Ley de factura electrónica en Costa Rica

Costa Rica: Régimen de Factura Electrónica

En 2016, Costa Rica emitió la primera resolución que definía los criterios de imposición del régimen de factura electrónica de dicho país. Esa resolución, la DGT-R 48/2016, otorgó la misma eficacia legal y probatoria de las facturas en papel a las facturas y tickets (boletas) electrónicos, y aunque no estableció el calendario de implementación obligatoria de la factura electrónica, dejó expresamente a la discreción de la administración tributaria (DGT) la definición de dicho cronograma de obligatoriedad. Esta resolución fue posteriormente modificada y ampliada por las resoluciones DGT-R-13-2017 y DGT-R-25-2017, las cuales definieron con mayor precisión el marco normativo del régimen de facturación electrónica del país, y por la resolución 51/2016, que definió la modalidad de incorporación de los contribuyentes a dicho régimen.

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Finalmente, esa primera resolución fue derogada por el marco normativo vigente indicado más adelante. No fue sino hasta 2018 cuando Costa Rica finalmente comenzó a hacer obligatorio el régimen de factura electrónica. Este comenzó por ordenar a profesionales proveedores de servicios el uso obligatorio de facturas electrónicas en el primer semestre de dicho año, mientras que las corporaciones, y otros negocios dedicados a la venta al detalle de bienes y servicios, fueron obligados a adherirse a dicho sistema en los últimos cuatro meses del mismo año, siguiendo el número de identificación fiscal asignado a los mismos. En la actualidad, Costa Rica cuenta con un mandato de facturación electrónica estable, que se encuentra en pleno proceso de expansión.

Tipos de operaciones sujetas al régimen de factura electrónica:

De acuerdo con las actuales regulaciones, el régimen de factura electrónica de Costa Rica aplica a todos los “comprobantes electrónicos”, definidos como los documentos en formato XML autorizados por la administración tributaria para respaldar la venta o adquisición de bienes, o la prestación de servicios, debiendo los mismos ser generados, expresados y transmitidos en formato electrónico en el acto de compraventa o la prestación de servicios. En este sentido, la ley provee que se entenderán como tales los siguientes:

Facturas electrónicas: requeridas en transacciones B2B y generadoras de crédito fiscal. La validez de este documento está condicionado al estricto cumplimiento de las normas de estructura, emisión y validación de estos.
Factura electrónica de compra: estas facturas deben ser emitidas por los facturadores electrónicos cuando sus suplidores no están obligados a emitir facturas electrónicas.
Facturas electrónicas de exportación: este documento debe ser emitido para soportar las operaciones de exportación de los facturadores electrónicos.
Tickets (boletas) electrónicos: es el comprobante electrónico que se emite a consumidores finales, de acuerdo con los parámetros técnicos establecidos en las regulaciones. No generan crédito fiscal y en general, su estructura es menos compleja que las facturas electrónicas.
Notas de débito y crédito electrónicas: son emitidas por el vendedor para recuperar gastos o acreditar anulaciones, descuentos u otras modificaciones a facturas y tickets -o boletas electrónicas- previamente emitidas. Al igual que las facturas electrónicas, dichas notas deben ser prevalidadas.
Mensajes de confirmación: deben ser emitidos por los receptores electrónicos para aceptar o rechazar los documentos electrónicos recibidos de sus suplidores. Normalmente, estos mensajes son conocidos en otras jurisdicciones como “acuses”.

Características de la factura electrónica en Costa Rica

De acuerdo con la documentación técnica emitida por la administración tributaria de Costa Rica, los procesos de emisión, validación, recepción y almacenamiento de los documentos electrónicos se encuentran estrictamente regulados por las disposiciones legales de dicho país tanto con relación al contenido de los documentos transmitidos, como de sus sistemas de emisión. Dentro de las principales características de dicho sistema, deben ser indicadas:

Requisitos de identificación de los comprobantes: los documentos electrónicos deben ser emitidos en formatos electrónicos y poseer información obligatoria que permita su identificación. Estas informaciones son relativas al tipo de documento, identificación de las partes, numeración autorizada, clave única, fecha, medio de pago, condiciones de la venta, definición de los bienes o servicios, entre muchos otros condicionantes definidos en el reglamento técnico. Esta información debe ser provista siguiendo el esquema XML definido por la administración en las normas.

Requisitos de los sistemas de emisión: los sistemas de emisión autorizados deben ser capaces de generar en forma automatizada los XMLs de los comprobantes electrónicos, siguiendo los requisitos de validaciones lógicas y aritméticas de los campos que requieran algún calculo, así como el control de validación de las numeraciones asociadas a los mismos. Entre otros requisitos exigidos, estos sistemas deben además ser capaces de generar, enviar y permitir la visualización e impresión de la representación gráfica del documento electrónico, todo esto con la seguridad que garantice como mínimo la integridad, autenticidad y autoría de estos. De igual manera, dichos sistemas deben contar con la capacidad de recibir, cargar, confirmar o rechazar de manera automática los documentos electrónicos remitidos por los suplidores.

Representación gráfica: documento impreso que expresa el contenido de los comprobantes electrónicos, el cual debe ser conservado por parte de los receptores manuales.

Código de respuesta rápida – código QR: por sus siglas en inglés «quick response code», «código de respuesta rápida», es un elemento obligatorio de los documentos electrónicos y consiste en un código de barras bidimensional cuadrado que permite almacenar información en una matriz de puntos. Las regulaciones actuales exigen que dicho código pueda ser leído a través de cualquier dispositivo de captura compatible.

Elementos de seguridad: el uso de la factura electrónica en Costa Rica requiere la integración de múltiples elementos que aseguren la integridad, autenticidad y autoría de los comprobantes electrónicos. Entre estos elementos se encuentran la firma digital -emitida de acuerdo con la Ley de Certificados Digitales y Documentos Electrónicos de Costa Rica- y la llave criptográfica del Ministerio de Hacienda, unidos con la obligatoria utilización de los mecanismos de validación establecidos por las actuales regulaciones y disposiciones técnicas.

Clave numérica de comprobantes electrónicos: es un requisito de los documentos electrónicos y consiste en el conjunto de cincuenta dígitos, los cuales deben ser generados por el sistema de comprobantes electrónicos del obligado tributario de forma automática y consecutiva, con las medidas de seguridad que garanticen la inalterabilidad, integridad y legitimidad de esta.

Participantes en los sistemas de emisión electrónica

Emisor/receptor electrónico

es el contribuyente obligado a emitir los comprobantes electrónicos mencionados anteriormente de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas por los reglamentos. El sistema actual está diseñado para alcanzar casi la totalidad de entidades y personas ejerciendo actividades comerciales por cuenta propia o de terceros. De acuerdo con la legislación actual, todos los emisores electrónicos son también receptores electrónicos de dichos comprobantes.

El proceso de expansión del sistema de factura electrónica en Costa Rica se inició a comienzos del 2019 mediante la integración obligatoria de grupos de contribuyentes. En la actualidad, casi la totalidad de los contribuyentes se encuentran obligados a facturar electrónicamente, con la excepción de pequeños contribuyentes; de aquellos que por disposición de la ley son autorizados como receptores electrónicos no emisores y los que han obtenido un permiso por parte de la administración para continuar facturando manualmente. Estos son normalmente los pequeños contribuyentes, las instituciones estatales, políticas, no lucrativas o religiosas y algunas sociedades privadas, entre otros.

Procesos

El sistema de factura electrónica de Costa Rica contiene una cadena de procesos que incluyen el emisor electrónico, los proveedores de sistemas de facturación, la administración tributaria y los receptores electrónicos y manuales de comprobantes electrónicos. Estos procesos generalmente comienzan con el mandato legal dirigido a grupos de contribuyentes, a los que se les ordena iniciar sus procesos de emisión de comprobantes de forma electrónica. Entre los procesos más importantes de este sistema de generación, se encuentran los siguientes:

Validación

El actual sistema de facturación electrónica de Costa Rica requiere que tanto el emisor como el receptor de los comprobantes remitan a la administración tributaria, de forma inmediata y automática, los archivos XML contentivos de los comprobantes electrónicos que estos emitan o reciban según su caso, para que la administración los valide. Este proceso de validación con la administración es concomitante con la entrega del documento a la contraparte de la transacción. Excepcionalmente, si hubiese una situación de contingencia, los comprobantes se generarán de acuerdo con el procedimiento examinado a continuación.

Contingencia

La actual legislación de facturación electrónica requiere que los emisores y receptores de comprobantes electrónicos cuenten con planes de contingencia que les permitan prevenir los efectos de fallas, caídas o problemas de operación del sistema. Estas situaciones de contingencia pueden deberse a casos fortuitos fuera del control del emisor, a causa de las redes de transmisión o de la administración. En tales casos, la legislación prevé que el contribuyente deberá emitir comprobantes preimpresos confeccionados en una imprenta debidamente autorizada por la administración tributaria o por sistemas computarizados que cumplan con la normativa que regula este tipo de comprobantes. Los comprobantes así emitidos deberán contener una leyenda que diga “comprobante provisional”. Deberán también indicar una leyenda que diga “Este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”. Durante ese tiempo, el contribuyente deberá almacenar los archivos y realizar el envío una vez se restablezca el enlace de comunicación. Este envío debe realizarse dentro del plazo de dos días hábiles posteriores al momento en que se supere la situación de contingencia.

Expedición y entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente

La expedición del comprobante electrónico debe realizarse al momento de la venta o la prestación del servicio. La entrega del comprobante debe realizarse por medio electrónico cuando el receptor sea una entidad emisora de comprobantes electrónicos. En el caso de los receptores manuales, estos pueden recibir el documento de forma electrónica si así lo desean. De lo contrario, el emisor lo enviará manualmente. En caso de que después del envío del comprobante a la administración tributaria para su validación, esta lo rechace, dicho comprobante carecerá de validez y el emisor deberá emitir un nuevo comprobante que haga mención del comprobante que fue previamente anulado.

Aceptación o rechazo de los comprobantes

El receptor electrónico de comprobantes debe aceptar o rechazar los comprobantes que les son remitidos por sus suplidores. Esta aceptación o rechazo deberá ser enviada a la administración para su validación correspondiente. El no envío de dicho mensaje de aceptación o rechazo, impedirá el uso del crédito tributario por parte del receptor. Una vez aceptado totalmente el comprobante, el emisor no podrá anularlo por vía de notas de crédito o débito, a menos que el receptor los rechace.

Sanciones

De acuerdo con el reglamento de comprobantes electrónicos, el incumplimiento de sus disposiciones será punible con sanciones que podrán ir desde multas de dos salarios base (+/-14,800 dólares) hasta el 2% de los ingresos brutos del infractor, cuando este no envíe la información de facturación en el tiempo y las formas requeridas. Otras infracciones serán aplicadas de acuerdo con el número de registros no enviados o remitidos sin cumplir con las condiciones legales correspondientes. En adición a estas sanciones, cuando existan casos de reincidencia, los infractores pueden ser sancionados con medidas de cierre de establecimiento.

Evolución de la ley de factura electrónica en Costa Rica

Existen cinco regulaciones básicas que definen la mayoría de las condiciones técnicas y regulatorias de las facturas electrónicas en Costa Rica

Decreto 4180-H 2019

Conocido localmente como “Reglamento de Comprobantes Electrónicos”, provee todas las disposiciones vigentes que regulan la emisión, validación, recepción y almacenamiento obligatorio de documentos electrónicos en Costa Rica.

Resolución No. DGT-R-033-2019

Esta resolución establece el marco legal para la ejecución de la versión actual de la documentación técnica requerida para la implementación de la factura electrónica del país.

Código de Normas y Procedimientos Tributarios

Este código proporciona el marco regulatorio para que la administración tributaria establezca, amplíe y defina las reglas aplicables al régimen de facturación de Costa Rica.

Ley 6826 de Ley del Impuesto al Valor Agregado

Esta ley sustituyó a la Ley del Impuesto a las Ventas de Costa Rica y a partir de julio de 2019, estableció una ley de IVA con múltiples disposiciones relacionadas con las facturas electrónicas que deben ser emitidas y recibidas por los contribuyentes sujetos al IVA como vendedores o compradores.

Ley N.º 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, del 30 de agosto de 2005

Sobre certificados, firmas digitales y documentos electrónicos.

Ley Marco de Contratos de Factoreo

Esta ley establece las bases para la negociación de facturas electrónicas en Costa Rica.

Anexos técnicos

Estos documentos suelen ser adiciones a las resoluciones y decretos emitidos por el gobierno, y contienen detallados requisitos técnicos obligatorios para implementar la factura electrónica como emisor, receptor de documentos electrónicos y para proveedores de soluciones de software de facturación electrónica.

Otras resoluciones y decretos

Existen múltiples otras disposiciones legales que establecen regulaciones referentes al régimen de facturación electrónica en Costa Rica, tales como la Ley del Impuesto sobre la Renta; los reglamentos de esta ley y del Impuesto al Valor Agregado.