Contar con un sistema de gestión documental permite a las áreas de Recursos Humanos llevar a cabo sus procesos internos de manera sencilla y eficiente, otorgándoles más tiempo para el desarrollo de tareas de mayor valor, como la retención de talento, capacitación de empleados, captación, team building, RSE, etc. De esta manera, las áreas de Recursos Humanos pueden dedicarse a lo que son expertas: ayudar a las empresas a progresar en aspectos que hoy son fundamentales para atraer talentos y aumentar la satisfacción de los empleados.
El sistema de gestión documental de Sovos permite crear y compartir documentos como fichas de trabajadores, formularios y todo tipo de certificados correspondientes a la relación entre personas y la compañía, dejando en el pasado las carpetas y archivadores que resguardaban un sinfín de papeles, no solo para la comodidad de las áreas que manejan procesos documentales, sino además, por la seguridad que otorga la digitalización, ya que tanto el empleador como el empleado mantienen un resguardo en línea de toda su documentación mediante una plataforma intuitiva que integra diferentes tipos de firma digital.
Ventajas del sistema de gestión documental
- Clientes de Sovos que utilizan un sistema de gestión documental en sus áreas de recursos humanos procesan en línea contratos de trabajo, anexos, comprobantes de vacaciones, certificados de antigüedad, liquidaciones de sueldo, comisiones para vendedores, contratos con proveedores, entre otros, y configuran alertas para notificar a los firmantes por correo para solicitar la firma de manera remota con firma simple o electrónica avanzada, verificación de identidad y estampado de tiempo. También es posible configurar el envío de copias de los documentos firmados.
- El repositorio digital del sistema de gestión documental permite encontrar rápidamente un documento mediante búsquedas por nombre, apellido o palabras claves, otorgando certeza y respaldo ante una eventual fiscalización. La herramienta facilita el orden de documentos para que tanto empleado como empleador puedan acceder a su historial laboral o descargar certificados para la realización de diferentes trámites, de manera fácil, rápida y segura para ambas partes.
- La ventaja que más destacan nuestros clientes que cuentan con el sistema de firma y gestión de documentos digitales de Sovos, es el aumento de la productividad y la reducción de tiempo invertido en la tarea de validar documentos, al contar con la posibilidad de configurar flujos de firma masivos en unos pocos minutos y recibir notificaciones en tiempo real de las firmas realizadas.
- Por otra parte, destacan la trazabilidad y seguridad de contar con un respaldo en línea, al que pueden acceder desde cualquier lugar en el caso de ejecutivos que trabajan de manera remota, y en el cual es posible resguardar la información en sistemas altamente confiables y verificar la identidad de quienes acceden a los documentos.
- En el caso de compañías en las que los trabajadores realizan sus funciones de manera remota, los sistemas de gestión documental son fundamentales para mantener una comunicación fluida al interior de la empresa y compartir documentos de manera privada. Por otra parte, en estos casos, no siempre está la posibilidad de capacitar a las personas en el uso de las plataformas, por lo que la solución de Sovos integra tutoriales interactivos para facilitar su uso y la opción de ser integrada a los sistemas propios de la empresa.
Beneficios de la digitalización de Recursos Humanos en Perú
En Perú, muchas empresas han optado por implementar la digitalización en sus procesos de negocio, pero son pocas las compañías que invierten en innovación para las áreas de Recursos Humanos. Al implementar un Sistema de Gestión Documental, las empresas pueden mejorar su competitividad en el mercado laboral y atraer a la nueva generación de talentos que prioriza la innovación y la flexibilidad en su lugar de trabajo.
