Mise à jour : 15 septembre 2023
Lors d’une récente session de la Communauté des Relais, l’administration fiscale a donné des détails supplémentaires sur le report de l’obligation de facturation électronique interentreprises en France, qui avait été annoncé initialement.
Ce report est le résultat de la prise en compte par l’administration fiscale des commentaires des entreprises françaises qui ont eu du mal à respecter le calendrier initial. Il s’agit d’une preuve supplémentaire, comme l’a déjà souligné la CCI, du temps et des efforts nécessaires à la plupart des entreprises pour se préparer aux complexités d’un nouveau mandat.
Bien que les dates officielles doivent encore être définies, le calendrier révisé a été présenté comme faisant partie d’un déploiement en trois étapes :
2024 : Les autorités publieront la première liste des prestataires de services officiellement enregistrés (PDP – Plateformes de Dématérialisation Partenaires) d’ici le printemps 2024. Au cours de l’année 2024, le développement du portail public (PPF – Portail Public de Facturation) sera achevé.
2025 : Au cours de cette année, un projet pilote à grande échelle, impliquant des entreprises de toutes tailles, sera mené. L’administration fiscale considère ce projet pilote comme une opportunité pour les contribuables d’affiner leurs processus et systèmes de facturation et de déclaration électroniques afin de se conformer à ce qui est devenu un cadre CTC complexe et sophistiqué.
2026 : Le déploiement de l’obligation pour l’ensemble de l’économie aura lieu en grande partie au cours de l’année 2026. Toutefois, le rythme de ce déploiement reste à déterminer une fois que la loi de finances aura été adoptée par le Parlement à la fin de l’année 2023.
La participation et le soutien de Sovos à ce projet pilote, permettra d’évaluer les risques, de réajuster les dispositifs afin d’optimiser l’implémentation de la facturation électronique
Sovos est l’un des 20 premiers candidats à l’accréditation de fournisseur de services (PDP) en France. Fort de sa riche expérience d’aide à la conformité et aux obligations complexes de facturation électronique de ses clients dans le monde entier, Sovos est prêt à soutenir ses clients français et internationaux dans les nombreuses étapes nécessaires pour se conformer pleinement au nouveau cadre CTC.
Vous souhaitez obtenir plus d’informations sur la manière de vous conformer au mandat français ? Contactez notre équipe d’experts.
Mise à jour : 11 août 2023
Le 28 juillet 2023, la Direction générale des finances publiques (DGFiP) a officiellement reporté l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique. Ce report vise à donner aux contribuables le temps nécessaire pour se conformer à cette obligation.
Les dernières annonces officielles indiquent que le calendrier révisé pour le mandat sera fourni dans le cadre de la loi de finances pour 2024. Il faut s’attendre à ce que cette loi soit adoptée à la fin de l’année 2023.
En outre, le 31 juillet, la DGFiP a publié une mise à jour du « fichier des spécifications externes pour la facturation électronique » (version 2.3). Malgré le report de la mise en service initiale, ces mises à jour démontrent l’engagement des autorités à poursuivre cette réforme et indiquent que les contribuables, les vendeurs, les candidats PDP et les organisations professionnelles doivent continuer à se préparer.
Le mandat français est l’une des initiatives de numérisation fiscale les plus complexes observées à ce jour dans la région EMEA. Il est essentiel que les entreprises poursuivent leurs préparatifs. Pour se conformer à ce mandat, il faut préparer les applications, les processus et les systèmes à un ensemble complexe d’exigences. Selon la CCI les entreprises ont besoin d’au moins 12 à 18 mois pour se préparer au passage à la facturation et à la déclaration électroniques.
A noter que ces informations sont soumises à toute mise à jour ou modification de la part des autorités françaises et qu’aucun autre détail n’est disponible à l’heure actuelle. Sovos communiquera toute information supplémentaire dès qu’elle sera disponible.
Sovos a l’habitude d’aider ses clients à évoluer dans des espaces de réglementation numérisés dans le monde entier, y compris concernant le mandat français.
Pour plus d’informations sur la façon de vous conformer au mandat français : Contacter notre équipe d’experts.
Délai réforme : La France a reporté l’obligation de facturation électronique au 28 juillet 2023. Lisez notre blog pour comprendre ce que cela signifie pour les entreprises.
Se mettre en conformité fiscale en France est un sujet complexe.
Les nouvelles obligations réglementaires en matière de conformité à la facturation électronique (échange de facture – ou e-Invoicing – et transmissions de données de facturations/paiement – ou e-Reporting) qui seront introduites par la DGFIP en 2024 obligent les entreprises exerçant leurs activités en France à procéder à de nombreuses adaptations en matière de TVA.
Un des changements importants pour de nombreuses entreprises sera la nécessité de recourir à des plateformes de dématérialisation partenaires, également connues sous le nom de PDP.
Le rôle d’une PDP est très spécifique. En effet, des exigences légales et des spécifications techniques strictes doivent être respectées pour obtenir une immatriculation officielle en tant que PDP.
Le calendrier qui concerne toutes les entreprises est clair. Toutefois, en fonction de votre secteur d’activité, vous devrez peut-être faire appel à une PDP pour vous assurer que vous êtes en parfaite conformité avec les nouvelles exigences légales. Les principaux secteurs d’activité concernés sont les suivants :
Les entreprises qui doivent recourir à une PDP pour se conformer à la nouvelle règlementation doivent prendre une décision importante supplémentaire au sein d’un processus déjà complexe à appréhender. Faire appel à une PDP est un choix majeur qu’il convient de bien identifier et donc de s’assurer d’obtenir des réponses pertinentes et argumentées aux questions suivantes :
Nous avons établi une liste de questions clés à prendre en compte lors du choix d’une PDP.
En plus de l’exigence existante pour les factures B2G (marchés publics), la réforme française exigera que les factures B2B domestiques soient échangées électroniquement. Par ailleurs, au fur et à mesure de l’avancement de chaque facture électronique B2B, son statut changera. 14 statuts pourront être échangés entre les parties commerciales, et 4 d’entre eux devront être communiquées automatiquement à la plateforme de l’administration fiscale de manière obligatoire. Il en résultera une très grande quantité de données supplémentaires à échanger…et à traiter.
En outre, certains détails des transactions relatives aux ventes et achats transfrontaliers B2B – à l’exclusion des importations de biens hors UE – et des ventes B2C, ainsi que les données de paiement pour les ventes de services, doivent être communiqués par voie électronique à l’administration fiscale, sous des contraintes de fréquences et de délais très strictes.
Répondre à ces exigences tant sur les délais que sur les volumes de données à traiter est un réel défi pour les fournisseurs de solutions. À titre d’exemple, environ 100 millions de factures électroniques B2G sont traitées chaque année. Avec l’ajout de la facturation électronique B2B au mandat français, ce chiffre pourrait atteindre plusieurs milliards.
Vous voulez avoir la certitude que votre PDP peut faire face à l’augmentation du volume de facture et des besoins de traitement, ainsi qu’à l’évolution des exigences de conformité. Vous voulez vous donner les moyens de réussir en France et de faire face aux obligations croissantes dans toute l’Europe et au-delà.
Le mandat français s’inscrit dans une tendance globale de la numérisation de la fiscalité. Les réglementations relatives à la facturation électronique sont régulièrement modifiées et mises à jour et donc en constante évolution.
Prenons l’exemple de l’Italie. Depuis janvier 2019, le mandat de facturation électronique a été révisé plus de 40 fois.
L’administration fiscale française a déjà publié quatre versions des spécifications du prochain mandat français et celles-ci continueront d’évoluer. La solution logicielle que vous avez choisie sera-t-elle suffisamment robuste pour gérer ces changements afin qu’ils n’aient pas d’impact négatif sur votre entreprise ? En vous posant les bonnes questions, vous découvrirez peut-être que certains candidats PDP, qui sont également des fournisseurs de services de facturation électronique, ne sont pas à la hauteur.
À cela s’ajoutent l’initiative européenne de « La TVA à l’ère numérique » (‘ViDA’ en anglais) et les changements qu’elle entraînera. Votre future PDP doit disposer du temps et de la souplesse nécessaires pour s’adapter aux inévitables développements qui en résulteront dans le futur. Vous devrez également vous demander si cette PDP peut répondre à vos besoins de conformité au-delà de la France.
La confiance est essentielle. Il est important pour votre entreprise de pouvoir compter sur un partenaire chevronné ayant l’expérience et la capacité à trouver de solutions pour diverses obligations en matière de conformité à la facturation électronique et de reporting des transactions. Alors que l’intérêt des pouvoirs publics pour les données des entreprises va croissant, il est essentiel d’éviter les angles morts, souvent créés par des chaînes d’approvisionnement complexes, dans plusieurs pays, à l’intérieur et à l’extérieur de l’UE. Vous aurez besoin d’une vision holistique de vos données qui va au-delà de la facturation électronique et des régimes de CTC (contrôles continus des transactions). Pensez à SAF-T (Standard Audit File for Tax – Fichier des Ecritures Comptables en France) et aux autres obligations nationales auxquelles vous êtes confrontés, ainsi qu’aux défis de conformité tels que la détermination de la TVA et les déclarations périodiques.
Si vous opérez également en dehors de la France, vous devez aussi y prêter attention.
Soyons clairs. Malgré ce que vous avez pu entendre au sujet de la réforme de la facturation électronique en France, il s’agit de quelque chose d’assez différent.
Il est vrai que les exigences en matière de factures électroniques étaient auparavant relativement faciles à gérer. Elles devaient être lisibles et inaltérables, et fournir une preuve claire de l’identité du fournisseur initial.
Le système qui sera introduit avec la réforme complexifie les choses, en ajoutant des obligations concernant :
Sans factures légalement valides, ce n’est pas seulement la collecte et la récupération de la TVA qui sont compromises : cela aurait un impact sur les revenus de votre entreprise et sur vos partenaires commerciaux, créant des risques pour votre trésorerie et la rentabilité de votre organisation.
Ne vous y trompez pas, l’impact commercial et l’impact sur la réputation du non-respect de ces obligations minimales sont encore plus importants que les pénalités potentielles.
Les entreprises françaises ont peut-être l’habitude de corriger les erreurs de facturation électronique à une date ultérieure, mais cela ne sera bientôt plus possible. La prochaine réforme introduit des contrôles continus des transactions, de sorte que toute erreur de données ou de syntaxe sera évidente. En cas de problème avec la facturation électronique, il ne sera pas possible de revenir au papier ou aux PDF, ce qui entraînera un risque important pour la trésorerie des fournisseurs. Les factures électroniques doivent être correctes et conformes du premier coup, à chaque fois.
S’appuyer sur une PDP expérimentée et compétente pour la facturation électronique et les obligations de conformité qui y sont associées ne fait pas que connecter vos données entre elles. C’est la pérennité de votre entreprise qui est en jeu.
Pour la facturation électronique traditionnelle, un grand réseau d’entreprises constitue un avantage pour la chaîne d’approvisionnement. Un grand réseau permet à une entreprise de se connecter à une multitude de fournisseurs et d’acheteurs qui choisissent d’automatiser la facturation et le paiement des factures.
Toutefois, les exigences d’interopérabilité de la prochaine réforme mettent à mal le pouvoir de la taille du réseau. Chaque fournisseur et acheteur devra se connecter au système de facturation électronique (Portail public de facturation ou PPF), soit directement, soit indirectement par l’intermédiaire d’une PDP. Cela vous donne une plus grande liberté dans le choix de la PDP qui convient à votre entreprise.
Si chaque PDP enregistrée est tenue de couvrir les flux de factures entrantes et sortantes, elle n’est pas tenue de couvrir l’ensemble des 35 cas d’utilisation spécifiques mentionnés dans la documentation officielle à ce jour. Chaque cas d’utilisation nécessite un traitement adapté, ce qui crée une complexité que les PDP doivent prendre en compte.
Il est important de demander à toute PDP que vous envisagez de choisir si elle prévoit de traiter ces cas d’utilisation et tous ceux qui pourraient survenir à l’avenir en fonction de l’évolution de vos besoins.
Nos experts restent en veille constante sur le mandat français. D’autant plus que celui-ci évolue. Facilitez-vous la tâche, contactez-nous.
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La facturation électronique impose le passage par une plateforme de dématérialisation mais la législation laisse le choix aux entreprises : plateforme publique ? Plateforme privée ? Et laquelle choisir parmi celles qui seront immatriculées et connues sous le terme plateforme de dématérialisation partenaire ou (PDP). Typologie des factures, gestion des données, relations clients/fournisseurs, transmission, fonctionnalités…Voici comment bien définir ce choix.
Qui dit facturation électronique dit structuration, contrôle, validation, relation client/fournisseur et entreprise/administration. A cet égard, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ont une vraie utilité. La législation française laisse aux entreprises la possibilité de choisir leur plateforme de dématérialisation des factures. Une plateforme publique existe, Chorus Pro, à coté de laquelle vont se positionner d’autres acteurs, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Pourquoi ce choix ? Comment s’inscrit-il dans la facturation électronique en cours de déploiement ? Quels paramètres prendre en compte dans le choix de sa plateforme de dématérialisation ? Quelles sont les conditions pour devenir une PDP ? A quelle date vont-elles être opérationnelles ? Voici les éléments qui doivent permettre aux entreprises de cerner le mieux possible le rôle des plateformes de dématérialisation dans la gestion des flux de factures électroniques.
A l’origine de ce besoin de recourir à une plateforme de dématérialisation, l’obligation de facturation électronique qui entre en vigueur le 1er juillet 2024 pour les transactions BtoB.
Délai réforme : La France a reporté l’obligation de facturation électronique au 28 juillet 2023. Lisez notre blog pour comprendre ce que cela signifie pour les entreprises.
Janvier 2025 : ces obligations s’appliqueront aux ETI
Janvier 2026 : le champ d’application du mandat sera élargi à toutes les petites et moyennes entreprises.
A noter : le mandat de facturation électronique n’est pas applicable aux factures B2C et transfrontalières. En revanche, il est obligatoire de déclarer ces transactions (obligation d’e-Reporting) afin que l’administration fiscale bénéficie d’une visibilité totale.
Une facture électronique n’est pas une facture dématérialisée mais une facture structurée d’où le choix entre 3 modalités d’échange, chacune entrainant certaines obligations pour les plateformes de dématérialisation :
Quel que soit le format de facturation choisi ou utilisé par l’entreprise, le recours à une PDP n’est en aucun cas obligatoire d’un point de vue légal. Mais il s’imposera pour certains au regard des spécificités du flux factures, notamment pour les entreprises qui échangent déjà en format EDI.
Comme Chorus-Pro, une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) assure le dépôt des factures, la conversion dans l’un des 3 formats du socle – CII, UBL, Factur-X . Elles permettront en plus l’échange de factures en format EDI.
Au-delà, elles permettront également :
Outre ces fonctionnalités de base, elles peuvent aussi proposer:
Ce qui ouvre bien des perspectives d’un point de vue organisationnel et stratégique.
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Le FEC, qui est déjà au centre de l’activité des vérificateurs, ne doit être remis à l’administration fiscale française qu’en cas de contrôle et sur demande. Au regard de l’évolution de ces contrôles et de l’Administration notamment, tout porte à croire que prochainement le FEC devra être remis à intervalle régulier et donc préalablement à tout contrôle.
Le FEC pour “Fichier d’Ecritures Comptables” est un fichier dématérialisé du journal des écritures comptables de l’entreprise. Remis depuis 2014 par une entreprise à la demande du vérificateur lors d’un contrôle, il doit contenir les données concernant une année comptable (un fichier par exercice vérifié). Il est à remettre au plus tard 15 jours après la réception de l’avis de contrôle et servira au contrôleur tout au long de ses opérations de vérifications.
La mise en place de cet outil a permis la montée en puissance à l’occasion de la crise sanitaire du contrôle à distance instauré en 2016. Parallèlement et logiquement, on constate une digitalisation croissante des outils de contrôle. Résultat : des contrôles plus ciblés et plus approfondis, ayant pour objectif de diminuer le nombre de vérifications ne débouchant pas sur un redressement. Un objectif de performance donc qui passe par l’utilisation accrue du data mining.
Le “Fichier d’Ecritures Comptables”- est la version française du SAF-T, une norme internationale très flexible au sens où elle n’impose pas de format technique spécifique de fichier, de méthode de présentation (« push » ou sur demande) ni de fréquence… Il n’y a pas deux pays dans lesquels sa mise en œuvre soit identique et tous les pays ne sont pas au même stade dans son déploiement. Mais on peut tirer des enseignements de certaines pratiques au sein de pays plus avancés en la matière.
Jusqu’en 2019, le Fichier comptabilité SAF-T était obligatoire au Portugal mais n’était exporté et envoyé aux autorités fiscales que lorsqu’elles en faisaient la demande, dans le cadre d’un contrôle, par exemple et donc dans une démarche similaire à la démarche actuelle en France.
A partir de l’exercice fiscal 2020, la comptabilité de la SAF-T est devenue obligatoire pour le pré-remplissage automatique de la déclaration électronique présentée chaque année pour le respect des obligations comptables, fiscales et statistiques des entreprises au Portugal. Cette interconnexion entre le fichier comptable SAF-T et le remplissage du SIE, rend ainsi obligatoire l’exportation de la comptabilité SAF-T au plus tard le 30 avril de l’année suivant l’exercice en question.
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Digitalisation rime avec optimisation. Cela se confirme avec l’utilisation du FEC dans le contrôle fiscal. Exploitation des informations, corrélation avec d’autres documents…le data mining sert le contrôle fiscal, et le contrôle Urssaf.
Depuis 2014, en cas de contrôle fiscal, un FEC (fichier des écritures comptables) dématérialisé par exercice visé doit être remis au vérificateur dans les 15 jours. Durant cette période, un dialogue peut s’établir sur les modalités de remise du FEC.
Si sa conformité sur la forme et le fond est validée, une première étape importante est franchie. Mais d’autres risques s’ouvrent pour l’entreprise car le FEC constitue pour l’Administration une mine d’informations. D’autant que cette dernière dispose de modes d’intervention et d’outils d’exploration des données qui permettent aux vérificateurs de mener des investigations à la fois approfondies.
Contrôle fiscal et FEC : répartition des rôles entre le vérificateur et l’entreprise
Le vérificateur ne peut pas imposer le format, ni le support ni le nombre de FEC :
Compte tenu des exigences posées par le Livre des Procédures fiscales, le FEC est un outil central du contrôle fiscal informatisé et ce quelque soit le type de contrôle, sur place ou à distance. En effet, il recense pour chaque exercice contrôlé l’ensemble des écritures validées de l’exercice de la comptabilité générale (y compris les écritures d’a-nouveaux), mais aussi les écritures détaillées des modules auxiliaires centralisés et les écritures d’inventaire. En conséquence, une fois le risque de non-conformité formelle exclut, s’ouvre un nouveau champs : celui de la détection d’anomalies, voire de fraudes. Or, l’Administration n’a recours au data mining pour mieux cibler et renforcer ses contrôles. Le data mining permet d’exploiter des données sans limite de volume, de les analyser et d’établir des corrélations entre elles.
En s’appuyant sur ces technologies d’exploration des données, les vérificateurs peuvent certes contrôler le format du FEC, mais aussi la cohérence des enregistrements comptables et la sincérité de la comptabilité.
Pour contrôler le FEC, l’Administration dispose de son propre logiciel de datamining, Alto 2, grâce auquel le vérificateur réalise des traitements informatiques afin de détecter anomalies et fraudes. Il peut ainsi trier, filtrer, effectuer des classements et des calculs sur l’ensemble des données du FEC et lancer des requêtes spécifiques dans le fichier. Il peut donc effectuer des requêtes spécifiques concernant la TVA ou classer les informations par taux de TVA et par suite faire une recherche de cohérence avec la liasse fiscale. Ce n’est qu’un exemple parmi tant d’autres…
A noter : le vérificateur dispose d’un délai de 6 mois pour transmettre ses conclusions à l’organisation contrôlée.
On associe le plus souvent FEC et contrôle fiscal ; mais ce dernier peut aussi être utilisée par l’Administration en cas de contrôle URSSAF. Les Urssaf utilisent le FEC, en effectuant des demandes sur la base de mots ciblés à connotation sociale. Elles peuvent donc repérer des sommes, avantages ou indemnités qui n’apparaissent pas nécessairement sur les bulletins de salaire et/ou dans les DSN… Et si l’entreprise ne fournis pas de justificatifs, des redressements sont forts possibles.
Forme, structure, qualité, cohérence : la conformité fiscale du FEC doit être entendue au sens large pour une pleine maitrise des risques mais aussi pour permettre à l’entreprise de mieux se connaitre tant dans son organisation que dans son potentiel. C’est pourquoi disposer d’un outil et d’un accompagnement optimal est essentiel.
Besoin d’aide avec le FEC ? Passez à l’action et contactez nos experts fiscaux dès aujourd’hui pour obtenir des conseils comment aborder le FEC.
Le FEC, tel qu’il doit être remis en cas de contrôle informatisé de comptabilité de l’entreprise, est un fichier dématérialisé, une copie d’un journal comptable composé de toutes les écritures comptables de l’entreprise sur la durée d’un exercice. L’Administration a posé de nombreuses normes techniques, structurelles, qualitatives. Décryptage.
Constitué des écritures comptables après opérations d’inventaire, le contenu et les spécificités du FEC doivent être conformes aux nombreuses exigences de l’Administration qui portent sur le format, l’organisation, le codage, le nom, le contenu ou encore la chronologie.
La règle à retenir est que tout FEC remis lors d’un contrôle fiscal doit répondre aux normes énoncées par l’article A.47 A-1 du Livre des procédures fiscales, et en premier lieu aux normes techniques. Sur le format de la copie à remettre au vérificateur, l’entreprise a le choix entre :
Outre le format, les normes imposent que le FEC soit organisé en lignes et en colonnes et précisent aussi, par exemple, le type de séparation des informations. Ainsi le logiciel de la DGFIP ne prend pas en compte un point-virgule comme séparateur de colonnes, seules un caractère tabulation ou pipe est reconnu comme tel.
Le codage des informations tient une place importance dans l’article A.47 A-1 précité qui précise les formats de caractères, les formats de dates etc. C’est un autre point sur lequel l’entreprise doit être vigilante : certains logiciels comptables utilisent des dates à l’anglo-saxonne (ainsi les mois et jour y sont inversés), qui ne sont pas recevables par le logiciel de l’administration fiscale française.
Autre point technique : le nom du fichier doit respecter le format SIRENFECAAAAMMJJ : AAAAJJMM correspondant à la date de clôture de l’exercice comptable.
Tout écart vis-à-vis de ces normes techniques est susceptible de remettre en cause la recevabilité du fichier et l’entreprise s’expose alors à des sanctions.
Le FEC remis au vérificateur doit contenir l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice (un fichier par exercice). Les écritures y figurant doivent être classées par ordre chronologique de validation.
Sont concernées les écritures après opérations d’inventaire, hors écritures de centralisation et hors écritures de solde des comptes de charges et de produits. S’y ajoutent les écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur.
Chaque écriture doit reprendre l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé de l’entreprise, les 18 premières informations devant obligatoirement correspondre, dans l’ordre, aux informations suivantes :
A noter : cette liste et son ordre impératif est valable pour les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés ; il existe quelques différences pour les contribuables soumis à l’impôt sur le revenu (cf. l’article A.47 A-1 du Livre des procédures fiscales).
Outre les normes et le contenu, la qualité des écritures comptables figurant dans le FEC, notamment la cohérence des données, importe évidemment.
Dernier point de vigilance : la procédure d’extraction du FEC depuis le logiciel comptable ou ERP utilisé (solution qui doit proposer une attestation de conformité FEC), des anomalies de paramétrages pouvant générer une non-conformité du fichier remis.
Au regard de la diversité des normes techniques, structurelles et qualitatives à respecter, l’entreprise a tout intérêt à s’assurer de la conformité de son FEC avant sa remise à l’Administration. D’autant que cette remise doit avoir lieu dans les 15 jours suivant le début du contrôle.
Pour la partie technique liée aux exigences de l’Administration, la DGFIP a mis à disposition un logiciel, en téléchargement libre, Test Compta Demat. Cet outil vérifie la validité de la structure du fichier de l’entreprise et lui précise notamment les points d’anomalies détectées. L’entreprise est alors en mesure de mettre aux normes son fichier des écritures comptables en vue d’un éventuel contrôle.
En dehors de cette dimension technique, demeurent les autres sources de non-conformité : mauvais paramétrage du logiciel comptable, anomalies ou incohérences comptables, erreur de saisie, spécificités de l’entreprise. D’où la nécessité pour toute entreprise de s’assurer qu’elle est bien accompagnée sur le sujet du FEC, une exigence que l’on retrouve dans bon nombre de pays mais avec quelques variations.
Besoin d’aide avec le FEC ? Passez à l’action et contactez nos experts fiscaux dès aujourd’hui pour obtenir des conseils comment aborder le FEC.
Obligatoire en France depuis le 1er janvier 2014, le FEC ou fichier des écritures comptables est à présenter par l’entreprise lors d’un contrôle fiscal. Que doit contenir le FEC ? Quel doit être son format ? Quand le remettre ? Voici des éléments pratiques pour cerner cette obligation et s’y conformer.
Depuis le 1er janvier 2014, tout contribuable qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés doit la présenter à l’administration fiscale sous forme de fichiers dématérialisés en cas de contrôle. C’est le fameux FEC, ou fichier des écritures comptables.
Le critère non opérant – que l’entreprise soit soumise à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, des BNC ou des BA, est sans conséquence. Seuls les micro-entreprises et certaines sociétés civiles immobilières sont dispensées de tenir (et donc de présenter) un FEC.
Les conditions cumulatives – la règle veut que les entreprises doivent remettre ce fichier des écritures comptables en cas de contrôle de comptabilité informatisée. Il y a donc trois conditions requises pour qu’une entreprise soit soumise à cette obligation de remise et donc de production d’un FEC :
A noter que des règles spécifiques s’appliquent pour les succursales : succursales étrangères d’une entreprise française et succursales françaises d’entreprises étrangères.
Le FEC est un fichier dématérialisé de type « plat », ou XML, dont le contenu et les spécificités sont définis par l’article A- 47 A I du Livre des Procédures Fiscales.
Il correspond à un journal comptable composé de toutes les écritures comptables de l’entreprise sur la durée d’un exercice. Il est constitué des écritures après opérations d’inventaire.
Les écritures y figurant doivent être classées par ordre chronologique et chaque écriture doit reprendre l’ensemble des données comptables présentes dans le système informatisé de l’entreprise. Les 18 premières informations doivent obligatoirement correspondre, dans l’ordre, aux informations suivantes :
Rappel : l’entreprise doit constituer un fichier unique par exercice.
Lors d’un contrôle fiscal : le contribuable doit alors présenter ses documents comptables en remettant à l’Administration une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée, dès le début des opérations (sur le risque de contrôle fiscal, lire ici).
Cette copie porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification (rappel : un fichier par exercice est nécessaire). C’est-à-dire les trois derniers exercices clos, en l’absence d’exercices déficitaires, ainsi qu’au titre de l’exercice en cours jusqu’au mois visé par l’avis de vérification, en matière de contrôle de taxes ou impôts autres que l’impôt sur les sociétés.
Le défaut de présentation du fichier d’écritures comptables ou son absence de conformité au regard des normes précisées par le Livre des procédures fiscales entraîne possiblement le rejet de la comptabilité, des amendes ou une évaluation d’office en cas d’opposition au contrôle.
Bien évidemment, le FEC est particulièrement utile à l’Administration lors de contrôle fiscal pour procéder aux opérations des vérifications, d’où les règles strictes en matière de contenu et de forme. De plus, les vérificateurs n’ont plus besoin de se rendre physiquement dans les entreprises pour récupérer et examiner les données.
Etablir un FEC permet à l’entreprise de se conformer à son obligation mais aussi de réaliser des analyses plus poussées sur les données dont elle dispose afin d’améliorer les pratiques comptables, de cerner au mieux son organisation comptable et notamment les comptes de ses filiales ou encore dans le cadre d’un projet d’acquisition d’affiner sa connaissance d’une société cible. C’est donc un exercice indispensable et très exigeant. La norme FEC est d’ailleurs adoptée dans beaucoup de pays européens.
Besoin d’aide avec le FEC ? Passez à l’action et contactez nos experts fiscaux dès aujourd’hui pour obtenir des conseils comment aborder le FEC.
Les entreprises soumises à la TVA intracommunautaire sont particulièrement susceptibles de faire l’objet d’un audit TVA par une autorité fiscale. Elles doivent donc en comprendre les raisons et anticiper cette possibilité. Explications et conseils ci-après.
La lutte contre la fraude à la TVA intracommunautaire est un terreau favorable pour les contrôles de TVA. Avec le développement accru des échanges au sein de l’Union européenne, les administrations fiscales renforcent leurs moyens pour lutter contre la fraude et l’évasion fiscales en matière de TVA intracommunautaire. Les rappels de droits qui résultent par définition de la non-application des règles propres à la TVA intracommunautaire augmentent donc. La règle d’or : s’y préparer ! Et pour cela d’abord comprendre les diverses causes de contrôle de TVA.
Premier point important : l’augmentation du nombre de données sur les transactions fournies aux autorités fiscales via FEC, les listes locales et les contrôles continus des transactions (CTC) ne signifient pas que les audits par les autorités fiscales ont disparu. Les contrôles sont toujours effectués principalement pour déterminer si les déclarations de TVA reflètent fidèlement les activités de l’entreprise.
Si la fréquence des contrôles varie considérablement d’un État membre à l’autre, il est courant dans toute l’UE qu’un contrôle soit effectué si l’entreprise demande un remboursement de la TVA. Dans certains pays, cela se produit chaque fois qu’un remboursement est demandé, tandis que d’autres adoptent une approche plus axée sur le risque et ne procèdent à un audit que si le remboursement est plus élevé que prévu pour une entreprise qui reçoit régulièrement des remboursements.
Un autre élément susceptible de déclencher l’audit par une autorité fiscale est un décalage de TVA collectée ou de TVA déductible ; pour comprendre ce point, prenons l’exemple des règles françaises. En effet, les entreprises déduisent souvent la TVA au moment de la facturation. Certes, la TVA sur les achats doit être déduite à la date de facturation, mais la TVA sur les prestations de service doit être déduite à la date du paiement. Premier cas de risque de décalage et donc de contrôle. De plus, en France au 1er janvier 2023, la TVA devient exigible dès l’encaissement d’acomptes pour les livraisons de biens. Cette nouvelle règle, issue de la loi de finances pour 2022, s’appliquera aux acomptes encaissés à compter de 2023 et risque d’augmenter les décalages et donc les risques de contrôle poru les entreprises habituées à déduire la TVA à la facturation.
Un rapport récent publié par la Commission européenne a souligné la nécessité pour les États membres d’augmenter le nombre d’audits qu’ils entreprennent. La Commission européenne a spécifiquement souligné la nécessité pour Malte, l’Autriche et la France de redoubler d’efforts pour améliorer leurs pratiques de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée. Si on note une approche très spécifique par pays sur les types d’entreprises ou les éléments contrôlés, un constat s’impose : les administrations fiscales de tous les pays prennent note de l’importance de mener des audits pour combler l’écart de TVA.
Avoir anticipé un tel contrôle et donc s’y être préparer est essentiel pour l’entreprise car les flux de trésorerie sont affectés jusqu’à ce que le remboursement soit effectué. Une bonne préparation passe par un examen attentif des questions posées par l’administration fiscale.
Les audits peuvent être effectués en personne, par échange, voire sur pièces fournies (en ce dernier cas l’entreprise n’est pas informé du contrôle en amont et n’en aura connaissance que lorsque tombera la demande de remboursement). Certes, depuis la Covid- 19, les audits en personne sont en baisse mais cela ne durera pas. L’audit est normalement effectué par correspondance si le contribuable n’est pas établi dans le pays d’enregistrement. Mais dans les deux cas, cela influe sur l’activité de l’entreprise, le service comptable devant fournir les réponses appropriées de manière documentée et rapidement.
L’objectif est donc de minimiser le temps de gestion, les frais et l’exposition aux pénalités ou aux intérêts.
De nombreux contrôles commencent par des questions spécifiques posées par l’administration fiscale, sur l’entreprise ou des transactions. Première évidence : les questions sont posées pour une raison précise. Il convient donc de réfléchir aux raisons pour lesquelles elles sont posées afin de déterminer comment y répondre sans générer de problèmes supplémentaires durant le contrôle.
Le non-respect des délais imposés par l’administration fiscale peut avoir des effets néfastes. Or, certaines autorités fiscales imposent des délais très courts (un délai supplémentaire peut être sollicité sans certitude aucune d’obtenir satisfaction), ce qui ne dispense pas l’entreprise de fournir des réponses claires et des documents justificatifs. Ce qui ne peut se faire sans préparation
Si la gestion en interne du contrôle peut apparaitre comme la solution la plus économique de prime abord, le montant important de la TVA ou des questions complexes dès le début du contrôle doivent conduire l’entreprise à envisager de recourir à une gestion du contrôle par un prestataire spécialisé dès le début de process d’audit.
A noter : Si une décision défavorable ou une demande de paiement a été émise par l’administration fiscale, il convient de réfléchir à l’opportunité de faire appel de la décision, en tenant compte des délais impartis.
Recourir à un expert externe ne doit pas être envisagé que dans les seuls cas mentionnés précédemment. L’entreprise doit aussi y penser en amont de tout contrôle pour s’assurer de sa conformité et/ou déployer un plan d’action. Car l’un des défis consiste à s’assurer que l’entreprise gère avec succès les changements de sa situation en matière de TVA. De plus, s’il arrive qu’un audit ne révèle aucun dysfonctionnement, le plus souvent des mesures correctives s’avèrent nécessaires après un contrôle de TVA.
Dans le cadre du développement de son activité, toute entreprise réalisant des opérations transfrontalières avec d’autres entreprises membres de l’Union Européenne doit anticiper la possibilité d’un contrôle de TVA intracommunautaire.