, ,

Le mandat de paie électronique de la Colombie

Ramón Frias
juin 1, 2021

Le système de facturation électronique colombien atteint un niveau de maturité. Depuis sa création en 2018, la Colombie n’a cessé de consolider et d’étendre le mandat pour le rendre plus stable, plus fiable et plus complet.

Suite à la promulgation de la récente résolution 000013/2021, l’administration fiscale colombienne (DIAN) a officiellement étendu le mandat de facturation électronique aux transactions salariales. Cette extension suit le modèle établi par le Mexique, le Brésil et d’autres pays qui ont déjà étendu le mandat de facturation électronique aux transactions salariales.

Le document d’appui à la paie électronique est connu en Colombie sous le nom de Documento Soporte de Nomina Electronica ou simplement Nomina Electronica. Il s’agit d’un nouveau document numérique destiné à soutenir et à valider les coûts liés à la paie et les déductions de l’impôt sur le revenu et les crédits de TVA (le cas échéant) lorsque les entreprises effectuent des paiements résultant de relations de travail, de relations juridiques et d’autres types de relations similaires (pensions).

En termes simples, les transactions relatives au coût du travail doivent être déclarées dans le cadre de ce nouveau système numérique pour être valables. C’est-à-dire chaque fois que les employeurs effectuent des paiements pour des salaires, des traitements, des remboursements, des pensions, etc.

Qui doit se conformer au mandat de paie électronique ?

Les employeurs qui versent des salaires dans le cadre d’une relation de travail, lorsque les paiements sont déclarés comme des dépenses aux fins de l’impôt sur le revenu ou comme des taxes déductibles aux fins de la TVA, doivent s’y conformer. Toutefois, il existe d’importantes exceptions découlant de ce cadre juridique. Par exemple, les administrations publiques, les entités sans but lucratif ou les contribuables relevant du régime simplifié ne sont actuellement pas tenus de se conformer. Par conséquent, ils ne doivent pas utiliser ces paiements pour déduire l’impôt sur le revenu ou la TVA.

Calendrier de déploiement

Le DIAN a établi un calendrier de mise en œuvre basé sur le nombre d’employés que le contribuable a dans sa masse salariale. Il y a quatre étapes ou groupes soumis aux délais suivants :

Groupe Date limite pour commencer la génération et la remise du document Nombre d’employés
De Jusqu’à
1 1er septembre 2021 Plus de 250 employés101
2 1er octobre 2021 101 250
3 1er novembre 2021 11 100
4 1er décembre 2021 1 10

Date limite de remise des fonds

Comme la Nomina Electronica doit être déclarée mensuellement, les paiements de chaque mois doivent être déclarés avant le 10e jour du mois suivant. Les notes d’ajustement doivent être déclarées dans le même délai, une fois qu’elles ont été faites par l’employeur.

Éléments de rapport du mandat de paie électronique

Deux types de rapports de base font partie de ce mandat : le document d’appui de la paie électronique et, le cas échéant, la note d’ajustement.

Document d’accompagnement de la paie électronique ou Nomina Electronica

Ce document électronique contient les informations justifiant les paiements effectués aux employés en tant que salaires et autres compensations, les déductions et la différence entre les deux effectués par l’employeur, tels que déclarés dans la paie. L’employeur doit ensuite générer et transmettre le document à la DIAN en utilisant le format XML établi dans la documentation technique incluse dans le règlement 000037/2021.

Notes d’ajustement

Dans ce mandat, il n’existe pas de notes de crédit telles que nous les connaissons dans le système de facturation électronique de la Colombie. Cependant, lorsqu’un employeur a besoin d’apporter des corrections au document d’appui de la paie électronique déclaré à la DIAN, il peut émettre ce que nous appelons des notes d’ajustement (ou Notas de Ajuste) où l’employeur sera autorisé à corriger toute valeur précédemment déclarée à la DIAN via la Nomina Electronica.

Contenu et structure des rapports

Les employeurs doivent soumettre au DIAN des rapports individualisés pour chaque bénéficiaire recevant des paiements de la part des employeurs. Par conséquent, le rapport nécessite la fourniture de certaines informations obligatoires pour que le DIAN puisse les valider. Il s’agit notamment de l’identification correcte du rapport lui-même, du déclarant, en plus des employés, des salaires ou autres paiements employés, de la date, de la numérotation, du logiciel, etc.

Un autre élément d’information obligatoire qui mérite d’être mentionné est le CUNE ou code unique de la pièce justificative de paie électronique. Il s’agit d’un identifiant unique pour chaque Electronic Payroll Support Document. Il permettra l’identification exacte de chaque rapport ou des notes d’ajustement émises après celui-ci. Toutefois, certaines informations supplémentaires facultatives peuvent être fournies en fonction des besoins ou de la convenance de l’employeur qui établit la déclaration.

D’un point de vue technique, ni le document d’accompagnement de la paie électronique ni les notes d’ajustement ne sont basés sur la structure UBL 2.1 utilisée en Colombie pour la facture électronique. La raison en est que la norme UBL ne comprend pas de modules pour les transactions ou les rapports de paie. Par conséquent, le DIAN a basé son architecture sur une norme XML différente. Chaque rapport nécessite une signature numérique. Pour cela, le contribuable peut utiliser le même certificat numérique que celui utilisé pour la signature des factures électroniques.

Génération, transmission et validation

La réglementation actuelle n’exige pas que la Nomina Electronica ou les Notes d’Ajustement soient générées par une solution logicielle particulière ou par un fournisseur de logiciel autorisé par la DIAN. Les contribuables ont la possibilité de générer le rapport en utilisant leur propre solution. C’est une solution du marché ou une solution que la DIAN fournira aux petits contribuables. Cependant, tous les rapports doivent suivre strictement la documentation technique publiée par le DIAN dans la Résolution 000037/2021. La remise de ces documents se fait par voie électronique, en utilisant les services web spécifiés par le DIAN.

Après avoir effectué la transmission, la DIAN valide ensuite le document. Il renvoie ensuite au contribuable la réponse correspondante à la demande, indiquant son acceptation et sa validation. Ce n’est qu’alors que les montants indiqués dans le document de paie seront des dépenses valables pour la déduction.

Pénalités et sanctions

Le non-respect de la paie électronique en Colombie sera soumis aux mêmes amendes et pénalités que celles prévues pour le non-respect du mandat de facturation électronique, telles que définies à l’art. 652-1 du code fiscal colombien (Estatuto Tributario). Mais la conséquence la plus importante de la non-conformité est que tout paiement non déclaré par l’employeur ne sera pas admis comme dépense aux fins de l’impôt sur le revenu ou de la TVA, le cas échéant.

Passez à l’action

Parlez à nos experts de vos exigences fiscales en Colombie et tenez-vous au courant de l’évolution du paysage de la conformité en matière de TVA en téléchargeant VAT Trends : Vers des contrôles continus des transactions.

Inscrivez-vous aux mises à jour par e-mail

Restez à jour avec les dernières mises à jour fiscales et de conformité qui peuvent avoir un impact sur votre entreprise.
Author

Ramón Frias

Ramon is a Tax Counsel on the Regulatory Analysis team at Sovos. He is licensed to practice law in the Dominican Republic and is a member of the Dominican Bar Association. He has a Certificate Degree from Harvard University as well as a J.D. from the Universidad Autonoma de Santo Domingo. Ramon has written a number of essays about tax administration and has won the first prize in the international essays contest sponsored by the Inter American Center of Tax Administrations (CIAT). Prior to joining Sovos, Ramon worked for more than 10 years in the Department of Revenue of the Dominican Republic where he served as Deputy Director. He is proficient in French and Spanish.
Share This Post

EMEA
June 16, 2022
TVA sur les jetons non fongibles (NFT)

La popularité récente des jetons non fongibles (NFT) a captivé les investisseurs, les gouvernements et les autorités fiscales. Un NFT est un actif numérique qui représente des objets du monde réel tels qu’une œuvre d’art numérique, un clip audio, un jeu en ligne ou toute autre chose. Les NFT sont achetés et vendus en ligne […]

Conformité fiscale des primes d'assurance EMEA
June 15, 2022
Gros plan : Pourquoi le régime italien des TPI est-il si difficile ?

Conformité fiscale en Italie – par où commencer ? Des règlements fiscaux mensuels à la déclaration annuelle, en passant par le paiement anticipé, la déclaration supplémentaire et le traitement des primes négatives , tous ces facteurs font de l’Italie une juridiction unique et l’une des plus difficiles du point de vue de la conformité à […]

Déclaration d'impôt et de TVA EMEA
June 15, 2022
Les accords de réciprocité et leur importance lors du recouvrement de la TVA

Sovos a récemment organisé un webinaire en ligne sur le recouvrement de la TVA où nous avons couvert les accords de réciprocité entre le Royaume-Uni et les États membres de l’UE lors de la demande de remboursement de la TVA de la 13e directive. L’une des questions qui revenait sans cesse est de savoir ce […]

E-Invoicing Compliance EMEA
June 14, 2022
Le projet de résolution apporte des modifications au document relatif au transport électronique du Pérou

La facturation électronique a été introduite au Pérou en 2010, suivant la tendance des contrôles continus des transactions (CTC) dans les pays d’Amérique latine pour une collecte plus efficace des taxes à la consommation. Depuis lors, le gouvernement a mis en place des mesures visant à englober un nombre important de contribuables dans le cadre […]

E-Invoicing Compliance EMEA
June 9, 2022
La Belgique se rapproche de la facturation électronique obligatoire

Conformément aux obligations fixées par la directive européenne 2014/55 sur la facturation électronique dans les marchés publics, la Belgique a introduit un mandat pour les entités publiques de recevoir et de traiter les factures électroniques en 2019.Pour Bruxelles, la Flandre et la Wallonie, l’initiative est allée au-delà du strict minimum des exigences de la directive […]