Il Ministero delle Finanze spagnolo ha pubblicato una bozza di risoluzione che, una volta adottata, stabilirà i requisiti per il software e i sistemi che supportano i processi di fatturazione di aziende e professionisti. Questa legge avrà un impatto significativo sugli attuali processi di emissione delle fatture. Richiederà l’implementazione di nuovi requisiti per il contenuto delle fatture, tra cui un codice QR, e la generazione di record di fatturazione entro gennaio 2024.
Il regolamento ha anche lo scopo di adattare il settore imprenditoriale spagnolo, in particolare le PMI, le microimprese e i lavoratori autonomi, alle esigenze della digitalizzazione. Per questo, si ritiene necessario standardizzare e modernizzare i programmi per computer che supportano la contabilità, la fatturazione e la gestione di imprese e imprenditori.
Ambito di applicazione del regolamento
Il regolamento stabilisce i requisiti che ogni sistema deve soddisfare per garantire l’integrità, la conservazione, l’accessibilità, la leggibilità, la tracciabilità e l’inalterabilità dei registri di fatturazione senza interpolazioni, omissioni o alterazioni.
Le nuove norme stabilite nel regolamento si applicheranno a:
- Contribuenti soggetti all’imposta sulle società (IS), ad eccezione delle entità esenti o parzialmente esenti.
- Contribuenti soggetti all’imposta sul reddito per le persone fisiche (IRPF) che ottengono redditi da attività economiche.
- Contribuenti soggetti all’imposta sul reddito per i non residenti (IRNR) con una stabile organizzazione in Spagna.
- Enti soggetti al sistema di allocazione del reddito che svolgono attività economiche.
Le aziende che non rientrano nelle categorie di cui sopra non devono conformarsi, ma quelle che lo fanno devono garantire che i loro sistemi informatici siano adeguati a questo regolamento a partire dal 1° gennaio 2024.
Nuovi requisiti per il contenuto delle fatture: ID e codici QR
Le fatture generate dai sistemi informatici o dai sistemi e programmi elettronici che supportano i processi di fatturazione di aziende e professionisti devono includere un codice di identificazione alfanumerico e un codice QR, generato secondo le specifiche tecniche e funzionali stabilite dal Ministero delle Finanze.
Requisiti del sistema di fatturazione
I sistemi informatici che supportano i processi di fatturazione devono avere la capacità di:
- Generare un record di fatturazione per ogni consegna di beni o fornitura di servizi, contemporaneamente o immediatamente prima dell’emissione della fattura.
- Il sistema informatico deve essere in grado di inviare tutti i record di fatturazione generati all’Agenzia statale dell’amministrazione fiscale (AEAT) in modo continuo, sicuro, corretto, completo, automatico, consecutivo, istantaneo e affidabile.
- Il sistema deve essere dotato di tracciabilità, verificando la sequenza di creazione dei dati. Creerà un registro eventi che raccoglie tutte le operazioni e gli incidenti di sistema durante il suo utilizzo.
- I record creati non possono essere alterati dall’utente o da qualsiasi mezzo interno o esterno.
- I sistemi devono aggiungere un’impronta digitale o un «hash» ai registri di fatturazione, in base alle specifiche e alla firma elettronica.
Per raggiungere questi scopi, tutti i sistemi informatici devono certificare di garantire l’impegno a rispettare tutti i requisiti stabiliti nel presente regolamento attraverso una «dichiarazione responsabile». Il Ministero delle Finanze stabilirà il contenuto minimo di questa dichiarazione più avanti in una nuova risoluzione.
Contenuto del record di fatturazione e sua trasmissione opzionale
I registri di fatturazione devono soddisfare diversi requisiti di contenuto stabiliti dal regolamento.
I contribuenti che utilizzano sistemi informatici per adempiere ai loro obblighi di fatturazione possono inviare volontariamente tutti i suoi registri di fatturazione generati dai sistemi informatici all’AEAT automaticamente per via elettronica. La risposta di un messaggio di accettazione formale da parte dell’AEAT significherà automaticamente che questi registri sono stati incorporati nei registri delle vendite e dei redditi del contribuente.
Verifiche dell’amministrazione fiscale
L’AEAT può presentarsi di persona nel luogo in cui si trova o si utilizza il sistema informatico e può richiedere l’accesso completo e immediato al record di dati, ottenendo, se del caso, il nome utente, la password e qualsiasi altra chiave di sicurezza necessaria per l’accesso completo.
L’AEAT può richiedere una copia dei registri di fatturazione, che le società possono fornire in formato elettronico tramite supporto fisico o con mezzi elettronici.
Applicazione al mandato di fatturazione elettronica B2B
Il regolamento non include alcuna regola specifica per il progetto di decreto sul mandato della fattura elettronica B2B attualmente in discussione al Congresso e in attesa di approvazione. Tuttavia, se il mandato viene approvato, tutte le fatture elettroniche B2B emesse ai sensi del presente progetto di decreto dovranno rispettare tutte le nuove regole stabilite nel presente regolamento.
Passaggi successivi
Sebbene questo nuovo regolamento non sembri portare la Spagna più in basso sulla rotta del controllo continuo delle transazioni (CTC), la proposta presenta chiare somiglianze con i requisiti in materia di fatturazione del Portogallo.
Il progetto di risoluzione che li istituisce è attualmente aperto alla consultazione pubblica fino all’11 marzo 2022. Una volta approvata questa risoluzione, il Ministero delle Finanze pubblicherà le specifiche tecniche e funzionali necessarie per soddisfare i nuovi requisiti e la struttura, il contenuto, i dettagli, il formato, il design e le caratteristiche delle informazioni che le aziende devono includere nei registri di fatturazione.
Il ministero delle Finanze pubblicherà anche le specifiche della politica di firma e i requisiti che l’impronta digitale o «hash» deve soddisfare. Una volta pubblicati questi dettagli, sarà più chiaro se la Spagna sta percorrendo la strada portoghese o si sta ritagliando la propria strada.
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