Gli obblighi di rendicontazione annuale variano da paese a paese, rendendo complessa per gli assicuratori transfrontalieri la raccolta dei dati richiesti per garantire la conformità.
L’Italia ha molti standard di rendicontazione unici ed è nota per la sua burocrazia in tutta la comunità imprenditoriale internazionale. La rendicontazione annuale dell’Italia è diversa a causa del livello di dettaglio richiesto. La segnalazione aggiuntiva in Italia richiede un elenco approfondito di politiche e dettagli tra cui date di inizio e scadenza, date di ricezione in contanti, nomi degli assicurati, indirizzi, codici fiscali e valori dei premi. Ciò rende la rendicontazione annuale un impegno significativo.
Relazione sui contratti e sui premi — in scadenza entro il 16 marzo di ogni anno per l’anno civile precedente
La legislazione e i regolamenti italiani impongono alle compagnie di assicurazione che scrivono attività in Italia di presentare relazioni annuali allo scopo di raccogliere informazioni che facilitino il controllo delle attività sui contribuenti da parte delle autorità fiscali.
Tali relazioni dovrebbero elencare tutti i contratti assicurativi in essere nell’anno in questione con un assicurato (persona fisica o giuridica) soggetti alle imposte italiane. Le polizze che coprono la responsabilità, l’assistenza e qualsiasi rischio scritto come accessorio di una politica di responsabilità o assistenza sottostante non devono essere incluse nel rapporto.
Se non ci sono stati contratti in essere nell’anno civile precedente, non è necessario presentare un rapporto Nil.
Relazione sui sinistri — da presentare entro il 30 aprile di ogni anno per l’anno civile precedente
I pagamenti dei sinistri effettuati nel corso dell’anno precedente a favore di beneficiari (persone fisiche o giuridiche) in possesso di un codice fiscale italiano devono essere segnalati alle autorità fiscali italiane entro la fine di aprile.
I dettagli richiesti nel rapporto includono:
- Numero di riferimento del reclamo
- Data di pagamento
- Importo pagato
- Codice fiscale del beneficiario
- Dettagli di eventuali terzi coinvolti nella gestione del risarcimento
Se non ci sono reclami da segnalare per l’anno precedente, non sono richiesti rapporti Nil.
Motor Report — parte del rapporto annuale IPT in scadenza entro il 31 maggio di ogni anno rispetto all’anno civile precedente
Come parte integrante della dichiarazione annuale dell’Insurance Premium Tax (IPT) dovuta entro la fine di maggio, le compagnie di assicurazione che sottoscrivono la responsabilità civile obbligatoria degli autoveicoli devono segnalare a ciascuna delle province italiane l’importo dell’IPT pagato nell’anno precedente. I dettagli richiesti includono il numero della polizza provinciale, il codice fiscale, il numero di targa del veicolo, il premio, la tariffa IPT e l’IP
Perché pianificare prima della stagione di reporting è fondamentale
La segnalazione aggiuntiva in Italia richiede che alcuni elementi siano presenti prima della presentazione. Per presentare il rapporto Contratti e premi, una compagnia di assicurazioni deve:
- Indirizzo PEC attivo — indirizzo email certificato italiano
- Accesso al canale SID – Sistema di trasmissione dei dati
- Rappresentante legale – La registrazione al canale SID è collegata al rappresentante legale della società. Se il rappresentante legale cessa di agire in quanto tale, i suoi dati devono essere revocati e una nuova domanda deve essere elaborata. Si tratta di un processo lungo che richiede alcune settimane, quindi pianificare in anticipo le scadenze è di grande importanza.
- Codici fiscali: richiesti per tutti i report. I codici fiscali comprendono 16 cifre per le persone fisiche e 11 cifre per le persone giuridiche. I codici fiscali non validi sono uno dei motivi principali per cui i report vengono rifiutati. Sul sito web dell’Agenzia delle Entrate è disponibile un validatore di codice per verificare se esiste un codice fiscale e se è valido. È possibile accedere al validatore qui: https://telematici.agenziaentrate.gov.it/VerificaCF/Scegli.do?parameter=verificaCf
Molte compagnie di assicurazione collaborano con terze parti e le informazioni sulla polizza che raccolgono potrebbero non includere sempre tutti i dettagli richiesti. Dati incompleti e errati impediscono la corretta presentazione delle relazioni annuali e possono portare a costose multe e danni alla reputazione.
La navigazione tra i rapporti annuali insieme ai rapporti mensili e trimestrali regolari può sembrare travolgente. Quanto più si può preparare in anticipo, tanto più agevole sarà il processo di reporting. Comprendere gli specifici requisiti di rendicontazione annuale dell’Italia garantirà che gli assicuratori rimangano conformi ed eviterà ritardi o correzioni inutili.
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