Durante este año hemos descubierto cierta dependencia de la tecnología, de la que estábamos semi conscientes antes de tener que afrontar el teletrabajo o el aislamiento social. Tomando en cuenta que el ser humano es un ser sociable y busca relacionarse con el medio que lo rodea, esta situación presentó un reto para muchos y la tecnología, no solo se convirtió en la alternativa para combatir el aburrimiento; también en el medio ideal para romper las barreras de tiempo y espacio.
Sabemos que la evolución de la tecnología es constante, pero desde hace algunos años, las compañías líderes determinan el curso que se seguirá en este desarrollo: existe una tendencia de crear productos o servicios digitales integrados; ¿Cómo? a través del uso de un mismo lenguaje, interfaz, sistema, que permite generar una mejor experiencia en los usuarios (personas y empresas). Por ejemplo; Apple, uno de los gigantes de la tecnología, a través de las actualizaciones en sus productos, brindó algunos beneficios exclusivos, como la interconexión entre todos los productos de la marca, que sin duda hace más fuerte el vínculo entre el usuario y la marca ¿La dificultad? Cuando los usuarios busquemos conectarnos con productos o servicios de otra compañía siempre habrá una limitante.
Pongámonos en una situación real, una persona tiene un televisor marca A y un celular de marca B, quizás sea posible controlar algunas funcionalidades del televisor a través de una app, pero seguro con algunos pasos adicionales o a través de los odiados “cables y enchufes” ¿A qué nos referimos cuando mencionamos que los grandes líderes han marcado el paso de la evolución?, Existe una tendencia de consumo que hace más probable que un cliente termine por comprar cada uno de los accesorios de misma marca, con el afán de tener una conectividad estable; y al mismo tiempo, genera la necesidad de que los demás productos y servicios sean compatibles, para generar mayor oferta en cuanto a las opciones del cliente, pero la experiencia sigue siendo un factor al momento de realizar la compra.
El reto también está en la integración de plataformas tecnológicas. Los usuarios no solo requerimos productos integrados, sino también aplicaciones o plataformas que logren conversar entre sí o que nos ayuden a facilitar tareas complejas; como por ejemplo las apps de bancos que recientemente se integran a diversos medios y formas de pago.
En el mundo empresarial, sucede muy parecido, las compañías requerimos sistemas o softwares para facilitar nuestra gestión, automatizar procesos, y que además estas plataformas puedan integrarse entre sí, de manera tal que beneficie la usabilidad y experiencia de los colaboradores. Esta tendencia impulsa a que las compañías de tecnología como Sovos, desarrollemos soluciones con un mismo lenguaje, que conversen y se integren para brindar un servicio integral, con el único objetivo de facilitar el trabajo de nuestros empresas clientes y usuarios.
Está en las personas el reto de encontrar los productos y aplicaciones que le brindan estos beneficios; y en las empresas, un partner que a través de sus plataformas digitales integradas les permita crecer como negocio, porque creemos que al tener la información centralizada se puede trabajar de mejor manera. ¿Qué plataformas empresariales integra Sovos? Gestión documental, biometría, firmas digitales, certificados digitales, facturación electrónica, entre otros, que además conversar con Softwares empresariales como ERP’s.
Por último es necesario precisar que las necesidades de las empresas son distintas, pero creemos que esta en cada proveedor tener la flexibilidad necesaria para poder ofrecer una experiencia completa y satisfactoria al cliente.
Como Sovos, estaremos siempre en la búsqueda de mejorar para seguir brindando un servicio de calidad a nuestros clientes, además al ser parte de la transformación digital del país, siempre impulsaremos el camino hacia las soluciones digitales con el fin de tener empresas más eficientes en todos los sectores.
En la búsqueda de generar nuevos mecanismos que impulsen la transformación digital de los impuestos en Colombia, la administración tributaria de dicho país emitió, en marzo pasado, el nuevo decreto 358 de 2020, que regula diversos aspectos de la facturación electrónica.
Colombia ya había experimentado un cambio sustantivo en materia fiscal cuando la DIAN impuso la obligación, para distintos tipos de contribuyentes, de emitir facturas electrónicas -según un calendario aún en curso- utilizando para ello un nuevo modelo con validación previa a la expedición de la factura, que funciona bajo el protocolo UBL 2.1. Este modelo, ejecutado en tiempo real, incluye la validación de las facturas por parte de la DIAN antes que el proveedor las envíe a sus clientes. Antes de este mandato, la entidad validaba las facturas dentro de las 24 horas posteriores a su generación.
El decreto 358 suma nuevos requisitos que imponen presión sobre las empresas, que deben ser incorporados rápidamente para no recibir sanciones e incluso el cierre de sus operaciones. Uno de los puntos críticos es la obligación, para empresas grandes contribuyentes, de reducir paulatinamente el porcentaje de facturas en papel -u otros medios no electrónicos- recibido por parte de sus proveedores, muchos de los cuales, ya sea por tamaño o industria, aún no están obligados a sumarse a este tipo de facturación. En efecto, para el 2020 se permite un máximo de 30% de facturas no electrónicas, 20% para 2021 y 10% para 2022.
Para cumplir con esta normativa, las empresas tienen dos caminos: o bien se cambian a proveedores que emitan factura electrónica -lo que no siempre es factible- o bien, deben expedir electrónicamente la factura a nombre del proveedor, con un documento soporte que permita incorporar las partes que son descontables del impuesto de ventas, de modo que se les permita acreditar el impuesto que les fue aplicado y deducir gastos para fines del impuesto a la renta. Este documento es considerado igualmente válido por la DIAN.
La solución de recepción de Sovos está preparada para responder a estos requerimientos, construyendo la información sobre la base de los datos del XML original aceptado por la DIAN y por los estados del documento definidos también por esta entidad fiscal. Esto permite a las empresas que cuenten con esta solución trabajar sobre información real para cumplir con los requerimientos relacionados con estos porcentajes exigidos por la legislación y tener la información, ya sea en la nube o directamente a su ERP.
Colombia tiene definido un número de documentos comerciales como equivalentes a la factura electrónica. Dentro de estos, los recibos emitidos por los puntos de venta (Point of Sale o POS) son los principales, al ser utilizados por todas las industrias de retail. Considerados, en el marco fiscal colombiano actual, como documentos equivalentes a una factura electrónica, el decreto 358 del 2020 habilita a la DIAN para que antes de junio del 2021, quede definido como un documento electrónico.
Aún no hay una definición técnica sobre este aspecto, por lo que no sabemos si a futuro la DIAN generará un nuevo tipo de documento electrónico para POS con ciertas particularidades, o si estos serán considerados como una factura. El contexto del sistema POS es que no identifica al receptor final, y la legislación colombiana contempla ya un escenario en la factura, que no exige identificar al comprador, a diferencia de Chile, Perú o México, que crearon el documento boleta electrónica para POS.
Adicionalmente, la DIAN agregó en este decreto ciertos requerimientos para los proveedores tecnológicos que presten servicios en el país, entre ellos, que cuenten con una capacidad tecnológica sólida, manejo de continuidad y conocimientos del esquema UBL 2.1.
Para incrementar el factoring en el país, la DIAN implementó el proyecto RADIAN, que permite a las empresas, especialmente Mipymes, vender sus facturas en espera de pago para tener flujo de caja. Fundamental para que este mecanismo opere adecuadamente, es que el ciclo de recepción y aceptación/rechazo de una factura sea eficiente. Para esto, la entidad tributaria habilitó un servicio que permite informarle la aceptación o rechazo de una factura vía Web Service.
Este requerimiento de la DIAN busca mejorar el flujo de efectivo de las empresas a través del e-factoring, y en ese sentido, las soluciones de Sovos para emisión y recepción de facturas son la herramienta idónea para tener un mayor control de los documentos electrónicos y cumplir con la legislación de la mejor forma posible.
Como aliado de negocios de las compañías colombianas, procuramos que, a pesar de los rápidos cambios normativos, estén siempre cubiertas, para evitar sanciones y adaptarse fácilmente a los nuevos escenarios normativos y de negocios.
Los numerosos cambios regulatorios que se han producido en Latinoamérica para la emisión y recepción de facturas en los últimos años han impuesto una serie de desafíos a las compañías, que deben buscar las mejores alternativas para cumplir con las normativas a tiempo y a la vez, administrar sus recursos eficientemente.
Una de las áreas críticas que demandan la atención de los equipos de administración y finanzas de las empresas tiene que ver con la gestión del pago de facturas a proveedores, en especial, de aquellas compañías que mueven niveles masivos de documentos. En este sentido, la creación de un canal de comunicación eficiente con dichos proveedores, que permita entregarles información sobre el estado de pago de las facturas emitidas y aumentar la eficiencia en los procesos de aprobación de los documentos, puede representar una mejora sustantiva para las operaciones.
En esta línea, y con el objetivo de simplificar y automatizar la gestión de estos documentos y apoyar a las empresas en el cumplimiento de las normativas asociadas, Sovos desarrolló, en un principio la plataforma Portal de Proveedores, que permite habilitar un canal de comunicación fluido, bidireccional y diario entre el comprador y sus proveedores, al publicar los documentos recibidos con sus estados de aprobación y/o rechazo, y aplicar opcionalmente otras funcionalidades como las correcciones de referencias/sustentos y carga de documentos adjuntos, que permiten ayudar a la toma de decisión en la aprobación o rechazo del documento por parte del comprador.
La herramienta, de la que acaba de ser lanzada una segunda versión denominada AP Portal, esta vez con carácter regional, tiene la capacidad de adaptarse a los requerimientos de las distintas autoridades fiscales, como el SII en Chile, SUNAT en Perú, DIAN en Colombia, SAT en México y DGI en Uruguay.
El portal ofrece una vista para el comprador, quien tiene el control y centralización de la administración; y otra para sus proveedores, ofreciendo funcionalidades de acuerdo con las necesidades y rol de cada uno. Esta plataforma proporciona una herramienta de visibilidad amplia y transparencia integrada a todos los tipos de ERP en Latinoamérica.
El nuevo AP Portal, desarrollado aplicando buenas prácticas ya probadas y observando los requerimientos del mercado, añade funcionalidades que permiten leer los XML de los distintos países de la región para poder obtener la información de las órdenes de compra, HES u otros documentos propios de los procesos comerciales y validar que vienen de origen, evitando errores manuales. Adicionalmente, existen diversos Web Services que permiten interactuar con el ERP para enviar o rescatar información necesaria para hacer más eficientes los procesos antes mencionados.
Uno de los principales beneficios que ofrece el AP Portal de Sovos es que no requiere que los clientes tengan instalada la solución de factura electrónica de la compañía. Al estar construido con integración estándar vía Webhook, permite incorporarse con cualquier sistema que inyecte o actualice documentos en los formatos definidos; solo requiere de un sistema que provea la información de pago, generalmente un ERP. Esta característica simplifica además la mantención de la plataforma.
Al utilizar el portal, los procesos de aprobación se vuelven más eficientes, al exigir de los proveedores el ingreso de ciertos documentos -o sustentos- dependiendo del proceso de negocio involucrado, que apoyen dichos procesos. Esto permite contar con toda la información necesaria para aprobar o rechazar. Adicionalmente, si al cabo de cierta cantidad de días -configurables- no se ingresan dichos sustentos, el documento es rechazado.
Los beneficios que entrega la plataforma van en línea con las diversas iniciativas de la región que apuntan al pago oportuno de proveedores, al visibilizar la información para que las empresas tengan mayor control de sus obligaciones, generando alertas que eliminan los riesgos de atrasos en los pagos.
El AP Portal, si bien aún es de carácter regional, tiene el respaldo de una organización global, lo que se traduce en escalabilidad de las soluciones, experiencia en el manejo de grandes volúmenes de información -lo que respalda los crecimientos en las operaciones-, y un equipo de desarrollo, implementación y soporte de clase mundial.
Sovos puede ser su aliado para cumplir con la normativa de su país, mientras asegura la continuidad operacional de su negocio. Contáctenos
SUNAT anunció recientemente una nueva resolución, la cual contempla los siguientes cambios para la factura electrónica y sus notas asociadas (recibo por honorarios electrónico y nota de crédito electrónica).
• Forma de pago: se convierte en un campo obligatorio donde se deberá incluir más información en caso de ser crédito la opción seleccionada. La información contempla montos pendientes, número de cuotas y fechas de vencimiento de estas.
• Motivo de emisión: nuevas opciones para las notas de crédito especiales, error de RUC receptor, y descripción del bien o servicio.
• Fecha de vencimiento: se reemplaza este campo para las facturas y se hace obligatorio incluir el monto neto pendiente de pago, la fecha de vencimiento de los pagos y el monto de cada pago.
• Campos adicionales: se incluyen los siguientes campos en el esquema: retenciones de IGV, porcentaje de la retención, importe de la operación e importe de la retención.
Puede revisar la prepublicación de la resolución en el sitio web de SUNAT.
La vigencia de estos cambios está programada para el 21 de enero de 2021, lo cual demandará desarrollos importantes en todas las compañías para la aplicación de estos nuevos cambios e inversión de tiempo y recursos para realizar las pruebas alrededor de los escenarios de negocios impactados.
Tal como había anunciado el Servicio de Impuestos internos, el 1 de enero entró finalmente en vigencia la resolución 74/2020, que obliga a todas las empresas con operaciones en territorio chileno -y que ya están obligadas a emitir facturas electrónicas- a emitir boletas en formato electrónico. Para aquellos contribuyentes que no se consideran facturadores electrónicos, se mantiene el 1 de marzo.
La nueva regulación, que se inserta en el proceso de modernización tributaria impulsada por la Ley 21.210, ha tenido un impacto significativo para las empresas, que han debido adaptarse rápidamente para incorporar los nuevos requisitos en tiempo y forma y dar cumplimiento a las exigencias del SII.
En este proceso ha quedado en evidencia, una vez más, la importancia de contar con proveedores que acompañen a las empresas en todo el ciclo de vida del cumplimiento tributario. Implementar los cambios necesarios para cumplir con un nuevo mandato que impone cambios sustantivos en las operaciones de las compañías requiere de mucho más que una buena solución tecnológica; es fundamental además el acompañamiento de un equipo experto que entregue los lineamientos necesarios para reducir el impacto de los cambios regulatorios en cada eslabón de la cadena.
En esta línea, Sovos trabaja con un equipo multidisciplinario, encargado de mantener a los clientes siempre informados sobre los últimos cambios regulatorios y de implementarlos a tiempo en sus plataformas, para mantenerlos en cumplimiento evitando multas, sanciones y cualquier interrupción en sus operaciones diarias.
El nuevo mandato de boleta electrónica incorpora varios nuevos requisitos para los contribuyentes, que deben presentar las boletas electrónicas al Servicio de Impuestos Internos (SII) con prioridad de una hora desde el momento en que se emite la misma al cliente y separar el IVA aplicado en dichas boletas del precio. Adicionalmente, se les exige emitir un resumen de ventas diarias dentro de las primeras 12 horas del período que se informa, incluso si no se reportan operaciones.
La digitalización de los impuestos en el marco de los negocios B2C, que permite al SII avanzar en la búsqueda del óptimo desempeño de la fiscalización, monitoreo de cumplimiento, evasión de riesgo y presunción tributaria -al controlar lo que las empresas entregan como producto terminado al consumidor final- no es solo una exigencia para las compañías; también es una oportunidad para que aseguren la integridad de sus datos, aumenten su eficiencia y disminuyan costos, integrando prácticas comerciales amigables con el medio ambiente e incluso, entreguen valor a sus consumidores mediante la mejora en la experiencia de usuario en el proceso de compra.
Si bien existen diversas vías para que las empresas implementen la boleta electrónica, ya sea utilizando un desarrollo propio debidamente certificado o recurriendo a la plataforma gratuita que ofrece el SII a las más pequeñas, las empresas de gran tamaño, que emiten volúmenes masivos de boletas, necesitan, para transformar esta nueva resolución en un valor agregado, recurrir a un proveedor externo que brinde una solución de boleta electrónica de alto estándar.
Para responder a los requerimientos tecnológicos que demanda la emisión y autorización de las boletas electrónicas, la compañía ha desarrollado Sovos eReceipt, una solución rápida, autónoma y escalable que minimiza el riesgo de sanciones financieras para las empresas, mejora eficazmente su rentabilidad y las libera de la carga que representa la incorporación de nuevos mandatos en sus procesos de reporte, al tiempo que asegura su continuidad operacional.
Liviana y sencilla de implementar, capaz de incorporarse a las operaciones de las empresas sin causar una fricción negativa dentro del ecosistema, y a la vez madura y sustentada sobre una base estructural de software ya garantizada en el tiempo, Sovos eReceipt proporciona una solución de clase mundial en torno a la emisión, procesamiento y administración de documentos electrónicos y resuelve definitivamente los problemas logísticos generados en los puntos de venta, de forma tal que la inversión realizada tenga un rápido retorno a la organización.
Adicionalmente, uno de los grandes factores diferenciadores de Sovos es su equipo mundial de expertos en cambios regulatorios, que están constantemente monitoreando las rápidamente cambiantes normativas exigidas por las autoridades fiscales.
Esta mirada permanente sobre el cumplimiento y las legislaciones tributarias de los distintos países, tanto en América Latina como en el resto del mundo, permite que las compañías que adopten la solución de boleta electrónica de Sovos se protejan y anticipen a las nuevas normativas en todo momento, pudiendo responder con agilidad ante cualquier nuevo requerimiento, sin importar el país en que desarrollen sus negocios, al contar con una solución que está incorporando permanentemente los nuevos mandatos de manera transparente para el usuario final.
Con más de una década de experiencia en el procesamiento de transacciones y presentación de informes en tiempo real a nivel mundial, Sovos cuenta actualmente con la red más grande de procesamiento de documentos electrónicos en Latinoamérica. Los buenos resultados de la compañía están avalados por sus más de 8 mil clientes alrededor del mundo, entre los que se cuenta la mitad de las empresas del ranking Fortune 500, distribuidas en más de 70 países.
Cada vez es más común el término de “Certificados Digitales” tanto para personas naturales, como en el mundo empresarial. Esta tecnología ha llegado para digitalizar los procesos, y su función principal es garantizar la identidad de una persona o representante legal, a través de la empresa acreditadora, que previamente realizó el proceso de verificación biométrica.
Los certificados digitales ya son parte de los trámites y flujos para firmar documentos con validez legal, pero la coyuntura ha impulsado a que tengan mayor reconocimiento dentro de las empresas y ahora son una de las tecnologías más solicitadas.
¿Para qué puedo usar un certificado digital? Pongámonos en el escenario actual. Usted es el gerente general o representante legal de una compañía y necesita solicitar un préstamo para reactivar su operación. En épocas anteriores a la pandemia, sin conocer la posibilidad de la firma digital, se acercaría físicamente al banco o realizaría la solicitud a través de su sectorista, un trámite con muchos documentos de por medio, una cantidad de papel innecesaria y perjudicial para el medio ambiente. Con un certificado digital, podrías realizar el trámite 100% online, ya que el contrato podría utilizar esta firma digital con certificado, y tener validez legal, para la tranquilidad de la entidad financiera y de la empresa. Otro ejemplo podría ser, si en este momento tuviera que renovar mi contrato de alquiler, tendría que reunirme con la persona dueña del inmueble quizás en una notaría para proceder con el papeleo, pero con un certificado digital ambos podríamos firmar el contrato sin alterar la validez legal.
La entidad que en Perú regula la emisión de certificados es INDECOPI, a través de la acreditación de empresas Certificadoras como Sovos, para velar por la tranquilidad de los usuarios y asegurar un proceso rápido, seguro y eficiente.
Al utilizar esta solución aligeramos la cantidad de papel que utilizamos en los procesos sin dejar de tener todas las medidas de seguridad, confidencialidad y no repudio de los documentos firmados con certificado. Además, debemos resaltar las medidas tomadas por las entidades del Estado que, poco a poco, están digitalizando la totalidad de sus procesos con el fin de evitar las aglomeraciones en oficinas o centro de atención.
Aún tenemos un largo camino por recorrer en vías de la transformación digital del país, y ahora principalmente, el reto es comunicar a los ciudadanos peruanos todas las posibilidades de soluciones digitales certificadas que pueden usar de forma fácil y segura.
Como Sovos, asumimos el compromiso de seguir apoyando el progreso y continuar brindando soluciones digitales innovadoras para hacer un país 100% digital.
La digitalización sigue avanzando en nuestro país; esta vez en el sector de exportaciones. Esta actividad de nuestra economía no se detuvo a pesar de la coyuntura actual, siguió operando pero se vio limitado y hasta retrasado por el papeleo presente en el proceso, además del incremento en los costos, donde se vieron afectadas mayormente las pymes.
Recientemente la SUNAT anunció una iniciativa que convertirá el proceso tradicional de exportación a uno 100% digital, lo que implica un beneficio para todas las empresas exportadoras, pero definitivamente será un alivio para las pymes, puesto que les permitirá retomar operaciones a muchos negocios y ahorrar en algunos costos.
El proceso de exportación digital se realiza a través de una plataforma que solo utiliza información electrónica, permitiendo agilizar los tiempos para el exportador, el nuevo sistema incorpora el uso de tecnologías como mandato electrónico, diligencias y atención de solicitudes a través de un teléfono móvil.
Cabe resaltar que el uso de aplicaciones móviles para el registro de la diligencia de reconocimiento físico de las mercancías y de solicitudes electrónicas, permite la atención desde cualquier lugar con conexión a internet 24/7.Asimismo, permitirá el uso de código QR, notificaciones electrónicas, servicios de consulta masiva de información, vía servicio web para los puertos y depósitos temporales, entre otros beneficios.
Para tener un impacto mayor en los costos, SUNAT mencionó que este nuevo proceso permite el embarque directo de las mercancías, evitando a los exportadores incurrir en costos de almacenamiento, ya que se retira la obligación de ingresar un depósito temporal, para así acortar los tiempos de envío del producto al mercado internacional.
Por último, el reto para las empresas será poder capacitar a sus colaboradores para poder utilizar el nuevo proceso digital, la curva de aprendizaje y el equipo seleccionado será de vital importancia para conseguir aprovechar los beneficios.
Como Sovos, apoyamos esta nueva actualización en los procesos de exportación gracias a la digitalización . Continuaremos brindando nuestras soluciones digitales a las empresas que lo soliciten con el fin de seguir siendo parte de la transformación digital.
Estas cifras, presentadas durante un webinar realizado por la compañía, revelan la importancia de que las organizaciones se preparen e integren tecnologías impositivas en sus sistemas ERP.
Los constantes cambios normativos alrededor de la facturación electrónica inciden directamente en las operaciones de las compañías que compran o venden productos y servicios en Latinoamérica, afectando hasta el 20% de sus costos de TI y el 100% de su operación diaria.
Así lo dio a conocer Sovos, proveedor global de software de impuestos, en el webinar “Cómo evitar que las reformas tributarias impacten las transacciones de su empresa”, realizado recientemente y en el que participaron representantes de diversas compañías de la región.
“Estas reformas tributarias representan un verdadero desafío para las empresas, que en muchos casos deben actualizar los datos de sus plataformas ERP para enviar y validar las facturas electrónicas frente a la autoridad fiscal, y en otros, se ven en la obligación de incurrir en costosos desarrollos propios que deben ser actualizados con cada nueva normativa impuesta por los gobiernos”, explicó Oscar Caicedo, VP, Strategy & Operations de Sovos.
Los controles transaccionales en Latinoamérica han evolucionado rápidamente desde que surgieran las primeras iniciativas orientadas a reemplazar los procesos basados en papel a una modalidad electrónica, como parte de la creciente transformación digital de los gobiernos y las empresas. En un principio de manera opcional, hoy son cada día más los países que están demandando la obligatoriedad a través de diversos mandatos, como una forma de ejercer un mayor control sobre las transacciones y contar con información en tiempo real o casi real a nivel impositivo.
Surgida en Latinoamérica -específicamente en Chile- esta tendencia tiene distintos grados de avance en la región y está en proceso de expansión a otros países de Europa, Asia y África. Las diferencias en la interpretación y aplicación de las normativas imponen desafíos a todas las áreas de las empresas, comenzando por las áreas fiscales y de tecnología (especialmente de las compañías multinacionales), al tener que tratar de adaptarse a todos estos cambios de manera eficiente.
Otras tendencias más recientes están incorporando nuevos requerimientos, como el del impuesto a nivel origen o destino, en que las entidades fiscales buscan mecanismos para regular y controlar el impuesto de transacciones relacionadas con los servicios digitales e e-commerce provistos en los diferentes países o con los agregadores de transacciones: plataformas de e-commerce, transportistas, o compañías multinacionales que, operando en múltiples países, ejercen una gran relevancia impositiva dentro de un país.
La cantidad y rapidez con que se incorporan nuevas regulaciones tiene directa incidencia en las plataformas ERP de las compañías, al tener que adaptarse a los nuevos requerimientos impuestos por las autoridades fiscales. “Los procesos se vuelven cada vez más disruptivos, a medida que los gobiernos introducen cambios y requieren de información continua, de calidad, y en tiempo real. Las compañías tienen dificultades para acomodar sus procesos a las demandas, lo cual tiene impactos económicos, impositivos y financieros. Las organizaciones que utilizan soluciones ERP estándar, generalmente poco flexibles a estos cambios, se ven particularmente afectadas. En este escenario es fundamental, para minimizar el efecto de las constantes reformas tributarias, contar con una solución relacionada con los procesos de facturación electrónica y reportes electrónicos que se puedan amoldar a lo que se requiere”, explicó Valentín Morello, Principal Architect, SAP Practice Manager de Sovos.
El no cumplimiento de los mandatos puede traducirse en multas y sanciones resultantes de auditorías a los documentos tributarios electrónicos de las compañías, lo que afecta directamente el desarrollo de sus negocios.
“Se espera que para el 2030, la mayor parte del mundo esté operando en este tipo de régimen. Frente a este escenario, Sovos ha desarrollado una solución global, completa y escalable, basada en el entendimiento de los requerimientos de cada industria y tipo de compañía, que permite tener una visión estratégica sobre el ciclo de vida íntegro de los impuestos modernos”, explicó Oscar Caicedo. “A medida que los controles continuos sobre las transacciones se extienden alrededor del mundo, hemos puesto foco en ampliar el alcance de nuestras soluciones para abordar no solo el cumplimiento de la facturación electrónica, sino también, los aspectos fundamentales sobre la presentación de informes del impuesto al valor agregado (IVA) y la determinación de impuestos”, añadió.
La trazabilidad de la información es un factor fundamental que también abarca el proceso de recepción o de cuentas por pagar, donde se genera una interacción entre el movimiento de la mercadería o servicio asociado, y la factura correspondiente, generando nuevas obligaciones a nivel tecnológico. Esto demanda verificaciones a nivel operatorio en los ERP que antes no eran requeridas, y de manera cada vez más automatizada, porque los tiempos que el gobierno pone a disposición para responder de manera negativa a cualquier documento recibido cada vez se acorta más”, relevó Valentín Morello. “Esto afecta mucho a la logística y las operaciones, introduciendo una complejidad adicional”.
En este orden de ideas, la solución que plantea Sovos para el mercado está basada en la nube y es integrable con cualquier tipo de ERP -o ERPs de la misma compañía- conectándose de manera directa, o a través de cualquier solución intermedia que tenga una organización por políticas de seguridad. En el caso de las compañías con ERPs SAP, Sovos cuenta con una solución única en el mercado, que incorpora un integrador con extracción desde SAP que se conecta con la nube para realizar la extracción de la información concerniente a facturación electrónica y reportes continuos de forma transparente, simplificando la gestión de la información y ayudando a las empresas a cumplir con cualquier nuevo requerimiento de manera sencilla y automática.
Como es de común conocimiento, el Servicio de Impuestos Internos emitió en julio la Resolución 74/2020, que establece la obligatoriedad, para todas las empresas con operaciones en territorio chileno, de emitir boletas en formato electrónico.
Si bien la fecha de entrada en vigor de esta normativa ha sido pospuesta, a causa de la pandemia, hasta el 1 de enero de 2021 para las empresas que ya están obligadas a emitir facturas electrónicas -manteniendo el 1 de marzo para aquellos contribuyentes que no se consideran facturadores electrónicos- es necesario abordar los cambios que conlleva esta nueva normativa a la brevedad posible.
La nueva regulación contempla varias indicaciones que deben ser contempladas al momento de su implementación. Entre ellas, será obligatorio que los contribuyentes envíen las boletas electrónicas al SII en un plazo máximo de 1 hora desde el momento de la entrega de la boleta al cliente. Adicionalmente, el IVA deberá estar debidamente separado del precio y se requerirá que los contribuyentes emitan un Resumen de Ventas Diarias dentro de las primeras 12 horas del período que se informa, incluso si no se reportan operaciones. La resolución también elimina el libro de boletas de venta.
Para estos fines, incorporaremos, actualizaremos y configuraremos en la arquitectura de nuestra solución los componentes necesarios para la emisión de la boleta electrónica online, incluyendo un balanceador para el envío por Web Services de cada boleta y un controlador de transacciones a ser instalado en el gateway. Para la implementación, nuestros equipos de servicios profesionales y/o SSA-TAM considerarán las necesidades específicas de cada uno de nuestros clientes.
Sovos está comprometido íntegramente con sus clientes, trabajando activamente en los cambios necesarios en su plataforma, para lo cual hacemos especial énfasis en los siguientes puntos:
Nuestro compromiso es acompañar a nuestros clientes en todo el proceso y hacer nuestro mejor esfuerzo para ayudar a su empresa a cumplir con este nuevo mandato de la mejor manera.
Estamos experimentando una nueva normalidad, con una mayor participación de la tecnología en cada uno de los procesos de las empresas, convirtiéndose en una pieza clave para seguir operando. Hoy existe una mayor tendencia de poder convertir los flujos que antes se llevaban de manera física a un formato digital, por ejemplo: la administración y firma de documentos. Se hace innecesaria la inversión de recursos como el papel o almacenamiento, así como riesgoso el trámite de envío y recepción de documentos, la coyuntura lo amerita.
Los documentos pueden administrarse en una plataforma digital ¿Qué tipos de documentos? Absolutamente todos los que suelen verse en la gestión administrativa de una empresa: contratos con proveedores o clientes, acuerdos, órdenes de compra, boletas de pago, actas de conformidad, fichas de trabajadores, declaraciones juradas, etc. La lista es interminable. La necesidad de las empresas es que estos documentos puedan ser “firmados” por los involucrados; sin embargo hoy cobra mayor mayor relevancia el valor legal, confidencialidad y seguridad de la firma en un documento. Aquí la importancia de entender la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital.
La firma electrónica se refiere a cualquier símbolo o carácter específico, que se realiza a través de un medio electrónico como un teclado de computador, mouse, un celular, una tablet, etc. y cumple con algunas funciones de la firma manuscrita, si escaneas o le tomas una foto a tu firma y la pegas en algún documento, funciona como “firma electrónica”. Sin embargo, para algunas instituciones o personas es necesario contar con una acreditación que respalde la firma y la identidad del firmante. Para que este escenario se dé; es decir, la firma tenga validez legal, en Perú debe contar con un certificado digital o ser firmado en un software de emisión de firmas digitales debidamente acreditado ante el Indecopi que es la autoridad a cargo de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE).
En resumen, la firma digital se refiere a la misma firma electrónica pero que además cumpla con la validez legal que le otorga un certificado digital o un intermediario acreditado a través de una plataforma; ¿cómo firmo dentro de la plataforma? Puede ser con clave, con un dispositivo token, con la huella digital, etc. Y la firma generada debe estar basada en criptografía asimétrica (un sistema utiliza dos llaves para cifrar un mensaje: una llave pública y otra privada.), que además permite la identificación del firmante, la integridad del contenido.
Imagine que está apunto de adquirir una tarjeta de crédito, la entidad financiera necesitará realizar la verificación de su identidad antes de entregarle la tarjeta. Pero además debe firmarse un contrato con los términos y condiciones; y si no se realiza de manera física con una firma manuscrita, puede realizarse con una firma digital, porque solo así el banco podrá certificar que fue firmado por usted con una huella digital o clave, por ejemplo, y tendrá un documento digital encriptado con tiene validez legal y que no puede ser repudiado o desconocido. Siempre que esa firma se realice por intermedio de una plataforma certificada.
Es importante resaltar que mediante el uso de herramientas digitales no solo seguimos los protocolos de prevención para evitar el contacto físico, sino que optimizamos los procesos empresariales, a través de la digitalización de documentos y trámites de una empresa.
De esta coyuntura debemos rescatar que la tecnología ha reafirmado ser una pieza clave para las empresas, a través de diversas herramientas digitales, se puede asegurar la continuidad operacional de muchos negocios en diferentes sectores, sin poner en riesgo a ningún colaborador. ¿Cómo? Potenciando sus canales de atención y venta digital. Sin duda debe ser la estrategia que ya muchas compañías vienen implementando, por lo que el siguiente paso debe ser la seguridad dentro de las plataformas y operaciones digitales.
¿Has escuchado hablar de la verificación biométrica? Antes de la pandemia, el uso más común de esta tecnología era a través de lectores de huellas dactilares, el objetivo era verificar tu identidad y se usaba para diferentes fines; por ejemplo, para realizar operaciones en alguna entidad financiera o clínica, para contratar una línea en alguna empresa de telefonía, entre otros. Ahora, la restricción de no poder visitar lugares concurridos y con el fin de promover el uso de medios digitales como Apps, más empresas vienen apostando por implementar otros métodos de verificación biométrica que puedan realizarse de manera remota a través del uso de dispositivos como un celular o tablet; como por ejemplo, el reconocimiento facial.
Imagine que su celular pudiera convertirse en un verificador de identidad para realizar trámites con validez legal y ya no tuviera que ir físicamente a ningún establecimiento; podría evitar las colas, el tráfico y sobretodo, evitaría poner en riesgo su salud y bienestar.
Hoy esta tecnología de verificación biométrica integrada a los celulares es una realidad y se posiciona con mucha más fuerza en el mercado; es el resultado de un largo trabajo de empresas desarrolladoras como Sovos Perú junto al Estado y es necesario que cumpla con altos estándares de seguridad, efectividad y calidad, de acuerdo a las entidades que la regulan en el Perú, con el único y gran objetivo de innovar y mejorar la experiencia de los peruanos y pronto tengamos una ciudadanía 100% digital.
Frente al desafío impuesto por los Gobiernos, que aceleran su transformación digital y exigen el cumplimiento de nuevos mandatos fiscales, las empresas se ven en la obligación de incorporar soluciones que resuelvan sus problemas relacionados con los impuestos.
Hoy, tal vez uno de los mayores desafíos que enfrentan las compañías que deben sumarse a la digitalización de sus obligaciones tributarias -siguiendo la tendencia mundial al respecto- es cumplir con los mandatos fiscales de los gobiernos que, equipados con la tecnología necesaria para exigir el cumplimiento continuo, exigen la adopción de estrictas normativas que demandan grandes esfuerzos de las empresas para adoptarlas en tiempo y forma, e incorporar dichos requisitos en sus plataformas ERP sin afectar su negocio.
El incumplimiento de los estándares establecidos por los mandatos fiscales globales puede traducirse en que las empresas enfrenten sanciones monetarias, un flujo de caja disminuido y costosas auditorías, e incluso pueden poner en peligro sus relaciones con clientes y proveedores.
En Latinoamérica, en particular, la infinidad de mandatos distintos para la presentación de informes y para la facturación electrónica complejizan aún más el escenario para las empresas que utilizan SAP, añadiendo retos adicionales para el cumplimiento tributario que deben ser resueltos por los departamentos a cargo, mientras intentan mantener los costos y el uso de recursos valiosos a raya.
Uno de los mayores desafíos que deben resolver estas empresas, en su mayoría multinacionales con operaciones en distintos lugares del mundo, deriva de hecho de que los requisitos fiscales de cada país, en ocasiones con diferencias sustanciales entre sí, deben reflejarse en su ERP. Muchas veces, las casas matrices de dichas entidades están en Europa, o Estados Unidos, y su implementación corporativa de SAP es incapaz de capturar las complejidades de Latinoamérica dentro de las implementaciones del ERP a niveles locales.
Incluso se pueden producir discrepancias derivadas de distintas interpretaciones conceptuales. El número asignado a un documento, por ejemplo, tiene variados significados dentro de Latinoamérica. En este escenario, para una entidad, especialmente si es multinacional, es muy difícil realizar cambios en su tecnología para hacer bajadas locales si no entienden estas diferencias. Este gap no dice relación con los recursos técnicos de los que dispongan, sino con la capacidad de entender otras realidades y adaptar las implementaciones a ellas.
Estas brechas se pueden traducir en una gran cantidad de discrepancias entre la información que contiene el ERP y lo que cada filial reporta finalmente al Gobierno.
Si deben cumplir con los estándares de cumplimiento, las multinacionales deben asegurarse de que sus sistemas centrales permanezcan aislados de cualquier interrupción regulatoria, independientemente de dónde o con qué frecuencia se realicen cambios en los mandatos.
Para resolver estas problemáticas, hoy existen infinidad de soluciones en el mercado que permiten, efectivamente, enviar información a los distintos organismos fiscales, pero que no tienen la capacidad de reconciliar contra el ERP. Estas fallas quedan en evidencia en las auditorías a ese ERP, que delatan las inconsistencias en el sistema y que pueden traducirse en costosísimas sanciones que pueden poner en riesgo, incluso, la continuidad del negocio. Existen también algunos proveedores que realizan toda la operación de ingreso de información de forma manual en SAP, lo que eleva significativamente la posibilidad de errores irreconciliables que crean graves riesgos fiscales.
Este punto no es menor, dado que toda la información de la compañía, incluyendo precios, impuestos, cantidades, descripción de los ítems, códigos de barras, y otros datos críticos, están contenidos en el ERP SAP.
Como vimos anteriormente, en términos generales cualquier solución a nivel nube en el mercado puede tomar la información fiscal de una empresa, mapearla y derivarla al Gobierno. Sin embargo, cuando hablamos de SAP, la complejidad de incorporar modificaciones en el ERP con el objeto de obtener la información apropiada para generar los reportes requeridos es una tarea sumamente compleja.
Para cumplir con este desafío exitosamente, la gestión completa del cumplimiento tributario en la nube debe ser provista por un proveedor de primera línea que ofrezca actualizaciones continuas de cumplimiento y una inversión en mantenimiento, infraestructura e innovación que ahorre costos financieros y de recursos. La entrega automatizada de actualizaciones regulatorias, por ejemplo, evitará la necesidad de intervención manual cada vez que se introduzca o cambie un mandato.
En este escenario, Sovos ha logrado desarrollar una tecnología única que, a través de paquetes de código externo importados dentro de SAP y configuraciones adaptadas a la especificidad de cada cliente, permite extraer la información requerida en cada caso y llevarla a la nube. Esta capacidad de Sovos marca una diferencia sustancial, transformando a la compañía en la única en el mercado con la capacidad de ingresar y extraer la información requerida directamente desde el ERP, sin modificarla. De esta manera, permite mantener la condición de SAP como “single source of truth” (o fuente única de información). Esta capacidad de la extracción de datos y la trazabilidad del ERP central son, además, esenciales para protegerse contra los riesgos de auditoría.
Adicionalmente, Sovos desarrolla los denominados “programas Delta” que incorporan configuraciones únicas para cada cliente dependiendo de su implementación de SAP y de los requerimientos de mercado, al tiempo que mantienen el código estándar.
Sovos no solo provee el conocimiento y la tecnología para extraer la información desde el ERP y transmitirla a cada autoridad fiscal; también cuenta con un equipo de análisis regulatorio distribuido a nivel global que está monitoreando permanentemente los cambios normativos en cada región para transmitirlos al área de Producto -de manera que sean incorporados y actualizados en los distintos sistemas de la solución de Sovos- y al área de Soporte responsable de cada país.
Una de las mayores preocupaciones de las áreas de TI de las empresas al momento de decidir la implementación de una solución de cumplimiento tributario a nivel transaccional en la nube, es el grado de complejidad de la implementación, el tiempo y los recursos que esta requerirá y el nivel de dificultad que enfrentarán los usuarios para utilizarla.
En este sentido, una de las fortalezas de Sovos es que los usuarios no perciben las eventuales complejidades que pudiera presentar una implementación al ofrecer, a través del monitor de SAP, transparencia total para el usuario final.
Además, para entidades con operaciones en distintos países, la solución de Sovos permite implementar en sus sistemas una configuración para cada país en el mismo SAP, si el ERP captura los datos de cada mercado. Esto quiere decir que una compañía puede facturar al mismo tiempo, desde el mismo ERP, a distintos países, independientemente de que las autoridades fiscales sean distintas.
En suma, como eje alrededor del cual gira una transformación digital, una solución moderna de cumplimiento tributario debería ser un componente clave de la estrategia de cada empresa para resolver sus problemas relacionados con los impuestos y eliminar para siempre los dolores de cabeza en torno al cumplimiento.
En este contexto, Sovos cubre todas las formas de cumplimiento tributario a nivel transaccional en una sola solución: una plataforma continua y conectada para la determinación del IVA, el cumplimiento de facturación electrónica e informes fiscales para los gobiernos de todo el mundo, soportada por equipos técnicos y legales de primera línea.
En el campo de la facturación electrónica y el control fiscal global, la atención ha estado puesta, en el último tiempo, en las iniciativas pioneras llevadas a cabo en Asia, donde países como India, Vietnam y Tailandia, parecen estar preparados para introducir nuevas reformas en el área. Sin embargo, incluso en el hogar de los controles fiscales digitales obligatorios -América Latina-, donde la autorización obligatoria de la facturación electrónica B2B se convirtió por primera vez en norma, el año 2020 ha sido testigo de muchas nuevas iniciativas y cambios legales. Algunos son un efecto natural del combate que llevan adelante los gobiernos para enfrentar el impacto económico de la pandemia de COVID-19 a través del IVA y otros impuestos, mientras que otros cambios se están ejecutando según el plan establecido.
Veamos lo que ha estado sucediendo en esta región:
En Bolivia, el 2020 sería el año para implementar y hacer cumplir las reglas del Sistema de Facturación Electrónica (SFE). Sin embargo, después de realizar un análisis técnico y considerar la situación económica actual del país -agravada por el COVID-19-, el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) pospuso la aplicación de su SFE, al promulgar una nueva resolución que deroga las regulaciones anteriores sobre este tema.
En mayo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), autoridad tributaria de Colombia, emitió la Resolución 42, una nueva regulación que establece los requisitos para la emisión, transmisión y validación de facturas electrónicas. Esta orden establece las condiciones que deben cumplir los proveedores tecnológicos que ofrecen servicios de facturación electrónica. La adopción obligatoria de la misma se implementará entre junio y noviembre de 2020, en función del sector en el que los contribuyentes realicen las transacciones subyacentes.
El gobierno de Chile promulgó igualmente una reforma a la ley del IVA, estableciendo que ya no se aceptará la emisión de boletas en papel para las transacciones B2C. Los contribuyentes deben emitir boletas electrónicas para el suministro de bienes y servicios a los consumidores finales y deben satisfacer además un requisito adicional de cumplimiento para emitir estos documentos electrónicos a partir de septiembre de 2020; el monto correspondiente a los impuestos debe registrarse en forma separada del monto del valor del suministro subyacente.
República Dominicana está avanzando en el desarrollo de su sistema de facturación electrónica. A principios de este año el marco legal que regula la emisión de varios tipos de documentos fiscales electrónicos fue adoptado con éxito. Sin embargo, el objetivo de la administración tributaria local (Dirección General de Impuestos Internos o DGII), es solicitar a los contribuyentes que operan en el país la emisión obligatoria de facturas electrónicas. Para esto, la DGII publicará un calendario por etapas para el despliegue obligatorio.
Ecuador continúa ampliando el alcance de su sistema de facturación electrónica. Este año, de acuerdo con lo planeado, se agregaron dos grupos de contribuyentes a la emisión obligatoria de facturas electrónicas:
Siguiendo el cronograma publicado por la administración tributaria (SRI), para el año 2024 se requerirá que la mayoría de los contribuyentes que operan en Ecuador emitan facturas electrónicas.
Este año, el Gobierno de Panamá promulgó un nuevo decreto que requiere que todos los contribuyentes excluidos de tener que usar máquinas fiscales electrónicas conectadas a sus sistemas POS comiencen a emitir facturas electrónicas. El decreto establece que este requisito entre en vigencia a partir del 1 de agosto de 2020. Sin embargo, la administración tributaria (DGI) podrá definir fechas específicas para que ciertos grupos de contribuyentes cumplan con este requisito.
Actualmente, El Salvador está despejando el camino hacia el uso de facturas electrónicas. El Ministerio de Finanzas anunció que el país comenzará un programa piloto en 2020, con la participación de contribuyentes seleccionados que operan en el país. El plan es incorporar al sistema de emisión de facturas electrónicas a pequeñas y medianas empresas para el año 2021.
Es probable que los gobiernos de América Latina continúen adoptando nuevas medidas económicas y legales que podrían tener repercusiones en los requisitos de cumplimiento de facturación. Los contribuyentes que operan en estos países deberán cumplir con estos nuevos requisitos a pesar de las dificultades impuestas por la pandemia de Covid-19, para mantener sus empresas en cumplimiento.
Para poder afrontar la coyuntura actual muchas empresas se han visto obligadas a implementar diferentes medidas que les permitan seguir operando, así como para cumplir con las normativas del Ministerio de Trabajo como empleadores. Uno de los escenarios que ha cambiado debido al teletrabajo es la modalidad de envio, firma y almacenamiento de documentos laborales de los colaboradores, así como de la renovación de sus contratos. Ante ello, Indecopi está promoviendo el uso de la firma digital, en contratos laborales temporales y otros documentos con valor jurídico.
El Gobierno a través de la Comisión para la Gestión de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica (IOFE) de Indecopi fue la encargada de dar a conocer el Decreto Legislativo 1310 a los ciudadanos peruanos, lo que se busca es que cada vez los trámites que necesitaban de una firma física puedan ser reemplazados por la firma digital manteniendo el valor legal de los documentos. En Perú esta firma debe ser realizada a través de un software de Firma Digital acreditado por Indecopi, mediante el sistema de Intermediación Digital.
Estas medidas fueron tomadas con el objetivo de seguir cumpliendo con las regulaciones del Gobierno en este Estado de Emergencia, pero abren paso al futuro y a lo que pronto será un trámite sencillo para todos los ciudadanos, ¿Se imaginan que todos podamos firmar contratos con validez legal, a través de nuestros celulares con la verificación biométrica de nuestra huella digital? Esa transformación está cada vez más cerca y ya somos parte de ella.
Como Sovos apoyamos la medida expresada por Indecopi y seguiremos trabajando para apoyar a las empresas y ciudadanos a mantener en marcha al país con nuestras soluciones digitales como el gestor documental y firma digital.
Mediante el Decreto Legislativo 1310, el Gobierno y el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, aprobó el uso de documentos laborales en formato digital, ya que facilita la emisión, envío y archivo de los mismos, aún más en este periodo de Emergencia que vive nuestro país por el Covid-19.
Las empresas podrán hacer uso de plataformas digitales para poder gestionar documentos como ficha del trabajados, boletas de pago, Declaración de antecedentes penales, Declaración Jurada de Renta, certificados de capacitación, entre otros. Sin duda se trata de una gran oportunidad para las empresas de fomentar su innovación digital y simplificar la tarea del área de Recursos Humanos de las empresas.
Se trata de una suma de esfuerzos por parte del gobierno de facilitar la gestión, sobre todo considerando que los trabajadores se encuentran laborando de manera remota. Desde Sovos celebramos esta iniciativa e invitamos a las empresas a sumarse a la iniciativa para cumplir con el marco legal.
Revisa aquí el Decreto Legislativo.
Desde sus orígenes en América Latina, hace 15 años, la facturación electrónica está evolucionando y extendiéndose rápidamente por todo el mundo. En 2019, solo en Latinoamérica se realizaron 32 ajustes o actualizaciones a las regulaciones de facturación electrónica y otros tres países implementaron nuevos mandatos. Con naciones como India, Grecia e Italia implementando mandatos en línea (o preparándose para hacerlo) la facturación electrónica sigue planteando un gran desafío para las multinacionales.
En su mayoría, las empresas se han centrado en adaptar procesos clave, incluyendo nómina, documentos de entrega y la gestión de facturas de exportación, entre otros, a la emisión de facturas electrónicas. Pero la recepción de facturas es también una tarea crítica para las grandes compañías, y, por tanto, no pueden descuidarla. Incorporar procesos de cuentas por pagar (AP) para la recepción de facturas electrónicas es fundamental, tanto para mantener relaciones sólidas con los partners de negocios, como para cuidar el cumplimiento.
El proceso de recepción de facturas electrónicas presenta a las empresas multinacionales complejos desafíos operativos, incluyendo el manejo de facturas en papel de pequeños proveedores, la necesidad de desarrollar un proceso de validación fiscal para la facturación electrónica y de reducir el tiempo de conciliación para aprobar o rechazar facturas, y considerar también las regulaciones de factorización electrónica para pequeñas y medianas empresas. La incapacidad para abordar esos problemas puede traducirse en problemas de liquidez y en un flujo de caja impredecible, y dañar la relación con los proveedores.
En un proceso de recepción tradicional, hoy desactualizado, una factura en papel debía abrirse paso a través de un laberinto burocrático que podía requerir de 35 a 60 días para completarse y que consideraba una serie de puntos de verificación, documentos a conciliar y procesos de aprobación. En el proceso antiguo, las compañías tenían problemas con el flujo de efectivo porque les era difícil pronosticar las obligaciones de las cuentas por pagar (AP). Los atrasos en los pagos solían dañar, además, las relaciones con sus proveedores.
La recepción de facturas electrónicas exige a las empresas desarrollar nuevos métodos para procesar las facturas y actualizar sus sistemas ERP con información precisa y actualizada para efectos de planificación y pronóstico.
Estas son las opciones básicas de que disponen las empresas para incorporar la recepción de facturas electrónicas en los procesos ERP:
Aunque, en gran medida, la facturación electrónica tiene que ver con poner en orden los procesos de cuentas por cobrar (AR) y de emisión de facturas, las multinacionales ignoran, bajo su propio riesgo, los procesos de cuentas por pagar (AP) y de recepción de facturas electrónicas.
Las opciones para ordenar los procesos de recepción son claras.
Si bien mantener los procesos existentes es insostenible (además de posiblemente ilegal) y personalizar los sistemas ERP es una opción costosa que puede fallar; conectar y extender el ERP es un método rentable para evitar problemas de flujo de efectivo, mantener en buen pie las relaciones con los proveedores y, en última instancia, evitar multas y sanciones en los distintos países del mundo.
El mundo está en constante cambio, el viejo capitalismo ya no es aceptado por la sociedad actual y los CEO’s de las principales empresas del mundo han decidido tomar cartas en el asunto, pues ahora el pide más, quiere ver más y gracias a internet sabe más.
En nuestro país, el nivel de desconfianza de la población es alto, ya que muchos de los líderes de Estado están en proceso de investigación por temas de corrupción que involucra a empresas privadas, por ejemplo. Ante esta coyuntura a nivel mundial y como es costumbre, EE.UU ha dado el primer paso hacia la solución, creando el “Business Roundtable” (BRT), que reúne a los CEO’s de las 200 empresas más poderosas de EE.UU para iniciar el cambio hacia el llamado “Capitalismo Consciente”.
Entonces, ¿Qué es Capitalismo Consciente?, es un movimiento global iniciado por John Mackey y el profesor Raj Sisodia, autores del libro “Capitalismo Consciente: Libera el espíritu heroico de los negocios”. Lo que buscan es conectar, inspirar y motivar a empresarios en diferentes partes del mundo para ser verdaderos agentes de cambio y pensar mucho más en las generaciones futuras.
Una empresa consciente busca ser parte de la solución y no generar un problema. Tienen el objetivo siempre dejar huella en los principales iniciativas para que las generaciones futuras no tengan que sufrir las consecuencias del viejo capitalismo, siempre enfocados a la sostenibilidad y a la mejora de la sociedad. Esperamos que las empresas peruanas nos adaptemos lo más rápido posible a este nuevo movimiento y sigamos la gran iniciativa de pensar en la sociedad antes que solo en los beneficios de la empresa.
Para cualquier empresa, encontrar una fuente de ahorro de recursos es muy importante, porque los ayuda a ser más eficientes y si se trata de un ahorro en presupuesto, significa la posibilidad de reinvertir para generar mayor ganancia. ¿Imagina ahora poder encontrar esa fuente en la digitalización de procesos?
Empecemos hablando de la facturación electrónica, que es un tema que conocemos como la palma de nuestra mano. Según la SUNAT realizar facturas electrónicas permite que tu empresa ahorre hasta un 67% de presupuesto, ya que se evita el costo de impresión, el courier para envío de documentos físicos y el alquiler de locales de almacén.
Cada una de las empresas que ya utiliza la facturación electrónica además es capaz de mejorar la gestión de sus documentos al tener la información disponible el 100% del tiempo, y mejorar la gestión tributaria, con la tranquilidad de que sus documentos siempre están seguros y tienen validez legal.
La transformación digital en las empresas puede iniciar desde los procesos más sencillos y debe verse como una inversión necesaria y con altos beneficios para la rentabilidad de tu empresa a largo plazo.