La solución de firma y gestión de documentos digitales de Sovos, permite a las áreas de Recursos Humanos llevar a cabo sus procesos internos de manera sencilla y eficiente, otorgándoles más tiempo para el desarrollo de tareas de mayor valor, como la retención de talento, capacitación de empleados, captación, team building, RSE, etc. De esta manera, las áreas de RR.HH. pueden dedicarse a lo que son expertas: ayudar a las empresas a progresar en aspectos que hoy son fundamentales para atraer talentos y aumentar la satisfacción de los empleados.
La solución de gestión documental permite crear y compartir documentos como fichas de trabajadores, formularios de AFP e Isapre y todo tipo de certificados correspondientes a la relación entre personas y la compañía, dejando en el pasado las carpetas y archivadores que resguardaban un sinfín de papeles, no solo para la comodidad de las áreas que manejan procesos documentales, sino además por la seguridad que otorga la digitalización, ya que tanto el empleador como el empleado mantienen un resguardo en línea de toda su documentación, mediante una plataforma intuitiva que integra diferentes tipos de firma digital.
Casos de uso
Clientes de Sovos que utilizan esta solución procesan en línea contratos de trabajo, anexos, comprobantes de vacaciones, certificados de antigüedad, liquidaciones de sueldo, comisiones para vendedores, contratos con proveedores, entre otros, y configuran alertas para notificar a los firmantes por correo para solicitar la firma de manera remota con firma simple o avanzada, verificación de identidad y estampado de tiempo. También es posible configurar el envío de copias de los documentos firmados.
El repositorio digital permite encontrar rápidamente un documento mediante búsquedas por RUT, nombre, apellido o palabras claves, otorgando certeza y respaldo ante una eventual fiscalización. La herramienta facilita el orden de documentos para que tanto empleado como empleador puedan acceder a su historial laboral o descargar certificados para la realización de diferentes trámites, de manera fácil, rápida y segura para ambas partes.
La ventaja que más destacan nuestros clientes que cuentan con la solución de firma y gestión de documentos digitales de Sovos, es el aumento de la productividad y la reducción de tiempo invertido en la tarea de validar documentos, al contar con la posibilidad de configurar flujos de firma masivos en unos pocos minutos y recibir notificaciones en tiempo real de las firmas realizadas.
Por otra parte, destacan la trazabilidad y seguridad de contar con un respaldo en línea, al que pueden acceder desde cualquier lugar en el caso de ejecutivos que trabajan de manera remota, y en el cual es posible resguardar la información en sistemas altamente confiables y verificar la identidad de quienes acceden a los documentos.
En el caso de compañías en las que los trabajadores realizan sus funciones de manera remota, las herramientas digitales de gestión documental son fundamentales para mantener una comunicación fluida al interior de la empresa y compartir documentos de manera privada. Por otra parte, en estos casos, no siempre está la posibilidad de capacitar a las personas en el uso de las plataformas, por lo que la solución de Sovos integra tutoriales interactivos para facilitar su uso y la opción de ser integrada a los sistemas propios de la empresa.
Digitalización de las áreas de Recursos Humanos en Chile
Desde 2021 y mediante una ley de modernización, la Dirección del Trabajo (DT) ha incorporado mayor tecnología en sus procesos con el objetivo de digitalizar los trámites más requeridos por los trabajadores y las áreas de RR.HH. en las compañías, ofreciendo en línea diferentes servicios para empleadores, empleados y la ciudadanía en general, como declaraciones juradas, constancias, registros, ratificaciones y modelos de contratos para diferentes rubros. Aunque aún hay procesos que en Chile se deben realizar mediante notario, la mayoría de los trámites laborales ya se pueden llevar a cabo en internet mediante firmas electrónicas y verificación de identidad en línea (ingresos o bajas a la AFC, PREVIRED, renuncias, acuerdos mutuos, etc), características que están incorporadas en la solución de firma y gestión de documentos digitales de Sovos, y que pueden ayudar a mejorar la experiencia de sus trabajadores.
