E’ bello vedere la luce alla fine del tunnel. Tuttavia, è troppo poco, troppo tardi per molte aziende più piccole, ma anche molte più grandi. Migliaia di persone non potevano sopportare la tempesta perché erano particolarmente dipendenti dal contatto umano. Altri sono stati colpiti in modo sproporzionato semplicemente perché COVID-19 li ha colpiti proprio mentre attraversano un periodo difficile nel loro ciclo di vita. Come vediamo i primi successi dei vaccini anti-COVID-19, le imprese e i mercati stanno guadagnando fiducia che entro l’ultimo trimestre del 2021 i paesi torneranno ad una nuova velocità di crociera. Con alcune eccezioni notevoli, molte delle economie più forti del mondo ci vorranno anni per riprendersi dalle conseguenze.
Internet per il salvataggio — ma i difetti rimangono
Come per tutte le crisi, l’anno scorso ha accentuato le debolezze e accelerato i fallimenti. Benché si debba riconoscere che la crisi del COVID-19 sarebbe stata molto peggiore senza Internet e l’attuale stato di adozione tecnologica in tutto il mondo, le restanti sacche di processi legacy in cui le aziende erano in ritardo nella loro trasformazione digitale sono state evidenziate mentre i dipendenti hanno lottato per bilanciare i problemi di salute con l’imperativo di mantenere le cose in funzione negli uffici deserti e nei centri dati.
Un’area in cui sono state esposte le inefficienze è il software locale. Molte aziende hanno iniziato ad adottare software basato su cloud per supportare diverse categorie di flussi di lavoro e connessioni con i partner commerciali; tuttavia, molte aziende più grandi sono state riluttanti a spostare i sistemi aziendali principali, come ERP, logistica o sistemi di prenotazione, nel cloud. La ragione alla base di questa riluttanza è spesso che i sistemi legacy sono stati altamente personalizzati. Mentre molti fornitori di software aziendali offrono versioni di cloud pubblico che presentano molti vantaggi rispetto alla distribuzione on-premise, in teoria, le sfide pratiche legate all’adattamento di organizzazioni e processi ai flussi di lavoro «in scatola» progettati in base alle best practice standard hanno spesso superato tali versioni.
Un’altra serie di sfide sono più complesse. I processi manuali continuano a dominare nella gestione degli ordini e delle fatture tra aziende di tutte le dimensioni a livello globale. Laddove il software per il flusso di lavoro consente al personale contabile di accedere al sistema in remoto, le approvazioni e le registrazioni potevano essere gestite dagli uffici domestici, ma la prevalenza di carta in molte relazioni tra fornitori e clienti richiedeva ancora la gestione della scansione, della stampa e della posta o, sì, di inviare via fax documenti chiave da uffici con accesso limitato.
Questi problemi saranno più difficili da superare, poiché le costose macchine industriali per la lavorazione dei documenti cartacei non possono essere facilmente collocate negli uffici domestici. La risposta a questa sfida non risiede in modi creativi per convertire le cucine delle persone in centri di scansione o di stampa, ma nel fare finalmente un grande salto verso l’integrazione dei dati end-to-end.
Il bene, il cattivo e il brutto della tassa come driver di automazione
Interestingly, if COVID-19 isn’t enough of a reason to take that automation leap, businesses can expect a helping hand from tax administrations. Many countries had already started large-scale programs to push continuous transaction controls (CTCs). Such as mandatory real-time clearance of digital invoices. The current global health crisis is pushing tax administrations to accelerate these programs. We have seen announcements of plans towards such compulsory e-invoicing or digital reporting of accounting data in countries like France, Jordan and Saudi Arabia. In addition to several countries including Poland and Slovakia who stated their intent to follow in the footsteps of countries in Latin America and also European frontrunners like Italy and Turkey. Even in Germany, which has long resisted the call of CTCs, a significant political party has proposed decisive action in this direction.
These initiatives are still often motivated by the need to close tax gaps. However the need for resilience in revenue collection is clearly another driver. Also, examples from countries like Brazil have shown that CTCs massively improve governments’ ability to track and monitor the economic effects of a crisis down to the smallest sectoral detail. This gives them granular data that can be used for surgical fiscal policy intervention to guide the most severely affected activities through a crisis.
Con tutte le circostanze che cospirano per dare alle aziende un motivo per attraversare l’ultimo miglio verso la piena automazione — l’interfaccia tra le operazioni di vendita e acquisto dei loro partner commerciali — si potrebbe pensare che le aziende stiano ora mettendo in atto piani per prepararsi a un sistema completamente digitale, molto di più insieme resiliente di processi e strutture organizzative.
Purtroppo, il modo in cui i mandati CTC vengono implementati e il modo in cui le aziende rispondono hanno storicamente piuttosto rallentato gli investimenti nell’automazione dei processi aziendali e l’adozione di moderni software aziendali basati su cloud.
I mandati CTC sono incredibilmente diversi, che vanno da una seconda serie completa di libri contabili online da mantenere, tra le altre cose, alla classificazione aggiuntiva delle forniture nel sistema ospitato dal governo in Grecia, a una configurazione completamente diversa, compresi i fornitori di servizi e il pagamento delle transazioni segnalazione in fase di progettazione in Francia. I rappresentanti cinesi stanno parlando di controlli di fatturazione basati su blockchain, mentre paesi come la Polonia e l’Arabia Saudita si preparano per reti centralizzate di scambio fatture gestite dal governo. Le scadenze del mandato tendono ad essere troppo brevi e le amministrazioni fiscali apportano innumerevoli adeguamenti strutturali — ciascuno di solito con scadenze brevi e disponibile solo nella lingua locale — durante i periodi di attuazione e per gli anni successivi.
Le amministrazioni fiscali potrebbero tuttavia affermare con una certa legittimità che le scadenze sono sempre troppo brevi, quasi a prescindere dal tempo di transizione concesso ai contribuenti, perché molte imprese si preparano strutturalmente troppo tardi. La tendenza globale verso CTC, SAF-T e mandati simili è evidente per le aziende da anni, eppure molte sono mal preparate; in particolare molte multinazionali continuano a ritenere che la conformità all’IVA sia una questione che deve essere risolta dalle filiali locali, che, passo dopo passo, crea una massiccia rete di procedure che non corrispondono alle migliori pratiche aziendali sono state elaborate dagli uffici dell’amministrazione fiscale.
Creating a virtuous circle towards tax automation during Covid-19
Which brings us back to why companies aren’t adopting flashy new releases of enterprise software packages in public cloud mode. Or further automating their trading partner exchanges, more quickly. All parties in this equation want the same thing. That is seamless and secure sharing of relevant data among businesses, and between businesses and tax administrations. However kneejerk reactions to regulatory mandates by businesses, and lack of tax administrations’ familiarity with modern enterprise systems, are creating the opposite effect. Companies panic-fix local mandates without a sufficient understanding of the impact of their decisions. Neither on their future ability to innovate and standardize. The enterprise resources come first to put systems in place post-haste. They then manage the problems stemming from adopting a patchwork of local tax-driven financial and physical supply chain data integration approaches. This comes from IT budgets that then don’t get spent on proper automation.
Diverse cose possono rompere questo circolo vizioso. Le imprese dovrebbero cambiare il loro modo di affrontare questi cambiamenti di digitalizzazione dell’IVA come rivoluzionari piuttosto che evolutivi. Essendo ben informati e ben preparati, è possibile adottare un approccio strategico per sfruttare i mandati del CTC anziché soffrire di essi. Le amministrazioni fiscali devono fare la loro parte adottando buone pratiche esistenti nella progettazione, implementazione e gestione di piattaforme digitali per scopi obbligatori di scambio di dati aziendali. Il Principi della CPI CTC sono un ottimo modo per dare all’economia mondiale l’immunità tanto necessaria, consentendo alle aziende e ai governi di migliorare la resilienza, liberando le risorse bloccate in processi manuali di business e di conformità fiscale inefficienti.
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