Documento equivalente electrónico: prepárate y aprovecha los beneficios para tu negocio

Para 2024 todos los documentos con los que se soporta una venta, como los tiquetes de máquina registradora o recibos de servicios públicos, deben ser electrónicos. En este artículo te compartimos el calendario de implementación, así como los puntos que debes tener en cuenta para facilitar ese proceso en la empresa y los beneficios del documento equivalente electrónico.

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Contenido del artículo

- 2024 marca el fin de las facturas en papel
- ¿Cuándo debe implementarse el documento equivalente electrónico?
- Datos prácticos sobre el documento equivalente electrónico 
- Beneficios del documento equivalente electrónico 

2024 marca el fin de las facturas en papel

En Colombia existen dos formas de soportar las ventas de bienes y la prestación de servicios: la factura electrónica de venta, por un lado, y los documentos equivalentes, por el otro, entre los que se encuentran los tiquetes de máquina registradora o sistema POS, las boletas de ingreso a cine y los tiquetes aéreos. Generalmente, estos documentos se emiten en papel, sin embargo, como indica la Resolución 008 del 31 de enero de 2024, a partir del primero de mayo iniciarán los vencimientos para emitirlos en formato digital.

Actualmente, cerca de 75.000 empresas ubicadas en el territorio nacional, de todos los sectores y tamaños están realizando la solicitud de numeración para expedir electrónicamente el tiquete de máquina registradora POS. 
 

“La DIAN tiene como visión promover el 100 % de los soportes de venta electrónicos. Lograr que los documentos equivalentes a la factura de venta sean electrónicos es un gran avance. En el futuro vendrán nuevos documentos que expandirán el sistema de facturación, como los soportes de declaraciones tributarias o los documentos para el control fiscal”, explica la entidad.

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¿Cuándo debe implementarse el documento equivalente electrónico?

Según la Resolución 008 del 31 de enero de 2024, la implementación del documento equivalente electrónico correspondiente a tiquete de máquina registradora POS se hará por grupos:

Por otro lado, estas son las fechas máximas para la implementación de los otros documentos equivalentes:

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Datos prácticos sobre el documento equivalente electrónico

Además de los plazos, las empresas deben cumplir una serie de requisitos antes de empezar a expedir el documento equivalente electrónico a sus clientes, pues este tiene que estar ajustado a los requerimientos legales y tecnológicos exigidos por la DIAN. Como indica Fernando Parcerisas, director del área de Producto para Latinoamérica del proveedor de soluciones de facturación electrónica Sovos, estos son los pasos a seguir:

.1

Habilitarse ante la DIAN como emisor de documento electrónico equivalente

 

Esta solicitud es diferente a la que tramitan las empresas para facturar electrónicamente, pues los requerimientos que exige cada documento no son iguales.

.2

Solicitar la autorización de numeración de documento equivalente electrónico ante la DIAN

 

Esto se debe a que la autorización también es diferente a la de la factura electrónica.

.3

Implementar un software propio o de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN

 

Que no solo responda a los requerimientos de esa autoridad tributaria, sino que se adapte a la naturaleza del comercio, pues no es lo mismo una fiduciaria que emita extractos que un supermercado con venta directa al cliente, por ejemplo.

Una vez se haya implementado el documento equivalente electrónico, el proceso funcionará de forma similar a la factura electrónica: en el momento de la venta, el comercio enviará el documento a la DIAN para su validación a través del proveedor tecnológico. Cuando se obtenga la aprobación -que tardará segundos-, se podrá enviar el documento al cliente por vía digital. Sobre este tema, Fernando Parcerisas hace algunas precisiones:

• Lo aconsejable es que los emisores soliciten a los compradores su nombre o razón social y número de identificación. Si no se quieren pedir esos datos, el comprador es un “consumidor final sin identificación” al que se debe asignar con el NIT 22222222.
• El documento equivalente electrónico debe enviarse al cliente por vía digital, pero no se puede descartar la posibilidad de entregarlo impreso también, si la persona lo solicita.
• Los emisores tienen un plazo de un día para enviar el documento al comprador, sin embargo, la aprobación de la DIAN es inmediata, por lo tanto, el envío al cliente también debería ser inmediato. 
• El documento equivalente electrónico no requiere de la aprobación del comprador ni existe un plazo para que sea entendido como aprobado. A diferencia de la factura electrónica, basta con la aprobación de la DIAN. Si el cliente está inconforme con su compra, debe tratar el asunto directamente con el vendedor.
• El documento podría ser rechazado por la DIAN si le falta información o contiene datos erróneos como impuestos mal calculados. Por eso es importante contar con un proveedor tecnológico que haga las respectivas pruebas previas. 
   

Cabe aclarar que desde el momento en que entra en vigencia el calendario contenido en la Resolución 008 del 31 de enero de 2024, el documento equivalente electrónico correspondiente al tiquete de máquina registradora POS se deberá generar sin importar el monto de la transacción. Es decir que ya no aplicaría el monto mínimo de 5 UVT (Unidad de Valor Tributario) como requisito para emitir factura electrónica.

Por otro lado, es necesario recordar que no emitir el documento equivalente electrónico o hacerlo sin el cumplimiento de los requisitos establecidos puede generar sanciones o clausura de establecimiento como lo establece el Estatuto Tributario.
 

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Beneficios del documento equivalente electrónico

La DIAN explica que implementar el documento equivalente electrónico trae diferentes beneficios para las empresas, entre ellos:

Soportar costos y deducciones en el impuesto de renta y complementarios, así como impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas.

Acceder a trámites más expeditos ante la administración tributaria como devoluciones o declaraciones sugeridas.

El director del área de Producto para Latinoamérica de Sovos, por su parte, sintetiza así las ventajas de este sistema:

Generar ahorros en costos operacionales asociados a la impresión o traslado de documentos gracias a la automatización del proceso administrativo y contable.

Aumentar la eficiencia operativa y comercial al poder llevar una trazabilidad de las decisiones de compra de los clientes para tomar mejores decisiones de negocio.

Evitar errores relativos al ingreso manual de datos y la pérdida de documentos, lo que podría afectar las declaraciones tributarias.

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