Il Ministero delle Finanze spagnolo ha pubblicato una bozza di risoluzione che, una volta adottata, stabilirà i requisiti per il software e i sistemi che supportano i processi di fatturazione di aziende e professionisti. Questa legge avrà un impatto significativo sugli attuali processi di emissione delle fatture. Richiederà l’implementazione di nuovi requisiti per il contenuto delle fatture, tra cui un codice QR, e la generazione di record di fatturazione entro gennaio 2024.

Il regolamento ha anche lo scopo di adattare il settore imprenditoriale spagnolo, in particolare le PMI, le microimprese e i lavoratori autonomi, alle esigenze della digitalizzazione. Per questo, si ritiene necessario standardizzare e modernizzare i programmi per computer che supportano la contabilità, la fatturazione e la gestione di imprese e imprenditori.

Ambito di applicazione del regolamento

Il regolamento stabilisce i requisiti che ogni sistema deve soddisfare per garantire l’integrità, la conservazione, l’accessibilità, la leggibilità, la tracciabilità e l’inalterabilità dei registri di fatturazione senza interpolazioni, omissioni o alterazioni.

Le nuove norme stabilite nel regolamento si applicheranno a:

Le aziende che non rientrano nelle categorie di cui sopra non devono conformarsi, ma quelle che lo fanno devono garantire che i loro sistemi informatici siano adeguati a questo regolamento a partire dal 1° gennaio 2024.

Nuovi requisiti per il contenuto delle fatture: ID e codici QR

Le fatture generate dai sistemi informatici o dai sistemi e programmi elettronici che supportano i processi di fatturazione di aziende e professionisti devono includere un codice di identificazione alfanumerico e un codice QR, generato secondo le specifiche tecniche e funzionali stabilite dal Ministero delle Finanze.

Requisiti del sistema di fatturazione

I sistemi informatici che supportano i processi di fatturazione devono avere la capacità di:

Per raggiungere questi scopi, tutti i sistemi informatici devono certificare di garantire l’impegno a rispettare tutti i requisiti stabiliti nel presente regolamento attraverso una «dichiarazione responsabile». Il Ministero delle Finanze stabilirà il contenuto minimo di questa dichiarazione più avanti in una nuova risoluzione.

Contenuto del record di fatturazione e sua trasmissione opzionale

I registri di fatturazione devono soddisfare diversi requisiti di contenuto stabiliti dal regolamento.

I contribuenti che utilizzano sistemi informatici per adempiere ai loro obblighi di fatturazione possono inviare volontariamente tutti i suoi registri di fatturazione generati dai sistemi informatici all’AEAT automaticamente per via elettronica. La risposta di un messaggio di accettazione formale da parte dell’AEAT significherà automaticamente che questi registri sono stati incorporati nei registri delle vendite e dei redditi del contribuente.

Verifiche dell’amministrazione fiscale

L’AEAT può presentarsi di persona nel luogo in cui si trova o si utilizza il sistema informatico e può richiedere l’accesso completo e immediato al record di dati, ottenendo, se del caso, il nome utente, la password e qualsiasi altra chiave di sicurezza necessaria per l’accesso completo.

L’AEAT può richiedere una copia dei registri di fatturazione, che le società possono fornire in formato elettronico tramite supporto fisico o con mezzi elettronici.

Applicazione al mandato di fatturazione elettronica B2B

Il regolamento non include alcuna regola specifica per il progetto di decreto sul mandato della fattura elettronica B2B attualmente in discussione al Congresso e in attesa di approvazione. Tuttavia, se il mandato viene approvato, tutte le fatture elettroniche B2B emesse ai sensi del presente progetto di decreto dovranno rispettare tutte le nuove regole stabilite nel presente regolamento.

Passaggi successivi

Sebbene questo nuovo regolamento non sembri portare la Spagna più in basso sulla rotta del controllo continuo delle transazioni (CTC), la proposta presenta chiare somiglianze con i requisiti in materia di fatturazione del Portogallo.

Il progetto di risoluzione che li istituisce è attualmente aperto alla consultazione pubblica fino all’11 marzo 2022. Una volta approvata questa risoluzione, il Ministero delle Finanze pubblicherà le specifiche tecniche e funzionali necessarie per soddisfare i nuovi requisiti e la struttura, il contenuto, i dettagli, il formato, il design e le caratteristiche delle informazioni che le aziende devono includere nei registri di fatturazione.

Il ministero delle Finanze pubblicherà anche le specifiche della politica di firma e i requisiti che l’impronta digitale o «hash» deve soddisfare. Una volta pubblicati questi dettagli, sarà più chiaro se la Spagna sta percorrendo la strada portoghese o si sta ritagliando la propria strada.

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Tutta l’assicurazione sanitaria è esente dall’IPT in Spagna?

Siamo consapevoli che l’assicurazione malattia e malattia è esentata dall’IPT in Spagna. Per completezza, questa non include la copertura Incidente, che dovrebbe essere imponibile all’8%. L’articolo 5 della legge IPT prevede l’esenzione.

Lei ha detto che i rischi assicurativi internazionali appartengono alle esenzioni. Questo vale anche per l’assicurazione di responsabilità civile internazionale per lo spedizioniere? E per l’assicurazione marittima internazionale?

L’articolo 5 della legge IPT prevede un’esenzione per: «operazioni di assicurazione relative a navi o aeromobili destinati al trasporto internazionale, ad eccezione di quelle che effettuano la navigazione o l’aviazione ricreativa privata». Due giurisprudenza (1073-00 (09/05/2000) e V1233-03 (13/06/2008)) forniscono ulteriori dettagli sull’esenzione.

Secondo la legge 22 della legge 37/1992 (legge IVA): «il trasporto internazionale è considerato quello che avviene all’interno del paese e termina in un punto situato in un porto, aeroporto o zona di frontiera per la spedizione immediata al di fuori della terraferma e delle Isole Baleari». Pertanto, comprendiamo che le assicurazioni, come la responsabilità dello spedizioniere e il carico marittimo, ottengono l’esenzione IPT nella misura in cui si riferiscono al trasporto internazionale.

Sto preparando CCS su base mensile manualmente in Excel. Esiste uno strumento Microsoft in grado di creare il report finale?

Non siamo a conoscenza di strumenti Microsoft in grado di preparare il file CCS per la creazione di report mensili. Questo file può essere complesso. Per i nostri clienti utilizziamo il nostro software proprietario per generare il file pertinente da un modello di input Excel.

Che cos’è CLEA?

CLEA è la maggiorazione per finanziare l’attività di liquidazione delle imprese di assicurazione. Esso è stato incluso nel Modelo 50 CCS ed è dovuto per tutti i contratti di assicurazione stipulati in Spagna sui rischi, ad eccezione dell’assicurazione sulla vita e dell’assicurazione dei crediti all’esportazione per conto o con il sostegno dello Stato.

Il tipo di maggiorazione destinata a finanziare l’attività di liquidazione delle compagnie di assicurazione è costituito dallo 0,15% dei premi summenzionati.

Gli assicuratori devono essere registrati in tutte le province della Spagna?

Sappiamo che tutti gli assicuratori dovrebbero registrarsi nelle province dove si trovano dei rischi. Si tratta di un requisito conforme perché gli assicuratori devono dichiarare le tasse sui premi alle autorità fiscali corrette in base all’ubicazione del rischio.

Sono consapevole che è possibile inviare politiche mensili al Consorcio anche se il codice postale è sbagliato. Come dovremmo procedere in futuro?

Il codice postale oltre all’indirizzo corretto in cui si basa il rischio sono molto importanti. La legge spagnolo stabilisce che le imprese devono dichiarare la tassa sui premi in base alla posizione del rischio. Talvolta, gli assicuratori non domestici forniscono la posizione del rischio con sede in Spagna utilizzando l’indirizzo dell’assicurato. Ad esempio, un assicuratore tedesco che emette una polizza che assicuri una casa in Spagna, dovrebbe fornire l’indirizzo e il codice postale della casa in Spagna.

Se non disponiamo di questi dati per la presentazione mensile, avremo bisogno, in futuro, di dichiarare il rapporto di addebito dei vigili del fuoco. Il sistema CCS rifiuterà di conseguenza un report con un codice postale errato.

Nel segnalare le passività del Consorcio, l’assicuratore capofila deve dichiarare per conto dei suoi coassicuratori?

Gli assicuratori possono scegliere di dichiarare solo la loro quota del contratto di coassicurazione, qualora questo sia l’accordo tra gli assicuratori che sono parti del contratto.

Nel caso in cui il Consorcio non sia in grado di recuperare una somma in sospeso da un coassicuratore, è probabile che ritenga l’assicuratore capofila responsabile di tale importo. In alternativa, l’assicuratore capofila può pagare i supplementi per conto di tutti gli assicuratori follow-up. Vi è quindi in una certa misura un elemento di discrezionalità da parte degli assicuratori competenti.

C’è un elenco o una spiegazione di ogni tipo di movimento e dichiarazione da riferire al Consorcio?

Siamo in grado di fornire questo ai nostri clienti su richiesta.

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EESPA, l’Associazione europea dei fornitori di servizi di fatturazione elettronica, ha recentemente pubblicato le definizioni standard EESPA per la fatturazione elettronica conforme alla legge e il loro utilizzo.

Il presente documento mira a fornire una base per i fornitori di servizi di fatturazione elettronica e i loro clienti per concordare l’assegnazione della responsabilità della conformità legale dei processi supportati dai servizi. Queste definizioni standard contribuiranno a concludere accordi più chiari, incoraggeranno le migliori pratiche e garantiranno professionalità nel settore delle fatture elettroniche.

Nella maggior parte dei paesi europei, i fornitori di servizi di fatturazione elettronica possono offrire diverse opzioni per i processi di conformità all’IVA; tale offerta è una scelta competitiva individuale del fornitore di servizi. Indipendentemente dal processo di conformità IVA utilizzato, è importante definire chiaramente quale parte sia legalmente responsabile dei processi supportati. Le definizioni standard dell’EESPA mirano a fornire una base per un accordo sulle assegnazioni di responsabilità, che identificherà i compiti di cui ciascuna parte sarà responsabile.

Nello sviluppo del documento sulle definizioni standard, il gruppo di lavoro PPCWG (Public Policy and Compliance Working Group) dell’EESPA ha iniziato concentrandosi su definizioni chiave o concetti rilevanti per argomenti correlati alla conformità che tipicamente si presentano nel contesto della fatturazione elettronica.

Sulla base di queste definizioni, il documento fornisce una «Matricia di responsabilità» predefinita che può essere utilizzata per la gestione della responsabilità tra un fornitore di servizi e il suo cliente. Tra i componenti suggeriti che dovrebbero essere considerati tra i fornitori di servizi e i loro clienti in un processo di fatturazione elettronica conforme sono:

La suddetta «Matrix di responsabilità» fornisce indicazioni per l’utente che consente alle parti di concordare e documentare quale parte ha la responsabilità di ciascun componente di conformità: monitorare i requisiti pertinenti, implementare e mantenere misure per garantire la conformità continua e garantire la conformità per confermare rispetto delle misure adottate.

L’utilizzo di queste definizioni standard e della «Matricia di responsabilità» porterà a accordi più chiari e, in ultima analisi, migliori relazioni tra clienti e fornitori di servizi. Il documento può anche fungere da checklist che le aziende possono utilizzare per RFIs o RFP progettate per confrontare le offerte dei fornitori di servizi.

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Per saperne di più su ciò che riteniamo che il futuro detenga, scarica Tendenze IVA: Verso controlli continui delle transazioni. Seguici su LinkedIn e Twitter per essere sempre aggiornato su notizie e aggiornamenti normativi.