Les exigences en matière de rapports annuels varient d’un pays à l’autre, ce qui complique la collecte des données nécessaires pour assurer la conformité des assureurs transfrontaliers.

L’Italie a de nombreuses normes uniques en matière de rapports et est connue pour sa bureaucratie dans le milieu des affaires internationales. Les rapports annuels de l’Italie sont différents en raison du niveau de détail requis. Le rapport supplémentaire en Italie exige une liste détaillée des polices et des détails, y compris les dates d’entrée en vigueur et d’expiration, les dates d’encaissement, les noms des assurés, leurs adresses, les codes fiscaux et les valeurs des primes. Cela fait du rapport annuel une entreprise importante.

Rapport sur les contrats et les primes – à remettre avant le 16 mars de chaque année pour l’année civile précédente.

La législation et la réglementation italiennes imposent aux compagnies d’assurance exerçant une activité en Italie de soumettre des rapports annuels dans le but de recueillir des informations qui facilitent le contrôle des activités des contribuables par les autorités fiscales.

Ces rapports doivent énumérer tous les contrats d’assurance en place au cours de l’année concernée avec un preneur d’assurance (personne physique ou morale) soumis aux impôts italiens. Les polices couvrant la responsabilité, l’assistance et tous les risques souscrits à titre accessoire à une police de responsabilité ou d’assistance sous-jacente ne doivent pas être inclus dans le rapport.

S’il n’y avait pas de contrats en place au cours de l’année civile précédente, il n’est pas nécessaire de soumettre un rapport Nil.

Rapport de sinistres – à remettre avant le 30 avril de chaque année pour l’année civile précédente

Les paiements de sinistres effectués au cours de l’année précédente en faveur de bénéficiaires (personnes physiques ou morales) possédant un code fiscal italien doivent être déclarés aux autorités fiscales italiennes avant la fin du mois d’avril.

Les détails requis dans le rapport comprennent :

S’il n’y a pas de sinistres à déclarer pour l’année précédente, les rapports Nil ne sont pas nécessaires.

Rapport sur les véhicules à moteur – partie de la déclaration annuelle de la TIP due au 31 mai de chaque année pour l’année civile précédente

En tant que partie intégrante de la déclaration annuelle de la taxe sur les primes d’assurance (TIP) due à la fin du mois de mai, les compagnies d’assurance qui souscrivent une assurance obligatoire de responsabilité civile automobile doivent déclarer le montant de la TIP payée l’année précédente à chacune des provinces italiennes. Les détails requis comprennent le numéro de police de la province, le code fiscal, le numéro de la plaque d’immatriculation du véhicule, la prime, le taux de la TPI et la TPI.

Pourquoi il est vital de planifier à l’avance la saison de déclaration

La déclaration supplémentaire en Italie exige que certains éléments soient présents avant la soumission. Pour soumettre le rapport sur les contrats et les primes, une compagnie d’assurance doit :

De nombreuses compagnies d’assurance travaillent avec des tiers, et les informations sur les polices qu’ils rassemblent ne comprennent pas toujours tous les détails requis. Des données incomplètes et incorrectes empêchent la soumission des rapports annuels et peuvent entraîner des amendes coûteuses et des atteintes à la réputation.

Naviguer dans les rapports annuels en plus des rapports mensuels et trimestriels réguliers peut sembler accablant. Plus on peut se préparer à l’avance, plus le processus de reporting est facile. Comprendre les exigences spécifiques de l’Italie en matière de rapports annuels permettra aux assureurs de rester conformes et d’éviter tout retard ou toute correction inutile.

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Un contrôle de l’administration fiscale peut prendre différentes formes, que ce soit directement auprès de l’assureur lui-même ou indirectement par l’intermédiaire d’un assuré ou d’un courtier.

Elle peut être ciblée, par exemple lorsqu’un assureur a été spécifiquement identifié pour faire l’objet d’une enquête en raison d’une anomalie dans une déclaration d’impôt, ou elle peut être indifférenciée par nature, dans le cadre d’un exercice plus large mené par une autorité.

Quelle que soit la forme de l’audit, la clé de la réponse réside dans la préparation en amont.

Quelles sont les informations à conserver en cas de contrôle de l’administration fiscale ?

Avant tout, les assureurs doivent s’assurer qu’ils conservent des copies des preuves qui peuvent être utilisées pour justifier les montants de taxe déclarés et réglés. Il peut s’agir des contrats d’assurance eux-mêmes, des factures émises à l’intention des assurés et d’un enregistrement de leurs données comprenant les déclarations qui ont été faites.

Il convient de noter qu’en Italie , il existe une obligation formelle de tenir des livres de TPI qui détaillent chacune des primes reçues au cours de chaque période annuelle. Bien qu’il ne s’agisse pas nécessairement d’une exigence spécifique dans d’autres pays, le fait d’appliquer cette approche à toutes les primes reçues mettra l’assureur en position de force si un audit est effectué.

D’autres documents démontrant la conformité sont également utiles. Si des conseils externes ont été demandés, par exemple pour déterminer la classe d’activité appropriée pour une police et l’application fiscale qui en découle, il est conseillé de conserver une trace de ces conseils au cas où ils seraient requis ultérieurement.

Dans certains cas, l’avis d’une autorité fiscale a été spécifiquement demandé et cette correspondance aura inévitablement un poids considérable si le traitement fiscal est remis en question lors d’un audit ultérieur. La documentation de tout processus mis en place pour assurer la conformité est également précieuse.

Comme les délais de prescription varient d’une juridiction à l’autre, les preuves doivent être conservées aussi longtemps que possible (sous réserve des lois pertinentes sur la protection des données, le cas échéant) afin de pouvoir être produites en cas d’audit.

Les conséquences de la non-conformité

À l’ère du numérique, cette pratique ne devrait pas sembler excessivement contraignante. Il est utile de se référer aux régimes de sanctions en vigueur dans certains pays pour mettre en perspective les répercussions potentielles d’un audit insatisfaisant.

Le Royaume-Uni est un exemple de pays où l’on utilise une approche fondée sur le comportement pour déterminer les sanctions, le niveau le plus élevé de sanctions étant réservé aux cas de non-déclaration délibérée et dissimulée de l’impôt lorsque l’autorité elle-même a incité à la déclaration.

Des pénalités moins élevées (voire aucune pénalité) seront imposées lorsque des précautions raisonnables sont prises, et ces précautions seront bien plus susceptibles d’être considérées comme ayant été prises lorsque les enregistrements sont conservés de la manière décrite.

Les audits peuvent survenir à tout moment. Il est donc important que les assureurs aient pris les mesures nécessaires pour s’assurer que les informations et les données permettant de démontrer la conformité sont disponibles pour l’autorité fiscale lorsqu’elle le demande.

En veillant à ce que les déclarations fiscales soient soumises de manière précise et en temps voulu, il est probable que l’éventualité d’un audit ciblé soit réduite. L’équipe de services gérés IPT de Sovos a une grande expérience des déclarations fiscales au Royaume-Uni et en Europe et a aidé de nombreux assureurs à faire face à des audits inattendus.

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Dans la " Déclaration desur une solution à deux piliers pour relever les défis fiscaux découlant de la numérisation de l’économie" publiée le 1er juillet 2021, les membres du Cadre inclusif du G20 sur l’érosion de la base et le transfert de bénéfices (" BEPS ") ont convenu d’un cadre pour faire avancer un accord sur une réforme fiscale mondiale.

Cela permettra de relever les défis fiscaux d’une économie mondiale de plus en plus numérique. Au 9 juillet 2021, 132 des 139 juridictions membres de l’OCDE/G20 ont accepté le Cadre inclusif sur les BEPS.

Détails du pilier

Pilier 1

Le pilier 1 confère un nouveau droit d’imposition, le montant A, aux pays de marché afin de garantir que les entreprises paient l’impôt sur une partie des bénéfices résiduels tirés des activités menées dans ces juridictions, indépendamment de leur présence physique. Le pilier 1 s’appliquera aux entreprises multinationales ("EMN") dont le chiffre d’affaires mondial est supérieur à 20 milliards d’euros et dont la rentabilité est supérieure à 10 %.

Il y aura une nouvelle règle de lien permettant l’attribution du montant A à une juridiction de marché lorsque l’entreprise multinationale du champ d’application tire au moins 1 million d’euros de revenus de cette juridiction. Pour les juridictions dont le PIB est inférieur à 40 milliards d’euros, le nexus sera plutôt fixé à 250 000 euros.

La "règle du lien à des fins particulières" détermine si une juridiction peut bénéficier de l’allocation du montant A. En outre, les pays se sont mis d’accord sur une allocation de 20 à 30 % des bénéfices résiduels des multinationales du champ d’application aux juridictions de marché, avec un lien utilisant une clé d’allocation basée sur les revenus.

Les recettes seront attribuées aux juridictions du marché final où les biens ou les services sont consommés, les règles d’origine détaillées restant à venir.

D’autres détails sur la segmentation sont encore en cours d’élaboration, tout comme la conception finale d’une zone de sécurité pour les bénéfices de marketing et de distribution qui plafonnera les bénéfices résiduels autorisés pour la juridiction du marché par le biais du montant A.

Enfin, les pays ont convenu de rationaliser et de simplifier le montant B en mettant l’accent sur les besoins des pays à faible capacité. Les détails finalisés devraient être achevés d’ici la fin de 2022.

Pilier 2

Le deuxième pilier consiste en des règles mondiales de lutte contre l’érosion de la base ("GloBE") qui garantiront que les entreprises multinationales qui atteignent le seuil de 750 millions d’euros paient un taux d’imposition minimum d’au moins 15 %. Les règles GloBE consistent en une règle d’inclusion des revenus et une règle sur les paiements sous-imposés, cette dernière devant encore être finalisée.

Le deuxième pilier comprend également une règle d’assujettissement à l’impôt, qui est une règle fondée sur une convention, permettant aux juridictions sources d’imposer une imposition à la source limitée sur certains paiements entre parties liées soumis à un impôt inférieur à un taux minimum. Ce taux sera compris entre 7,5 et 9 pour cent.

Quand le plan sera-t-il mis en œuvre ?

Il existe actuellement un engagement à poursuivre les discussions, afin de finaliser les éléments de conception du plan dans le cadre convenu d’ici octobre 2021. Les membres de l’Inclusive Framework conviendront et publieront un plan de mise en œuvre.

Selon le calendrier actuel, l’instrument multilatéral par lequel le montant A est mis en œuvre sera élaboré et ouvert à la signature en 2022, le montant A entrant en vigueur en 2021. De même, le deuxième pilier devrait être promulgué en 2022, pour une entrée en vigueur en 2023.

Plus de détails à venir

Bien que les éléments clés de la solution à deux piliers aient été convenus, un plan de mise en œuvre détaillé incluant la résolution des problèmes restants reste à venir.

Étant donné que de nombreux pays pourraient mettre en œuvre ces changements dans un avenir proche, il est important que les entreprises actives dans l’économie numérique suivent attentivement et comprennent les développements entourant le projet OCDE/G20 sur l’érosion de la base et le transfert de bénéfices.

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Depuis 1993, les livraisons effectuées entre l’Italie et Saint-Marin sont assorties d’un ensemble d’obligations douanières. Celles-ci comprennent la présentation de documents aux autorités fiscales des deux pays.

Après l’introduction du mandat de facturation électronique italien en 2019, Italie et Saint-Marin ont entamé des négociations pour étendre l’utilisation des factures électroniques dans les transactions transfrontalières entre les deux pays. Ces négociations ont finalement porté leurs fruits, et les détails sont désormais disponibles.

Construction d’une connectivité SDI vers Saint-Marin

L’Italie et le pays enclavé de Saint-Marin abandonneront les flux douaniers sur papier.

Les autorités fiscales italiennes et sammarinaises ont décidé de mettre en œuvre un modèle à "quatre coins", selon lequel la plate-forme de dédouanement italienne SDI deviendra le point d’accès pour les contribuables italiens, tandis qu’un HUB-SM nouvellement créé sera l’homologue de SDI pour les contribuables sammarinais.

Les factures électroniques transfrontalières entre les pays seront échangées entre SDI et HUB-SM. Le système d’échange international entrera en vigueur le 1er juillet 2022, et une période de transition sera mise en place entre le 1er octobre 2021 et le 30 juin 2022.

FatturaPA : Le format de choix

Les spécifications techniques du HUB-SM sont désormais disponibles pour les importations de l’Italie vers Saint-Marin, et les exportations de Saint-Marin vers l’Italie. Les pays ont également décidé de choisir FatturaPA comme format de facture électronique, bien que les exigences en matière de contenu pour les factures d’exportation de Saint-Marin diffèrent légèrement des factures électroniques italiennes FatturaPA.

Les systèmes SDI et HUB-SM traiteront les factures électroniques à destination et en provenance des contribuables qui leur sont connectés, ou qui relèvent des juridictions de chaque pays.

En d’autres termes, les contribuables italiens enverront et recevront des factures transfrontalières à destination ou en provenance de Saint-Marin via la plateforme SDI, tandis que les contribuables sammarinais effectueront les mêmes activités via HUB-SM.

Les deux plateformes délivreront les factures aux contribuables correspondants via les codes de destination attribués par les autorités fiscales respectives. Cela signifie que HUB-SM attribuera également des codes de destination pour les entreprises sammariennes.

Documents d’intégration pour les entreprises samariennes

Inspiré par la méthodologie italienne de contrôle fiscal des transactions transfrontalières, Saint-Marin demandera aux acheteurs sammarinais de remplir un document d’intégration supplémentaire (similaire à une facture "autofacturée" créée pour des raisons de preuve fiscale) à la réception de la FatturaPA. Ce document sera rempli dans un nouveau format XML-RSM créé par l’enclave et envoyé à HUB-SM.

Après le déploiement plus important de l’IDS pour les transactions B2B en 2019, la plateforme s’est révélée capable de s’adapter à de nouveaux flux de travail et fonctionnalités.

Depuis l’année dernière, les commandes électroniques du système national de santé italien ( ) sont échangées par l’intermédiaire du NSO (), un module complémentaire de la plateforme SDI. En janvier 2022, la FatturaPA remplace l’Esterometro comme mécanisme de déclaration transfrontalière.

Le SDI a déjà fait ses débuts sur la scène internationale en acceptant les factures électroniques conformes à la norme européenne, qui sont mises en correspondance avec une FatturaPA avant d’être livrées aux acheteurs italiens. Cette intégration entre SDI et HUB-SM pourrait également révéler les premières étapes de l’interopérabilité entre les plateformes des deux autorités fiscales pour le commerce transfrontalier.

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En septembre 2020, Italie a introduit des changements majeurs dans les règles du pays en matière de création et de conservation des documents électroniques. Ces nouvelles exigences devaient entrer en vigueur le 7 juin 2021. Toutefois, l’Agence pour l’Italie numérique (AGID) a décidé de reporter l’introduction des nouvelles règles relatives aux documents électroniques au 1er janvier 2022.

Les nouvelles « Lignes directrices pour la création, la gestion et la conservation des documents électroniques » (« Lignes directrices ») régissent différents aspects d’un document électronique. En suivant les lignes directrices, les entreprises bénéficient de la présomption que leurs documents électroniques constitueront des preuves complètes devant les tribunaux.

Le report de l’introduction des lignes directrices est une réaction de l’AGID aux revendications des organisations locales qui ont particulièrement exprimé leur inquiétude quant à l’obligation d’associer des métadonnées aux documents électroniques. Les lignes directrices établissent une liste exhaustive des champs de métadonnées associés aux documents électroniques de manière à permettre l’interopérabilité.

Modification des exigences en matière de métadonnées

En plus de retarder l’introduction de la nouvelle législation sur les documents électroniques, l’AGID a également modifié les exigences en matière de métadonnées. Cela inclut de nouveaux éléments de métadonnées et la modification de la description de certains champs. L’AGID a également corrigé des références – notamment aux normes – et reformulé des déclarations pour clarifier certaines obligations.

Les lignes directrices mises à jour et leurs annexes correspondantes sont disponibles sur le site web AGID.

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EESPA, l’association européenne des prestataires de services de facturation électronique, a récemment publié les définitions standard EESPA pour la facturation électronique conforme à la loi et leur utilisation .

Ce document a pour but de fournir une base permettant aux fournisseurs de services de facturation électronique et à leurs clients de se mettre d’accord sur la répartition de la responsabilité de la conformité juridique des processus pris en charge par les services. Ces définitions standard contribueront à des accords plus clairs, encourageront les meilleures pratiques et garantiront le professionnalisme dans le secteur de la facturation électronique.

Dans la plupart des pays européens, les fournisseurs de services de facturation électronique peuvent proposer différentes options pour les processus de conformité à la TVA ; toute offre de ce type est un choix concurrentiel individuel du fournisseur de services. Quel que soit le processus de conformité à la TVA utilisé, il est important de définir clairement quelle partie est légalement responsable des processus pris en charge. Les définitions standard de l’EESPA visent à fournir une base pour un accord sur la répartition des responsabilités, qui identifiera les tâches dont chaque partie sera responsable.

Lors de l’élaboration du document de définitions standard, le groupe de travail sur la politique publique et la conformité (PPCWG) de l’EESPA a commencé par se concentrer sur les définitions ou concepts clés qui sont pertinents pour les sujets liés à la conformité qui se présentent généralement dans le contexte de la facturation électronique.

Sur la base de ces définitions, le document fournit une "matrice de responsabilité" prédéfinie qui peut être utilisée pour la gestion des responsabilités entre un prestataire de services et son client. Parmi les éléments suggérés qui devraient être pris en compte entre les prestataires de services et leurs clients dans un processus de facturation électronique conforme, on peut citer :

La "matrice de responsabilité" susmentionnée fournit un guide d’utilisation qui permet aux parties de convenir et de documenter quelle partie est responsable de chaque élément de conformité : surveiller les exigences pertinentes, mettre en œuvre et maintenir des mesures pour assurer une conformité continue, et l’assurance de la conformité pour confirmer la conformité des mesures prises.

L’utilisation de ces définitions standard et de la "matrice de responsabilité" permettra de clarifier les accords et, en fin de compte, d’améliorer les relations entre les clients et les fournisseurs de services. Le document peut également servir de liste de contrôle que les entreprises peuvent utiliser pour les demandes de renseignements ou les demandes de propositions visant à comparer les offres des fournisseurs de services.

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Toute personne ayant prédit que le système de facturation électronique de type Clearance adopté par l’Italie, nommé FatturaPA, ferait l’objet d’une nouvelle réforme a vu juste. L’Agenzia delle Entrate (AdE), l’administration fiscale italienne, a en effet publié de nouvelles spécifications techniques et de nouveaux schémas pour les factures électroniques B2B et B2G. Quelles sont les répercussions de ces changements ? Et quel impact ont-ils sur les processus des entreprises ?

Mises à jour techniques et de contenu

Au cours des dernières semaines, trois mises à jour ont été introduites :

  1. une nouvelle version 1.6 du format XML B2B du système FatturaPA ;
  2. une nouvelle version 1.3 du format XML B2G du système FatturaPA ; et
  3. une nouvelle version 1.8 des spécifications techniques de la plateforme SDI.

L’inclusion des retenues à la source (et en particulier des cotisations sociales) est l’une des nouvelles exigences liées au contenu des formats XML B2B et B2G. En outre, 12 nouveaux types de documents (notamment des factures émises par le client et des documents d’intégration) et 17 nouvelles options de transaction (telles que la justification des exonérations et de l’autoliquidation) ont également été ajoutés.

Suite à ces mises à jour de contenu, les entreprises italiennes devront revoir, et perfectionner, leur compréhension du système fiscal du pays. Les changements mis en œuvre modifient notamment le moment où les contribuables classent leurs biens ou leurs services. Dans le cadre du modèle actuel, les entreprises italiennes ne doivent se charger de cette tâche qu’à l’envoi de leur déclaration de TVA, tandis qu’avec le nouveau schéma, cette classification sera effectuée en temps réel. Ces mises à jour sont donc susceptibles d’avoir un impact sur les processus des entreprises.  Elles constituent cependant une étape nécessaire pour ouvrir la voie à l’introduction de déclarations de TVA préremplies, une initiative envisagée pour alléger la charge administrative et faciliter la vie de la plupart des entreprises italiennes.

Parallèlement, d’autres modifications suscitées par les nouvelles versions des formats FatturaPA ont un impact cette fois technique sur les entreprises, car elles exigent une certaine préparation informatique. Parmi ces mises à jour techniques, citons l’ajout de champs supplémentaires, la longueur du contenu, les caractères autorisés, des champs facultatifs devenus obligatoires (et vice versa), ou encore la fréquence à laquelle un champ peut être répété.

Les nouvelles spécifications techniques ont également donné lieu à de nouvelles validations qui seront effectuées par le Sistema di Interscambio (SDI), la plateforme gouvernementale italienne chargée de l’approbation des factures électroniques. La majorité de ces nouveaux contrôles passent par une comparaison du contenu des factures électroniques aux types de documents ainsi qu’à la nature des transactions spécifiée. Les contribuables doivent ensuite être en mesure de comprendre et traiter les nouvelles erreurs afin de pouvoir réagir en conséquence.

Délais de mise en œuvre

La plateforme SDI commencera à traiter les factures B2B dans leur nouveau format FatturaPA à partir du 4 mai 2020. Cependant, l’AdE n’imposera ce nouveau schéma que le 1er octobre 2020. Les nouvelles validations et erreurs n’entreront donc en vigueur qu’après cette date, conformément au Provvedimento du 28 février 2020.  Le calendrier devrait différer pour les factures B2G, à moins bien sûr que l’AdE ne publie de nouvelles règles de transition pour ces factures avant la date fixée à ce jour. Actuellement, il est prévu que le nouveau schéma pour les factures B2G entre en vigueur dès le 1er mai 2020.

Par conséquent, si les schémas applicables aux factures B2B et B2G sont bien les mêmes d’un point de vue technique, les contribuables devront tenir compte de ces deux dates dans le cadre de leur préparation et travailler avec deux schémas de factures distincts du 1er au 4 mai.

Mise à jour importante

Veuillez noter que l’AdE a réédité la version 1.3 des spécifications techniques B2G du système FatturaPA le 12 mars (soit après la publication de cet article). Bien que son numéro reste le même, cette version fixe une nouvelle date d’application pour le nouveau schéma B2G : le 4 mai. Grâce à ce changement de date, la plateforme SDI commencera à traiter les schémas B2G et B2B simultanément, et non à des dates différentes, comme indiqué précédemment.

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