Facturación electrónica en Colombia

El sistema de facturación electrónica de Colombia contiene múltiples procesos en los que participan el facturador electrónico, la DIAN, los proveedores de tecnología y los receptores electrónicos o compradores.

Una vez que el facturador electrónico cumple con los requisitos de autorización, puede empezar a generar las facturas electrónicas y los documentos equivalentes.

Entre los procesos más importantes de este sistema de generación, se encuentran los siguientes:

Validación: El sistema de facturación electrónica actual de Colombia requiere que las facturas y otros documentos expedidos por la persona responsable de la facturación electrónica sean validados por la DIAN antes de ser emitidos a su destinatario.

Una vez concluido este proceso, la DIAN procederá a registrar el documento electrónico en sus bases de datos con el valor “documento validado por la DIAN” mientras genera un mensaje de validación, lo firma, lo almacena y lo envía al facturador electrónico para su emisión y entrega al adquirente.

Recepción de los documentos electrónicos: Los facturadores electrónicos también deben actuar como receptores electrónicos. Para ello, deberán establecer un correo electrónico para recibir las facturas electrónicas de venta emitidas por sus proveedores y otros documentos sujetos al mandato de factura electrónica.

Esta obligación se cumple emitiendo un acuse de recibo por el destinatario y solo debe hacerse cuando el documento expedido haya sido validado por la DIAN. Desde un punto de vista comercial, si el destinatario del documento está de acuerdo con el documento recibido, deberá aceptarlo formalmente.

Si el documento no cumple las condiciones comerciales acordadas con el proveedor, este deberá rechazar comercialmente el documento y el acuse de recibo asociado emitido. Si, después de recibir el documento, el destinatario no lo rechaza dentro de los tres días hábiles posteriores al día indicado en el campo Fecha de entrega (o en el campo Fecha de emisión), el documento se considerará aceptado de forma tácita.

Contingencia: La legislación vigente en materia de facturación electrónica establece que si el contribuyente no puede emitir una factura electrónica o cualquiera de los demás documentos equivalentes por problemas tecnológicos imputables a la DIAN, podrá expedir el documento que respalde la operación sin la validación de la DIAN.

Estos documentos pueden ser facturas en una chequera de papel. En tales casos, el contribuyente debe utilizar los rangos de facturación autorizados por la DIAN. Una vez superada la situación de contingencia, el obligado tendrá un plazo de 48 horas para enviar estos documentos a la autoridad tributaria para su validación.

RADIAN: RADIAN es un sistema de información que permite la circulación y trazabilidad de las facturas electrónicas como título de valor, en lo sucesivo denominado “título de valor de la factura de ventas electrónica”.

Una vez que una factura de venta electrónica se convierte en un título de valor y está registrada en RADIAN, la negociación es posible para el titular legítimo, o a través de agentes u operadores autorizados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Existen otros procesos con el objetivo de garantizar la negociación, la transferencia, la aprobación y la ejecución de dicho documento.

Emisión y entrega de la factura de venta o el documento equivalente: La emisión de la factura de venta o documento equivalente incluye su generación, transmisión, validación y entrega al comprador para cada una de las operaciones de venta o prestación de servicios realizadas.

La emisión de estos documentos debe cumplir con los requisitos legales correspondientes, así como con los requisitos especiales y las condiciones, características, términos, y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la DIAN.