¿Cuándo es el momento de cambiar al proveedor de facturación electrónica? Este fue el tema abordado por el equipo de especialistas de Sovos México en un webinar realizado recientemente, donde se detallaron las señales de alerta en las que hay que fijarse para evaluar cambiar a la empresa que nos presta este servicio; las fortalezas de Sovos como facturador y algunos casos de éxito en empresas mexicanas.
En la oportunidad se habló además de la oferta integral de Sovos para el mercado mexicano, tras sumar al portafolio local los servicios de confianza, un ecosistema de soluciones tecnológicas que incluye soluciones de verificación de identidad y firma electrónica, y que protege a personas, empresas y transacciones.
8 señales de alerta para cambiar al proveedor de facturación electrónica
Los expertos a cargo de la presentación se refirieron a las ocho señales de alerta o “focos rojos” que se deben evaluar al momento de decidir si hay que cambiar el facturador:
- Cumplimiento normativo ineficiente: en un escenario de constantes cambios regulatorios que pueden impactar en nuestro negocio, nuestro proveedor de facturación debe estar a la vanguardia con todas las normas que establece la autoridad, para cumplir a tiempo con cualquier requerimiento.
- Demoras en la emisión de CFDI: la emisión de CFDI debe ser instantánea, sobre todo cuando, por ejemplo, las empresas necesitan tener sus comprobantes fiscales en tiempo y forma para que la mercancía salga y pueda ser entregada oportunamente. Esto es especialmente relevante cuando la normativa exige el documento de transporte a los transportes que movilizan bienes.
- Soporte técnico deficiente: la calidad del servicio de soporte técnico es fundamental. Este debe tener la capacidad de responder rápidamente cuando se presente algún incidente en el proceso de facturación que puede impactar en nuestra continuidad operacional.
- Problemas de integración: el proveedor debe ser capaz de visualizar los proyectos a lo largo de todo su ciclo de vida, para que no aparezcan problemas no contemplados en su inicio.
- Escalabilidad limitada: atención si el proveedor no es capaz de responder eficientemente en momentos de alta transaccionalidad, como los picos en quincenas o cierres de mes cuando todos los contribuyentes están registrando sus comprobantes hacia la autoridad.
- Fallas recurrentes en la plataforma: si la plataforma tiende a fallar y se paraliza algún proceso dentro de los sistemas de facturación, se puede poner en riesgo la continuidad de la operación.
- Dificultad en la validación y prevalidación de los CFDI: la validación y prevalidación de los CFDI es uno de los ejes centrales de la operación. Un proveedor debe ir mucho más allá de la certificación de comprobantes de soluciones tributarias; debe ser capaz de visualizar las necesidades del negocio, previas y post a la emisión de la facturación.
- Procesos manuales excesivos: si el proveedor debe realizar mucho trabajo manual en reportería, en búsqueda, en localización de información y entrega de comprobantes, y está cambiando de una plataforma a otra para entregar la información, pone en riesgo la integridad de los datos.
¿Por qué Sovos si decide cambiar al proveedor de facturación electrónica?
La facturación electrónica está estrechamente relacionada con el cumplimiento tributario, cruzando los conceptos fiscales con la tecnología, pero también, con los procesos de negocio.
En este sentido, Sovos ofrece un sistema end-to-end integral y seguro que incorpora, entre otros elementos:
- Equipos experimentados de soporte técnico y professional services: que aseguran una pre y post venta, y una pre y post implementación de calidad, desde el inicio hasta la fase de producción.
- Servicios integrados en una sola solución: Sovos provee servicios integrados en una sola solución que contempla la emisión de la facturación electrónica, la validación de los datos para que se procese la información, la validación de la estructura de los comprobantes, los status que tienen ante la autoridad y el almacenamiento de la información, entre otras necesidades que el propio usuario final requiere.
- Cambios regulatorios al día: más de 100 expertos regulatorios en todo el mundo están atentos a los cambios normativos y los comunican a tiempo a los equipos de desarrollo para que se reflejen en la solución.
- Enfoque en el cliente: el cliente es siempre el eje central de Sovos
- Implementación eficiente: Sovos cuenta con diferentes mecanismos de integración para asegurar escalabilidad, facilidad de implementación, seguridad y una operación eficiente.
- Validación rápida: Sovos asegura que la información que se envía a los proveedores sea transformada y esté acorde con los requerimientos de la autoridad.
- Líderes en volúmenes de CFDI: Sovos está en el top 5 de los proveedores de volumen de transacciones de comprobantes fiscales digitales por internet. Más de 5 billones de transacciones de cumplimiento tributario por año, un millón de comprobantes por hora.
- Robustez y escalabilidad: Sovos ofrece robustez y escalabilidad independientemente del tamaño de la empresa y de si tiene operaciones en uno o en varios países.
- Solución en la nube
- SLA con los mejores estándares del mercado: 8%. rapidez de respuesta del equipo de soporte.
Casos de éxito de Sovos en México
Durante la presentación, los expertos de Sovos mencionaron algunos casos de éxito en el ámbito de la facturación electrónica atendiendo a clientes en industrias como seguros, telcomunicaciones y petroleras, entre otras.
Destacaron, por ejemplo, el servicio de emisión delegada, orientada principalmente a las aseguradoras, que, en lo que respecta al pago de comisiones hacia agentes, les ha permitido a estas compañías tener el control de la facturación y no depender de que se les entreguen facturas a destiempo o con errores. Esta funcionalidad se ha traducido en el aumento de la deducción fiscal mensual y anual, al tener en tiempo y forma estos comprobantes.
La solución AP Portal, a su vez, ha permitido automatizar la recepción de facturas de pagos a proveedores, pues la plataforma permite la creación de un flujo personalizado. Aún es muy habitual que las empresas no tengan implementados mecanismos de atención y reciben las facturas a través de correo electrónico, con lo que se pierde trazabilidad. AP Portal permite personalizar los flujos, desde que se recibe una factura, hasta el pago y la recolección del complemento de pago. Gracias a esto los clientes de Sovos han aumentado la recepción de los complementos de pago asociados a sus proveedores.
Finalmente, Sovos cuenta con soluciones para hacer la conciliación entre lo que los sistemas emisores registran como reportados, contra lo que realmente está reportado en el SAT, ayudando de esta manera a los clientes para que mes a mes puedan hacer un corte de su facturación y distinguir si existen diferencias entre ambos valores.
Antes de cerrar, los expertos mencionaron las soluciones de facturación electrónica que la compañía ofrece al mercado, e hicieron especial mención a la incorporación, al portafolio de Sovos México, de los trust services, un ecosistema desarrollado por Sovos que incluye soluciones de verificación de identidad y firma electrónica, todo lo cual le permite proveer un enfoque integral en 360° a sus clientes.
Trust services de Sovos
- Verificación de identidad: Sovos cuenta con métodos biométricos -específicamente biometría facial- y no biométricos.
- Firma electrónica: Sovos cuenta con firma electrónica, que se puede fortalecer a través de verificación de identidad biométrica facial.
Servicios y complementos de firma:
- NOM 151, servicio enfocado en la conservación de mensajes de datos que suele ser utilizado en procesos de firma electrónica avanzada, para determinar si se ha modificado un documento luego de su firma final.
- Estampado de tiempo, que tiene como finalidad dejar evidencia de que un evento ocurrió en un momento del tiempo.
- Emisión de certificados digitales, para proyectos de firma electrónica avanzada.
- Servicios de autoridad certificadora privada, para entidades que deseen ellas mismas generar los certificados bajo sus propias normativas.
Servicios de facturación electrónica de Sovos
- Emisión, timbrado y cancelación de CFDI, soluciones semi manuales y automatizadas, y específicas para ERP, incluyendo SAP.
- Servicios de validación y consulta de estado de CFDI.
- AP Portal: solución completa para la recepción y validación de facturas de proveedores.
- Archiving: servicio de almacenamiento extendido de facturas.
- Servicio de autoemisión: para emitir CFDI en el nombre de terceros.
- Insight: herramienta enfocada en conciliar la facturación contra los datos que tiene el SAT registrado en su plataforma.
