A raíz de la implementación y generalización de la factura electrónica en México, ha surgido mucha información errónea que genera confusión en los usuarios que deben aplicarla. Por esta razón, hemos creado una lista de los 10 mitos sobre la facturación electrónica, que le invitamos a leer y compartir:
FALSO. Ya que a través de portales y mecanismos provistos por terceros también se puede llevar a cabo sin necesidad de ingresar a la página del SAT. Existe una lista autorizada de PACs, de entre los cuales es posible escoger al proveedor de comprobantes fiscales que más se adapte a las necesidades puntuales.
FALSO. Ya sea que se utilicen los sistemas propios del SAT o de terceros (PAC), el trámite para facturar electrónicamente puede realizarse online.
FALSO. Si bien es cierto por lo general, los trámites a realizar en la página del SAT no son simples, los proveedores de sistemas de facturación electrónica cuentan con asesores e instructivos donde se explica paso a paso el procedimiento, para que la operación pueda ser llevada a cabo por el mismo interesado.
CIERTO. Las facturas en papel dejaron de ser válidas desde abril del 2014, por lo que para emitir una factura, es imprescindible hacerlo a través de un PAC o a través del sistema Mis Cuentas del SAT.
FALSO. Las facturas electrónicas pueden imprimirse en una hoja simple A4 y entregarse en papel, pero hay que recordar que la factura impresa (PDF) es solo una representación del verdadero documento valido, el XML, por lo que debe cerciorarse de recibir ambos documentos en su correo electrónico para hacerlos válidos ante el SAT.
MITO. No es necesario imprimir. Las facturas electrónicas, ya sean generadas o recibidas, se resguardan en formatos específicos establecidos por el SAT. Los PAC, por lo general, solucionan este problema por defecto para sus clientes emisores o receptores.
FALSO. La factura electrónica se conforma como tal, independientemente del formato en que se publique o distribuya. Una factura electrónica no es más que un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que comprende de dos partes, un PDF y un XML que contiene la cadena de datos requeridos por el SAT.
FALSO. Es posible utilizar cuantos sistemas se desee y cuantos proveedores existan; cada uno dependerá de un único punto de venta paralelo a los demás. Esto aplica para el caso en que, por ejemplo, un cliente le solicite a su proveedor la utilización de un sistema en particular para la generación o presentación de facturas, ya que le genera beneficios en cuanto al acceso de los datos, canales de recepción, archivado, etc.
MITO. Los sistemas de gestión, por lo general, proveen de mecanismos de facturación electrónica, pero en caso de que no, éstos pueden articularse con una interfaz simple.
MITO. El SAT habilitó WebServices que permiten a empresas desarrolladoras de productos y sistemas y algunas otras, generar soluciones intuitivas para usuarios “no expertos”.
Las pequeñas y medianas empresas (Pymes) mexicanas, grandes impulsoras de la economía suelen no contar con las mismas posibilidades de las grandes empresas en varios aspectos, por lo que buscan apoyo y respaldo de mecanismos que protejan sus intereses. Uno de ellos es la facturación electrónica (CDFI), que puede brindar varios beneficios a los emprendedores en búsqueda de estabilidad para sus negocios.
Los sistemas de factura electrónica ayudan a agilizar aspectos administrativos como el rastreo eficiente de facturas; posibilitan el ahorro de espacio, incrementan la seguridad de los archivos al realizarse las operaciones en tiempo real -evitando adulteraciones a la información- optimizan los cobros y ahorran tiempo. Todos estos factores contribuyen a aprovechar de mejor manera los recursos. Vicente Milán, empresario, afirma:
El Estado, sin quererlo, ha ayudado a las pymes a modernizar este tipo de dispositivos, al migrar parte importante de sus contratos y servicios […] o adoptar herramientas como la factura electrónica.
Para llevar a cabo este proceso de forma exitosa se debe buscar la opción que mejor se ajuste tanto a lo que la empresa genera, como a las cantidades que se emitirán mensualmente. Además es importante recordar que existen tipos de facturas gratuitas.
Desde que el proceso de facturación electrónica entró en vigor en México, se han instaurado distintas herramientas para facilitar la aplicación de este sistema, que buscan, principalmente, facilitar la comunicación de los contribuyentes con la entidad encargada de realizar las revisiones de los CFDI. En esa línea, el SAT creó el apartado de Buzón Tributario, que permite que las partes en cuestión -quien emite y quien recibe- tengan la capacidad de entablar comunicación respecto a dudas, cuestionamientos, aclaraciones y asesoramiento para que el proceso tenga un resultado óptimo.
Creada como herramienta de servicio para las personas -físicas o morales- que actúan como contribuyentes, el buzón es un apartado mediante el cual la dependencia podrá enviar notificaciones electrónicas a las personas que con él contribuyen enviando las declaraciones fiscales correspondientes. Por ley, queda estipulado que quienes estén registrados en el Registro Federal de Contribuyentes, RFC, tienen derecho a la asignación de dicha herramienta para recibir comunicados y notificaciones electrónicas, contando de esta manera con un medio más confiable y ágil para entablar comunicación con el SAT.
A través del Buzón Tributario, la autoridad fiscal podrá notificarle cualquier tipo de aclaración respecto a su estado actual en lo referente a citatorios, requerimientos, solicitudes de informes o documentos y resolución administrativa, donde usted tendrá la capacidad de mediar o generar una defensa a su situación mediante los estatutos que fungen a su favor.
La contabilidad electrónica es el primer paso para entrar al mercado global digital de manera eficiente. No solo le permite mantenerse al día en sus contribuciones fiscales; también le ayuda a conocer de primera mano todo lo relacionado con el mundo de Internet, el medio que está moviendo las economías de todo el mundo. ¿Está listo para aprender a llevar su propia contabilidad electrónica?
Llevar la contabilidad electrónica es sencillo si se siguen al pie de la letra los pasos necesarios. Aprendidos estos, es muy fácil que se vuelva un experto. ¿Qué se necesita para iniciar con la contabilidad electrónica?:
Al llevar su contabilidad de forma electrónica mediante estos servidores -más conocidos como PAC- debe aprender a utilizar su plataforma para emitir sus comprobantes fiscales digitales. Existen muchas empresas disponibles. Revise el costo, los planes que ofrecen y chequee especialmente que aseguren la seguridad y confidencialidad de sus documentos.
El comercio electrónico es de las pocas industrias que está creciendo por encima del 30% en todo el mundo, motivo por el que cada día tiene más adeptos a nivel mundial. Pero en México, con una amplia brecha tecnológica, todavía existe miedo a comercializar online.
Esta herramienta, sin embargo, puede ampliar enormemente el alcance de su negocio.
Llega su primer proveedor importante y comienza a ver a un buen cliente que puede catapultar su negocio. De pronto le pide que le facture y usted no sabe emitir facturas electrónicas. Para saber cómo proceder, esta guía le permitirá perderá el miedo a la facturación electrónica.
Primero tiene que darse de alta en el régimen fiscal que le corresponda, para así ofrecer facturas electrónicas que contengan el sello digital del SAT y le ayuden a deducir o acreditar impuestos.
Sin importar que sea trabajador independiente (freelance) o una PYME (pequeña y mediana empresa), al facturar electrónicamente podrá recibir o generar pagos de una forma sencilla y económica a través de Internet. Ya no dependerá de los libretos, ya que usted mismo podrá emitir CFDI, esté donde esté.
Al facturar electrónicamente, rápidamente se dará cuenta que sus procesos administrativos serán más simples; ayudará a que los clientes lo perciban como un trabajador más profesional o como una PYME seria y comprometida con sus clientes.
Lo más importante para cumplir esta misión con éxito, es que contrate un PAC adecuado a sus necesidades.
Entre las ventajas que tiene facturar electrónicamente destaca el hecho de que puede emitir sus CFDI en cualquier momento, pues el servicio está disponible las 24 horas, todo el año. Siempre podrá decir que sí a todos sus clientes.
Como trabajador independiente, al emitir facturas electrónicas tendrá la oportunidad de decir que sí a esos clientes que desconfían del trabajo informal, y como PYME, ayudará a proyectar mayor soporte en infraestructura y una imagen profesional de excelencia, sin que le implique costos adicionales.
La elección de un buen Proveedor Autorizado Certificado (PAC) al momento de la facturación electrónica marcará la diferencia. Indague qué le ofrecen, evalúe costos y beneficios, y especialmente, verifique que le ofrezcan confiabilidad en el servicio y en su información. Tanto usted como sus clientes saldrán beneficiados.
Actualmente, todas las empresas en México deben emitir CFDI. Lo mismo ocurre con las personas físicas: a partir del 1 de abril, todos entran dentro del régimen CDFI. El CFDI (o Comprobante Fiscal Digital por Internet) no es más que una factura electrónica en Internet que representa en formato digital la factura impresa y cuya validez requiere que se cumplan los requisitos ante el SAT. A continuación veremos algunos detalles sobre los aspectos mas relevantes que debe conocer sobre las facturas electrónicas.
Evadir no es una posibilidad en el nuevo régimen fiscal en México; por lo tanto, la mejor manera de avanzar en nuestro negocio o proyecto es optar por las facturas electrónicas en línea. A través de las facturas electrónicas podrá tener absoluto control de su negocio y al mismo tiempo, podrá cumplir con los requerimientos establecidos por el SAT (Servicio de Administración Tributaria). A través de las facturas electrónicas tendrá la capacidad —en una simple facturación— de expedir, recibir, validar y mantener un registro histórico de sus facturas electrónicas y CDFI. En otras palabras, este documento digital tendrá la capacidad de verificar electrónicamente que se haya producido una venta o transacción.
¿Es beneficioso o perjudicial que la mayoría de los contribuyentes tengan que emitir CFDI? Si bien en un comienzo este requerimiento puede demandar un esfuerzo adicional, formar parte de este régimen ayuda a que la devolución de impuestos a los contribuyentes sea mucho mas ágil. Esto sin tomar en cuenta lo que el Estado percibe y la reducción de costos que esto le representa.
Al seleccionar una compañía que responda eficientemente a nuestras necesidades debemos evaluar cómo integrar el mejor sistema de facturación electrónica para nuestro negocio al mejor precio disponible. En el mercado mexicano hay muchas empresas consultoras que entran dentro de la categoría PAC –o Proveedores Autorizados de Certificación— empresas que poseen licencia para proveer la plataforma tecnológica y todos los elementos necesarios para que pueda operar de la forma más adecuada posible.
Según el INEGI, en México existen mas de 5.1 millones de empresas, representadas en más de un 90% por el sector de las mipymes, pero solo operan unos 70 proveedores autorizados (PAC). La confiabilidad de un servicio de este tipo parte de la legalidad, es decir, debe ser un proveedor autorizado. Es fundamental evitar cualquier tipo de intermediación que la ley no apruebe.
Es una gran ventaja poseer un sistema eficiente tanto para emitir, como para recibir facturas electrónicas. Desde hace un buen tiempo se han ido incorporando nuevos proveedores con servicios innovadores que le permiten a las diversas entidades reducir sus costos de operación y obtener un significativo beneficio. No obstante, al seleccionar un PAC para la gestión de nuestras facturas electrónicas, es muy importante comparar algunos servicios similares, evaluar las ventajas y desventajas en las condiciones que nos ofrecen y de esta manera tomar la decisión más acertada.
CFDI: Son las siglas de la facturación electrónica, que nos indican 4 características beneficiosas de su formato:
Comprobante: Como indica su nombre, permite confirmar que se ha producido algo. En el caso de los CFDI, lo que verifica el documento digital es que ha habido un proceso de compraventa. Justifica ante el sistema de administración fiscal que realmente se efectuó el proceso y que se pagaron los impuestos designados por la autoridad hacendaria. Este comprobante sirve para establecer qué se compró o vendió y deducir impuestos en determinados casos. También sirve para que los empleados puedan demostrar a los empleadores los viáticos de un viaje de negocio.
Fiscal: Señala que el comprobante se encuentra en el marco de normas y reglamentaciones hacendísticas; por tanto, debe ajustarse a la legislación aplicable. Por ejemplo, las facturas electrónicas deben estar certificadas por un PAC, para que tengan valor. Otro ejemplo de lo que supone el adjetivo fiscal en el CFDI es que deben indicar la fecha de la transacción y enviarse en tiempo y forma al SAT. Por tanto, hay que estar atento a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), que anualmente anuncia el SAT y en la que la factura electrónica tiene protagonismo.
Digital: Señala que los comprobantes fiscales, las dos definiciones anteriores, están creadas en un sistema binario. Esto permite que se manipule una gran cantidad de información de manera más rápida. Al estar almacenadas en el disco duro de una computadora, podemos hacer una búsqueda de una factura o de un archivo; encontrar un documento en segundos indicando su nombre, fecha o alguna característica. Sin embargo, en el almacenamiento físico, tardaríamos horas en buscar un archivo. Por último, el que sea digital le permite ser reproducible y recuperable, aunque esté dañado.
Por Internet: Si bien existen Comprobantes Fiscales Digitales (CFD), desde 2010 ya nadie puede adherir a este sistema. Las empresas que se encuentran emitiendo CFD tienen su propio sistema de facturación. Al contrario, al utilizar CFDI, debemos buscar un PAC, descentralizando la facturación, con lo que ahorramos dinero (en términos de seguridad informática o en actualización de software, por ejemplo). Con un PAC la comunicación y envío de información es más simple; podemos enviar una factura electrónica digitalmente, como si fuera un correo electrónico. Podemos emitir CFDI desde nuestro celular en un restaurante o en una venta hecha fuera de nuestras oficinas. En cualquier lugar, más rápido y sin tener que llevar encima folios físicos.
El comercio moderno ha incluido al evolucionar el uso de tecnología para facilitar las comunicaciones entre terceros. La tecnología aplicada al comercio electrónico tiene varias aristas; sin embargo, en este artículo nos enfocaremos en la facturación electrónica, en cómo optimiza los procesos, la regulación a la que se somete y qué se necesita para comenzar a emitir facturas electrónicas.
La facturación electrónica brinda grandes beneficios, ya que reduce tiempos y costos, brinda seguridad y calidad de servicio. La reducción de costos al usar facturación electrónica pasa, entre otros factores, por la supresión de uso de papel y tinta, la eliminación de gastos de envío y de espacio físico para almacenaje y el más importante: permite un mejor manejo de errores.
Otro beneficio tangible de la facturación electrónica es el ahorro de tiempo, gracias a procesos administrativos más rápidos, agilidad para localizar información, cobranza e integración con otras aplicaciones para comunicación en tiempo real, entre otros. Además, permite reducir la falsificación o suplantación de identidad, aumenta la fiabilidad de datos, minimiza la pérdida de información y el extravío de documentos.
El organismo que se encarga de regular la facturación electrónica en México es el SAT (Por sus siglas en español, Servicio de Administración Tributaria). Este tiene cuatro roles principales ante los contribuyentes, en lo que se refiere a la factura electrónica:
La facturación electrónica es un mecanismo que nos ayuda a reducir costos, tiempos y representa mucho ahorro. En la actualidad en México se cuenta con todos los mecanismos necesarios para que los contribuyentes puedan emitir facturas electrónicas de una forma fácil y rápida. Nuestra plataforma de facturación electrónica de Grupo Advantage puede ser su mejor aliado para cumplir con la regulación y su estrategia de ahorro y reducción de costos.
Hemos visto las 4 primeras preguntas, y sus correspondientes respuestas sobre la factura electrónica. Cuestiones básicas como qué es, qué elementos la componen, cómo y dónde se obtiene la firma digital y si la facturación electrónica es obligatoria. Seguimos con esta serie y le invitamos a que nos envíe sus dudas acerca de este sistema de comprobantes fiscales validados por el SAT.
La respuesta es sí. Aquellos que por ley todavía no tienen que facturar electrónicamente, como la gran mayoría de las micro y pequeñas empresas, pueden utilizar la factura electrónica y aprovecharse de sus ventajas competitivas: más barata, más rápida, sin intermediarios como mensajeros y eliminando el gasto en archivos para guardar los comprobantes fiscales.
Una vez que facturemos digitalmente no hay vuelta atrás; tarde o temprano todos deberán emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
Para emitir facturas electrónicas hay que obtener la firma digital y el certificado digital. Además se debe escoger a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) aceptado por el SAT para validar facturas electrónicas. Puede revisar el listado de PAC autorizados por el SAT en su página web. Recuerde que si su factura no es legal, tendrá problemas con el Servicio de Administración Tributaria, que castiga con penas económicas y de prisión.
El SAT señala los siguientes requerimientos para que una factura electrónica sea legal:
Los requisitos que deben reunir las facturas electrónicas (CFDI) son:
Además debe contener los siguientes datos:
Las facturas electrónicas (CFDI) cuentan con un elemento opcional llamado “Addenda”, que permite integrar información de tipo no fiscal o mercantil, en caso de requerirse. Esta “addenda” debe incorporarse una vez que la factura haya sido validada por el SAT o el Proveedor de Certificación Autorizado (PAC) y se le hubiera asignado el folio.
Asimismo, se deben cumplir las especificaciones técnicas establecidas en la Resolución Miscelánea Fiscal y su Anexo 20, a saber:
Contemplar las reglas para la generación del sello digital de las facturas electrónicas (CFDI).