Tout savoir sur la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)

Sovos
décembre 19, 2022

La facturation électronique impose le passage par une plateforme de dématérialisation mais la législation laisse le choix aux entreprises : plateforme publique ? Plateforme privée ? Et laquelle choisir parmi celles qui seront immatriculées et connues sous le terme plateforme de dématérialisation partenaire ou (PDP). Typologie des factures, gestion des données, relations clients/fournisseurs, transmission, fonctionnalités…Voici comment bien définir ce choix.

Qui dit facturation électronique dit structuration, contrôle, validation, relation client/fournisseur et entreprise/administration. A cet égard, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ont une vraie utilité.  La législation française laisse aux entreprises la possibilité de choisir leur plateforme de dématérialisation des factures. Une plateforme publique existe, Chorus Pro, à coté de laquelle vont se positionner d’autres acteurs, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Pourquoi ce choix ? Comment s’inscrit-il dans la facturation électronique en cours de déploiement ? Quels paramètres prendre en compte dans le choix de sa plateforme de dématérialisation ? Quelles sont les conditions pour devenir une PDP ? A quelle date vont-elles être opérationnelles ? Voici les éléments qui doivent permettre aux entreprises de cerner le mieux possible le rôle des plateformes de dématérialisation dans la gestion des flux de factures électroniques.

1) Comprendre le rôle des plateformes de dématérialisation

A l’origine de ce besoin de recourir à une plateforme de dématérialisation, l’obligation de facturation électronique qui entre en vigueur le 1er juillet 2024 pour les transactions BtoB.

Factures électroniques : qui est concerné ?

  • Ayant pour objet de permettre à l’administration fiscale française de recueillir les données liées à toute transaction B2B domestique, les obligations relatives à la facturation électronique entrent en œuvre de manière progressive selon la taille des entreprises, à compter de juillet 2024.
  • Elles entrainent aussi la nécessité d’échanger les factures B2B via une plateforme. Outre la plateforme publique, des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) permettront ces échanges.

Juillet 2024 : la réception des factures dématérialisées obligatoire et choix de la plateforme

  • En juillet 2024, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent accepter de recevoir des factures électroniques conformément à la nouvelle réglementation. A cette date, elles devront avoir fait leur choix concernant leur plateforme de dématérialisation en réception.
  • Toujours en juillet 2024 (en savoir plus sur ce calendrier), les 300 plus grandes entreprises seront soumises au mandat de facturation électronique pour leurs transactions B2B domestiques (obligation d’e-Invoicing) et de télédéclaration pour d’autres types de transactions (B2B International, B2C, Données de paiement). Puis :

Janvier 2025 : ces obligations s’appliqueront aux ETI

Janvier 2026 : le champ d’application du mandat sera élargi à toutes les petites et moyennes entreprises.

A noter :  le mandat de facturation électronique n’est pas applicable aux factures B2C et transfrontalières. En revanche, il est obligatoire de déclarer ces transactions (obligation d’e-Reporting) afin que l’administration fiscale bénéficie d’une visibilité totale.

2) PDP et formats de factures électroniques

Une facture électronique n’est pas une facture dématérialisée mais une facture structurée d’où le choix entre 3 modalités d’échange, chacune entrainant certaines obligations pour les plateformes de dématérialisation  :

  • L’échange de factures aux formats structurés, répondants à la norme européenne EN16931 (formats UBL, UNCEFACT, CII, XML…), avec obligation pour les plateformes (publique ou privées) de produire un lisible ;
  •  L’échange de factures en format mixte, c’est dire avec des données structurées et un PDF lisible à l’écran, avec un rôle de validation des plateformes sur le format mixte (le plus utilisé de ces formats mixtes est le format Factur-X) ;
  • Des formats optionnels, sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur/acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) et de leur transmission sous 24h au PPF.
  • Les flux correspondants pouvant être échangés sous divers protocles dématérialisés (EDI, API…) ou en mode « portail » (saisie en ligne sur la plateforme).

3) Plateforme publique ou PDP ?

Quel que soit le format de facturation choisi ou utilisé par l’entreprise, le recours à une PDP n’est en aucun cas obligatoire d’un point de vue légal. Mais il s’imposera pour certains au regard des spécificités du flux factures, notamment pour les entreprises qui échangent déjà  en format EDI.

Le rôle de la plateforme publique

  • La transmission des données des factures à l’administration fiscale : un rôle obligatoire et qui sera seulement le fait de la plateforme centrale publique et gratuite, Chorus Pro
  • Vis-à-vis des entreprises, Chorus Pro gère :
    – le dépôt des factures (en format PDF simple),
    – leur saisie (Portail)
    – leur conversion (dans l’un des 3 formats du socle – CII, UBL, Factur-X)
    – leur mise à disposition des destinataires
  • Chorus-Pro remplit d’autres fonctions : gestion de l’annuaire central, collecte de données et transmission à l’administration fiscale…

Les plus des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Comme Chorus-Pro, une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) assure le dépôt des factures, la conversion dans l’un des 3 formats du socle – CII, UBL, Factur-X . Elles permettront en plus l’échange de factures en format EDI.

Au-delà, elles permettront également :

  • la création et le contrôle des factures (quant à la conformité fiscale, comptable) et leur validation (technique et cohérence),
  • leur envoi aux fournisseurs et donc la transmission des factures quel que soit la plateforme choisie par les destinataires,
  • la réception et la mise à disposition des utilisateurs des factures envoyées par d’autres plateformes ;
  • la transmission des données de factures, transactions et paiement à la plateforme publique.

Outre ces fonctionnalités de base, elles peuvent aussi proposer:

  • des outils d’archivage dans un coffre-fort numérique avec fonctionnalités diverses, de centralisation, de collecte
  • de suivi, de gestion du cycle de vie de la facture : plateforme publique ou privée doivent assurer un suivi minimum en quatre statuts des factures (dépôt, rejet, refus, encaissée) mais il est évident qu’un suivi plus fin est possible et nécessaire en entreprise avec notifications de retard, de relance, de paiement fractionné… ;
  • des applications métiers spécifiques (contrôles de présence / cohérence de données métier, workflow d’approbation,…).

Ce qui ouvre bien des perspectives d’un point de vue organisationnel et stratégique.

4) Les conditions pour devenir PDP

  • Une plateforme de dématérialisation partenaire sera une plateforme immatriculée par l’administration fiscale. L’immatriculation sera délivrée à partir d’un dossier de candidature déposé par un opérateur. Ce dossier devra répondre aux exigences imposées par voie réglementaire (décret et arrêté parus en octobre 2022), notamment sur sa capacité à accomplir les fonctionnalités attendues d’une plateforme de dématérialisation partenaire. Outre la garantie apportée par cette immatriculation (notamment d’un point de vue du respect de règles de sécurité très strictes), c’est la possibilité de transmission des factures (émetteur/récepteur) à d’autres plateformes de dématérialisation (PPF ou autre PDP) qui distingue une plateforme immatriculée d’un simple opérateur de dématérialisation.
  • Cette immatriculation est valable pour une durée de trois ans renouvelable.
  • Un décret et un arrêté relatifs aux plateformes publique et privées ont été publiés le 9 octobre 2022. Les missions des plateformes, les formats des factures, mais aussi les dates de déclaration en fonction du régime TVA de l’entreprise et de son activité sont notamment précisées.
  • Sont par exemple définis :
    – les missions assurées par le portail public de facturation,
    – les fonctionnalités minimales exigées des plateformes de dématérialisation partenaires, par exemple le raccordement effectif de l’opérateur de plateforme de dématérialisation partenaire au portail public de facturation ;
    – la procédure d’immatriculation de ces plateforme,
    – les données devant figurer sur les factures,
    – les données à transmettre à l’Administration ou encore les éléments que celle-ci doivent rendre publique.
  • Les premières PDP certifiées devraient être connues en juin/juillet 2023 et seront publiées sur le site Impôts.gouv.fr.

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Sovos a été conçu pour résoudre les complexités de la transformation numérique de la fiscalité, avec des offres complètes et connectées pour la détermination de l’impôt, le contrôle continu des transactions, la déclaration fiscale et plus encore. Les clients de Sovos comprennent la moitié du Fortune 500, ainsi que des entreprises de toutes tailles opérant dans plus de 70 pays. Les produits SaaS et la plate-forme propriétaire Sovos S1 de la société s’intègrent à une grande variété d’applications métier et de processus de conformité gouvernementale. Sovos a des employés dans toutes les Amériques et en Europe, et appartient à Hg et TA Associates.
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