Cómo prepararse para una auditoría del IVA

Nuestros artículos anteriores cubrían tendencias de auditoría que hemos observado en Sovos y desencadenantes comunes de una auditoría del IVA. En este artículo se analizan las mejores prácticas sobre cómo prepararse para una auditoría del IVA.

Cada país y jurisdicción puede tener diferentes leyes y requisitos relacionados con el proceso de auditoría del IVA. Las autoridades fiscales pueden llevar a cabo auditorías en persona o por correspondencia, siendo este último el caso de las empresas no establecidas en el país en cuestión.

Una empresa puede ser auditada al azar o porque hay razones para que la autoridad fiscal crea que hay un problema con la declaración del IVA de la empresa.

En general, las autoridades utilizan las auditorías e inspecciones para verificar la exactitud de las declaraciones de los contribuyentes, identificar posibles errores o pagos insuficientes y aprobar las devoluciones.

Como ya comentamos en nuestro artículo anterior, para entender cómo prepararse mejor para una auditoría del IVA, es esencial identificar la razón por la que se inició la auditoría.

¿Qué elementos son necesarios para una auditoría del IVA?

Aunque existen listas de comprobación específicas en función del país de la auditoría, hay varias acciones que una empresa puede llevar a cabo para prepararse para una auditoría del IVA. Lo más importante es recopilar documentos y respuestas por adelantado. Los elementos que se solicitan con frecuencia durante una auditoría son los siguientes

• Libros de contabilidad del IVA que contienen los detalles de las transacciones declaradas
• Copias relacionadas de las facturas de entrada y salida y proforma para el movimiento intracomunitario de mercancías propias
• Prueba del transporte de las mercancías: Deben aportarse dos elementos independientes, en particular para las expediciones intracomunitarias, que acrediten el derecho a aplicar el tipo impositivo del 0% (como cartas de porte firmadas por el CMR, conocimientos de embarque, facturas del transportista, pólizas de seguro, recibos de almacén, justificantes de pago del transporte de las mercancías, etc.)
• Los comprobantes de pago de las operaciones comunicadas, con especial atención al pago de las facturas de compra y al reembolso de las notas de crédito emitidas a clientes y consumidores
• Contratos con proveedores
• Descripción de las actividades empresariales y del flujo de mercancías

Es importante que los registros de los documentos mencionados anteriormente, cuando corresponda, se mantengan de acuerdo con los requisitos locales de mantenimiento de registros. La necesidad de preparar estos documentos con antelación y la capacidad de presentarlos rápidamente se convierte en algo esencial cuando una empresa debe, por ejemplo, solicitar la devolución de créditos de IVA, presentar una baja o tiene, en general, cualquier motivo para esperar que se inicie una auditoría.

Las autoridades pueden abrir un control cruzado de las actividades con los clientes y proveedores de la empresa, que se iniciará en paralelo a la auditoría para verificar que la información proporcionada por ambas partes es coherente. Por lo tanto, se recomienda informar a los proveedores sobre cualquier auditoría en curso, comunicar cualquier pregunta o aclarar las dudas pendientes. Si, por ejemplo, parece necesaria una corrección de las facturas, éstas deberían ultimarse ya para preparar la auditoría del IVA.

Las autoridades fiscales pueden imponer plazos muy cortos y estrictos una vez iniciada la auditoría. Aunque es posible solicitar una prórroga, no está garantizada su concesión. En determinadas circunstancias, las autoridades pueden imponer sanciones por las respuestas tardías. Proporcionar un conjunto de documentos claros y comprensibles a las consultas de la Agencia Tributaria es esencial para evitar cualquier efecto perjudicial.

Por qué tiene sentido planificar con antelación

Las ventajas de prepararse para una auditoría del IVA pueden resumirse como sigue:

• Minimizar los recursos necesarios para recopilar los documentos necesarios una vez iniciada la auditoría
• Finalización más rápida de la auditoría, evitando la necesidad de solicitar prórrogas de los plazos y retrasos en la recepción de la devolución del IVA, si procede
• Capacidad para identificar, rectificar y revelar voluntariamente cualquier error que pueda surgir de las revisiones preliminares de los documentos recogidos antes del inicio de la auditoría
• Posible reducción de sanciones

Tanto si una empresa decide encargarse de la auditoría internamente como si solicita el apoyo de un asesor externo, es esencial tener en cuenta las consecuencias de la auditoría, especialmente si están en juego cantidades elevadas de IVA a recuperar. En caso de auditoría, el objetivo principal debe ser resolverla con éxito y rapidez, limitando en lo posible cualquier impacto perjudicial para la empresa.