La fatturazione elettronica Peppol spiegata: cos’è e come funziona
L’adozione globale della fatturazione elettronica sta accelerando. I governi di tutto il mondo stanno spingendo per adottare la fatturazione elettronica per trasformare digitalmente i loro sistemi nazionali e, spesso, per colmare il divario IVA.
Sebbene molti Paesi abbiano introdotto il proprio mandato di fatturazione elettronica per digitalizzare i controlli fiscali, i requisiti e i sistemi implementati da ciascun Paese spesso non si allineano tra loro. Ciò rende complesso per le organizzazioni multinazionali adempiere ai propri obblighi di fatturazione elettronica.
Per migliorare l’interoperabilità, i paesi di Asia ed Europa stanno adottando Peppol, un framework creato per semplificare l’interoperabilità per la fatturazione elettronica e altri documenti di appalto. Ma cos’è esattamente? Questo blog contiene tutte le informazioni di cui ha bisogno.
Che cos’è Peppol?
Peppol è nata nel 2008 come tentativo di standardizzare gli appalti pubblici nei governi di tutta l’Unione europea. È un framework composto da specifiche che consentono l’approvvigionamento elettronico transfrontaliero e un metodo di invio delle fatture ai clienti. Peppol integra i processi aziendali standardizzando il modo in cui le informazioni sono strutturate e scambiate.
Negli ultimi anni, Peppol ha ampliato il suo mandato includendo l’APAC. Singapore è stato il primo Paese asiatico a istituire un’autorità Peppol. Oltre ad essere presente in Europa, include anche Australia, Giappone, Malesia e Nuova Zelanda.
Cosa significa?
Peppol è l’abbreviazione di Pan-European Public Procurement On-Line, poiché inizialmente era un’iniziativa europea.
Sebbene la ricezione delle fatture elettroniche sia obbligatoria per legge per tutti gli enti del settore pubblico dell’UE dall’aprile 2020, essendo Peppol una delle opzioni scelte da molti Paesi per attuare tale obbligo e il nome di Peppol deriva dal suo servizio europeo, lo standard viene ora adottato al di fuori dell’Unione. La Malesia e Singapore sono due Paesi non europei che hanno abbracciato Peppol negli ultimi anni, ad esempio.
Come funziona Peppol?
Anche se abbiamo chiarito che Peppol è uno standard a livello UE per lo scambio di documenti elettronici come le fatture elettroniche, ciò non spiega come funzioni effettivamente.
L’Unione europea ha stabilito degli standard per le fatture elettroniche. Questi documenti devono soddisfare le specifiche richieste e, nella maggior parte dei casi, essere inviati attraverso la sua rete. La maggior parte degli enti pubblici dell’UE deve essere in grado di ricevere tali fatture, creando un metodo uniforme e universale di fatturazione delle transazioni B2G in tutta la regione.
Vale la pena notare che, sebbene il settore pubblico sia obbligato a ricevere queste fatture in alcuni casi, possono anche essere inviate alle aziende per transazioni B2B. Peppol consente lo scambio elettronico efficiente di fatture elettroniche, ordini di acquisto e altri documenti aziendali, sia che Lei sia un’azienda privata o un’organizzazione pubblica.
Le fatture Peppol vengono inviate al destinatario tramite un Peppol Access Point. Si connette alla rete Peppol e proviene da un fornitore di servizi approvato, che consente alle aziende di scambiare elettronicamente documenti con altre organizzazioni dotate di un Access Point.
Peppol collega le organizzazioni attraverso una rete di fornitori di servizi accreditati da PEPPOL, rimuovendo le barriere al commercio elettronico create da reti chiuse «a tre angoli».
Cos’è un’autorità Peppol?
Per garantire che i suddetti punti di accesso seguano le norme e i regolamenti stabiliti, dispone di autorità ufficiali. Sono inoltre in atto per «stabilire requisiti nazionali per la progettazione e il contenuto dei documenti Peppol», secondo la stessa PEPPOL.
Attualmente sono in vigore 17 autorità Peppol, tutte enti nazionali, tranne uno. OpenPEPPOL è l’unica autorità non collegata a un Paese in quanto funge da autorità ufficiale di Peppol nelle giurisdizioni in cui non esiste alcuna autorità.
Perché usarlo?
La sua implementazione diffusa lo rende un’opzione interessante per molti. Considerando la varietà di approcci alla fatturazione elettronica nei diversi Paesi, l’attrattiva di Peppol è la standardizzazione e l’interoperabilità dello scambio elettronico globale di documenti.
Avere una raccolta di standard comuni per il trasferimento di documenti elettronici per ogni Paese in cui un’organizzazione opera semplifica il processo, riducendo così la possibilità di errori.
La standardizzazione del modo in cui le informazioni sono strutturate e scambiate le rende più sicure. Oltre alle fatture e agli ordini di acquisto, Peppol ha il potenziale per automatizzare lo scambio di qualsiasi tipo di documento aziendale, tra qualsiasi organizzazione, in qualsiasi parte del mondo.
Quali Paesi usano Peppol?
Peppol ha attualmente 37 paesi membri, 29 dei quali in Europa.
Al di fuori dell’Europa, i paesi che hanno implementato gli standard Peppol includono:
- Australia
- Giappone
- Malaysia
- Nuova Zelanda
- Singapore
Modelli Peppol Corner
I modelli angolari sono framework per le transazioni digitali. Esistono diversi approcci, anche se la struttura di base di Peppol è il modello a 4 angoli
Modello 3-Corner per la fatturazione elettronica
Considerato ormai un vecchio modello, il modello a 3 angoli per la fatturazione elettronica richiedeva che mittenti e destinatari si connettessero tramite un unico fornitore di servizi. Gli acquirenti spesso decidevano quale fornitore di servizi utilizzare, il che significa che i fornitori dovevano utilizzare più sistemi tra i loro clienti.
Modello 4-Corner per la fatturazione elettronica
Un aggiornamento all’approccio precedente, il modello di fatturazione elettronica a 4 angoli collega quattro entità. I quattro angoli sono:
- mittente
- Punto di accesso del mittente
- Punto di accesso del destinatario
- Destinatario
L’introduzione degli access point protegge le transazioni garantendo che la comunicazione dei documenti sia inviata e ricevuta correttamente, utilizzando la convalida dei documenti, le procedure Know Your Customer (KYC) e altro ancora.
Modello 5-Corner per CTC
Come visto a Singapore, Peppol ha anche un modello a 5 angoli. Questo approccio aggiunge un altro aspetto al modello tradizionale, ovvero la piattaforma centrale delle autorità fiscali/governative. Questo framework è noto anche come Peppol CTC.
Il modello a 5 angoli consente alle autorità fiscali di ricevere un accesso quasi in tempo reale alle fatture, garantendo che le informazioni fiscali vengano trasferite correttamente.
A discrezione del governo competente, la piattaforma centrale può convalidare i documenti prima che vengano inviati al destinatario o consentire invece ai fornitori di servizi certificati di convalidarli, fungendo da archivio per le fatture elettroniche.
Progetto pilota Peppol VIDA
Questo progetto pilota istituito da OpenPEPPOL dimostra che le specifiche di rete e di fatturazione elettronica possono essere utilizzate anche per soddisfare i requisiti di rendicontazione digitale della proposta VIDA dell’UE.
Il progetto è aperto alle autorità/amministrazioni fiscali dell’UE, ai fornitori di servizi e agli utenti finali.
Sovos partecipa a questo progetto pilota. Siamo un membro rispettato e prestiamo servizio sia in Malesia che a Singapore.
Per saperne di più sull’adozione della fatturazione elettronica e sulle sue numerose norme e regolamenti, consulti la nostra Guida alla fatturazione elettronica. Per assistenza nel rispetto dei requisiti di fatturazione elettronica e di altre considerazioni fiscali, consideri la nostra soluzione Compliance Cloud.
