El Ministerio de Hacienda español ha publicado un proyecto de resolución que -una vez aprobado- establecerá los requisitos para los programas informáticos y sistemas que soportan los procesos de facturación de empresas y profesionales. Esta ley tendrá un impacto significativo en los actuales procesos de emisión de facturas. Exigirá la aplicación de nuevos requisitos de contenido de las facturas, incluido un código QR, y la generación de registros de facturación antes de enero de 2024.
La norma también pretende adaptar el sector empresarial español, especialmente las pymes, microempresas y autónomos, a las exigencias de la digitalización. Para ello, se considera necesario estandarizar y modernizar los programas informáticos que soportan la contabilidad, la facturación y la gestión de las empresas y los emprendedores.
Ámbito de aplicación del reglamento
El reglamento establece los requisitos que debe cumplir cualquier sistema para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones.
Las nuevas normas establecidas en el reglamento se aplicarán a:
- Contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades (IS), excepto las entidades exentas o parcialmente exentas.
- Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que obtienen rendimientos de actividades económicas.
- Contribuyentes sujetos al impuesto sobre la renta de no residentes (IRNR) con establecimiento permanente en España.
- Entidades en régimen de atribución de rentas que realizan actividades económicas.
Las empresas que no entran en las categorías anteriores no tienen que cumplir, pero las que sí lo hacen deben asegurarse de que sus sistemas informáticos están adaptados a esta normativa a partir del 1 de enero de 2024.
Nuevos requisitos de contenido de las facturas: Códigos de identificación y QR
Las facturas generadas por los sistemas informáticos o los sistemas y programas electrónicos que soportan los procesos de facturación de las empresas y profesionales deben incluir un código de identificación alfanumérico y un código QR, generados según las especificaciones técnicas y funcionales establecidas por el Ministerio de Hacienda.
Requisitos del sistema de facturación
Los sistemas informáticos que soportan los procesos de facturación deben tener la capacidad de:
- Generar un registro de facturación por cada entrega de bienes o prestación de servicios, simultáneamente o inmediatamente antes de la emisión de la factura.
- El sistema informático debe ser capaz de enviar todos los registros de facturación generados a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) de forma continua, segura, correcta, completa, automática, consecutiva, instantánea y fiable.
- El sistema debe estar dotado de trazabilidad, verificando la secuencia de creación de los datos. Creará un registro de eventos que recoja todas las operaciones e incidencias del sistema durante su uso.
- Los registros creados no pueden ser alterados por el usuario ni por ningún medio interno o externo.
- Los sistemas deben añadir una huella digital o "hash" a los registros de facturación, de acuerdo con las especificaciones y la firma electrónica.
Para conseguir estos fines, todos los sistemas informáticos deberán certificar que garantizan el compromiso de cumplir con todos los requisitos establecidos en esta norma a través de una "declaración responsable". El Ministerio de Hacienda establecerá el contenido mínimo de esta declaración más adelante en una nueva resolución.
Contenido del registro de facturación y su transmisión opcional
Los registros de facturación deben cumplir con varios requisitos de contenido establecidos por la normativa.
Los contribuyentes que utilicen sistemas informáticos para el cumplimiento de sus obligaciones de facturación podrán voluntariamente enviar a la AEAT todos sus registros de facturación generados por los sistemas informáticos de forma automática por medios electrónicos. La respuesta de un mensaje de aceptación formal por parte de la AEAT supondrá automáticamente la incorporación de estos registros a los libros de ventas e ingresos del contribuyente.
Auditorías de la administración fiscal
La AEAT podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático y podrá requerir el acceso total e inmediato al registro de datos, obteniendo, en su caso, el nombre de usuario, la contraseña y cualquier otra clave de seguridad que sea necesaria para el acceso total.
La AEAT podrá solicitar una copia de los registros de facturación, que las empresas podrán facilitar en formato electrónico mediante soporte físico o por medios electrónicos.
Aplicación al mandato de facturación electrónica B2B
El reglamento no incluye ninguna norma específica para el mandato de la factura electrónica B2B proyecto de decreto que se está discutiendo actualmente en el Congreso y está a la espera de su aprobación. Sin embargo, si se aprueba el mandato, todas las facturas electrónicas B2B emitidas bajo este proyecto de decreto tendrán que cumplir con todas las nuevas reglas establecidas en este reglamento.
Qué pasos dar
Aunque esta nueva normativa no parece llevar a España más allá del control continuo de transacciones (CTC), la propuesta tiene claras similitudes con los requisitos de facturación de Portugal.
El proyecto de resolución que los establece está actualmente abierto a consulta pública hasta el 11 de marzo de 2022. Una vez aprobada esta resolución, el Ministerio de Hacienda publicará las especificaciones técnicas y funcionales necesarias para cumplir con los nuevos requisitos y la estructura, contenido, detalle, formato, diseño y características de la información que las empresas deben incluir en los registros de facturación.
El Ministerio de Hacienda también publicará las especificaciones de la política de firma y los requisitos que debe cumplir la huella digital o ‘hash’. Una vez que se publiquen estos detalles, quedará más claro si España sigue el camino de Portugal o si se hace un camino propio.
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