España: Proyecto de Reglamento sobre los nuevos requisitos de facturación

Victor Duarte
febrero 24, 2022

Actualización: 7 de diciembre de 2023 por Carolina Silva

España establece requisitos para el software de facturación

El tan esperado Real Decreto por el que se establecen los requisitos del software de facturación para asegurar la normativa antifraude española, ha sido publicado oficialmente por el Ministerio de Hacienda español.

Los contribuyentes y desarrolladores de SIF, definidos más adelante en este artículo, deben estar al tanto de varios nuevos plazos oficiales establecidos por la autoridad tributaria española en el Real Decreto:

  • A partir del 1 de julio de 2025: Sólo se podrán utilizar sistemas de facturación ordinarios SIF u homologados por Verifactu para la elaboración y presentación de facturas de los contribuyentes incluidos en el ámbito de aplicación.
  • Los desarrolladores y comercializadores de software de facturación deberán ofrecer su producto totalmente adaptado en un plazo máximo de nueve meses desde la aprobación de la Orden Ministerial que concrete todos los detalles técnicos, aún pendiente de aprobación

Por tanto, las empresas que estén dentro del ámbito de aplicación deberán asegurarse de que sus sistemas informáticos están adaptados a esta normativa a partir del 1 de julio de 2025.

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Actualización: 10 de febrero de 2023 por Carolina Silva

Entendiendo el sistema Verifactu de España

El gobierno español está siguiendo varias rutas para digitalizar los controles fiscales, incluida la introducción de requisitos de software en el sistema de facturación.

En febrero de 2022, España publicó un Proyecto de Real Decreto que establece requisitos de software de facturación para garantizar la normativa antifraude española.

El Anteproyecto de Decreto garantiza que los software de facturación cumplan con los requisitos legales de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Establece estándares para los sistemas conocidos como SIF (Sistemas Informáticos de Facturación).

Para cumplir con los estándares del SIF, los contribuyentes pueden utilizar un sistema Verifactu, un sistema de emisión de facturas verificable que se detalla más adelante en este artículo.

Desde la publicación del Proyecto de Decreto y la conclusión de su consulta pública, la autoridad tributaria española ha publicado un proyecto de especificaciones técnicas para el sistema Verifactu y una lista de modificaciones que se introducirán en el Proyecto de Decreto. Uno es la fecha estimada de entrada en vigor de los requisitos del software de facturación.

¿Qué es un sistema de facturación Verifactu?

Entre los múltiples requisitos del SIF establecidos en el Proyecto de Decreto se encuentra la capacidad de generar un registro de facturación en formato XML por cada venta de bienes o prestación de servicios. Este debe enviarse a la autoridad fiscal simultáneamente o inmediatamente antes de la emisión de la factura.

El Proyecto de Decreto establece dos sistemas alternativos que los contribuyentes pueden adoptar para cumplir con las normas técnicas del SIF: el SIF ordinario y el sistema Verifactu.

Un sistema Verifactu es un sistema de emisión de facturas verificable y su adopción es voluntaria según el Proyecto de Decreto. Los contribuyentes que utilicen sistemas informáticos de facturación para cumplir con sus obligaciones de facturación podrán optar por enviar continuamente a la autoridad tributaria todos los registros de facturación generados por sus sistemas.

Un sistema de facturación Verifactu cumple con todas las obligaciones técnicas impuestas por el Proyecto de Decreto. Los contribuyentes utilizan el sistema para enviar efectivamente todos los registros de facturación de manera electrónica de manera continua, automática, consecutiva, instantánea y confiable.

Beneficios del sistema de facturación Verifactu

Un contribuyente opta por un “sistema de emisión de facturas verificable” iniciando sistemáticamente la transmisión de registros de facturación a la autoridad tributaria. Si los sistemas son Verifactu, las facturas deberán incluir una frase que así lo indique.

Existen varios beneficios para los contribuyentes que deciden optar por un sistema Verifactu:

  • A medida que las empresas envíen los registros de facturación a la autoridad tributaria, la respuesta de aceptación formal incorporará automáticamente la información de dichos registros al libro de facturas emitidas del contribuyente.

Plazos actuales

Los contribuyentes y promotores de SIF deben conocer varios plazos establecidos por la autoridad tributaria española. Estos todavía son parte del borrador de desarrollo del SIF y los plazos oficiales están pendientes:

  • A partir del 1 de julio de 2024: Para la elaboración y presentación de facturas únicamente se podrán utilizar sistemas de facturación ordinarios aprobados por el SIF o Verifactu. La fecha límite del proyecto de Decreto era el 1 de enero de 2024, pero la autoridad española lo pospuso tras una consulta pública.
  • Los desarrolladores y vendedores de software de facturación deberán ofrecer su producto totalmente adaptado en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor del reglamento.
  • También en un plazo de nueve meses, la autoridad tributaria española deberá garantizar que el servicio de recepción de registros de facturación de los sistemas Verifactu esté disponible.

¿Qué es lo siguiente?

Aunque todavía se encuentra en borrador, se espera que se publique oficialmente el Proyecto de Real Decreto, junto con una Orden Ministerial que detalle las especificaciones técnicas y funcionales de los sistemas de facturación. Próximamente la publicación oficial de las especificaciones técnicas de Verifactu.

El Proyecto de Decreto establece explícitamente que su implementación es compatible con un mandato de facturación electrónica que también está en marcha en España. Por lo tanto, los contribuyentes deben prepararse para cumplir.

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Para obtener una descripción general sobre otros requisitos relacionados con el IVA en España, lea esta página completa sobre el cumplimiento del IVA en España.

Actualización: 24 de febrero de 2022 por Víctor Duarte

El Ministerio de Hacienda de España ha publicado un proyecto de resolución que, una vez adoptado, establecerá los requisitos para el software y los sistemas que respaldan los procesos de facturación de empresas y profesionales. Esta ley tendrá un impacto significativo en los actuales procesos de emisión de facturas. Será necesario implementar nuevos requisitos de contenido de las facturas, incluido un código QR, y la generación de registros de facturación para enero de

El reglamento también pretende adaptar el sector empresarial español, especialmente pymes, microempresas y autónomos, a las exigencias de la digitalización. Para ello se considera necesario estandarizar y modernizar los programas informáticos que apoyan la contabilidad, facturación y gestión de las empresas y emprendedores.

Ámbito de aplicación del reglamento

El reglamento establece los requisitos que debe cumplir cualquier sistema para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones.

Las nuevas normas establecidas en el reglamento se aplicarán a:

  • Contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades (IS), excepto las entidades exentas o parcialmente exentas.
  • Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que obtienen rendimientos de actividades económicas.
  • Contribuyentes sujetos al impuesto sobre la renta de no residentes (IRNR) con establecimiento permanente en España.
  • Entidades en régimen de atribución de rentas que realizan actividades económicas.

Las empresas que no entran en las categorías anteriores no tienen que cumplir, pero las que sí lo hacen deben asegurarse de que sus sistemas informáticos están adaptados a esta normativa a partir del 1 de enero de 2024.

Nuevos requisitos de contenido de las facturas: Códigos de identificación y QR

Las facturas generadas por los sistemas informáticos o los sistemas y programas electrónicos que soportan los procesos de facturación de las empresas y profesionales deben incluir un código de identificación alfanumérico y un código QR, generados según las especificaciones técnicas y funcionales establecidas por el Ministerio de Hacienda.

Requisitos del sistema de facturación

Los sistemas informáticos que soportan los procesos de facturación deben tener la capacidad de:

  • Generar un registro de facturación por cada entrega de bienes o prestación de servicios, simultáneamente o inmediatamente antes de la emisión de la factura.
  • El sistema informático debe ser capaz de enviar todos los registros de facturación generados a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) de forma continua, segura, correcta, completa, automática, consecutiva, instantánea y fiable.
  • El sistema debe estar dotado de trazabilidad, verificando la secuencia de creación de los datos. Creará un registro de eventos que recoja todas las operaciones e incidencias del sistema durante su uso.
  • Los registros creados no pueden ser alterados por el usuario ni por ningún medio interno o externo.
  • Los sistemas deben añadir una huella digital o «hash» a los registros de facturación, de acuerdo con las especificaciones y la firma electrónica.

Para conseguir estos fines, todos los sistemas informáticos deberán certificar que garantizan el compromiso de cumplir con todos los requisitos establecidos en esta norma a través de una «declaración responsable». El Ministerio de Hacienda establecerá el contenido mínimo de esta declaración más adelante en una nueva resolución.

Contenido del registro de facturación y su transmisión opcional

Los registros de facturación deben cumplir con varios requisitos de contenido establecidos por la normativa.

Los contribuyentes que utilicen sistemas informáticos para el cumplimiento de sus obligaciones de facturación podrán voluntariamente enviar a la AEAT todos sus registros de facturación generados por los sistemas informáticos de forma automática por medios electrónicos. La respuesta de un mensaje de aceptación formal por parte de la AEAT supondrá automáticamente la incorporación de estos registros a los libros de ventas e ingresos del contribuyente.

Auditorías de la administración fiscal

La AEAT podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático y podrá requerir el acceso total e inmediato al registro de datos, obteniendo, en su caso, el nombre de usuario, la contraseña y cualquier otra clave de seguridad que sea necesaria para el acceso total.

La AEAT podrá solicitar una copia de los registros de facturación, que las empresas podrán facilitar en formato electrónico mediante soporte físico o por medios electrónicos.

Aplicación al mandato de facturación electrónica B2B

El reglamento no incluye ninguna norma específica para el mandato de la factura electrónica B2B proyecto de decreto que se está discutiendo actualmente en el Congreso y está a la espera de su aprobación. Sin embargo, si se aprueba el mandato, todas las facturas electrónicas B2B emitidas bajo este proyecto de decreto tendrán que cumplir con todas las nuevas reglas establecidas en este reglamento.

Qué pasos dar

Aunque esta nueva normativa no parece llevar a España más allá del control continuo de transacciones (CTC), la propuesta tiene claras similitudes con los requisitos de facturación de Portugal.

El proyecto de resolución que los establece está actualmente abierto a consulta pública hasta el 11 de marzo de 2022. Una vez aprobada esta resolución, el Ministerio de Hacienda publicará las especificaciones técnicas y funcionales necesarias para cumplir con los nuevos requisitos y la estructura, contenido, detalle, formato, diseño y características de la información que las empresas deben incluir en los registros de facturación.

El Ministerio de Hacienda también publicará las especificaciones de la política de firma y los requisitos que debe cumplir la huella digital o ‘hash’. Una vez que se publiquen estos detalles, quedará más claro si España sigue el camino de Portugal o si se hace un camino propio.

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Autor

Victor Duarte

Victor is a Senior Regulatory Counsel at Sovos. Based in Stockholm and originally from Venezuela, he obtained a Law degree and a specialisation degree in Tax Law in his home country. Victor also earned a Master´s degree in European and Internal Tax Law from Lund University in Sweden.
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