7 factores críticos que considerar al contratar a un proveedor de factura electrónica de venta

Sovos
septiembre 12, 2022

El 1 de febrero de 2023 empieza a regir en Colombia el calendario de implementación para comenzar a exigir factura electrónica de venta cuando las transacciones superen el monto de 5 unidades de valor tributario – cerca de 45 dólares o 200 mil pesos colombianos. Bajo ese monto, según indica la Resolución 1092 de la DIAN, se deben emitir documentos equivalentes electrónicos POS (documentos generados por máquinas registradoras con sistema POS).

Adicionalmente, si un cliente solicita una factura de venta, aunque su compra no supere las 5 UVT, el comercio estará obligado a expedirla.

¿Por qué este cambio?

La DIAN requiere ampliar el control sobre las ventas para aumentar la recaudación de impuestos, abarcando a un número mayor de empresas, incluso, de menor tamaño.

La nueva normativa implica un cambio sistémico de envergadura sobre las compañías emisoras de documentos electrónicos y tickets manuales, particularmente las pertenecientes a las industrias del retail, que necesitan una solución de facturación electrónica para cumplir con los requerimientos de la DIAN.

Aquí les contamos cuáles son los factores imprescindibles para tener en consideración al escoger a un proveedor al momento de implementar:

  1. Alta escalabilidad: una de las características de la industria del retail es su potencial de crecimiento. Un proveedor de factura electrónica de venta debe tener la arquitectura suficiente para reaccionar ante una eventual rápida expansión, sin dejar de proporcionar un servicio de calidad.
  2. Disponibilidad: el software del proveedor debe permitir la conexión desde cada sistema POS del cliente a la nube para conectarse con el ente tributario, asegurando máxima estabilidad. Una eventual caída del sistema puede significar decenas de miles de dólares en pérdidas.
  3. Confiabilidad: es imprescindible que el software sea confiable, probado, que la información sea correcta, y que fluya correctamente para completar los procesos, al mismo tiempo que es resguardada.
  4. Flexibilidad: el proveedor debe proporcionar una plataforma agnóstica, es decir, que tenga la capacidad de conectarse con diversos sistemas POS, desde los más antiguos, a los de última generación.
  5. Adaptabilidad: dado lo vertiginoso de los cambios regulatorios en Latinoamérica, el proveedor debe tener la capacidad de conocer anticipadamente cualquier nuevo mandato en curso y adaptar el sistema del cliente a tiempo para evitar multas y detenciones en el servicio.
  6. Rapidez: capacidad de respuesta ante aumento en la cantidad de puntos de venta de clientes y de incorporar nuevos contribuyentes a medida que la autoridad tributaria lo indique.
  7. Experiencia: Probablemente el punto más relevante para evaluar a un proveedor de factura electrónica de venta. No basta con un proveedor experto en factura. Es fundamental que tenga experiencia en retail e implementación de ePOS, dado el impacto que tiene este cambio en los sistemas usuarios y a los requerimientos técnicos que demanda.

¿Por qué elegir a Sovos como proveedor tecnológico? 

  • Más de 40 años de trayectoria en análisis tributario de clase mundial.
  • Sovos es el único proveedor presente en Colombia que ha implementado factura electrónica de ventas previamente. Fue pionero en Chile y Perú, y tiene experiencia en grandes cadenas de retail, donde ha implementado más de 10 mil puntos de ventas con éxito.
  • En Colombia ha acompañado a la DIAN desde el piloto de facturación electrónica en el país.
  • Transacciones: 2 mil millones DTEs/año, 70% del volumen del retail.
  • Operación 24/7 garantizada.
  • Aplicativo robusto que se integra a las distintas tecnologías POS de los clientes.
  • Equipo técnico con conocimiento específico asociado a los procesos POS.
  • Monitoreo constante a lo largo de todo el proceso.
  • Escalabilidad: preparados para incrementos exponenciales en la cantidad de puntos de venta en términos de infraestructura.
  • Equipo mundial de expertos regulatorios, que alertan de cambios normativos, y de analistas de negocios, que traducen los requerimientos asociados a las áreas de producto.

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AUTOR

Sovos

Sovos se creó para resolver las complejidades de la transformación digital de los impuestos, con ofertas completas y conectadas para la determinación de impuestos, los controles continuos de las transacciones, los informes fiscales y mucho más. Entre los clientes de Sovos se encuentran la mitad de las empresas de la lista Fortune 500, así como empresas de todos los tamaños que operan en más de 70 países. Los productos SaaS de la empresa y la plataforma Sovos S1, de su propiedad, se integran con una amplia variedad de aplicaciones empresariales y procesos de cumplimiento de la normativa gubernamental. Sovos tiene empleados en toda América y Europa, y es propiedad de Hg y TA Associates.
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