Antecedentes generales
La administración tributaria chilena emitió recientemente una nueva resolución dirigida a consolidar aún más la digitalización de su sistema de facturación electrónica. Los contribuyentes que actualmente continúan basando algunos de sus procesos de negocios en documentos en papel necesitaran tomar medidas que aseguren su cumplimiento con estas nuevas reglas.
Desde principios de la década pasada, Chile se ha posicionado como un líder indiscutible de los procesos de digitalización de la administración tributaria. Una de las características distintivas de este proceso ha sido la constante expansión del mandato de facturación electrónica a través de los denominados Documentos Tributarios Electrónicos o DTE. En la actualidad, ese mandato alcanza a casi todos los segmentos de la economía chilena, incluidos los contribuyentes rurales y pequeños comercios que se vieron obligados a cumplir el mismo desde febrero de 2018.
Los DTE requeridos en Chile incluyen todas las facturas, recibos, facturas de compra y exportación, junto con sus correspondientes notas de crédito y débito, los cuales, de manera conjunta con las facturas de crédito, deben emitirse, procesarse y autorizarse electrónicamente, a través del Servicio de Impuestos Internos o SII.
Cuando este sistema se concibió originalmente, la idea era requerir solamente a los contribuyentes obligados a operar como emisores de documentos tributarios electrónicos, el ser a su vez receptores de esos documentos en formato electrónico. Los no emisores de DTE podían recibir los mismos en papel. Pero como explicaremos a continuación, las nuevas regulaciones han venido a cambiar estos parámetros, de modo que se ha expandido a otros contribuyentes la digitalización de sus sistemas de recepción de documentos.
Brechas en el sistema
A pesar de tener en Chile un sistema de facturación electrónica desarrollado y maduro, el mismo tiene algunas importantes brechas (o excepciones, si así se les quiere llamar) a través de las cuales se permiten los documentos en papel. Por ejemplo, hasta hace poco, la legislación tributaria establecía la obligación de emitir facturas en papel a contribuyentes eximidos de la obligación de expedir facturas y otros documentos en formato electrónico. Emitir un documento en formato electrónico a un receptor que no tuviese la obligación de enviarlo en ese formato, solo era posible si el emisor recibía el consentimiento formal del receptor.
Otra excepción importante en el sistema existía en el caso de los documentos requeridos para el despacho y tránsito de mercancías, mejor conocidos como guías de despacho. El traslado de bienes a través de las vías públicas está constantemente monitoreado por el Servicio de Impuestos Internos. Durante su tránsito por las vías públicas, los transportistas de dichas mercancías deben poseer prueba de que la transacción ha sido informada a la administración tributaria. Esto se hace normalmente por medio de los DTE o por las Guías de Despacho cuando el contribuyente opta por postergar la emisión de la factura para después de haber sido despachados los bienes. Hoy en día, las guías de despacho no se consideran DTE, por lo cual aún pueden ser expedidas en papel y no necesariamente preautorizadas por el SII, excepto cuando preceden la emisión de la factura electrónica. Sin embargo, como veremos más adelante, esto está a punto de cambiar.
Nuevo reglamento
Dos cambios regulatorios recientes han puesto a Chile aún más cerca de cerrar estas dos «brechas» en su sistema altamente digitalizado. El primero fue la promulgación de la Ley 21.131 que, entre otras cosas, establece las guías de despacho como otro tipo de Documento Tributario Electrónico y requiere su uso obligatorio a partir del 16 de enero de 2020. El segundo es la Resolución 99/2019, que elimina algunas de las barreras regulatorias existentes para una digitalización completa del sistema de facturación y despacho de mercancías en Chile. A manera de resumen, estas nuevas regulaciones introducen los siguientes cambios:
1. Eliminación del requisito de emitir documentos tributarios en papel
La Resolución 99/2019 elimina el requisito de que los emisores de DTE entreguen facturas y otros documentos fiscales en papel a clientes que aún no están obligados a emitir facturas electrónicas. Esta resolución establece además que, para deducir el IVA adelantado en compras, es suficiente con los documentos electrónicos ya informados al SII a través del sistema de facturación electrónica. Esto elimina los engorrosos requisitos adicionales para los compradores de mantener un registro manual de gastos y compras. Este cambio regulatorio es consistente con el hecho de que prácticamente todos los contribuyentes del IVA en Chile están obligados a mantener sus registros contables y emitir facturas electrónicamente. Cuando se trata de clientes que continúan estando fuera del sistema de facturación electrónica (los cuales son muy pocos), es posible que se requiera a los vendedores que emitan una representación gráfica de la factura electrónica (por ejemplo, enviando un archivo en pdf de la factura por correo electrónico).
2. Establece la primacía de la guía de despacho electrónica
La obligación de emitir guías de despacho en formato electrónico con validación previa en el SII, entrará en vigor en el 16 de Enero del 2020. Sin embargo, la Resolución 99/2019 estableció desde ya el requerimiento de que el DTE relacionado con el bien transportado haya sido remitido previamente por el vendedor al comprador antes de la entrega de la mercancía. En adición a esto, se ha establecido que para el transporte de mercancías no se requiera que el transportista, sea este el remitente o un tercero, posea dos copias en papel de la guía de despacho o de la factura. Según el nuevo procedimiento establecido por la citada resolución, el transportista puede conservar una sola copia en papel del DTE, en caso de que deba presentarla a la policía si la mercancía se inspecciona durante el transporte. También se ha provisto que el medio de transporte utilizado para la entrega esté equipado con un dispositivo que contenga una versión electrónica de la guía de despacho.
Además, según las nuevas reglas, una vez que entre en vigor el uso obligatorio de la guía de despacho electrónica, la misma deberá estar siempre disponible antes del envío y la factura por sí sola ya no será suficiente para permitir que este comience.
3. Solo facturas electrónicas u otros DTE son permitidos para respaldar los gastos y retenciones en la contabilidad electrónica de los receptores no electrónicos de facturas
Ante la realidad de que hoy en día mayoría de los contribuyentes del IVA (sean estos compradores, vendedores o ambos) se encuentran obligados a mantener registros digitales bajo el control del SII, el permiso previamente otorgado a los compradores para utilizar documentos en papel para sustentar sus registros contables en complemento a los registros electrónicos ha sido eliminado. La nueva regulación exige que todos los registros de gastos sean digitales. Todos los contribuyentes saben que la realidad es que la administración tributaria sabe con suficiente antelación lo que compran a través de datos electrónicos proporcionados por los proveedores, y sus registros de gastos y deducciones deben coincidir con un relativamente alto nivel de precisión con los datos electrónicos del SII.
4. Aclara las sanciones por incumplimiento
En los casos en que los productos se envían sin llevar una guía de despacho electrónica y/o la factura electrónica, los vendedores pueden estar sujetos a la incautación de sus productos, así como a multas entre USD 77 y 1.500. La resolución aclara, además, que falsificar un DTE es un delito penal, lo que conlleva multas entre el 50% y el 300% del impuesto adeudado y un posible tiempo en la cárcel.
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Con la promulgación de estas nuevas reglas, se hace cada vez más imposible operar legalmente en Chile sin un enfoque integral para cumplir con los requisitos de facturación electrónica. El lema de Sovos es “Solve Tax for Good” (resolver los Impuestos de una vez por todas y por el bien de las personas) y en ese sentido ofrecemos soluciones que respaldan estos requisitos, no solo en Chile, sino además en otras jurisdicciones de todo el mundo.
