CFDI au Mexique et la Contabilidad Electronica: Points clés

Le CFDI, ou « Comprobantes Fiscal Digital por Internet », est un schéma de facturation électronique établi par le Code fiscal mexicain. Il s’applique aux entreprises installées au Mexique depuis 2011. Le but du CFDI est d’offrir une plus grande visibilité sur la dette fiscale des entreprises, de telle sorte que le gouvernement soit capable de s’assurer de la réception des paiements adéquats : un objectif qui a depuis porté ses fruits. Les audits réalisés au titre de cette réglementation ont entraîné une augmentation de 34 % de la perception de la TVA, et ce en un seul trimestre.

Découvrez ci-dessous les éléments fondamentaux qui vous permettront de comprendre le fonctionnement du CFDI au Mexique :

1. Commencez par obtenir un RFC, ou « Registro Federal del Contribuyente » (numéro d’identification fiscale mexicain).
2. À l’aide de ce RFC, présentez une demande d’obtention d’un certificat de signature électronique avancée (FIEL, ou Firma Electronica Avanzada). Ce dernier est basé sur une infrastructure à clé publique permettant d’identifier et vérifier les informations d’un contribuable dans les systèmes du SAT (service d’administration fiscale au Mexique).
3. Avec votre FIEL, effectuez une demande de certificat de tampon numérique (CSD, ou Certificado Sello Digital). Ce dernier sera utilisé lors du processus opérationnel du CFDI.
4. Faites appel à un fournisseur de solutions capable de mapper vos propres factures au format XML v3.2, tel qu’il a été défini au sein du Code fiscal mexicain « Miscelania Fiscal », en annexe 20 (le SAT travaille actuellement sur la spécification CFDI v3.3). Chaque système de comptabilité client est configuré d’une manière différente. C’est pourquoi, en matière de facturation CFDI, ce problème est de loin le plus sous-estimé. En outre, les requêtes spécifiques de vos clients peuvent fortement compliquer le processus d’application des normes gouvernementales (cela, pour chacune des variantes de votre entreprise et pour l’ensemble des variantes requises par vos clients).
5. Identifiez les données requises manquantes au sein de votre ERP : certains éléments de données peuvent par exemple être exigés par l’administration fiscale mexicaine sans toutefois être collectés dans la solution SAP. Soyez au fait des éléments manquants et déterminez la manière dont vous fournirez ces renseignements au gouvernement.
6. Appliquez une signature numérique, plus connue sous le nom de tampon, à l’aide du CSD.
7. Validez la syntaxe XML afin d’obtenir un « timbre fiscal » ou l’apposition du sceau gouvernemental.
8. Il vous faut conserver ce « timbre fiscal » au sein de votre système de comptabilité principal.
9. Vous devrez imprimer la facture, sur laquelle le « timbre fiscal » a été apposé. Accompagnez la livraison d’une copie de la facture, similaire au modèle brésilien de « Nota Fiscal ».
10. Selon la loi, il vous faut mettre à la disposition des clients finaux le document signé au format XML.
11. La majorité des entreprises soumettront la facture signée au format XML ainsi que sa copie au format PDF par e-mail au client. Il vous sera également possible de faire parvenir cette facture par le biais de communications B2B ou d’un portail client.
12. Ces factures doivent être conservées pendant au moins 5 ans.
13. S’il vous faut modifier une facture, commencez avant tout par annuler la facture originale auprès du gouvernement, puis générez-en une nouvelle. Si vous ne procédez pas ainsi, vous continuerez à être tenu d’assumer les incidences fiscales résultant de la première facture.
14. Remarque : les clients plus importants peuvent émettre une requête d’informations « Addenda », compliquant alors ce processus. Un addenda correspond à un emplacement spécifique au sein d’un document gouvernemental au format XML, dans lequel il vous est possible d’ajouter des informations spécifiques. Une entreprise telle que Wal-Mart peut, par exemple, souhaiter que le fournisseur intègre dans cet addenda le numéro du bon de commande, afin de pouvoir accélérer le processus de paiement. C’est une information dont le gouvernement ne se soucie pas. Cependant, les exigences émises par un client peuvent rendre la totalité du processus bien plus complexe ; cela est d’autant plus vrai lorsqu’un client sollicite l’ajout d’un grand nombre d’informations sur la version imprimée du PDF qui lui est spécifique.
15. En tant qu’acheteur, lorsque vous recevez une facture au format XML, les lois stipulent qu’il vous faut confirmer l’authenticité du fichier ainsi que son enregistrement auprès du SAT, puis archiver cette facture pendant 5 ans. En cas d’audit, ce document est indispensable.
16. Il vous faut être conscient du fait que ce processus est susceptible d’évoluer dans les années à venir ; mettez donc en place une stratégie et un processus efficaces de gestion des changements.

Outre la facturation électronique, le SAT a rendu obligatoire en 2015 l’utilisation d’un système de comptabilité électronique. Ce dernier oblige ainsi les entreprises à soumettre leur plan comptable, leurs balances comptables et leurs écritures comptables.

Découvrez ci-dessous les éléments fondamentaux qui vous permettront de comprendre le fonctionnement du système de comptabilité électronique au Mexique :

1. Le plan comptable est envoyé dès lors qu’une modification y est appliquée, nécessitant ainsi la mise en place d’une règle de mappage SAP de votre plan comptable, au regard des spécifications du SAT.
2. Les balances comptables sont transmises chaque mois, au plus tard le 3e jour du second mois. Elles doivent être envoyées au niveau des comptes principaux et secondaires. Au cours de cette étape, une extraction est réalisée par période sur chaque compte unique, exposant ainsi le solde initial, les mouvements de compte et le solde final.
3. Les écritures comptables (« Polizas ») sont obligatoires et doivent être soumises sur demande du gouvernement, ou dans le cas où vous demanderiez l’obtention d’un remboursement d’impôt ou d’une compensation fiscale.
4. L’ensemble des documents et informations soumis via le « buzon tributario » (plateforme fiscale en ligne) doivent être signés par votre entreprise à l’aide de sa signature électronique avancée (FIEL). Cliquez ici pour découvrir certains problèmes jusqu’alors cachés du système électronique au Mexique.
5. Tous les identifiants universels uniques (UUID) doivent être pris en compte lors de transactions fiscales au sein des « gastos » (notes de frais) et de la « nomina » (personnel). Ces transactions peuvent contenir de nombreux fichiers XML associés à un seul document SAP, c’est pourquoi cette étape est aussi la plus complexe du processus de comptabilité électronique.

Le gouvernement mexicain a créé un environnement dans lequel tous les éléments sont reliés à des fichiers XML et à un UUID, des achats et notes de crédit/débit aux écritures comptables et déclarations de TVA. Ainsi, dès lors qu’un maillon de la chaîne manque à l’appel, ou lorsqu’une erreur survient à n’importe quelle étape du processus, la réalisation d’un audit électronique paraît inévitable. La correspondance et les validations intégrées garantissent que tous les liens manquants et toutes les erreurs seront identifiés et traités avant qu’ils ne représentent un risque d’audit.

Pour en savoir plus sur les exigences relatives aux systèmes de facturation et de comptabilité électroniques au Mexique, téléchargez notre Guide des CFDI et de la facturation électronique au Mexique.

Note de la rédaction : cet article a été publié pour la première fois en juin 2013 et a depuis été entièrement remanié et mis à jour afin d’offrir à nos lecteurs des informations précises.