facturación electrónica

La autoridad tributaria de Colombia, la DIAN, implementó algunos cambios en su modelo de facturación electrónica

Con la experiencia obtenida de la primera iteración de facturación electrónica en Colombia, la DIAN implementará un modelo de autorización similar al de Brasil, México y otros países de América Latina.

El nuevo modelo requiere que las organizaciones que actualmente facturan de forma electrónica a través de SAP implementen el nuevo modelo antes del 2 de noviembre de 2019. Las empresas que implementan la facturación electrónica por primera vez deben seguir las directrices publicadas por la DIAN en la Resolución 000020, que exige el cumplimiento desde el 1 de agosto de 2019 para muchas organizaciones.

Actualizaciones más recientes​

El mandato nuevo empleará un modelo para autorizar la facturación electrónica que requiere una validación previa en tiempo real. En este modelo, el proveedor debe validar todas las facturas con la autoridad tributaria antes de enviarle los productos a un cliente.
La facturación entrante ahora es un requisito.
Un nuevo esquema XML exige más de 200 validaciones, para lo cual se han implementado nuevos catálogos que estandarizan los datos y 7 nuevos acuses de recibo.

Puntos clave del mandato

  • El mandato reduce la evasión del IVA en un 50 %, equivalente a 8000 millones de pesos (~2.800 millones USD).
  • El mandato produjo más de tres millones de documentos electrónicos con un valor superior a 40000 millones de pesos (~13000 millones USD).
  • Para obtener más detalles sobre la evolución y los requisitos del mandato, descargue la guía sobre facturación electrónica en Colombia.

Fechas de implementación del mandato

Con el nuevo modelo UBL 2.1 y el mandato de validación previa publicados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), las fechas para implementar la autorización de facturas electrónicas son las siguientes:

  • Las empresas que no facturan electrónicamente deben implementarlo entre el 1 de agosto de 2019 y el 1 de agosto de 2020, según la resolución 020.
  • Las empresas que en la actualidad facturan electrónicamente deben implementarlo el 2 de noviembre de 2019.

Sanciones

Las empresas que no cumplan con el mandato de facturación electrónica están sujetas a multas de hasta 15000 UVT, según los siguientes criterios:

  • 5% del importe de la factura para la que no se haya proporcionado la información obligatoria.
  • 4% del importe de la factura por información enviada en un formato no válido.
  • 3% del importe de la factura por presentaciones fuera de plazo.
Guía gratuita

Requisitos de declaración y de facturación electrónica en Colombia

Para obtener más detalles sobre la evolución y los requisitos del mandato, descargue la guía sobre facturación electrónica en Colombia.

Cómo Sovos ayuda a las empresas a mantener el cumplimiento de las normas de facturación electrónica de Colombia

La solución de Sovos para el cumplimiento de facturación electrónica sirve como una fuente única para gestionar todas las obligaciones de cumplimiento de facturación electrónica en Colombia y en todo el mundo. La combinación de distintas soluciones locales en diferentes países es costosa e implica riesgos. La solución del Framework SAP de Sovos se personaliza para administrar casos específicos de facturación electrónica en Colombia y para gestionar los requisitos en otros países. Esto permite que las empresas facturen en SAP fácilmente y también monitorea los procesos de cumplimiento para las cuentas por pagar y para las cuentas por cobrar de forma integral y dentro de SAP.

Proveedor tecnológico certificado por la DIAN

Sovos obtuvo la certificación de la DIAN. Las empresas que operan en Colombia deben usar un proveedor tecnológico certificado para la facturación electrónica.Ver certificación

Certificado para espacio de nombres y SAP orientado a S/4HANA

La solución SAP integrada de Sovos permite que los usuarios de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar gestionen sus operaciones diarias dentro de los procesos agilizados de SAP, lo que mantiene a SAP como la única fuente de datos.

Participante exitoso en el programa piloto de Colombia

Sovos implementó con éxito la facturación electrónica en Colombia con grandes multinacionales, incluidas Coca-Cola, Kellogg y S.C. Johnson.

Lista de funciones

Monitores localizados de SAP para configurar fácilmente los procesos de facturación electrónica

Sovos ofrece experiencia en SAP en todo el mundo, lo que elimina la necesidad de que los mismos clientes SAP encuentren y proporcionen los expertos.

Soluciones de Sovos para el cumplimiento de facturación electrónica localizadas para casos y requisitos específicos del mercado

La solución integrada SAP permite que los usuarios de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar gestionen sus operaciones diarias dentro de los procesos agilizados de SAP, lo que mantiene a SAP como la única fuente de datos. Sovos facilita un alcance internacional con experiencia interna en materia regulatoria para la facturación transaccional antes de la autorización y después de la auditoría. Cuando las autoridades tributarias presentan un mandato nuevo o modifican uno existente, Sovos hace un seguimiento para que los clientes SAP continúen cumpliendo la reglamentación, se ahorren varios dolores de cabeza y eviten las interrupciones de sus operaciones comerciales.

Funcionalidad integrada en más de 60 EDI líderes globales y redes P2P, incluido SAP Ariba

El cumplimiento de facturación electrónica de Sovos funciona directamente dentro de los sistemas P2P y EDI más complejos y populares, eliminando la necesidad de financiar y mantener costosos proyectos de integración.

Gestión de cambios para monitorear y mantener el sistema de facturación electrónica

Los clientes SAP no solo ahorran dinero por no tener que crear lógicas de asignación y extracción de datos SAP internos para sus procesos de facturación electrónica, sino que tampoco afrontan los costos significativos de supervisar y mantener esos sistemas.

Espacio de nombre SAP reservado y nativo

Creada directamente en SAP con su propio espacio de nombre, la solución de Sovos para el cumplimiento de facturación electrónica ofrece las herramientas que los clientes SAP necesitan para gestionar, controlar y supervisar los procesos de cumplimiento de facturación electrónica en tiempo real.

Soporte en múltiples idiomas

Sovos ofrece un servicio completo de atención al cliente en los idiomas que hablan los países con mandatos de facturación electrónica de todo el mundo.

Clientes

El sistema de facturación electrónica colombiano está alcanzando su nivel de madurez. Desde su creación en 2018, Colombia ha ido consolidando y ampliando el mandato para hacerlo más estable, fiable y completo.

Como resultado de la promulgación de la reciente Resolución 000013/2021, la administración tributaria colombiana (DIAN), amplió oficialmente el mandato de facturación electrónica para incluir también las transacciones de nómina. Esta ampliación sigue el patrón establecido por México, Brasil y otros países que ya ampliaron el mandato de facturación electrónica a las transacciones de nómina también.

El Documento Soporte de Nómina Electrónica es conocido localmente en Colombia como Documento Soporte de Nómina Electrónica o también simplemente como Nómina Electrónica. Se trata de un nuevo documento digital destinado a respaldar y validar los gastos relacionados con la nómina y las deducciones del impuesto a la renta y los créditos del IVA (si corresponde) cuando las empresas realizan pagos derivados de las relaciones laborales, jurídicas y otras similares (pensiones).

En términos sencillos, las transacciones de costes laborales deben declararse en este nuevo sistema digital para que sean válidas. Es decir, siempre que los empresarios realicen pagos por sueldos, salarios, reembolsos, pensiones, etc.

¿Quién está obligado a cumplir el mandato de la nómina electrónica en Colombia?

Los empleadores que pagan salarios en virtud de una relación laboral, cuando los pagos se declaran como gastos a efectos del impuesto sobre la renta o como impuestos deducibles para el IVA, tienen que cumplir. Sin embargo, existen importantes excepciones derivadas de ese marco legal. Por ejemplo, las oficinas públicas, las entidades sin ánimo de lucro o los contribuyentes del régimen simplificado no están actualmente obligados a cumplir. En consecuencia, no necesitan utilizar esos pagos para deducir el impuesto sobre la renta o el IVA.

Calendario de despliegue

La DIAN estableció un cronograma de implementación basado en el número de empleados que el contribuyente tiene en la nómina. Existen cuatro etapas o grupos sujetos a los siguientes plazos:

Grupo Fecha límite para iniciar la generación y envío del documento Número de empleados
Desde Hasta
1 1 de septiembre de 2021 Más de 250 empleados101
2 1 de octubre de 2021 101 250
3 1 de noviembre de 2021 11 100
4 1 de diciembre de 2021 1 10

Fecha límite para el envío de remesas

Dado que la Nomina Electronica debe ser declarada mensualmente, los pagos de cada mes deben ser declarados antes del día 10 del mes siguiente. Las notas de regularización deben comunicarse en el mismo plazo, una vez que el empresario las haya efectuado.

Elementos de información del mandato de la nómina electrónica

Hay dos tipos básicos de informes que forman parte de este mandato: el documento de apoyo de la nómina electrónica y, cuando sea necesario, la nota de ajuste.

Documento de apoyo de la Nómina Electrónica o Nomina Electronica

Este documento electrónico contiene la información que soporta los pagos efectuados a los trabajadores en concepto de salarios y otras compensaciones, las deducciones y la diferencia entre ellas efectuadas por el empleador, según lo reportado en la nómina. El empleador debe generar y transmitir el documento a la DIAN utilizando el formato XML establecido en la documentación técnica incluida en la norma 000037/2021.

Notas de ajuste

En este mandato no existen notas de crédito como las conocemos en el sistema de factura electrónica de Colombia. Sin embargo, cuando un empleador necesite hacer correcciones al Documento Soporte de Nómina Electrónica reportado a la DIAN, podrá emitir lo que conocemos como Notas de Ajuste donde se le permitirá al empleador corregir cualquier valor previamente reportado a la DIAN a través de la Nomina Electrónica.

Contenido y estructura de los informes

Los empleadores deben presentar a la DIAN informes individualizados para cada beneficiario que recibe pagos de los empleadores. En consecuencia, el reporte requiere el suministro de cierta información obligatoria para que la DIAN la valide. Esto incluye la correcta identificación del propio reporte, del reportante, además de los empleados, los salarios u otros pagos empleados, la fecha, la numeración, el software, etc.

Otro elemento de información obligatorio que vale la pena mencionar es el CUNE o Código Único del Documento de Apoyo a la Nómina Electrónica. Se trata de un identificador único para cada Documento Electrónico de Apoyo a la Nómina. Permitirá la identificación exacta de cada informe o de las Notas de Ajuste emitidas a continuación. Sin embargo, existe alguna información adicional opcional que puede ser proporcionada en función de las necesidades o conveniencia del empresario que realiza el informe.

Desde el punto de vista técnico, ni el Documento de Soporte de la Nómina Electrónica ni las Notas de Ajuste se basan en la estructura UBL 2.1 utilizada en Colombia para la factura electrónica. Esto se debe a que el estándar UBL no incluye módulos para las transacciones de nómina ni para los reportes. Por lo tanto, la DIAN ha basado su arquitectura en un estándar XML diferente. Cada reporte requiere una firma digital. Para ello, el contribuyente puede utilizar el mismo certificado digital utilizado para la firma de las facturas electrónicas.

Generación, transmisión y validación

La normativa vigente no exige que la Nomina Electrónica o las Notas de Ajuste deban ser generadas por una solución de software determinada o por un proveedor de software autorizado por la DIAN. Los contribuyentes tienen la opción de generar el reporte utilizando su propia solución. Esta es una solución de mercado o una solución que la DIAN proporcionará a los pequeños contribuyentes. Sin embargo, todos los reportes deben seguir estrictamente la documentación técnica emitida por la DIAN dentro de la Resolución 000037/2021. El envío de esos documentos es electrónico, utilizando los servicios web especificados por la DIAN.

Una vez realizada la transmisión, la DIAN valida el documento. A continuación, reportará al contribuyente la correspondiente respuesta del aplicativo, indicando su aceptación y validación. Sólo entonces, los montos reportados en el documento de nómina serán gastos válidos para la deducción.

Sanciones y penalizaciones

El incumplimiento de la nómina electrónica en Colombia estará sujeto a las mismas multas y sanciones establecidas para el incumplimiento del mandato de facturación electrónica, definidas en el Art. 652-1 del Estatuto Tributario de Colombia. Pero la implicación más importante del incumplimiento es que cualquier pago no reportado por el empleador, no será admitido como gasto para efectos del impuesto a la renta o del IVA cuando corresponda.

Tome medidas

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