Pasado, presente y futuro de la facturación electrónica en Colombia

Mario Giraldo
enero 26, 2021

Inmersa en un acelerado proceso de mejora y de búsqueda de mecanismos que impulsen la transformación digital de los impuestos en Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, ha anunciado diversos mandatos orientados a mejorar el control tributario electrónico en el país.

En esa línea generó, en 2015, el Decreto 2242, que estableció la primera disposición legal dirigida a establecer un régimen obligatorio de facturación electrónica, fijando las condiciones técnicas y su ámbito de aplicación. La Resolución 0000072/2018, por su parte, estableció el primer cronograma general de implementación de la facturación electrónica, que exigía a los grandes contribuyentes comenzar a facturar electrónicamente en septiembre de 2018. Este cronograma sufrió varias modificaciones y finalmente, en 2019, se adoptó un nuevo modelo de facturación electrónica bajo un sistema de validación previa que exigió la utilización de la versión 2.1 del estándar UBL, además de establecer un nuevo cronograma de implementación basado en la actividad económica del contribuyente y la obligatoriedad de cumplimiento anterior.

En este escenario se emitieron, en el primer semestre de 2020, la Resolución 0042 y el Decreto 358 de 2020, que regulan nuevos aspectos de la facturación electrónica.

El Decreto 358 suma nuevos requisitos que imponen presión sobre las empresas, que deben ser incorporados rápidamente para no recibir sanciones e incluso el cierre de sus operaciones.  Uno de los puntos críticos es la obligación, para empresas grandes contribuyentes, de reducir paulatinamente el porcentaje de facturas en papel -u otros medios no electrónicos- recibido por parte de sus proveedores, muchos de los cuales, ya sea por tamaño o industria, aún no están obligados a sumarse a este tipo de facturación. En efecto, para el 2021 se permite un máximo de 20% de facturas no electrónicas y 10% para 2022.

A esto se suma el documento soporte, establecido por la Resolución 1.8, que entrará en operación una vez que sea firmada por el Ejecutivo. Esta permitirá crear facturas electrónicas a aquellos proveedores que hoy no tienen emisión electrónica.

Este documento soporte -considerado igualmente válido por la DIAN- permitirá incorporar las partes descontables del impuesto de ventas, de modo que permita acreditar el impuesto que aplicado y deducir gastos para fines del impuesto a la renta.

Un gran impulso a la recepción de documentos electrónicos

Hasta mediados de 2020, la facturación electrónica en Colombia estaba muy enfocada en la emisión. A partir de esa fecha, sin embargo, la DIAN decidió impulsar de igual forma el proceso de recepción, para lo cual reforzó el mecanismo de distribución y recepción de documentos, siendo más específica en la estructura de los mismos y solicitando a todas las empresas ingresar el correo de recepción en su portal.

Por esta razón, y para evitar fraudes o problemas legales, Sovos recomienda a todas las compañías tener un buen control de su proceso de recepción electrónico.

Con el ciclo de emisión-recepción electrónico emerge automáticamente la dinámica de compra de facturas en el mercado. Este proceso, llamado factoring electrónico, será controlado por la DIAN mediante el proyecto RADIAN, que estructura el espacio virtual para controlar el mercado de facturas electrónicas.

La transformación de los documentos equivalentes en documentos electrónicos

Colombia cuenta con doce documentos comerciales como equivalentes a la factura electrónica, los que espera reducir a seis a junio del 2021. Para definirlos correctamente, la DIAN está trabajando con una consultora a cargo de analizar tanto los documentos existentes, como aquellos que se utilizan en otras naciones, de manera de generar una ruta de trabajo basada en mejores prácticas y generar las definiciones técnicas pertinentes.

Dentro de estos, los recibos emitidos por los puntos de venta (Point of Sale o POS) son los principales para muchas empresas, al ser utilizados por todas las industrias de retail. Considerados, en el marco fiscal colombiano actual, como documentos equivalentes a una factura electrónica, el Decreto 358 del 2020 habilita a la DIAN para que antes de junio del 2021 queden también definidos como documentos electrónicos.  

Aún no está claro si la entidad tributaria generará un nuevo tipo de documento electrónico para POS con ciertas particularidades, o si estos serán considerados como una factura. El contexto del sistema POS es que no identifica al receptor final y la legislación colombiana contempla ya un escenario en la factura que no exige identificar al comprador, a diferencia de Chile, Perú o México, que crearon el documento boleta electrónica para POS.

Adicionalmente, la DIAN agregó en este decreto ciertos requerimientos para los proveedores tecnológicos que presten servicios en el país, entre ellos, que cuenten con una capacidad tecnológica sólida, manejo de continuidad y conocimientos del esquema UBL 2.1.

El control de pagos mediante la nómina electrónica

En otra línea de acción, la DIAN liberó un nuevo proyecto de resolución que tiene como objetivo ampliar el mandato de facturación electrónica a las transacciones de nómina. Para esto dio a conocer tanto el proyecto de regulación como la documentación técnica que respaldan la implementación de este nuevo mandato, conocido como “Nómina Electrónica”. Este se implementará en varias etapas durante 2021, y de acuerdo con lo que estipula, los contribuyentes estarán obligados a cumplir en función de la cantidad de empleados que tengan en su nómina y el tipo de entidad que sean. Los actuales comunicados de la DIAN y sus propuestas técnicas muestran que el esquema definido no utilizará el estándar UBL 2.1, sino un XML de definición propia.

De esta manera, los contribuyentes con 251 o más empleados deberán implementar el mandato el 30 de abril de 2021, mientras que aquellos que tengan entre 11 y 250 empleados, deberán hacerlo antes del 31 de mayo de 2021. A su vez, los contribuyentes que cuenten con 4 a 10 empleados tendrán como fecha tope de implementación el 30 de junio. Finalmente, aquellos contribuyentes con hasta 3 empleados, deberán cumplir antes del 31 de julio de 2021. Cabe mencionar que las entidades que no están obligadas a emitir facturas electrónicas deberán implementar este mandato a más tardar el 31 de marzo de 2022.

La balanza comercial de Colombia en tiempo real

Otro documento relevante que se encuentra en proceso de análisis por parte de la DIAN es el Soporte de Importación, que debe unir no solo lo requerido por la administración tributaria, sino también, la información que debe ser entregada a Aduanas Nacionales.  Dado que en este caso se debe generar un documento que sea funcional para múltiples entes del Estado, se necesita llegar a acuerdos previos entre estos entes estatales.  En este caso ambos organismos están trabajando en conjunto para hacer la definición técnica de lo que se necesita incluir en este documento, que se sumará al de exportación, todo con el objetivo de tener una balanza comercial más controlada.

Es importante notar que todas las iniciativas de la DIAN apuntan a tener el control de todas las entradas y salidas de las empresas con el objetivo final de implementar declaraciones de rentas sugeridas, tal como hoy sucede en otros países de la región.

El apoyo de Sovos como partner estratégico

La rapidez con que la DIAN está introduciendo cambios sobre las normativas tributarias exige contar con un aliado que sea capaz de proveer tanto la solución tecnológica adecuada, como el equipo de especialistas que acompañe a los clientes en todo el ciclo de vida de los procesos. En ese orden de ideas, Sovos no solo colabora estrechamente con la DIAN para compartir un valor que beneficie a ambas partes; sino que cuenta además con un grupo mundial de expertos en las diversas áreas involucradas en el desarrollo, implementación y soporte del software, además de un equipo de expertos en regulaciones tributarias que analiza el impacto de las diferentes normativas, para que los clientes puedan estar siempre preparados.

A esto se suma la solidez de la solución de recepción de Sovos, que está desarrollada para hacer frente a los requerimientos de la administración tributaria, construyendo la información sobre la base de los datos del XML original aceptado por la DIAN y por los estados del documento definidos también por esta entidad fiscal.

Esto permite a las empresas que cuenten con esta solución trabajar sobre información real para cumplir con los requerimientos relacionados con estos porcentajes exigidos por la legislación y tener la información, ya sea en la nube o directamente en su ERP.

Tome la iniciativa

Sovos puede ser su aliado para cumplir con la normativa de su país, mientras asegura la continuidad operacional de su negocio. Contáctenos

Suscríbase para más información

Manténgase actualizado con las últimas noticias de impuestos y cumplimiento fiscal que pueden afectar su negocio.

AUTOR

Mario Giraldo

Mario es ingeniero de profesión y cuenta con una maestría en Ingeniería Industrial y otra en Sostenibilidad y Desarrollo Territorial. Posee una amplia experiencia en los temas relacionados con la facturación electrónica en América Latina, la que ha puesto a disposición de los equipos de venta en Sovos para aportar en la construcción de una visión integral de las necesidades de los clientes de la región. Además ha establecido relaciones de confianza y apoyo mutuo, tanto con la entidad tributaria colombiana -DIAN- como con proveedores tecnológicos, empresas y aliados estratégicos, para apoyar el desarrollo de la facturación electrónica en Colombia. Previo a su incorporación a Sovos, se desempeñó en las áreas de consultoría, educación y tecnología en diversos países, formación que ha contribuido a su desempeño de excelencia como Sales Engineer.
Compartir esta publicacion

Latinoamérica Sovos SAP Framework
April 13, 2021
El valor de integrar los cambios regulatorios sin interrumpir las operaciones diarias

La transformación digital en el ámbito de los impuestos genera un sinnúmero de desafíos a las empresas, que se ven en la obligación de emitir sus documentos fiscales de manera electrónica para ser validados y aprobados por las autoridades tributarias. De igual forma, estos documentos deben ser recibidos por los diferentes proveedores para gestionar los […]

Latinoamérica Servicios extendidos
March 23, 2021
El valor agregado de los servicios extendidos

Los constantes cambios normativos que imponen las administraciones tributarias ejercen presión sobre las empresas, demandando de las mismas, y de sus proveedores de software de impuestos, un esfuerzo adicional no solo para integrar o actualizar dichos cambios normativos en sus plataformas tecnológicas, sino también, para monitorear y resolver las incidencias que se presenten en tiempo […]

Boleta Electrónica Factura Electrónica Latinoamérica
March 11, 2021
Escoger al partner estratégico adecuado asegura el cumplimiento y la continuidad operacional

La creciente introducción de los controles transaccionales continuos (CTCs) en Latinoamérica como resultado de la transformación digital de los gobiernos y las empresas, está provocando cambios sustanciales en la forma en que estas últimas deben gestionar su información para cumplir con las exigencias de las administraciones tributarias, que buscan, por medio de constantes cambios en […]

Factura Electrónica México
February 16, 2021
Entendiendo la Resolución Fiscal Miscelánea para 2021 y sus modificaciones (Parte I)

La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) es una regulación emitida anualmente por la administración tributaria mexicana (SAT) con el objetivo de publicar las interpretaciones oficiales para la implementación de las normas dictadas sobre los impuestos, tasas y obligaciones aplicables a los contribuyentes en México. La resolución, que se emite cada año, se basa en las disposiciones […]

Latinoamérica
January 22, 2021
Creando software de calidad mundial gracias al área de desarrollo de productos de Sovos

Detrás de la promesa de Sovos de resolver los impuestos definitivamente en cualquier parte del mundo, existe un cúmulo de áreas que trabajan coordinadamente para proporcionar a los clientes las soluciones que respondan efectivamente a sus necesidades. En esa línea, el área de Product Development -o Desarrollo de Producto- juega un papel esencial, al tener […]