sovos, oggi Ashland può contare su un servizio creato su misura per gestire in modo standard, efficiente e preciso 40 regimi fiscali IVA diversi e due Shared Service Center.

Riepilogo

Sfide aziendali

  • Nell’area EMEA, ogni mese, Ashland doveva elaborare 40 regimi fiscali IVA diversi e, nonostante il suo approccio alla compliance fosse centralizzato, non era standardizzato, rallentando così le attività di compliance e aumentando le probabilità di commettere errori.
  • L’azienda si è rivolta a due Shared Service Center, perché aveva bisogno di una soluzione per la dichiarazione dell’IVA in grado di standardizzare la compliance e migliorare l’efficienza.

Soluzione

  • Ashland ha implementato il sistema di dichiarazione IVA di Sovos al fine di affrontare queste sfide e fornire un’assistenza personalizzata.

  • Da allora Ashland ha implementato anche le soluzioni SAF-T e Spain SII per mantenere procedure di compliance centralizzate ed efficienti.

Risultati

  • Grazie a Sovos, Ashland ha ottenuto risultati migliori in termini di standardizzazione, efficienza e accuratezza, consentendo al suo team di concentrarsi sull’analisi e sui miglioramenti delle procedure.
  • Il tempo necessario per preparare una dichiarazione IVA è diminuito in media del 30-50 %.
  • Ashland mantiene una compliance costante nei paesi in cui opera.

L'azienda

Ashland Global Holdings Inc. (NYSE: ASH) è una delle principali aziende internazionali produttrici di specialità chimiche e opera in una vasta gamma di mercati, tra cui: adesivi, rivestimenti architettonici, automobili, edilizia, energia, alimenti, igiene personale e settore farmaceutico. Ashland si serve di circa 6500 esperti appassionati e tenaci (da chimici ricercatori e scienziati noti a ingegneri e operatori di impianto talentuosi) con un unico obiettivo: sviluppare soluzioni pratiche, innovative ed eleganti a problemi complessi per clienti operanti in oltre 100 paesi.

La sfida

Con 40 regimi fiscali IVA diversi in tutta l’area EMEA e due Shared Service Center operanti in location differenti, l’approccio di Ashland a dichiarazioni e rendicontazione IVA non era standardizzato. Ogni contabile aveva un approccio individualizzato alle riconciliazioni e alla preparazione delle rendicontazioni, complicando così le attività di revisione e convalida delle dichiarazioni. Senza una procedura standardizzata, la conformità agli obblighi IVA richiedeva molto tempo.

La soluzione

Dovendo elaborare 40 dichiarazioni IVA al mese nell’area EMEA, oltre ad altre rendicontazioni IVA, Ashland ha deciso di spostare le procedure di compliance IVA in due Shared Service Center: uno in Polonia e uno in India. Con questa centralizzazione, l’azienda aveva bisogno di un singolo strumento che non solo generasse dichiarazioni in ciascun paese, ma consentisse anche di ottenere risultati standardizzati e accurati.

“Senza un buon software, sarebbe impossibile adattarsi alla velocità con cui cambiano gli obblighi fiscali in termini di dichiarazione dell’IVA. Senza Sovos non saremmo in grado di soddisfare in tempo queste normative”.

Anna Buchnowska

EMEA VAT manager, Ashland

I vantaggi

Dopo aver implementato la soluzione per la dichiarazione dell’IVA di Sovos, Ashland ha conseguito numerosi vantaggi, in particolare in termini di standardizzazione, efficienza e precisione. Le fasi procedurali relative alla dichiarazione dell’IVA, tra cui preparazione, riconciliazione e generazione delle rendicontazioni, sono ora più efficienti. In questo modo, il team addetto alla fiscalità dispone di più tempo per concentrarsi sulle analisi reali, senza dover rispondere agli auditor e gestire gli aspetti tecnici della compliance (raccolta dei dati, tabelle Excel, ecc.). Inoltre, il responsabile IVA adesso può rivedere e controllare le rendicontazioni in maniera più agevole.

La creazione di rendicontazioni IVA è stata automatizzata e i risultati sono evidenti: maggiore precisione grazie alla riduzione degli errori umani, revisione di più transazioni al contempo ed esecuzione di audit interni prima della presentazione delle rendicontazioni stesse. Grazie a Sovos, adesso Ashland può adeguarsi rapidamente ai nuovi e crescenti obblighi di rendicontazione dell’IVA, come il SAF-T.

A livello aziendale, Ashland ha migliorato le prestazioni e ridotto i costi, mantenendo e perfezionando continuamente il livello di compliance.

I risultati

Nonostante le crescenti complessità relative alla compliance dell’area EMEA e l’aumento degli obblighi di rendicontazione, Ashland è in grado di gestire le attività di rendicontazione dell’IVA con lo stesso numero di membri del personale che aveva prima dell’implementazione di Sovos, ma lo fa in modo più efficiente. Grazie all’implementazione di Sovos, il tempo necessario per preparare una dichiarazione IVA è diminuito in media del 30-50 %, consentendo ai team che si occupano di IVA di concentrarsi maggiormente sul miglioramento di verifiche e procedure di controllo e di analisi. L’implementazione di Sovos ha permesso ad Ashland di identificare eventuali problemi prima di effettuare le rendicontazioni e di gestire gli audit molto rapidamente, mitigando il rischio di sanzioni con dati chiari, accessibili e verificati.

Perché Sovos?

In termini di adempimento IVA, Ashland aveva preso in considerazione varie opzioni, rivolgendosi a società di consulenza e fornitori di servizi tecnologici. Con Sovos, Ashland ha ottenuto la standardizzazione e la precisione di cui aveva bisogno. La decisione non è stata presa solo considerando il fattore tecnologico, poiché il partner ideale era rappresentato da un’azienda con servizi relativi alla conformità agli obblighi IVA. Inoltre, nella scelta sono stati determinanti anche i servizi di assistenza. Alla fine Ashland ha scelto Sovos perché i leader fiscali si sono convinti che avrebbero ottenuto un servizio solido e su misura, di qualità superiore ai modelli di consulenza tradizionali.

Da quando ha scelto la soluzione di rendicontazione dell’IVA di Sovos, Ashland ha ampliato il suo campo d’azione, includendo anche la conformità con i requisiti normativi SII della Spagna. Considerata la comparsa di requisiti normativi sulla compliance in tutto il mondo, Ashland ha trovato in Sovos la soluzione ideale.