L’IVA nell’era digitale: risposte alle domande che tutti si pongono

6 Frequenti Domande:

Per capire meglio l’impatto delle proposte della commissione Europea nell’era digitale (ViDA) sulla tua attività, ti invito a leggere alcune delle domande più frequenti che ho ricevuto fino a questo momento.

D: Quando le aziende probabilmente inizieranno a notare un impatto in seguito all’implementazione delle proposte ViDA? 

R: Le proposte della Commissione europea nel pacchetto chiamato complessivamente VAT in the Digital Age  riguardano diverse aree della legislazione in merito all’imposta sul valore aggiunto (IVA). A rigor di termini, l’impatto concreto di ViDA avrà effetto su diverse aziende in momenti diversi tra il 2024 e il 2028. Quest’ultima data si applica alle proposte di ViDA per la fatturazione elettronica obbligatoria e la rendicontazione digitale per le cosiddette transazioni intracomunitarie, che rappresentano meno del 20% di tutte le transazioni dell’UE. Tuttavia, cosa ancora più importante, ViDA propone di eliminare le attuali restrizioni per i Paesi dell’UE a introdurre schemi nazionali di CTC già a partire dal 31 dicembre 2023. Ciò significa che, molto probabilmente, i paesi dell’UE che non hanno ancora adottato tali regimi accelereranno l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria e della reportistica in tempo reale già nei prossimi due anni. Se pensiamo che molti Paesi dell’UE avevano già annunciato iniziative in tal senso, o addirittura ne avevano avviato l’introduzione, è facile capire come l’effetto di questa disposizione sarà un’intensificazione dell’attuale ondata di nuovi mandati CTC a cui prepararsi nel brevissimo termine.

D: È probabile che ci sia un periodo di grazia per consentire alle aziende di adeguarsi e conformarsi?

R: Sì, l’UE adotterà certamente un approccio ragionevole per consentire alle aziende di preparare i propri sistemi e processi per l’impatto di ViDA. Detto questo, le aziende come Sovos, che hanno vissuto per quasi due decenni in tutto il mondo i mandati CTC in molti Paesi, sanno che nessun periodo di grazia è mai abbastanza lungo da permettere a un’azienda di adottare un atteggiamento rilassato. Molte aziende sottovalutano notevolmente il lavoro da svolgere per garantire la qualità dei dati e i lunghi cicli di adattamento delle diverse applicazioni aziendali per incorporarli, oltre ai cambiamenti dei processi necessari per la reportistica e la fatturazione elettronica in tempo reale. L’introduzione di cambiamenti di questa portata nei processi aziendali e amministrativi non è mai esente da problemi da entrambi i lati dell’equazione: le aziende commettono errori la cui correzione potrebbe richiedere tempo e questo diventa ancora più difficile quando i governi fanno la stessa cosa in parallelo sotto la pressione delle scadenze politiche.

D: Quali nuove esigenze tecnologiche possiamo aspettarci che le aziende debbano affrontare?

R: Mentre spesso i processi di reportistica da mettere in atto per soddisfare specifici protocolli di trasmissione, autenticazione e organizzazione dello scambio di documenti ricevono sempre molta attenzione, le aziende dovrebbero essere altrettanto caute sull’impatto dei mandati CTC generati o modificati da ViDA sui processi e i dati a monte. Molte aziende hanno più sistemi ERP, più sistemi di fatturazione, sistemi di contabilità fornitori, ecc. per diverse linee o categorie di partner aziendali o commerciali. La maggior parte di questi sistemi elabora i dati delle fatture su un modello cartaceo o PDF ai sensi della legge vigente in modalità manuali o semi-automatizzate un po’ grezze che non possono essere facilmente “aggiornate” per gestire i requisiti di completezza e qualità dei dati di un rigoroso regime di fatturazione e reportistica elettronici. Al di là dei titoli sulla fatturazione elettronica obbligatoria e sulla segnalazione in tempo reale, le clausole della proposta ViDA porteranno a una serie di modifiche potenzialmente impegnative ai processi aziendali. Tali modifiche possono variare dall’eliminazione della capacità dei contribuenti di utilizzare fatture riepilogative all’introduzione di diversi nuovi campi obbligatori su una fattura, alla definizione stessa degli elementi costitutivi di una fattura. Di conseguenza, miliardi di fatture PDF nell’Unione Europea dovranno essere convertite in formati leggibili meccanicamente. Per complicare le cose, le iniziative CTC e ViDA raccontano solo una parte della storia: le imprese dell’UE devono inoltre soddisfare un numero crescente di requisiti di fatturazione elettronica di rendicontazione aziendale nei confronti del governo e molti governi stanno pianificando di estendere i requisiti per la fatturazione dei clienti del settore pubblico alla sfera business-to-business. Ciò significa che le aziende devono utilizzare sempre più fornitori di software e servizi in grado di garantire la conformità con framework e leggi che si sommano alla necessità di un ripensamento completo dei processi e dei sistemi di fatturazione nella maggior parte delle aziende.

D: Quali processi aziendali saranno probabilmente interessati dalle nuove normative?

R: Tutti i processi di fatturazione e i relativi processi saranno interessati. Questo include tutti i processi di contabilità e credito e i relativi sistemi informativi che li supportano: tutti devono essere rivisti in questo contesto e preparati per il cambio di paradigma della digitalizzazione che avverrà in seguito all’entrata in vigore del ViDA.

D: Le aziende possono aspettarsi che le attuali partnership tecnologiche funzionino per i nuovi standard?

R: Le aziende che attualmente utilizzano sistemi EDI, software di automazione procure-to-pay o contabilità fornitori dei servizi SaaS, gestione delle comunicazioni con i clienti, order-to-cash, presentazione della fatturazione elettronica e soluzioni di pagamento ecc. devono chiedersi come queste piattaforme gestiranno i nuovi requisiti per la fatturazione e la rendicontazione elettroniche nell’ambito di ViDA e iniziative normative associate. Questi fornitori, specializzati nell’ottimizzazione dei processi aziendali, in genere hanno poca esperienza in questa particolare area di conformità. La maggior parte di essi non è predisposta per anticipare e affrontare in modo tempestivo le decine o centinaia di modifiche che di solito seguono l’avvio di un regime di CTC in qualsiasi giurisdizione. Consigliamo alle aziende di contattare già da ora i fornitori di software aziendale e di servizi per porre queste domande: sono al corrente di questi cambiamenti e qual è il loro piano per consertirvi di essere conformi?

D: Come saranno influenzate le transazioni transfrontaliere?

R: Le transazioni transfrontaliere tra i Paesi dell’UE saranno soggette a un nuovo regime di segnalazione in tempo reale che sostituisce l’attuale requisito di un elenco riepilogativo. La segnalazione effettiva sarà effettuata su base transazionale a ciascuno Stato membro e gli Stati membri riferiranno queste informazioni a un database centrale della Commissione europea. Oltre a queste sezioni di rendicontazione digitale del ViDA, le transazioni transfrontaliere all’interno dell’UE sono influenzate anche da altre parti della proposta in altri modi. Ad esempio, sono previsti cambiamenti di ampia portata per eliminare gli oneri amministrativi per le imprese che trasferiscono le proprie scorte tra i Paesi dell’UE. Inoltre, il cosiddetto Import One Stop Shop (I-OSS) per le vendite a distanza transfrontaliere di beni di basso valore ai consumatori dell’UE diventerà obbligatorio, con un impatto sui venditori e sulle piattaforme di e-commerce, ad esempio negli Stati Uniti e in Cina.