La creciente introducción de los controles transaccionales continuos (CTCs) en Latinoamérica como resultado de la transformación digital de los gobiernos y las empresas, está provocando cambios sustanciales en la forma en que estas últimas deben gestionar su información para cumplir con las exigencias de las administraciones tributarias, que buscan, por medio de constantes cambios en sus mandatos fiscales, mejorar el control que tienen sobre sus transacciones.
Los CTCs -que exigen la aprobación por parte de la autoridad tributaria de los documentos electrónicos en tiempo real o casi real a través del intercambio de datos automatizado- ejercen un fuerte impacto sobre las áreas de finanzas y TI de las compañías. En este escenario, la elección de un proveedor tecnológico que permita hacer frente a estos desafíos de manera rentable y eficiente es crucial para el éxito.
Los cambios normativos en la región son muy rápidos y afectan principalmente -aunque no de forma excluyente- a las multinacionales, que se ven obligadas a responder en tiempo y forma a diferentes requerimientos dependiendo del país en el que se encuentren operando, llegando a verse expuestas a fuertes multas en el caso de no hacerlo. El problema es que no todos los proveedores están preparados para cumplir con las condiciones requeridas para resolver estos desafíos apropiadamente y muchas veces las compañías se dan cuenta cuando es demasiado tarde.
Para abordar estos cambios de manera efectiva, uno de los puntos fundamentales es que los proveedores tengan la capacidad de monitorear constantemente las regulaciones que van surgiendo en el día a día para integrarlas a sus soluciones y dar cumplimiento a sus clientes de manera oportuna. Estas integraciones no son estándar; deben adaptarse a las necesidades de cada empresa, las que varían en virtud de muchos factores, como la industria a la que pertenecen o a los países en los que tengan presencia.
A esto se suma que la normativa obliga a reportar de forma distinta dependiendo de las regulaciones de cada país. Entonces, con este avance en los controles transaccionales, es sumamente importante contar con el respaldo de un proveedor que asegure que una empresa puede seguir operando, porque la actividad comercial no se puede detener. Para esto se requiere además de un equipo técnico que ayude a detectar y solucionar cualquier problema que pueda surgir antes de que se transforme en un dolor de cabeza.
El cumplimiento de normativas en Latinoamérica: un tema cultural
A la rapidez con la que cambian los mandatos en materia fiscal se suma otro elemento que pone a prueba la capacidad de respuesta de las empresas proveedoras.
Culturalmente, las empresas en Latinoamérica suelen esperar que la entidad tributaria de fiscalización emita una norma con una determinada fecha en que entra en vigor y luego extienda esa fecha, o añada algún mandato que excluya a ciertas empresas del requerimiento de cumplir. Esta es un arma de doble filo porque es imposible saber con anticipación si esto sucederá.
El mayor inconveniente de esperar hasta el último minuto para incorporar una nueva normativa es que no solo se debe implementar la modificación en la solución provista por el proveedor; muchas veces es necesario además hacer trabajos internos dentro de las soluciones de cada empresa. Hay que ver los casos uno a uno; en el caso de grandes compañías, en las que el volumen de transacciones supera los cinco mil comprobantes diarios o tienen mucha carga de control y de seguridad, se requiere realizar mayores pruebas y estas no pueden interrumpir la continuidad operacional. Por eso es tan importante empezar con tiempo.
El proceso se complejiza pues entran en juego los servidores de los tres actores involucrados: la empresa, el proveedor y la administración tributaria, los que deben ser incorporados en estas pruebas para comprobar, por ejemplo, que funcionan correctamente y que tienen la capacidad de soportar la cantidad de transacciones que se generarán.
El no cumplimiento genera multas en concordancia con la cantidad de comprobantes mal emitidos, o no emitidos o validados; de la facturación que tenga cada compañía y de la interrupción de la continuidad comercial.
Por todas estas razones es muy relevante contar con un proveedor que no solo instale una solución; es necesario que se involucre y acompañe al cliente en toda la cadena de valor de los procesos.
Es crítico considerar varios elementos al evaluar a un proveedor de software de impuestos: en primer lugar, que la solución que provea cumpla; segundo, que ayude al cliente a transitar y resolver cualquier problema que se presente, para lo cual es crucial que cuente con áreas de desarrollo, soporte y servicio sólidas y de amplia experiencia. Adicionalmente, debe brindar un respaldo legal, es decir, tiene que mantener al cliente al día con las actualizaciones normativas.
Además es relevante conocer la cartera de clientes de las empresas y los países en los que tiene presencia. Si la compañía es una multinacional, debe asegurarse de que le emitirán los reportes necesarios para que a su vez, pueda reportar a su casa matriz, que puede estar en otro continente. La clave es buscar, más que un proveedor, un partner estratégico.
En ese sentido, Sovos trabaja día a día por entregar soluciones, soporte y servicio de excelencia y establece el compromiso con cada cliente de brindarle todo lo que requiere para garantizar el cumplimiento oportuno y la continuidad operacional. Además agrega otros elementos diferenciadores a su oferta, como la posibilidad de contar con un Technical Account Manager (TAM); un especialista que aporta conocimiento técnico y normativo para seguir avanzando en la transformación de las tecnologías e integraciones necesarias para apoyar el crecimiento del proceso comercial del cliente.
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