Lejos de ser una carga, el mandato de facturación electrónica de Perú ha ayudado a las medianas empresas a iniciar su transformación digital, así como a catalizar una expansión de su base tributaria.
El Fondo Monetario Internacional (FMI) lanzará, durante esta primavera, un estudio que detalla el impacto que ha tenido la facturación electrónica obligatoria en Perú, que comenzó en 2014 y ha evolucionado a un modelo de autorización. Salma Khalid, economista del Departamento del Hemisferio Occidental del FMI, y Matthieu Bellon, economista del Departamento de Finanzas Públicas, analizaron el estudio en un podcast reciente.
Perú amplía su base tributaria con la facturación electrónica
Los economistas descubrieron que la facturación electrónica obligatoria ha iniciado una expansión de la base tributaria de Perú, generada principalmente por las pequeñas y medianas empresas que, anteriormente, presentaban el menor cumplimiento en el país. Los expertos del FMI detectaron que las compañías reportan en promedio 10 por ciento más transacciones, en comparación al periodo anterior a la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria.
El cumplimiento del mandato de facturación electrónica ha sido importante, en parte porque hace más real la amenaza de ser fiscalizadas a las empresas que podrían haber ignorado la posibilidad de una auditoría antes que se iniciara el mandato. El costo de auditar a través de los métodos tradicionales de papel es prohibitivamente alto para la autoridad fiscal de Perú, SUNAT, por lo que era raro que se fiscalizara a las empresas más pequeñas en la era anterior a la facturación electrónica.
Por su parte, México ha tenido éxito con la facturación y auditoría electrónicas. El proceso para resolver una auditoria, desde su inicio hasta la resolución, solía tomar más de tres años. Luego de que la autoridad fiscal de México, SAT, implementó la facturación y auditoría electrónicas, el tiempo requerido para realizar una auditoría se ha reducido a solo 33 días.
En la era de facturación electrónica, el proceso de auditoría es considerablemente más fácil y menos costoso, lo que significa que las empresas tienen una mayor motivación para mantenerse en cumplimiento. Los economistas del FMI descubrieron que, así como las empresas más grandes y las más pequeñas se han adaptado con bastante facilidad a la facturación electrónica, las empresas medianas son las que han tenido mayores dificultades, teniendo que lidiar con muchas más transacciones que las pequeñas empresas, pero sin los presupuestos que manejan las grandes corporaciones para adoptar rápidamente una solución de cumplimiento de facturación electrónica.
La facturación electrónica es positiva para el gobierno y las empresas
Aun así, la facturación electrónica ha sido una fuerza positiva para impulsar a las medianas empresas a que se hagan parte de la transformación digital, la cual “las hará más competitivas” y “les permitirá interactuar más efectivamente con la nueva economía”, dijeron los economistas en su podcast.
También elogiaron a la SUNAT por una implementación efectiva del mandato, la cual tomó en cuenta las preocupaciones de las empresas más pequeñas y les dio más tiempo para cumplir con la norma.
Perú no es el único país en Latinoamérica que ha tenido éxito con la facturación electrónica. El analista de la industria, Billentis, informó a principios de este año que otros países latinoamericanos han usado el modelo de autorización para producir resultados medibles:
Brasil ha aumentado su ingreso fiscal en 58 billones de dólares luego de haber cubierto las lagunas que existían en la facturación y declaración de impuestos.
Chile y México redujeron los vacíos del IVA en hasta 50 por ciento.
Colombia descubrió que podía reducir un 50 por ciento de la evasión fiscal del país al aplicar estos tipos de modelos.
Billentis también adelanta que el modelo de autorización dominará la facturación electrónica global, dado que el mercado para la facturación electrónica y la habilitación comercial para este modelo de recaudación de impuestos con base tecnológica crecerá desde los 4.8 billones de dólares en 2019, a 20 billones en 2025.
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Sovos ha desarrollado una solución robusta, segura y fácil de implementar, siendo la primera compañía certificada por SUNAT como OSE y el proveedor más grande de procesamiento de facturas electrónicas en Latinoamérica.
Lima, Perú – 20 de febrero de 2019
Sovos, la empresa líder mundial en cumplimiento impositivo y software de reportes tributarios, que protege a las empresas de la carga y el riesgo de cumplimiento en todo el mundo, presenta su solución OSE a partir del nuevo mandato anunciado por la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria, SUNAT. Este mandato establece la obligatoriedad del uso del sistema de Operadores de Servicios Electrónicos con el fin de hacer más eficaz la utilización de la facturación digital para las empresas peruanas que incorporan a sus operaciones este nuevo régimen.
El operador (OSE) no solo validará la correcta emisión de un comprobante de pago electrónico, sino que además informará a la SUNAT sobre los documentos emitidos. La validación del nuevo sistema se realizará para los comprobantes de pago electrónicos y sus documentos relacionados, tales como: facturas electrónicas, boletas de venta, notas de crédito, notas de débito, comprobantes de retenciones, comprobantes de percepciones, guías de remisión, recibos de servicios público; y también los informes de baja, de reversiones y de boletas de venta.
Sovos fue la primera compañía certificada por SUNAT como proveedor OSE y es la red más grande de procesamiento de facturas electrónicas en Latinoamérica, con más de 2.6 billones procesadas anualmente. Solo en Perú, Sovos gestiona casi 500 millones de documentos al año, representando el 70% del mercado de documentos electrónicos de este país.
“Al contratarnos como su OSE, los clientes que ya trabajan con Sovos como su proveedor de servicios electrónicos (PSE) reciben las mismas condiciones de soporte estipuladas en su contrato inicial, con una solución de punta a punta que permite una perfecta integración con múltiples ERP y POS. Junto a ello, Sovos Compliance ha implementado un programa de seguridad integral, certificado ante la norma internacional ISO/IEC 27001:2013, que cubre todas las áreas de seguridad de la información con la intención de brindar defensa en profundidad para la protección de la información del cliente” afirmó Jean Pierre Barrios, Sales Manager de Sovos en Perú.
La implementación de la solución OSE Sovos es tan simple como registrarla en el sitio web de la SUNAT. De esa forma, los clientes contarán con un solo proveedor que le entregará la tecnología y el soporte para todos los tipos de documento exigidos, incluyendo boleta en sus dos versiones de envío: uno a uno y vía informe de boletas.
“Queremos transformarnos en el mayor aliado de las empresas peruanas en el cumplimiento de este nuevo mandato, donde seleccionarnos como su OSE representa un proceso sencillo y rápido, asegurando el cumplimiento a cabalidad con las normas y optimizando su trabajo con la mejor solución global y escalable del mercado.
Nuestra meta es soportar el 100% de la carga y crecimiento de nuestros clientes actuales; y, en línea con esa visión, hemos hecho grandes inversiones en potenciar y actualizar nuestra infraestructura, con nuevos servidores de datos y hardware/software para los servidores de respaldo. Nos avalan, además, nuestros años de experiencia gestionando documentos electrónicos dentro del mandato del Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México, que presenta las mismas condiciones que el dispuesto por la SUNAT este año” explicó Jean Pierre Barrios.
La consultora de mercado, IDC, recientemente reconoció a Sovos como el líder mundial del software tributario, tanto por su solución en la nube, como el soporte entregado a los clientes para resolver de manera fluida sus impuestos alrededor de todo el mundo.
El Centro de Certificación e Integración SAP® (SAP ICC) certificó que la determinación de impuestos global de Sovos se incorpora con SAP S/4HANA mediante las tecnologías estándares de integración.
Sovos, el proveedor líder en software tributario en todo el mundo, anunció que su solución global para la determinación de impuestos en lotes y en tiempo real obtuvo la certificación SAP al haberse integrado con SAP S/4HANA®. Dicha integración ayuda a las organizaciones a facilitar el cálculo de impuestos correcto para los procesos de compra y de venta. Así, las empresas pueden anticiparse a la creciente disparidad en las tarifas y normas fiscales, además de proteger las implementaciones de SAP S/4HANA frente a los controles fiscales en tiempo real, que son cada vez más complejos.
Con el fin de reducir las brechas fiscales, los gobiernos de todo el mundo están adoptando la transformación digital para recaudar los impuestos transaccionales, lo que impone una nueva presión en los ERP y las aplicaciones en la nube relacionadas, para que las declaraciones fiscales sean correctas desde la primera presentación. Al poner al software de cumplimiento tributario en el centro de la tecnología financiera digital, Sovos está contribuyendo a que las empresas que emplean soluciones SAP sigan avanzando con sus propias iniciativas de transformación digital, ofreciendo una solución desarrollada a tal efecto para satisfacer las demandas de cumplimiento tributario a nivel de transacciones.
El Centro de Certificación e Integración SAP® (SAP ICC) ha certificado que la determinación de impuestos global de Sovos se incorpora con SAP S/4HANA mediante las tecnologías estándares de integración. SAP S/4HANA es un conjunto de programas empresariales de última generación, creado para la plataforma SAP HANA®, con opciones de implementación local y en la nube. Está diseñado para comportarse como un núcleo digital, ayudando a los clientes a impulsar la transformación digital en todas sus organizaciones y aprovechando la premiada experiencia de usuario y basada en roles de SAP Fiori®.
“A medida que la digitalización de los impuestos aumenta los desafíos del cumplimiento en todo el mundo, las empresas necesitan una solución completa para el cálculo de los impuestos en tiempo real que las apoye en todos los lugares donde operan y en todos sus procesos, tanto de compra como de venta, además de mantenerse actualizadas a medida que las autoridades gubernamentales implementan controles tributarios de forma constante”, declaró Pawel Smolarkiewicz, director de producto de Sovos. “La integración certificada de nuestra solución de determinación de impuestos global con SAP S/4HANA es el último hito en nuestra alianza de 20 años con SAP y representa un importante paso en nuestra misión de ofrecerles a los clientes una solución definitiva para sus impuestos”, precisó.
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El completo análisis destaca los principales beneficios del “sofisticado software de impuestos en la nube” de Sovos
BOSTON, enero de 2019
Según el estudio recientemente publicado, Sovos es ideal para “las empresas que están en búsqueda de un sofisticado software tributario capaz de satisfacer las altas demandas regulatorias de impuestos y facturación electrónica a nivel global.” El reporte IDC MarketScape detalla la amplia y profunda experiencia de Sovos en el cumplimiento de facturación electrónica y también señala como sus fortalezas principales la infraestructura en la nube de la compañía y el soporte a clientes en más de 60 países.
“Las empresas multinacionales se están enfrentando a un panorama de constante cambio en la regulación de impuestos”, declara Kevin Permenter, analista senior en IDC. “Sovos ofrece a estas organizaciones un inmenso valor al entregar cobertura para cualquier tipo de cumplimiento tributario en sus operaciones, en una sola solución. Como resultado de este diferenciador, esperamos que Sovos continúe aumentando su presencia en el mercado.”
Una solución completa en una plataforma en la nube confiable, escalable y segura
El informe destaca la robusta solución de software en la nube de Sovos, Sovos Intelligent Compliance Cloud, siendo esta la primera solución completa para los impuestos modernos en el mundo. Combina la determinación de impuestos y herramientas de reporte tradicionales para los impuestos a la venta y el uso, el IVA y otros impuestos transaccionales; con un software moderno, capaz de entregar reportes digitales y de cumplir con la normativa de facturación electrónica. La solución es respaldada por la plataforma de la compañía en la nube, S1, que le permite a Sovos hacer el trabajo duro por las empresas, gestionando el cumplimiento en todos los sistemas financieros, y a la vez apoyándolas con una infraestructura en la nube altamente confiable, escalable y segura.
La primera solución en el mundo de cumplimiento global de facturación electrónica
A medida que los gobiernos de todo el mundo (desde Brasil a Italia) aceleran sus gestiones para cerrar las brechas entorno al impuesto al valor agregado (IVA), han comenzado a implementar varios modelos de cumplimiento de facturación electrónica; un sistema de modernización de impuestos que requiere que las empresas cumplan con leyes regulatorias indirectas a nivel de facturas. Estos nuevos requerimientos, que se producen generalmente en tiempo real, están impulsando la transformación digital de todos los sistemas financieros.
Según el reporte IDC MarketScape, “varios clientes se refirieron a la gestión de Sovos en el cumplimiento de facturación electrónica como uno de los mayores beneficios que han obtenido al elegir su solución.” Hoy, la facturación electrónica de Sovos entrega cobertura a países en Europa, Latinoamérica, el Medio Oriente, África y la región Asia-Pacífico.
Alcance global
Como menciona el reporte, Sovos tiene planes ambiciosos de crecimiento. En los últimos cinco años, la compañía ha realizado ocho adquisiciones, que han impulsado su impacto y cobertura en 60 países. Con 12 oficinas repartidas en tres continentes, Sovos hoy protege a más de 5.000 clientes globales que hacen negocios en los entornos regulatorios más complejos del mundo.
“El software de impuestos tradicional no fue creado para la era actual de recaudación digital de impuestos. En respuesta a ello, hemos construido una completa y moderna solución de software en la nube que prepara a las empresas para un mundo donde el impuesto es parte de toda transacción”, señala Andy Hovancik, presidente y CEO en Sovos. “Estamos comprometidos a ayudar a nuestros clientes a incorporar los impuestos en el núcleo financiero digital de sus operaciones, donde pertenecen, para que puedan “Solve Tax for Good” (o resolver por siempre sus impuestos, como declara el lema de la marca Sovos) y dedicar más tiempo a hacer crecer sus negocios.”
IDC MarketScape es la principal herramienta utilizada para la evaluación de proveedores en la industria de la tecnología de la información y comunicaciones (ICT). El reporte ofrece profundas evaluaciones de mercado de proveedores de ICT para un amplio rango de sectores de la tecnología. La evaluación exhaustiva de competidores del mercado entrega información crítica que es necesaria para evaluar soluciones tecnológicas.
Sovos es un proveedor líder a nivel mundial de software que protege a las empresas de la carga y riesgos de los impuestos modernos. A medida que los gobiernos y empresas se vuelven digitales, los negocios enfrentan nuevos riesgos, costos y complejidades. Sovos Intelligent Compliance Cloud es la primera solución completa para los impuestos modernos, entregando a las empresas una solución global para la determinación de impuestos, cumplimiento de facturación electrónica y reportes tributarios. Sovos apoya a 5.000 clientes, incluyendo a la mitad de las empresas Fortune 500, y se integra con una amplia variedad de aplicaciones de negocios. La compañía posee oficinas en Norte América, Latinoamérica y Europa. Sovos es propiedad de la firma Hg, con sede central en Londres. Para más información, visite sovos.com/es y síganos en LinkedIn y Twitter.
Sobre IDC MarketScape
El modelo de análisis de IDC MarketScape ha sido diseñado para entregar una mirada a las capacidades competitivas de los proveedores de ICT (tecnología de la información y comunicaciones) en un mercado definido. La metodología de investigación utiliza un método de puntaje riguroso basado tanto en criterios cualitativos como cuantitativos, que resultan en una única ilustración gráfica de la posición de cada proveedor dentro de un mercado específico. IDC MarketScape entrega un marco claro dentro del cual las ofertas, capacidades y estrategias de los productos y servicios, así como los factores de éxito actuales y futuros del mercado de proveedores de TI y telecomunicaciones pueden ser significativamente comparados. El marco también entrega a los compradores de tecnología una evaluación, en 360 grados, de las fortalezas y debilidades de los proveedores actuales y potenciales.
1. doc #US43263718, January 2019
En los últimos años, México se ha enfocado en modernizar sus requisitos para la facturación electrónica. Mientras que las empresas de todos los sectores han tenido que adaptarse a este proceso, mantenerse al día con los cambios en las regulaciones ha adquirido especial importancia para las maquiladoras.
Las maquiladoras son compañías manufactureras cuyas fábricas suelen localizarse en zonas cercanas a la frontera con Estados Unidos. El gobierno mexicano les ha asignado una clasificación especial, condición que les permite importar materiales y equipos sin pagar aranceles, para realizar las actividades de ensamblaje, procesamiento y/o fabricación y posteriormente exportar el producto terminado.
El estatus de maquiladora, conocido en México como Industria Manufacturera, Maquiladora y de Servicios de Exportación, o Immex, incluye incentivos para el IVA, es decir, permite a estas empresas acreditar el IVA que pagan por sus importaciones contra sus obligaciones en materia de IVA, eliminando la necesidad de solicitar reembolsos y mejorando el flujo de caja.
En términos simples, las maquiladoras están exentas del pago del IVA sobre sus importaciones temporales. Por ello, perder el estatus de Immex podría causarles graves problemas en el flujo de caja, ya que los fabricantes que no integren este programa tendrían que pagar más IVA en comparación con los que sí se encuentran en esta categoría. Obtener y mantener las credenciales de Immex es fundamental.
Cómo obtener y mantener el estatus de Immex
No obstante lo anterior, alcanzar el estatus de Immex no es fácil, y adquirir y conservar esta condición exige a las empresas mantenerse en cumplimiento respecto de las cambiantes regulaciones tributarias. La autoridad fiscal de México, el SAT (Servicio de Administración Tributaria), solo otorgará el estatus de Immex a aquellos fabricantes que hayan liquidado todas sus responsabilidades fiscales y que mantengan en orden sus iniciativas para el cumplimiento.
El estatus de Immex tampoco es permanente. El SAT otorga tres certificaciones: A, AA y AAA, donde cada letra “A” representa la extensión de la validez de dicho estatus, expresada en número de años. El SAT puede auditar a las maquiladoras en cualquier momento, así como bajarlas de categoría o revocar su estatus. Perder el estatus de Immex no solo reduciría el flujo de caja, sino que también aumentaría los costos de operación e interrumpiría la gestión de la cadena de suministro para los fabricantes.
Los requisitos varían de acuerdo con la certificación otorgada, pero todos exigen que los fabricantes trabajen en estrecha cooperación con el SAT para garantizar que la información sobre las importaciones, la fabricación y las exportaciones, así como la gestión del inventario y los registros contables, estén en cumplimiento. Las maquiladoras no realizan ventas dentro de México, sino que adquieren materias primas para fabricar productos que posteriormente se envían a Estados Unidos. (Cerca del 80 por ciento de todas las exportaciones mexicanas son despachadas a Estados Unidos.) Por ello, los procesos de las cuentas por pagar (AP) constituyen la base para obtener y mantener el estatus de Immex.
El cumplimiento como requisito fundamental para mantener el estatus de Immex
Esta condición trae al frente algunos mandatos mexicanos tales como la nueva contabilidad electrónica, que almacena la información sobre cuánto debe una compañía al SAT o cuánto el gobierno le debe a una compañía. Sin una contabilidad electrónica que funcione correctamente y que esté vinculada a los procesos de las cuentas por pagar, será prácticamente imposible mantener el estatus de Immex.
Sin embargo, la contabilidad electrónica no resuelve todos los requisitos que se deben cumplir. El complemento de pagos, las cancelaciones electrónicas y la facturación electrónica también son componentes del sistema mexicano que los fabricantes deben saber gestionar. El incumplimiento de cualquier requisito esencial podría exponer a los fabricantes a multas y sanciones, así como a disputas con sus socios comerciales. Otras consecuencias del incumplimiento serán la pérdida, no solo del estatus de Immex, sino también del beneficio de reducción del IVA que dicho estatus conlleva.
Los procesos de almacenamiento de la información en papel ya no están permitidos y las maquiladoras deben preparar sus registros de forma tal que puedan ser auditados en cualquier momento. Esto explica por qué es tan importante que las maquiladoras implementen procesos y sistemas de cuentas por pagar que garanticen el cumplimiento de las regulaciones mexicanas. No obstante, el desarrollar sistemas en cumplimiento internamente en las compañías es una iniciativa costosa y arriesgada, especialmente para las multinacionales que enfrentan desafíos similares en otros países del mundo.
Las ventajas de tercerizar el cumplimiento en México
Tercerizar el cumplimiento implica traspasar la carga de mantener los sistemas actualizados a un socio tecnológico en vez de realizar estas tareas internamente en la empresa. También significa que alguien más adquiere la responsabilidad de mantener los sistemas y los procesos en cumplimiento, todo esto a medida que las regulaciones van evolucionando y experimentando cambios de la forma que se ha visto en los últimos años.
El incumplimiento en México tiene muchas más consecuencias para las maquiladoras que para el resto de las empresas. Para mantener el estatus de Immex, las maquiladoras deben saber y ser capaces de demostrar que están en cumplimiento. Transferir las responsabilidades del cumplimiento a un socio experto es un avance importante para garantizar que los fabricantes en México conserven su estatus de maquiladoras.
Es tiempo de actuar
Descubra cómo Sovos ha ayudado a las empresas latinoamericanas a mantenerse en cumplimiento durante los últimos diez años.
Los mandatos establecidos para la facturación electrónica y la presentación de informes de impuestos en Latinoamérica hacen que las implementaciones de SAP en esta región sean más complejas que en cualquier otro lugar del mundo. En esta nota, analizamos los 10 principales obstáculos para la implementación de SAP en América Latina:
1. Consistencia
La consistencia entre las facturas transaccionales y los informes de contabilidad es fundamental. Cualquier discrepancia, por más mínima que parezca, trae consigo auditorías y multas, lo que explica por qué es tan importante mantener el cumplimiento dentro de SAP, independientemente de los desafíos que esto implica.
2. Personalizaciones
Cada país posee diferentes requisitos que deben reflejarse en la implementación de su ERP. Por ejemplo, Chile no permite puntos decimales, y en Brasil y México, la presentación de informes se basa en el año calendario en vez del año fiscal.
3. Envíos
En muchos países, la capacidad para realizar envíos está directamente vinculada a la factura electrónica. Se debe disponer de sistemas de contingencia adecuados para garantizar que su negocio pueda continuar funcionando sin problemas en caso de cualquier eventualidad.
4. Facturación
Los requisitos y procesos de los datos gubernamentales pueden generar dificultades en la facturación. Muchos países requieren procesos específicos para las cancelaciones y los créditos, así como determinados campos y ediciones en los formatos.
5. Recepción
Los procesos de recepción entrantes deben incluir la verificación de la orden de compra, la factura y los materiales recibidos. Esta es una oportunidad para automatizar procesos y reducir los costos de recepción, eliminando el ingreso de datos mediante un proceso simple de escaneo y clic.
6. Cuentas por pagar
La factura XML aprobada por el gobierno es el único documento oficial. El uso del formato PDF para los pagos no está permitido, ya que el gobierno utilizará la versión XML para poder determinar las responsabilidades fiscales.
7. Informes de impuestos
La presentación correcta de los informes de IVA es un proceso; no es algo que pueda resolverse con notas de OSS. Por ejemplo, el informe de pólizas de México requiere que cada recibo de pago, gastos, etc., esté vinculado a la partida individual; una práctica que en muchos departamentos de contabilidad no se utiliza.
8. Mantenimiento
SAP no ofrece soluciones estándares para el cumplimiento en Latinoamérica. Las soluciones locales y de terceros eliminan a SAP como sistema de registro, lo que genera a las empresas la necesidad de realizar múltiples llamadas a los departamentos de soporte cuando se presentan inconvenientes.
9. Actualizaciones
En menos de dos años, Latinoamérica registró siete nuevos países que implementaron requisitos para la facturación electrónica y la presentación de informes fiscales. Estos mandatos afectan a un número cada vez mayor de procesos comerciales, lo que explica por qué las actualizaciones nunca se realizan.
10. Soporte
Muchas compañías subestiman la cantidad de recursos que deben destinar al soporte para mantener el cumplimiento a nivel interno, requiriendo hasta 11 empleados a tiempo completo no sólo para gestionar el cumplimiento, sino también para ajustar los procesos, verificar la precisión y gestionar cualquier problema.
Pese a estos desafíos, la necesidad de gestionar el cumplimiento directamente en su ERP es imperativa: alojar los datos y los informes en otros lugares sólo agrega dificultades, causadas por errores y discrepancias que llevarán a auditorías y multas. Esta es la razón por la cual es tan importante escoger la solución de cumplimiento adecuada.
Es tiempo de actuar
Sovos mantiene a las organizaciones a la vanguardia al ofrecer la primera solución integral para la gestión de los impuestos modernos. Más de 20 años de experiencia con SAP han permitido a Sovos desarrollar soluciones que garantizan que la gestión tributaria no afecte las iniciativas ERP de las empresas.
SAP Central Finance cumple la promesa de extraer datos desde múltiples fuentes para visualizarlos en un solo lugar tanto para el proceso de presentación de informes como para el proceso de análisis. Canalizar diferentes fuentes de datos hacia una fuente única de información puede ser enormemente valioso para las organizaciones, en especial aquellas que poseen numerosos componentes para la facturación, cuentas por pagar y libro mayor, o incluso múltiples implementaciones de ERP.
No obstante, pese a que la propuesta de valor de Central Finance es sólida, su implementación conlleva un cierto elemento de riesgo, tal como sucede con cualquier proyecto de esta envergadura. Los datos críticos para el negocio están en juego, y las empresas que no apliquen algunas mejores prácticas claves a la larga podrían no solo dejar de maximizar el valor de Central Finance, sino también afectar el funcionamiento de sus sistemas financieros.
Aprender Central Finance desde SAP
Durante nuestra participación en el SAP Central Finance Bootcamp el 7 y 8 de noviembre de 2018, en Chicago, mi socio y yo aprendimos bastante sobre cómo las empresas están comenzando a buscar mejores formas de generar sus requisitos internos para la presentación de informes de una manera que les permita localizar todas sus implementaciones globales en muchas regiones diferentes. El evento nos entregó conceptos, capacidades y componentes de arquitectura claves para ayudar a los equipos a prepararse mejor para la iniciativa de Central Finance, a fin de modernizar sus funciones financieras y garantizar una fuente única de información.
No profundizaré en aspectos específicos de tecnología ni analizaré las opciones de implementación para las soluciones locales, en la nube, o de software como servicio (SaaS) aquí, ya que SAP hace un buen trabajo entregando esta información a los asistentes. Sin embargo, quería compartir con ustedes algunas consideraciones importantes, así como los riesgos ocultos cuyo desconocimiento podría hacer fracasar su proyecto.
Tres consideraciones importantes que lo ayudarán a evitar ciertos problemas al tomar esta iniciativa:
1. La implementación de SAP Central Finance NO es un proyecto de TI. Es un proceso colaborativo dentro de una empresa para lograr la transformación del negocio.
Un punto que mi socio y yo escuchamos una y otra vez fue que implementar Central Finance NO es un proyecto de TI. Entonces, al ir comprendiendo cómo Central Finance puede servir como punto de partida para la implementación de SAP S/4HANA Finance sin interrumpir los sistemas fuente existentes del ERP SAP , el proyecto en su totalidad resulta ser mucho más profundo que una operación de TI. Como con cualquier transformación digital, la transformación del negocio y la gestión del cambio son componentes clave, pero es el componente de la gobernanza el que genera problemas a la mayoría de las organizaciones y la razón principal por la cual estas trabajan con Sovos durante sus proyectos de migración del ERP.
Entonces, ¿qué pueden hacer los comercios que usan SAP para garantizar la transformación del negocio y evitar caer en la trampa de abordar la implementación de Central Finance como una jugada únicamente de TI?
En definitiva, actualizar y aprovechar la eficiencia de las funcionalidades para la presentación de informes de Central Finance debería mejorar, y no obstaculizar, las experiencias del usuario final. Aproveche las ideas y oportunidades planteadas por colegas que desean ver funcionalidades mejoradas o la capacidad de realizar desgloses de datos a gran escala.
Haga una encuesta entre el personal clave que comprenda, desde una perspectiva funcional, qué conjuntos de datos deben migrarse para satisfacer las necesidades de cumplimiento a nivel local. Compruebe si les faltan datos esenciales que podrían mejorar la eficiencia al organizarse o vincularse de una nueva forma. La estrategia global para la obtención de informes instantáneos y análisis en tiempo real podría implicar algún costo si es que los departamentos, una vez segmentados por operaciones, no se suman a esta transformación de TI. Este es el mejor ejemplo de colaboración.
A. Involucrar a los equipos de negocios locales y regionales: asegúrese de que los equipos de negocios locales de todas las regiones estén participando para garantizar que los requisitos de gobernanza local no se vean interrumpidos ni afectados.
¿Está incorporando la experiencia y el conocimiento de sus equipos locales de finanzas, fiscales y de contabilidad para identificar los requisitos de cumplimiento de los informes fiscales, de facturación electrónica y reglamentarios en sus reuniones de planificación para la migración del ERP?¿Cuenta con algún socio comercial a nivel mundial que se dedique a la presentación de informes fiscales y regulatorios, así como a la facturación electrónica y las obligaciones de cumplimiento, capaz de proporcionar software para automatizar las necesidades de gobernanza?
B. Interoperabilidad con estos equipos: mediante una planificación cuidadosa. A medida que intenta aprovechar los servicios compartidos y la eficiencia al disponer de informes y análisis globales para su ERP, permita a los equipos locales el tiempo necesario para gestionar las obligaciones fiscales complejas dentro de los mercados. Por ejemplo, en Central Finance, el cierre predictivo puede ejecutarse en paralelo con las actividades locales de cierre del ejercicio hasta que el equipo de negocios local confíe plenamente en las nuevas funcionalidades para la presentación de informes.
2. Descubra la manera en que ciertas funcionalidades de Central Finance, tales como la contabilización central, afectarán las obligaciones fiscales.
A. La funcionalidad de Central Finance que permite servicios compartidos para las cuentas por pagar y cuentas por cobrar podría afectar a las obligaciones fiscales en los mercados:
¿Planea contabilizar transacciones en Central Finance que deban informarse localmente?
Si es así, ¿cómo afecta esto a los informes personalizados requeridos a nivel local si la “imagen completa” ya no está disponible en la fuente de datos original?
B. Asegúrese de que su nueva fuente de información sea capaz de transmitir datos nuevamente (back post) al sistema original.
Debido a que los gobiernos se enfocan en cerrar las brechas en la recaudación fiscal, el cómo y dónde se aplica el efectivo es lo que adquiere importancia. Si los pagos centrales se aplican en Central Finance, la presentación de informes fiscales también debe ejecutarse de manera centralizada.
3. Contabilidad permanente
A. Central Finance consiste en un documento físico para el procesamiento y los análisis en tiempo real, y combina la contabilidad y el control financieros en una tabla de elementos de una sola partida para la “fuente única de información”, conocida como “Universal Journal (libro universal)”. Habilitar Universal Journal ofrece métodos eficientes al sistema, tales como la latencia reducida, el acceso en tiempo real y el cierre analítico predictivo. La nueva fuente única de información tiene la capacidad de agregar datos globales para facilitar la presentación de informes en tiempo real, asegurando la transparencia en el análisis de costos y beneficios. Sin embargo, replicar datos a Central Finance podría presentar las siguientes dificultades:
Implicancias en los datos comparativos históricos de tipo financiero y en la presentación de informes del libro mayor (informes de balance de sumas y saldos o SAF-T): SAP permite la carga resumida desde FAGLFLEXT o ALL (todos) los documentos a partir de un momento determinado. Es posible que necesite partidas individuales manuales personalizadas para actualizar selectivamente el historial. ¿Cómo impacta esto en los requisitos de archivo y auditoría dentro de las jurisdicciones de los países?
Libro mayor legal y paralelo: Central Finance se enfoca en los libros contables principales como estrategia global. Esto podría convertirse en un riesgo para la carga de su balance de apertura sobre partidas pendientes.
Es importante recordar que las entidades gubernamentales están adoptando prácticas que las empresas privadas han utilizado durante décadas. Compartir información para promover el crecimiento del negocio ha impulsado la eficiencia de las multinacionales de manera asombrosa; los informes en tiempo real y el análisis predictivo aumentan los pronósticos sobre qué información los gobiernos pueden esperar y cuándo pueden obtenerla. La posibilidad de modernizar la infraestructura de TI podría cambiar la forma de gestionar las obligaciones de cumplimiento para la próxima década en las empresas multinacionales. Asimismo, un arquitecto de soluciones de S/4HANA Central Finance recomienda en una publicación que las declaraciones de impuestos sólo se realicen desde sus sistemas de origen en lugar del sistema de Central Finance.
Comuníquese con nosotros y converse con un experto en cumplimiento tributario para saber más sobre cómo Sovos está ayudando a los clientes a preparar sus implementaciones de SAP para el futuro digital de los impuestos. Más de 20 años de experiencia con SAP han permitido a Sovos desarrollar soluciones que garantizan que la gestión tributaria no afecte sus iniciativas de ERP.
Es tiempo de actuar
Aprenda a minimizar las interrupciones en el negocio durante los proyectos de actualización de SAP S/4HANA a raíz de los impuestos modernos: lea nuestro whitepaper Prepare a SAP S/4HANA para el cumplimiento tributario continuo para evitar que los requisitos de la gestión tributaria moderna afecten a su empresa.
La autoridad fiscal de Colombia, DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), anunció esta semana el retraso a su mandato de facturación electrónica para todas las empresas, exceptuando a los mayores contribuyentes que operan en el país.
La DIAN había declarado previamente que todas las compañías que pagan IVA en Colombia tendrían que adaptar el mandato obligatorio de facturación electrónica el 1 de enero de 2019. Sin embargo, esta semana el organismo manifestó que las únicas empresas que deberán cumplir con el mandato a partir del 1 de enero son aquellas que la DIAN ha identificado como Grandes Contribuyentes.
Retraso del mandato de facturación electrónica para las empresas más pequeñas en Colombia
Las compañías que no están en la lista de Grandes Contribuyentes no tendrán que cumplir con el mandato de facturación electrónica a partir del 1 de enero. La DIAN publicará un calendario de cumplimiento para las empresas más pequeñas, pero la agencia no especificó una fecha de publicación del mismo, ni entregó ningún detalle acerca de cuándo podría comenzar el cumplimiento obligatorio previsto.
En la misma declaración, la DIAN confirmó que ella misma será la encargada de validar las facturas, y que no compartirá la responsabilidad con ningún otro organismo.
El acelerado aumento de la complejidad regulatoria está generando una tensión innecesaria sobre los departamentos de TI de las compañías manufactureras, un hecho que afecta negativamente el crecimiento. Sin ir más lejos, el 31% de las empresas informa que el mantenerse al día con el volumen y la complejidad de las regulaciones es su principal desafío de cumplimiento, mientras que el 45% afirma que el aumento de los costos del cumplimiento es su principal barrera para crecer.
Las regulaciones cambiantes no disminuirán en el corto plazo. Por el contrario, la presentación de informes en tiempo real entre empresas y gobiernos (B2G) ahora se ha extendido a más de 60 países, y las regulaciones pueden sufrir muchos cambios en un mismo año. En la medida en que las autoridades fiscales adopten aún más iniciativas y regulaciones para la facturación electrónica, la contabilidad electrónica y el libro contable electrónico, estos desafíos de cumplimiento solo continuarán aumentando.
A medida que las regulaciones van cambiando, muchos fabricantes, especialmente aquellos que operan en distintos países, comprenden cada vez más que SAP no está preparado para satisfacer las necesidades únicas que estos presentan de un país a otro. Aquí está el por qué:
Las soluciones de SAP para el cumplimiento tienen un alcance limitado y son específicas para cada país, lo que exige el conocimiento sobre los recursos de varios sistemas. Por ejemplo, los sistemas y procesos que se utilizan en México no son los mismos que se utilizan en Brasil, lo que requiere una serie de procedimientos de implementación y capacitaciones diferenciadas para su uso.
SAP ofrece soluciones en forma de “paquetes de soporte”, lo cual exige, en esencia, que los usuarios monitoreen constantemente los requisitos cambiantes y las versiones del software a fin de respetar los plazos del cumplimiento. Esto deja a las compañías manufactureras vulnerables a las discrepancias en la facturación electrónica y en los informes, lo que puede dar lugar a multas y sanciones.
Aprovechar SAP para el cumplimiento requiere una considerable gestión interna, que resta tiempo valioso a las iniciativas comerciales principales tales como el crecimiento y la innovación.
El cambio inevitable a HANA hace empeorar aún más estos problemas. Debido a que esta iniciativa exige cambios importantes en la infraestructura del ERP, los usuarios de SAP con operaciones globales deben planificar proactivamente la migración, requerida para 2025. Los fabricantes deben crear una estrategia de migración para garantizar una implementación sin contratiempos y preparar sus soluciones para el futuro, manteniéndolas actualizadas al incorporar los constantes cambios en las regulaciones tributarias.
Pese a estos desafíos de SAP, es fundamental que los fabricantes identifiquen e implementen una solución para el cumplimiento que sea inteligente y que funcione dentro del ERP preexistente de la compañía, pues esta solución servirá como fuente de información centralizada para las transacciones. Las soluciones que alojan datos fuera del ERP son más propensas a errores o a la manipulación. Sin embargo, una solución de cumplimiento integrada con el ERP entregará la flexibilidad necesaria para adaptarse al cambiante ritmo de transformación y para garantizar el cumplimiento de los requisitos de los gobiernos locales.
Al integrar el cumplimiento tributario y la presentación de informes en el sistema SAP de sus empresas, los equipos de TI eliminarán las imprecisiones y las ineficiencias de las soluciones integradas con SAP al mismo tiempo que van gestionando la facturación electrónica y los informes en tiempo real obligatorios. Esto significa que no se necesitarán más cambios entre el sistema fuente y los sistemas adicionales, y que los equipos serán capaces de garantizar que los informes fiscales y el cumplimiento legal estén siempre sincronizados.
Es tiempo de actuar
Para obtener más información sobre las limitaciones existentes en SAP y cómo adoptar un enfoque inteligente para el cumplimiento global, consulte las soluciones de Sovos para SAP en este enlace.
A partir de la entrada en vigor del nuevo CFDI 3.3 especificado en el Anexo 20, la nueva factura electrónica utilizará el código postal del lugar de expedición del comprobante para determinar la zona horaria especificada en la fecha del mismo.
Con el objetivo de clarificar los atributos involucrados, así como las reglas para su llenado, hemos generado el siguiente compilado de preguntas frecuentes en relación a este tema.
1. ¿Cuál es la definición del SAT con respecto al atributo fecha del comprobante?
En el Anexo 20, este atributo se define como:
“Atributo requerido para la expresión de la fecha y hora de expedición del Comprobante Fiscal Digital por Internet. Se expresa en la forma AAAA – MM – DDThh:mm:ss ydebe corresponder con la hora local donde se expide el comprobante”
2. ¿Cuál es la definición del SAT con respecto al atributo lugar de expedición del comprobante?
En el Anexo 20, el atributo LugarExpedicion se define como:
“Atributo requerido para incorporar el código postal del lugar de expedición del comprobante (domicilio de la matriz o de la sucursal)”
Dicho valor se obtiene del catálogo c_CodigoPostal
3. ¿Cuál es la definición del SAT con respecto a la Fecha de Timbrado del comprobante?
En el Anexo 20, el atributo FechaTimbrado se define como:
“Atributo requerido para expresar la fecha y hora de la generación del timbre por la certificación digital del SAT. La fecha debe corresponder con la hora de la Zona Centro del Sistema de Horario en México.”
4. ¿Como puedo saber cuál es la hora local que debe incluirse en el CFDI?
A partir de CFDI 3.3, se utiliza el código postal del atributo LugarExpedición para determinar la zona horaria a especificar en el campo Fecha(fundamento en la Ley del Sistema de Horario en Estados Unidos Mexicanos). Las zonas se clasifican de la siguiente forma:
Para mayor información y/o consulta de la zona horaria, puede revisar la página oficial del Centro Nacional de Meteorología, CENAM:
http://www.cenam.mx/hora_oficial
5. ¿Puedo utilizar la zona horaria del centro sin importar el valor especificado en el atributo LugarExpedicion?
No, la fecha expresada en el atributo fechadebe corresponder con la zona horaria del código postal especificado en el campo LugarExpedicion del Emisor del CFDI.
A medida que las autoridades tributarias en América Latina, y ahora en Europa, adoptan nuevas iniciativas de facturación y contabilidad electrónicas, las empresas son cada vez más conscientes de que SAP no está preparado para dar soporte a las necesidades únicas que se presentan de país en país.
Ante este desafío, algunas empresas optan por gestionar el cumplimiento internamente o migrarlo fuera de SAP. Ambas opciones son costosas, tardan mucho tiempo y pueden llevar a errores. La gestión del cumplimiento a nivel interno puede requerir hasta quince recursos equivalentes a tiempo completo, quienes deben enfrentar y hacerse cargo de los constantes cambios inesperados en las regulaciones. No obstante, migrar el cumplimiento fuera de SAP puede exponer a su empresa a errores y discrepancias que resultan en auditorías, sanciones y multas costosas.
La facturación electrónica en SAP no es tan sencilla como se cree
La combinación de SAP con las nuevas reglas de cumplimiento tributario crea una serie de desafíos para las empresas en Latinoamérica:
Gestión constante del cambio: si hay algo constante en relación con las normas de cumplimiento tributario, es el cambio. Desde una importante nueva legislación hasta pequeños cambios en un campo, las empresas deben ser capaces de anticiparse y adaptarse rápidamente sin interrumpir sus operaciones y evitando el riesgo de incumplimiento.
Procesos internos: el cumplimiento suele requerir cambios en los procesos, procedimientos y tecnologías utilizados por las empresas multinacionales. En Latinoamérica, por ejemplo, la logística podría verse impactada debido a que muchos países actualmente exigen la factura electrónica como documento de conocimiento de embarque, la cual deberá emitirse antes de despachar los productos.
Automatización necesaria: los requisitos de estandarización en América Latina y Europa están diseñados para eliminar errores y discrepancias en los datos. Los antiguos informes en papel y los procedimientos manuales deberán automatizarse para estar en cumplimiento.
Mejores prácticas para la implementación de SAP en Latinoamérica
En vez de tratar de desarrollar el conocimiento experto en cumplimiento a nivel interno o migrar estas responsabilidades fuera de SAP, las empresas necesitan una solución inteligente que mantenga a SAP como fuente principal de información y con la flexibilidad necesaria para adaptarse al ritmo continuo de transformación. Los Centros de Excelencia de SAP (COEs, por sus siglas en inglés), están sumándose a este modelo de implementación a fin de gestionar las exigencias de los gobiernos locales tales como la Nota Fiscal en Brasil, el DTE en Chile, el CDFI en México, la eFactura en Argentina y la FE en Colombia.
En SAP, las empresas pueden:
Administrar las configuraciones únicass de su sistema SAP
Proteger el sistema SAP centralizado de actualizaciones forzadas generadas por cambios anunciados por el gobierno.
Aliviar la carga del COE de SAP al tratar de entender, interpretar e implementar los cambios locales en el sistema SAP corporativo.
Gestionar las contingencias para asegurar el proceso de despacho a clientes y el cierre de sus libros.
Asimismo, esta solución inteligente basada en la nube proporciona:
Economías de escala para el financiamiento, soporte y monitoreo de conexiones a los servicios web gubernamentales.
Una fuente única de soporte, ya sea a un equipo local que necesita asistencia en su idioma nativo o bien al equipo global de SAP, el cual puede preferir el idioma inglés.
Análisis regulatorio que garantiza el cumplimiento manteniéndose actualizado con los requisitos locales de cada país. Esto elimina las situaciones inesperadas que se asocian con la gestión interna del cambio.
Conectividad en cada país para que usted pueda cumplir con los requisitos obligatorios en Brasil, México, Argentina, Chile, Colombia y países europeos a través de un único proveedor.
Es tiempo de actuar
Conozca más sobre las limitaciones de su implementación actual de SAP y cómo adoptar un enfoque inteligente hacia el cumplimiento global.
Al tener bajo nuestra dirección una empresa o comercio, surgen diversas obligaciones fiscales con las que debemos cumplir en tiempo y forma. En este ámbito, es común que comencemos a escuchar el término factura electrónica. Lo mismo ocurre si somos prestadores de un servicio de facturación electrónica; debemos manejar toda la información relevante al respecto para brindar un servicio de excelencia.
En esta línea, el SAT está constantemente emitiendo información que especifica los parámetros a cubrir para que el proceso se realice correcta y oportunamente. En este artículo desarrollamos la mecánica de esta obligación, para que pueda cumplir de la mejor manera al realizar sus próximas declaraciones fiscales, utilizando una plataforma y asesoría de clase mundial.
Como Proveedor Autorizado de Certificación, ofrecemos una plataforma que lo asesora 24/7. Si desea conocer la calidad de nuestro servicio, le brindamos un periodo de prueba gratuito de 30 días, donde contará con todas las herramientas necesarias para estar en cumplimiento al gestionar y crear comprobantes fiscales.
Un estudio realizado por expertos en materia fiscal en México nos ubicó entre los primeros lugares en lo que se refiere a plataformas para llevar a cabo los trámites correspondientes al envío, comunicación y coordinación de facturas electrónicas con el SAT.
Proceso de facturación electrónica:
Lo primordial para la emisión de CFDI es contar con la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) vigente.
De igual forma, se requiere contar con el Certificado para uso de Sellos Digitales.
Una vez obtenido esto, se tramitarán distintos elementos para que usted pueda ser capaz de gestionar correctamente los documentos que se generen, ya sea a través del SAT o de la plataforma que desee.
Si bien estos procesos no son complejos, requerirán dedicación de tiempo y recursos.
Nuestra compañía puede hacerse cargo de todos los trámites requeridos, para liberar a sus recursos de tareas administrativas alejadas del core de su negocio. Usted solo tendrá que llenar los campos correspondientes a la información de la factura electrónica que desee emitir. Esto debido a que al ser un PAC del SAT, usted cumplirá con todos los requerimientos que por ley quedan estipulados en los libros del SAT, entre otros:
Cuenta con Timbrado: Lo cual hace que la factura contenga un folio que garantice su manejo, control, consulta, cancelación, etc.
Cuenta con un Archivo: Lo cual le permitirá que durante el proceso de facturación electrónica, usted pueda consultar el estado de los CFDI, cancelarlos o imprimirlos.
Uso de Sello Digital: El uso de este elemento valida el comprobante fiscal.
Asesoría: Nuestro personal de soporte le ayudará a resolver cualquier duda en tiempo real, ya sea a través de chat o mail.
Accesibilidad: Tanto en el costo como la logística, nuestros servicios le permitirán contar con accesibilidad y disponibilidad desde donde esté, con solo disponer de acceso a Internet, beneficiando así el proceso de facturación electrónica, ya sea en auditorías, tiempos, etc.
El proveedor de soluciones inteligentes de cumplimiento es ahora una de las únicas 30 empresas certificadas en Chile
Sovos, líder en reportes tributarios y de cumplimiento, anunció hoy que ha recibido la certificación ISO 27001 en Chile, convirtiéndose en una de las únicas 30 empresas de tecnología en el país que han logrado la certificación.
La Organización Internacional de Normalización, reconocida a nivel mundial, desarrolló la norma ISO 27001. La norma proporciona requisitos para la seguridad de la información, específicamente relacionados con la administración de activos tales como información financiera, propiedad intelectual, detalles de los empleados o información confiada a una organización por terceros.
Sovos estableció presencia en Chile con la adquisición de Paperless en 2017, la solución más utilizada para el manejo de facturas electrónicas y recibos electrónicos en negocios minoristas en América Latina. La certificación representa el trabajo colectivo de un equipo integrado de Sovos y Paperless.
La certificación ISO 27001 implica un proceso largo y minucioso que incluye, entre otros pasos, documentar procesos, realizar análisis de riesgos y desarrollar un plan de mitigación de riesgos. Requiere el involucramiento de todos los niveles de la organización, incluido el liderazgo ejecutivo. En última instancia, la certificación ISO 27001 asegura a los clientes de Sovos que la compañía está a la vanguardia de la seguridad de datos y hace que la protección de sus datos sea la principal prioridad.
«Hemos definido tres pilares de excelencia», dijo Alfredo Guardiola, director general para América Latina en Sovos. «Dos de ellos son la disponibilidad y la escalabilidad. El tercero es la seguridad, y con nuestra certificación ISO 27001, hemos demostrado nuestro compromiso de mantenernos a la cabeza en la protección de los datos de los clientes. Esta certificación representa un logro crítico para el nuevo equipo de Paperless y Sovos».
Nos complace anunciar la adquisición de Paperless, que amplía nuestras capacidades de informes al gobierno en tiempo real con boletas electrónicas e informes fiscales de puntos de venta al consumidor y extiende nuestra presencia en América Latina.
Paperless, con sede en Santiago, Chile, es la mayor compañía del mundo en facturas y documentos electrónicos, procesando más de 2000 millones de transacciones en más de 40,000 sistemas de terceros. Su solución da soporte a más de 250 de los más grandes fabricantes y empresas minoristas del mundo, tales como HP, InBev y Cencosud, la segunda mayor minorista en América del Sur.
La adquisición se basa en el valor de plataforma Intelligent Compliance Cloud, proporcionando dos grandes ventajas a nuestros clientes y al mercado:
La primera solución global para prestar informes al gobierno en tiempo real
Con la incorporación de Paperless, Sovos se torna el primer proveedor de software a ofrecer una solución global de informes de transacciones en tiempo real, una forma altamente disruptiva de cumplimiento normativo que ahora se ha extendido a más de 60 países.
Paperless añade soporte para cumplimiento en tiempo real en las transacciones de consumo de alto volumen, agregando a las soluciones existentes de presentación de informes de Sovos en el ámbito B2G para las transacciones con empresas y con el gobierno.
Mayor presencia en el ambiente regulatorio más complejo
Con la adquisición de Paperless, Sovos amplía su alcance en América Latina, dando a nuestros clientes acceso a las relaciones y conocimientos regionales necesarios para prosperar en la región y para adelantarse a los cambios regulatorios disruptivos en todas las regiones del mundo.
América Latina ha sido un campo de pruebas global para métodos innovadores en obligaciones y recaudación fiscal para más de una década. La adquisición de Paperless, junto con nuestra reciente adquisición de Invoiceware, le permite a Sovos abrir camino para el cumplimiento fiscal y la presentación de informes B2G a medida que la presentación de informes en tiempo real se vuelve norma en todo el continente.
Basándonos en nuestras operaciones existentes en Brasil y Argentina, esta adquisición amplía tanto nuestra presencia en Brasil como extiende nuestro alcance en Colombia, Chile y el Perú.
Andy Hovancik, CEO de Sovos, comentó lo siguiente acerca de la adquisición:
“En los últimos años, hemos ayudado a nuestros clientes a manejar una avalancha de reglamentaciones disruptivas para la presentación de informes fiscales en América Latina y Europa, y las boletas electrónicas, que rápidamente se han vuelto una carga significativa para las empresas que venden directamente a los consumidores, es el último ejemplo de eso. Paperless es el líder indiscutible en el ámbito de comprobantes electrónicos y la única solución capaz de manejar estos escenarios con alto volumen de transacciones a nivel global. Esto la convierte en la solución perfecta para mejorar nuestra Intelligent Compliance Cloud (Nube Inteligente para el Cumplimiento) y una solución importante para que nuestros clientes se mantengan a la vanguardia en las regulaciones de facturas electrónicas a medida que se propagan por todo el mundo”.
El gobierno ha pasado a la tecnología digital. Hemos creado Sovos para mantener a nuestros clientes en la delantera.
Con el acelerado ritmo de la globalización, los gobiernos de todo el mundo están aprovechando la tecnología para cerrar las lagunas fiscales. Inclusive con los requisitos específicos de los diferentes países , el cambio hacia la presentación de informes fiscales detallados, en tiempo real, está transformando el cumplimiento B2G en cada punto de la cadena de suministros y dejando a las empresas luchando por reemplazar viejos sistemas y procesos para cumplir con las obligaciones fiscales.
Con la adquisición de Paperless, estamos reforzando nuestro enfoque para ayudar a más de 4500 empresas, entre ellas más de la mitad de la lista Fortune 500, a reducir la carga y el riesgo del cumplimiento fiscal y la presentación de informes en el ámbito B2G.
La plataforma Intelligent Compliance Cloud de Sovos soporta actualmente una amplia gama de exigencias de informes B2G, incluyendo factura electrónica en 10 países de América Latina y, más recientemente, el informe SII para empresas que operan en España. La incorporación de Paperless amplía, por primera vez, esas capacidades a las transacciones B2C (entre empresa y consumidor).
Estén atentos en los próximos meses para saber más noticias sobre la incorporación de Paperless y sus soluciones de documentos y facturas electrónicas a la plataforma Intelligent Compliance Cloud.
La adopción y aplicación de la contabilidad electrónica en las empresas es un requisito obligatorio para cumplir con los estatutos que el SAT solicita, y que permite tener un mejor rendimiento de las cuentas, tiempo y gestión.
Implementar el proceso puede tener complejidades. A continuación le presentamos las 10 preguntas más frecuentes sobre la contabilidad electrónica, con el fin de brindarle una guía para garantizar el correcto y óptimo uso de esta herramienta.
¿Cuál es el procedimiento de envío?
Lo primero será contar con: firma electrónica avanzada (FIEL) vigente; tener los archivos correspondientes en XML y comprimidos en ZIP; contar con acceso a Internet para realizar el proceso. Cumplidos estos puntos, se dirigirá a la página del SAT, seleccionará Buzón Tributario y dentro del mismo, el apartado de contabilidad electrónica. Se autentificará con su FIEL o nombre de usuario y contraseña. Llenará los campos que se le soliciten correspondientes a la información que compartirá y esperará el proceso para obtener su acuse y validación, o en su defecto el fallo negativo.
¿Quiénes no tienen la obligación de llevar la contabilidad electrónica?
Las personas físicas que no excedan los dos millones de pesos y utilicen la herramienta “Mis cuentas” del SAT.
Las personas registradas en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF).
Sindicatos, obreros y organismos que formen parte de ellos.
Entidades, federación, municipio e institución que entreguen por ley sus importes al Gobierno Federal.
¿Cuesta mucho la implementación de la contabilidad electrónica?
Hay opciones en el mercado que pueden ir desde los 300 pesos mensuales. Asimismo, si usted ya tiene un programa que la maneje, solo es necesario actualizarla o activarla mediante algún pago dentro del mismo.
¿A qué niveles debe enviarse la información correspondiente al Catálogo de Ventas y Balanza de Comprobación?
Se recomienda que se envíe a los niveles de Cuenta y Subcuenta.
¡No! Me equivoqué en el proceso ¿Se entregan archivos adicionales en caso de equivocaciones?
Efectivamente, la herramienta utilizada tiene la posibilidad de sustituir los archivos enviados sin un límite estipulado, aunque se aconseja que realice el proceso tranquila y correctamente.
¿Cuál es el idioma en que debo realizar el proceso?
La plataforma solicita que el llenado de información sea en español.
¿Qué tipos de acuse recibiré y cómo puedo recuperar el número de acuses en caso de que los haya perdido por motivos de fuerza mayor?
Recibirá un acuse de validación o de fallo negativo y en caso de perderlos, dentro de la plataforma usted podrá encontrar un área de consulta de sus números de acuse.
¿Cómo nombrar los archivos a entregar?
El RFC (Personas morales 12 posiciones y Personas físicas 13 posiciones)
Año de la información enviada
Mes de la información enviada
Aclaración de los identificadores: Pólizas (PL); Catálogo de cuentas (CT); Balanza de comprobación complementaria (BC), Balanza de comprobación normal (BN)
Archivo convertido a XML (.xml)
Compresión ZIP
¿A través de qué herramienta enviaremos la contabilidad electrónica?
El envío de la información se realizará a través del Buzón Tributario del portal del SAT, mismo en el que encontraremos un apartado correspondiente a este elemento.
¿Cuáles son las multas por no cumplir?
Aquellos que por obligación deben llevar su contabilidad electrónica y no lo hagan, podrán recibir multas que van desde los 260 pesos hasta los 48,440 pesos. Si el incumplimiento sigue, se puede llegar a la clausura del establecimiento.
Con estas 10 preguntas frecuentes sobre contabilidad electrónica esperemos ponga en práctica este innovador procedimiento para su empresa.
El Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI es el documento oficial para comprobar transacciones entres dos partes, sean personas físicas o morales en México. El formato obtenido de la emisión de un CFDI consta de dos partes, XML y PDF, que garantizan su integridad, autenticidad y originalidad. Además es verificable en caso de dudas o correcciones.
En materia de CFDIs en línea, los expertos afirman que más complementos serán añadidos este año, los cuales darán un giro a la industria. Dichos valores a agregar tienen que ver con nómina y retenciones o información de pagos. También se esperan cambios en los estatutos existentes respecto a los campos a llenar, y la eliminación de algunos de ellos.
Sean cuales sean estos cambios, es importante tener en claro que la facilidad para aplicarlos dependerá del asesoramiento oportuno que reciba por parte de su proveedor. Solo así podrá realizar su CFDI en línea, cumpliendo con los estatutos que dicta el SAT, timbrando el documento y enviándolo de manera correcta y oportuna.
Ventajas de realizar CFDIs en línea
Disminución de costos, tanto en producción, administración y almacenamiento, como en el manejo de estas.
Manejo de tecnología para liberar el trabajo manual.
Seguridad en el proceso, al ser realizado bajo los estatutos, eliminando el riesgo de sanciones, reprendas o multas.
Validez en licencias, funcionalidad con los sistemas operativos, respaldo de antivirus y firewall para eliminar cualquier amenaza o vulnerabilidad.
Asesoría siempre disponible, realizada por personal altamente capacitado para resolver cualquier situación.
Prevención de pérdidas, gestión y manejo de archivos y disponibilidad de consulta a través de distintos protocolos de búsqueda.
Aprovechamiento en la economía que facilitan los PAC, pues tienen distintos programas y paquetes que se ajustan a las necesidades del cliente.
Contienen las 4 garantías que debe contemplar una CFDI y la validez y respaldo oficial de un sistema coordinado con el SAT.
Respecto a las auditorías, tiene la capacidad de facilitar el proceso en un 70%, pues la accesibilidad y disponibilidad de los documentos elimina el tiempo de búsqueda y gestión.
Su manejo a través de un portal facilita la inmediatez de las correcciones. Asimismo, en caso de error, el mismo sistema de archivo lo guarda en un lugar de retención, especifica la razón y la forma de arreglarlo.
Su empresa será reconocida como socialmente responsable al cumplir con los requisitos estipulados por ley.
Proporciona asesoramiento para enfrentar el proceso.
Dentro del sistema actual de declaración fiscal, la factura electrónica es el “nuevo” método, obligatorio desde el año 2014. ¿Sabe cómo generar una factura electrónica o aún tiene dudas?
La factura electrónica es la nueva modalidad del documento realizado anteriormente en papel, el cual ya no debería utilizar. Al facturar electrónicamente, está desarrollando el mismo fundamento, ya que se utiliza para declarar el costo de servicios y extraer los impuestos y cargos que como persona física debe pagar.
Una vez que opte por poner en práctica el desarrollo de este tipo de declaración, atenderá a las disposiciones legales que le corresponden, y que le permitirán de igual modo, aún sin un documento físico, cumplir con los estatutos que debe contemplar, incluyendo autenticidad, veracidad, originalidad, integridad y tiempos.
La factura electrónica se caracteriza por su validez legal, su fácil manejo, control y rastreo, tanto de las partes involucradas en su emisión y recepción, como de la autoridad fiscal.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
La implementación de la factura electrónica es una obligación que debe atender de inmediato, pues el SAT, entidad que rige las declaraciones fiscales del país, podría de lo contrario generar multas y sanciones. Para hacer una factura electrónica se aconseja afiliarse u obtener los servicios que presta la plataforma de un PAC, ya que en ella, se engloban todos los parámetros necesarios y se cubren las necesidades correspondientes con la asesoría profesional y dedicada que busca. Asimismo, contiene las especificaciones de una manera sencilla y fácil de comprender, así como el contacto con algún asesor disponible cuando lo solicite.
Para facturar electrónicamente, primero debe darse de alta en Hacienda, según el caso que su situación presente. Esto quiere decir que, antes de nada, debe aclarar si es persona física o moral y obtener su RFC.
Una vez hecho esto, el SAT pone a su disposición su plataforma para que realice la solicitud correspondiente y obtenga los archivos que requiera. Lo siguiente será desarrollar la Firma Electrónica, la cual también se explica en el portal del SAT y con ella ingresar a los portales que la entidad ofrece según el requerimiento que solicite.
¿Ya tengo mi FIEL, ¿qué sigue?
Debe ir al apartado “Firma Electrónica Avanzada – Comprobantes Digitales” del portal del SAT, el que contiene un vínculo que lo dirigirá a un lugar donde ingresará los archivos que generó anteriormente y la contraseña. Luego obtendrá un certificado que debe resguardar, pues ese certificado será la pieza vital para emitir facturas.
Ahora, a través de nuestra barra de navegación o dando clic al vínculo anterior, podrá comenzar a navegar a través del sitio para la generación de facturas electrónicas.
Generar una factura electrónica
Nuestro sitio ofrece a quienes solicitan sus servicios un portal en el cual podrán navegar de una manera ágil y sencilla, pues cada sección está dividida según la necesidad que desee cubrir. En primer plano y de inicio, el portal le ofrece crear una cuenta gratis por un tiempo determinado, en el cual podrá desarrollar las habilidades necesarias para comprender ampliamente el sistema. De la misma manera, contamos con asesores que podrán apoyarle en todo momento.
Estos son los pasos que deberá seguir para generar una factura electrónica:
En el apartado de Inicio, le aparecerá el estatus y las facturas electrónicas que ha enviado o que por alguna razón no se han podido completar, con los motivos claramente especificados.
Una vez que quiera generar una factura electrónica deberá ir al apartado donde dice “Emitir”, y a continuación en el vínculo que se despliega “CFDI”.
Lo que le aparecerá a continuación es un recuadro en el cual deberá ingresar los datos que corresponden al llenado de la factura electrónica: RFC, Nombre, Dirección, Código Postal, Estado, País, Referencia y otra información necesaria para realizar el trámite.
Una vez hecho eso, debe dar clic en “Ver Resumen” y verá un pequeño recuadro en la esquina inferior derecha de su pantalla. Lo siguiente será revisar los datos para terminar el proceso.
Una vez hecho lo anterior y llenado correctamente los datos que se le soliciten, se generará el documento. Ya formando parte de nuestra comunidad, gozará de grandes beneficios para su empresa, como ahorros en tiempo y costos. Además tendrá la opción de archivo electrónico disponible las 24 horas, los 7 días de la semana.
Uno de los factores clave para el desarrollo de un negocio es estar al día con los deberes y aspectos fiscales, ya que ignorarlos puede provocar desequilibrios por las actualizaciones, recargos y multas generadas. Además, procurar la legalidad en los procesos internos y externos mejora las posibilidades de mantener e incrementar la productividad de nuestra organización, haciéndola más competitiva.
Para muchos empresarios, estar al corriente con el fisco puede parecer una tarea complicada; sin embargo, actualmente, la mayoría de los trámites se realiza de forma electrónica, lo que permite ahorrar tiempo, disminuir costos, llevar un buen control financiero y tener acceso a los beneficios que la tecnología otorga.
En general, estos son los requerimientos que se deben tomar en cuenta al abrir un negocio para estar alineado con la legislación fiscal vigente:
– Darse de alta en el SAT: la primera obligación fiscal es inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y mantener actualizados sus datos.
– Presentar declaraciones: mensualmente debe presentar la declaración de Impuesto Sobre la Renta (ISR), la de Impuesto al Valor Agregado (IVA), la de retenciones de IVA e ISR, la de Información de Operaciones con Terceros (DIOT), la de impuestos locales y anualmente, las declaraciones de IVA e ISR y la Informativa Múltiple (DIM).
– Facturar electrónicamente: todos los contribuyentes están obligados a emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) para realizar las deducciones correspondientes, por lo que las facturas en papel ya no son válidas. Para expedir CFDI necesita su Firma Electrónica (FIEL), el Certificado de Sello Digital (CSD) y una solución tecnológica que automatice la generación, envío y almacenamiento de las facturas electrónicas.
– Emitir recibos de nómina electrónicos: todas las empresas que pagan sueldos, salarios e ingresos asimilados a sus trabajadores, deben expedir CFDI por los pagos que realicen.
– Llevar contabilidad electrónica: enviar su información contable al SAT por medios electrónicos, es decir, debe generar los archivos tipo XML de la balanza de comprobación, catálogo de cuentas, pólizas y auxiliares de cuenta para entregarlos a la autoridad fiscal a través de su página de Internet en los tiempos establecidos.
– Recuerde que cumplir con sus obligaciones frente al fisco le permitirá demostrar la solidez de su compañía, conocer la situación financiera de su empresa en cualquier momento para tomar decisiones oportunas, y, lo más importante: tener en orden su situación fiscal le permitirá enfocarse en su principal objetivo, que es hacer que su negocio funcione y crezca.