El gobierno español ha publicado el tan esperado proyecto de reglamento con el marco para implementar la facturación electrónica B2B obligatoria.
La legislación propuesta describe el funcionamiento del sistema espñol de factura electrónica. Su característica principal es la dependencia de los principios de interoperabilidad de los formatos de factura electrónica y de interconectividad de las plataformas de facturación electrónica. El objetivo es promover la digitalización (especialmente para las empresas más pequeñas), reducir la morosidad en los pagos de facturas y ahorrar en costes administrativos como la gestión de facturas.
El proyecto de Real Decreto amplía la Ley de Creación y Crecimiento de Sociedades publicada en septiembre de 2022, que establece inicialmente la obligación de facturación electrónica para empresas y profesionales.
Alcance del mandato español de facturación electrónica B2B
Todas las empresas y profesionales obligados a emitir facturas según la legislación española estarán obligados a hacerlo electrónicamente. Esto se aplica a operaciones B2B con algunas transacciones excluidas, como por ejemplo: al emitir una factura simplificada, emitir una factura de forma voluntaria cuando no existe tal obligación según las normas españolas y en otros casos que el gobierno pueda regular en el futuro.
Sin embargo, la obligación no se aplica si una de las partes de la operación no tiene un negocio establecido, un establecimiento fijo o una residencia comercial habitual en territorio español donde se emiten directamente las facturas.
Principales requisitos del sistema de factura electrónica español
El sistema español de factura electrónica estará compuesto por las plataformas de facturación electrónica de titularidad privada y la solución de facturación electrónica pública gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Los contribuyentes bajo alcance deberán enviar y recibir facturas electrónicas a través de uno de estos dos medios y podrán utilizar ambos en paralelo.
Otras características y requisitos importantes de este sistema son:
- Las facturas electrónicas se pueden emitir en diferentes formatos aceptados.
- Independientemente del método elegido, los emisores deberán enviar una copia exacta de cada factura electrónica a la solución pública de facturación electrónica, en formato Facturae , que servirá como repositorio central.
- La aplicación de una firma electrónica avanzada en las facturas electrónicas transmitidas a través de una plataforma privada será obligatoria para garantizar su integridad y autenticidad (I&A).
- Todas las facturas electrónicas deben estar identificadas con un código único.
- El destinatario de la factura deberá informar la aceptación o rechazo de la factura electrónica y la fecha efectiva de pago.
- Existen requisitos mínimos para operar como plataforma privada de factura electrónica, como una capacidad probada para conectarse con la solución pública de factura electrónica, brindando interconexión gratuita e interoperabilidad con otras plataformas.
- Los operadores de plataformas privadas de factura electrónica estarán obligados a interconectarse con cualquier otra plataforma privada del sistema de facturación electrónica español en el plazo de un mes desde su solicitud.
- La solución de facturación electrónica pública se considerará como el sistema de intercambio predeterminado para los contribuyentes que no opten explícitamente por recibir facturas electrónicas a través de una plataforma privada.
Formatos de factura electrónica aceptados
La propuesta de Real Decreto define la factura electrónica como un documento estructurado, lo que significa que un PDF dejará de considerarse factura electrónica. Los contribuyentes estarán obligados a emitir facturas electrónicas utilizando uno de los formatos aceptados:
- XML CEFACT/ONU como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM – CII)
- UBL tal como se define en la norma ISO/IEC 19845:2015
- EDIFACT según la norma ISO 9735
- Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento
Además, de acuerdo con el principio de interoperabilidad, las plataformas privadas de facturación electrónica deben poder convertir facturas electrónicas a todos los formatos admitidos preservando al mismo tiempo la I&A.
Comunicación del estado de la factura electrónica
El destinatario de la factura deberá comunicar el estado de la factura electrónica al emisor de la factura en el plazo máximo de cuatro días naturales contados a partir de la fecha del estado informado.
Los estados obligatorios comprenden lo siguiente:
- a) Aceptación o Rechazo Comercial de la factura y su fecha
- b) Pago íntegro efectivo de la factura y su fecha
Además, el proyecto de reglamento establece estatus opcionales:
- c) Aceptación comercial parcial o rechazo de la factura y su fecha
- d) Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha
- e) Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y fecha de cesión
Cronogramas de implementación
El Real Decreto se encuentra actualmente en borrador pero entrará en vigor 12 meses después de su publicación oficial en el Boletín Oficial de España (BOE). De acuerdo con la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, el plazo de 12 meses se aplicará a los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros, y para el resto de contribuyentes sujetos al alcance el plazo será de 24 meses.
En el primer año a partir de la fecha de entrada en vigor de la regulación, las empresas bajo la obligación de facturación electrónica deben adjuntar un archivo PDF a la factura electrónica legal para garantizar la legibilidad para las contrapartes que aún no están dentro del alcance, a menos que el destinatario acepte recibirla en el formato original.
La obligación de informar del estado de la factura electrónica entrará en vigor a los 36 meses de la publicación del Real Decreto para los empresarios con una facturación anual inferior a 6 millones de euros y a los 48 meses de la publicación del Real Decreto para los profesionales inferiores al mismo umbral.
Se esperan más detalles sobre cómo los contribuyentes bajo el mandato del SII (Suministro Imediato de Información) deben informar los estados obligatorios de la factura electrónica.
¿Qué es lo siguiente?
Como todavía se trata de un borrador y aún quedan por establecer ciertos detalles, los contribuyentes pueden esperar cambios antes de la publicación de la versión final. Además, hasta el 10 de julio de 2023, el proyecto de reglamento está abierto a comentarios del público en general.
Otra nota importante es que la entrada en vigor de este proyecto de Real Decreto está sujeta a que España obtenga ante la Comisión de la UE una excepción a los artículos 218 y 232 de la Directiva del IVA de la UE. Aunque se trata de un paso formal y no hay indicios de que la Comisión no vaya a conceder la excepción, hasta que eso suceda las nuevas normas españolas no pueden entrar en vigor.
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Para obtener una descripción general sobre otros requisitos relacionados con el IVA en España, lea esta página completa sobre el cumplimiento del IVA en España.
