El sistema de facturación electrónica colombiano está alcanzando un nivel de madurez. Desde su creación en 2018, Colombia ha ido consolidando y ampliando constantemente el mandato para hacerlo más estable, confiable e integral.
A raíz de la promulgación de la reciente Resolución 000013/2021, la Dirección de Administración Tributaria de Colombia (DIAN), amplió oficialmente el mandato de facturación electrónica para incluir también las operaciones de nómina. Esta expansión sigue el patrón establecido por México, Brasil y otros países que ya ampliaron el mandato de facturación electrónica también a las transacciones de nómina.
El Documento de Apoyo a la Nómina Electrónica es conocido localmente en Colombia como Documento Soporte de Nomina Electrónica o también simplemente como Nomina Electrónica. Es un nuevo documento digital destinado a respaldar y validar los costos relacionados con la nómina y las deducciones del impuesto sobre la renta y los créditos del IVA (si aplica) cuando las empresas realizan pagos derivados de relaciones laborales, legales y otros tipos de relaciones similares (pensiones).
En términos sencillos, las transacciones de costes laborales deben informarse en este nuevo sistema digital para que sean válidas. Esto es cuando los empleadores realizan pagos por sueldos, salarios, reembolsos, pensiones, etc.
¿Quién está obligado a cumplir con el mandato de nómina electrónica?
Los empleadores que pagan salarios en virtud de una relación laboral, donde los pagos se informan como gastos para fines del impuesto sobre la renta o como impuestos deducibles para el IVA, deben cumplir. Sin embargo, existen importantes excepciones derivadas de ese marco legal. Por ejemplo, las oficinas públicas, las entidades sin fines de lucro o los contribuyentes acogidos al régimen simplificado no están obligados a cumplir. En consecuencia, no necesitan utilizar dichos pagos para las deducciones del impuesto sobre la renta o del IVA.
Calendario de implementación
La DIAN estableció un cronograma de implementación en función de la cantidad de empleados que el contribuyente tenga en nómina. Son cuatro las etapas o grupos sujetos a los siguientes plazos:
| Grupo | Plazo para iniciar la generación y envío del documento | Número de empleados | |
| De | Hasta | ||
| 1 | 1 de septiembre de 2021 | Más de 250 empleados101 | |
| 2 | 1 de octubre de 2021 | 101 | 250 |
| 3 | 1 de noviembre de 2021 | 11 | 100 |
| 4 | 1 de diciembre de 2021 | 1 | 10 |
Plazo para la remesa
Dado que la Nomina Electrónica debe informarse mensualmente, los pagos de cada mes deben informarse a más tardar el día 10 del mes siguiente. Las notas de ajuste deberán ser informadas dentro del mismo plazo, una vez que hayan sido realizadas por el empleador.
Elementos de información del mandato de nómina electrónica
Existen dos tipos básicos de informes que forman parte de este mandato: el Documento de Apoyo de la nómina electrónica, y -cuando sea necesario- la Nota de Ajuste.
Documento de soporte de nómina electrónica o Nomina Electronica
Este documento electrónico contiene la información que respalda los pagos realizados a los empleados en concepto de salarios y otras compensaciones, deducciones y la diferencia entre ellos realizada por el empleador, según se reporta en la nómina. A continuación, el empleador deberá generar y transmitir el documento a la DIAN utilizando el formato XML establecido en la documentación técnica incluida en la norma 000037/2021.
Notas de ajuste
En este mandato no existen notas de crédito tal y como las conocemos en el sistema de factura electrónica de Colombia. Sin embargo, cuando un empleador necesita realizar correcciones al Documento Soporte de Nómina Electrónica reportado a la DIAN, puede emitir lo que conocemos como Notas de Ajuste donde el empleador podrá corregir cualquier valor previamente reportado a la DIAN a través de la Nomina Electrónica.
Contenido y estructura de los informes
Los empleadores deben presentar a la DIAN informes individualizados por cada beneficiario que reciba pagos de los empleadores. En consecuencia, el informe requiere la provisión de cierta información obligatoria para que la DIAN la valide. Esto incluye la identificación adecuada del propio informe, de la parte denunciante, además de los empleados, de los salarios u otros pagos a los empleados, de la fecha, la numeración, el software, etc.
Otro elemento de información obligatoria que vale la pena mencionar es el CUNE o Código Único de Documento Soporte de Nómina Electrónica. Se trata de un identificador único para cada Documento de Apoyo de Nómina Electrónica. Permitirá la identificación exacta de cada informe o de las Notas de Ajuste emitidas con posterioridad al mismo. Sin embargo, hay cierta información opcional adicional que se puede proporcionar dependiendo de las necesidades o la conveniencia del empleador que realiza el informe.
Desde el punto de vista técnico, ni el Documento Soporte de la Nómina Electrónica ni las Notas de Ajuste se basan en la estructura UBL 2.1 utilizada en Colombia para la factura electrónica. Esto se debe a que el estándar UBL no incluye módulos para transacciones de nómina o informes. Por lo tanto, la DIAN ha basado su arquitectura en un estándar XML diferente. Cada informe requiere una firma digital. Para ello, el contribuyente puede utilizar el mismo certificado digital que se utiliza para firmar las facturas electrónicas.
Generación, transmisión y validación
La normatividad vigente no exige que la Nominación Electrónica o las Notas de Ajuste deban ser generadas por una solución de software en particular o por un proveedor de software autorizado por la DIAN. Los contribuyentes tienen la opción de generar el informe utilizando su propia solución. Esa es una solución de mercado o una solución que la DIAN va a dar a los pequeños contribuyentes. Sin embargo, todos los informes deben seguir estrictamente la documentación técnica emitida por la DIAN dentro de la Resolución 000037/2021. La remisión de dichos documentos es electrónica, utilizando los servicios web que determine la DIAN.
Luego de realizar la transmisión, la DIAN valida el documento. A continuación, informarán al contribuyente de la correspondiente respuesta a la solicitud, indicando su aceptación y validación. Solo entonces, los montos reportados en el documento de nómina serán gastos válidos para la deducción.
Penalizaciones y sanciones
El incumplimiento de la nómina electrónica en Colombia estará sujeto a las mismas multas y sanciones establecidas por no cumplir con el mandato de facturación electrónica, según se define en el Art. 652-1 del Estatuto Tributario de Colombia. Pero la implicación más importante del incumplimiento es que cualquier pago no reportado por el empleador, no será admitido como gasto para efectos del impuesto sobre la renta o del IVA cuando aplique.
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