Incontro con l’esperto – Mai Nguyen, Rappresentante Senior dei Servizi di Conformità

Meet the Expertè la nostra serie di blog in cui condividiamo maggiori informazioni sul team che sta dietro al nostro software innovativo e ai servizi di conformità all’imposta sui premi assicurativi (IPT).

In quanto organizzazione globale con esperti di imposte indirette in tutte le regioni, il nostro team dedicato è spesso il primo a conoscere le modifiche normative e gli sviluppi dei regimi fiscali globali, per supportarla nella sua conformità fiscale.

Abbiamo parlato con Mai Nguyen, rappresentante senior dei servizi di compliance, che ci ha spiegato perché è così importante per gli assicuratori fare bene l’archiviazione IPT e ha condiviso i suoi tre principali consigli per presentare le passività IPT.

Può parlarmi del suo ruolo e di cosa comporta?

Sono un rappresentante senior dei servizi di compliance – specializzato in IPT presso Sovos. Sono entrata a far parte dell’azienda più di quattro anni fa e mi occupo di un portafoglio diversificato di oltre 30 clienti, aiutandoli nell’intero ciclo di presentazione dell’IPT.

Il mio team esamina i dati forniti dai nostri clienti, crea un riepilogo delle imposte dovute e conferma i debiti IPT e parafiscali dovuti per un determinato periodo. I miei compiti quotidiani comprendono l’approvazione delle passività IPT da dichiarare in modo corretto e conforme e l’autorizzazione dei pagamenti da effettuare per conto dei nostri clienti.

Il mio ruolo è quello di supervisionare la gestione operativa quotidiana, assicurando al contempo che tutti i requisiti di conformità siano soddisfatti in modo coerente. Collaboro inoltre a stretto contatto con i clienti per rispondere alle loro domande e per garantire che la presentazione dell’IPT sia conforme alle severe norme stabilite dagli uffici fiscali globali.

Potrebbe spiegare il processo di deposito dell’IPT e perché è importante che gli assicuratori lo facciano correttamente?

Il processo di deposito dell’IPT varia da un territorio all’altro ed è fondamentale che gli assicuratori lo seguano in modo accurato e conforme. Ci sono molti elementi da considerare in questo processo:

• Frequenza del rapporto: mensile, bimestrale (ad es. Il contributo del Fondo di garanzia per le assicurazioni private sulla vita della Grecia), trimestrale (ad es. Malta, Paesi Bassi, Lussemburgo), semestralmente (ad es. Contributo INAMI belga sull’assicurazione ospedaliera, ASF portoghese) o annuale (ad es. Austria, Italia).
• Punto fiscale: Questo è uno dei criteri più importanti per la presentazione dell’IPT, in quanto definisce quando l’IPT è dovuta. La data di ricezione dei contanti è la più comune data di riferimento fiscale utilizzata in molti Paesi. Vengono utilizzate altre date di riferimento fiscale, come la data di scadenza in Francia e Belgio, la data della fattura in Grecia o la prima tra la data di inizio o la data di incasso a Malta.
• Classe di attività: comprendere la copertura del rischio di un prodotto è di grande importanza per garantire una corretta applicazione fiscale per un rischio specifico che deve essere applicato.
• Calcoli IPT: i calcoli di devono essere conformi e corretti. L’IPT può essere a carico dell’assicuratore o dell’assicurato. I metodi di calcolo dell’IPT devono essere applicati correttamente (premio imponibile moltiplicato per l’aliquota fiscale, somma assicurata moltiplicata per l’aliquota fiscale, compenso fisso – ad es. terrorismo in Francia, Fondi di garanzia e prelievo sulle inondazioni in Danimarca, imposta di bollo a Cipro, calcolo delle soglie (ad es. Malta) o scale scorrevoli (ad es. Ungheria).
• Ubicazione del rischio: queste regole pongono le basi per determinare in quale giurisdizione è dovuta l’IPT.

I depositi IPT possono essere effettuati online in Portogallo, Spagna, Irlanda, Finlandia e Germania. Questo metodo di deposito sta diventando una tendenza comune e probabilmente verrà introdotto in altre giurisdizioni.

In Portogallo è necessario caricare un file di dati su un portale web che richiede informazioni dettagliate per ogni polizza, come il numero NIF (codice fiscale dell’assicurato), il codice postale, il codice del Paese e la territorialità.

In Spagna, il portale IPT determina il periodo di dichiarazione per ogni transazione, pagamento di imposte o interessi dovuti. Il portale collega i pagamenti dovuti direttamente al conto bancario, il che significa che il pagamento viene effettuato tramite addebito diretto.

I depositi IPT possono essere effettuati per posta o di persona. Con qualsiasi metodo, è importante assicurarsi che le scadenze siano rispettate per evitare inutili sanzioni.

Le conseguenze della non conformità non sono solo le sanzioni o gli interessi imposti dagli uffici fiscali, ma anche i costi indiretti per gli assicuratori, che sono più significativi. Questi possono includere il costo per la correzione dell’errore, nonché i costi aggiuntivi del collaboratore o del rappresentante. La non conformità potrebbe anche avere un impatto negativo sulla reputazione dell’assicuratore.

Quali sono i suoi consigli principali per i controlli di audit quando presenta le passività IPT?

Per evitare l’inutile conseguenza della non conformità nella presentazione dei debiti IPT, ecco i miei tre consigli principali:

• In primo luogo, riveda con attenzione gli obblighi IPT per evitare un pagamento insufficiente o eccessivo e si assicuri che le imposte siano presentate secondo le norme e i regolamenti più recenti.
• In secondo luogo, deve essere consapevole dei requisiti di rendicontazione e archiviazione fiscale in ogni territorio e assicurarsi che vengano raccolti dati sufficienti per redigere le dichiarazioni e i rapporti.
• Infine, ma non meno importante, istituire un team di audit interno efficiente e competente per garantire che il processo di deposito dell’IPT sia supervisionato in modo rigoroso ed efficace. Gli assicuratori possono esternalizzare la compilazione dell’IPT a un fornitore di servizi esterno, per avere la massima tranquillità e mantenere una compilazione conforme e accurata.

In che modo Sovos può aiutare gli assicuratori a rispettare l’IPT?

Per gli assicuratori può essere molto impegnativo garantire che l’IPT sia dichiarata in modo accurato e conforme, rispettando le norme e i regolamenti più recenti. Qui a Sovos, il nostro team dedicato ai Servizi di Conformità IPT è dotato di competenze approfondite e delle modifiche più aggiornate per aiutare gli assicuratori a soddisfare tutti i requisiti IPT, per rendere le sottomissioni efficienti e conformi.

Tutte le informazioni sulla conformità IPT possono essere reperite attraverso i blog, i webinar, gli avvisi fiscali, LinkedIn, Twitter e le newsletter di Sovos.