Obligatoire en France depuis le 1er janvier 2014, le FEC ou fichier des écritures comptables est à présenter par l’entreprise lors d’un contrôle fiscal. Que doit contenir le FEC ? Quel doit être son format ? Quand le remettre ? Voici des éléments pratiques pour cerner cette obligation et s’y conformer.
Depuis le 1er janvier 2014, tout contribuable qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés doit la présenter à l’administration fiscale sous forme de fichiers dématérialisés en cas de contrôle. C’est le fameux FEC, ou fichier des écritures comptables.
Qui est concerné par le fichier des écritures comptables (FEC) ?
Le critère non opérant – que l’entreprise soit soumise à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, des BNC ou des BA, est sans conséquence. Seuls les micro-entreprises et certaines sociétés civiles immobilières sont dispensées de tenir (et donc de présenter) un FEC.
Les conditions cumulatives – la règle veut que les entreprises doivent remettre ce fichier des écritures comptables en cas de contrôle de comptabilité informatisée. Il y a donc trois conditions requises pour qu’une entreprise soit soumise à cette obligation de remise et donc de production d’un FEC :
- Le Code Général des Impôts (CGI) lui impose de tenir et de présenter des documents comptables ;
- Elle tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés;
- La société est soumise à une vérification sur place ou à un examen à distance de comptabilité
A noter que des règles spécifiques s’appliquent pour les succursales : succursales étrangères d’une entreprise française et succursales françaises d’entreprises étrangères.
Que contient le fichier des écriture
Le FEC est un fichier dématérialisé de type “plat”, ou XML, dont le contenu et les spécificités sont définis par l’article A- 47 A I du Livre des Procédures Fiscales.
Il correspond à un journal comptable composé de toutes les écritures comptables de l’entreprise sur la durée d’un exercice. Il est constitué des écritures après opérations d’inventaire.
Les écritures y figurant doivent être classées par ordre chronologique et chaque écriture doit reprendre l’ensemble des données comptables présentes dans le système informatisé de l’entreprise. Les 18 premières informations doivent obligatoirement correspondre, dans l’ordre, aux informations suivantes :
- Code journal de l’écriture comptable
- Libellé journal de l’écriture comptable
- Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
- Date de comptabilisation de l’écriture comptable
- Numéro de compte
- Libellé de compte
- Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
- Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
- Référence de la pièce justificative
- Date de la pièce justificative
- Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
- Montant au débit
- Montant au crédit
- Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
- Date de lettrage (à blanc si non utilisé)
- Date de validation de l’écriture comptable
- Montant en devise (à blanc si non utilisé)
- Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)
Rappel : l’entreprise doit constituer un fichier unique par exercice.
Quand remettre le fichier d’écritures ?
Lors d’un contrôle fiscal : le contribuable doit alors présenter ses documents comptables en remettant à l’Administration une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée, dès le début des opérations (sur le risque de contrôle fiscal, lire ici).
Cette copie porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification (rappel : un fichier par exercice est nécessaire). C’est-à-dire les trois derniers exercices clos, en l’absence d’exercices déficitaires, ainsi qu’au titre de l’exercice en cours jusqu’au mois visé par l’avis de vérification, en matière de contrôle de taxes ou impôts autres que l’impôt sur les sociétés.
Les sanctions en l’absence de fichier des écritures comptables conforme
Le défaut de présentation du fichier d’écritures comptables ou son absence de conformité au regard des normes précisées par le Livre des procédures fiscales entraîne possiblement le rejet de la comptabilité, des amendes ou une évaluation d’office en cas d’opposition au contrôle.
Utilité du FEC pour l’Administration et les entreprises
Bien évidemment, le FEC est particulièrement utile à l’Administration lors de contrôle fiscal pour procéder aux opérations des vérifications, d’où les règles strictes en matière de contenu et de forme. De plus, les vérificateurs n’ont plus besoin de se rendre physiquement dans les entreprises pour récupérer et examiner les données.
Etablir un FEC permet à l’entreprise de se conformer à son obligation mais aussi de réaliser des analyses plus poussées sur les données dont elle dispose afin d’améliorer les pratiques comptables, de cerner au mieux son organisation comptable et notamment les comptes de ses filiales ou encore dans le cadre d’un projet d’acquisition d’affiner sa connaissance d’une société cible. C’est donc un exercice indispensable et très exigeant. La norme FEC est d’ailleurs adoptée dans beaucoup de pays européens.
Besoin d’aide avec le FEC ? Passez à l’action et contactez nos experts fiscaux dès aujourd’hui pour obtenir des conseils comment aborder le FEC.
