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El mandato de la nómina electrónica de Colombia

Ramón Frias
junio 1, 2021

El sistema de facturación electrónica colombiano está alcanzando su nivel de madurez. Desde su creación en 2018, Colombia ha ido consolidando y ampliando el mandato para hacerlo más estable, fiable y completo.

Como resultado de la promulgación de la reciente Resolución 000013/2021, la administración tributaria colombiana (DIAN), amplió oficialmente el mandato de facturación electrónica para incluir también las transacciones de nómina. Esta ampliación sigue el patrón establecido por México, Brasil y otros países que ya ampliaron el mandato de facturación electrónica a las transacciones de nómina también.

El Documento Soporte de Nómina Electrónica es conocido localmente en Colombia como Documento Soporte de Nómina Electrónica o también simplemente como Nómina Electrónica. Se trata de un nuevo documento digital destinado a respaldar y validar los gastos relacionados con la nómina y las deducciones del impuesto a la renta y los créditos del IVA (si corresponde) cuando las empresas realizan pagos derivados de las relaciones laborales, jurídicas y otras similares (pensiones).

En términos sencillos, las transacciones de costes laborales deben declararse en este nuevo sistema digital para que sean válidas. Es decir, siempre que los empresarios realicen pagos por sueldos, salarios, reembolsos, pensiones, etc.

¿Quién está obligado a cumplir el mandato de la nómina electrónica en Colombia?

Los empleadores que pagan salarios en virtud de una relación laboral, cuando los pagos se declaran como gastos a efectos del impuesto sobre la renta o como impuestos deducibles para el IVA, tienen que cumplir. Sin embargo, existen importantes excepciones derivadas de ese marco legal. Por ejemplo, las oficinas públicas, las entidades sin ánimo de lucro o los contribuyentes del régimen simplificado no están actualmente obligados a cumplir. En consecuencia, no necesitan utilizar esos pagos para deducir el impuesto sobre la renta o el IVA.

Calendario de despliegue

La DIAN estableció un cronograma de implementación basado en el número de empleados que el contribuyente tiene en la nómina. Existen cuatro etapas o grupos sujetos a los siguientes plazos:

Grupo Fecha límite para iniciar la generación y envío del documento Número de empleados
Desde Hasta
1 1 de septiembre de 2021 Más de 250 empleados101
2 1 de octubre de 2021 101 250
3 1 de noviembre de 2021 11 100
4 1 de diciembre de 2021 1 10

Fecha límite para el envío de remesas

Dado que la Nomina Electronica debe ser declarada mensualmente, los pagos de cada mes deben ser declarados antes del día 10 del mes siguiente. Las notas de regularización deben comunicarse en el mismo plazo, una vez que el empresario las haya efectuado.

Elementos de información del mandato de la nómina electrónica

Hay dos tipos básicos de informes que forman parte de este mandato: el documento de apoyo de la nómina electrónica y, cuando sea necesario, la nota de ajuste.

Documento de apoyo de la Nómina Electrónica o Nomina Electronica

Este documento electrónico contiene la información que soporta los pagos efectuados a los trabajadores en concepto de salarios y otras compensaciones, las deducciones y la diferencia entre ellas efectuadas por el empleador, según lo reportado en la nómina. El empleador debe generar y transmitir el documento a la DIAN utilizando el formato XML establecido en la documentación técnica incluida en la norma 000037/2021.

Notas de ajuste

En este mandato no existen notas de crédito como las conocemos en el sistema de factura electrónica de Colombia. Sin embargo, cuando un empleador necesite hacer correcciones al Documento Soporte de Nómina Electrónica reportado a la DIAN, podrá emitir lo que conocemos como Notas de Ajuste donde se le permitirá al empleador corregir cualquier valor previamente reportado a la DIAN a través de la Nomina Electrónica.

Contenido y estructura de los informes

Los empleadores deben presentar a la DIAN informes individualizados para cada beneficiario que recibe pagos de los empleadores. En consecuencia, el reporte requiere el suministro de cierta información obligatoria para que la DIAN la valide. Esto incluye la correcta identificación del propio reporte, del reportante, además de los empleados, los salarios u otros pagos empleados, la fecha, la numeración, el software, etc.

Otro elemento de información obligatorio que vale la pena mencionar es el CUNE o Código Único del Documento de Apoyo a la Nómina Electrónica. Se trata de un identificador único para cada Documento Electrónico de Apoyo a la Nómina. Permitirá la identificación exacta de cada informe o de las Notas de Ajuste emitidas a continuación. Sin embargo, existe alguna información adicional opcional que puede ser proporcionada en función de las necesidades o conveniencia del empresario que realiza el informe.

Desde el punto de vista técnico, ni el Documento de Soporte de la Nómina Electrónica ni las Notas de Ajuste se basan en la estructura UBL 2.1 utilizada en Colombia para la factura electrónica. Esto se debe a que el estándar UBL no incluye módulos para las transacciones de nómina ni para los reportes. Por lo tanto, la DIAN ha basado su arquitectura en un estándar XML diferente. Cada reporte requiere una firma digital. Para ello, el contribuyente puede utilizar el mismo certificado digital utilizado para la firma de las facturas electrónicas.

Generación, transmisión y validación

La normativa vigente no exige que la Nomina Electrónica o las Notas de Ajuste deban ser generadas por una solución de software determinada o por un proveedor de software autorizado por la DIAN. Los contribuyentes tienen la opción de generar el reporte utilizando su propia solución. Esta es una solución de mercado o una solución que la DIAN proporcionará a los pequeños contribuyentes. Sin embargo, todos los reportes deben seguir estrictamente la documentación técnica emitida por la DIAN dentro de la Resolución 000037/2021. El envío de esos documentos es electrónico, utilizando los servicios web especificados por la DIAN.

Una vez realizada la transmisión, la DIAN valida el documento. A continuación, reportará al contribuyente la correspondiente respuesta del aplicativo, indicando su aceptación y validación. Sólo entonces, los montos reportados en el documento de nómina serán gastos válidos para la deducción.

Sanciones y penalizaciones

El incumplimiento de la nómina electrónica en Colombia estará sujeto a las mismas multas y sanciones establecidas para el incumplimiento del mandato de facturación electrónica, definidas en el Art. 652-1 del Estatuto Tributario de Colombia. Pero la implicación más importante del incumplimiento es que cualquier pago no reportado por el empleador, no será admitido como gasto para efectos del impuesto a la renta o del IVA cuando corresponda.

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Author

Ramón Frias

Ramon is a Tax Counsel on the Regulatory Analysis team at Sovos. He is licensed to practice law in the Dominican Republic and is a member of the Dominican Bar Association. He has a Certificate Degree from Harvard University as well as a J.D. from the Universidad Autonoma de Santo Domingo. Ramon has written a number of essays about tax administration and has won the first prize in the international essays contest sponsored by the Inter American Center of Tax Administrations (CIAT). Prior to joining Sovos, Ramon worked for more than 10 years in the Department of Revenue of the Dominican Republic where he served as Deputy Director. He is proficient in French and Spanish.
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