Sept conseils pour choisir un fournisseur de services gérés de conformité à la TVA

Sovos
novembre 5, 2020

Comme nous l’avons vu dans le document , trois raisons essentielles de faire appel à un prestataire de services de gestion de la TVA, les exigences des autorités fiscales du monde entier en matière de conformité à la TVA ne cessent d’augmenter. Elles ne vont faire que s’alourdir pour stimuler l’efficacité économique, combattre la fraude et réduire les écarts de TVA. Les demandes de rapports fiscaux plus granulaires sont de plus en plus nombreuses et doivent se faire en temps réel. Cela concerne l’Espagne, la Hongrie, l’Italie, la Turquie et le Mexique. Ces demandes croissantes s’ajoutent aux nombreux autres défis auxquels sont confrontées les entreprises multinationales aujourd’hui. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises se tournent vers les fournisseurs de services gérés (MSP). Les MSP peuvent atténuer les difficultés liées aux obligations actuelles en matière de conformité à la TVA. Ils s’assurent qu’elles sont couvertes pour les mandats qui se profilent à l’horizon.

Mais comment choisir le bon MSP de conformité à la TVA ? Avec un si grand nombre de fournisseurs offrant une gamme de services différents, faire le bon choix peut être décourageant. Faut-il choisir des solutions individuelles localisées ou opter pour une approche centralisée ? Voici sept domaines clés que vous voudrez évaluer :

1. Expertise technique

Vous devez avoir une vision stratégique de votre environnement informatique et faire correspondre les investissements technologiques aux objectifs de l’entreprise. Le recours à un MSP spécialisé dans la conformité à la TVA vous permet de tirer parti de ses investissements dans les logiciels et dans la formation continue de son personnel. Ils font cela depuis de nombreuses années pour de nombreux clients. C’est leur métier. Il vous permettra également d’automatiser et de rationaliser un grand nombre de vos processus manuels, ce qui peut également constituer un objectif commercial essentiel. Assurez-vous que le logiciel est compatible et accessible pour répondre à vos besoins dans chacun des lieux où vous exercez votre activité, non seulement aujourd’hui mais aussi dans les régions où vous envisagez de vous implanter à l’avenir.

2. Sécurité

L’évolution vers la numérisation des déclarations fiscales dans le monde entier a fait que les considérations de sécurité informatique sont désormais importantes dans le choix d’un fournisseur. La sécurité peut donc concerner non seulement la transmission des données à un fournisseur, mais aussi la garantie qu’elles sont stockées de manière sûre et sécurisée pendant et après leur transmission aux autorités fiscales. Dans ce cas, un fournisseur centralisé peut offrir certains avantages clés. Les portails peuvent être utilisés pour accepter les données des clients, et toutes les informations peuvent être stockées en toute sécurité sur un nuage consolidé, avec des centres de données dans différentes régions si nécessaire pour se conformer aux politiques de conservation des données au niveau mondial.

3. Expertise en matière de TVA

Constituer et entretenir une équipe de spécialistes peut être long et coûteux. Avec le bon MSP de conformité à la TVA, vous aurez accès à leur équipe et pourrez bénéficier de leurs connaissances spécialisées et de leur expérience. Laissez-les vous soulager. Sachez qu’ils sont à l’affût des changements réglementaires et que vous n’avez pas à le faire. Vous pourrez alors vous concentrer sur ce que votre entreprise fait de mieux, sachant que votre conformité à la TVA est entre de bonnes mains.

4. Flexibilité

Vous voudrez choisir un prestataire capable de s’adapter à l’évolution des besoins de votre entreprise. Vous souhaiterez peut-être avoir la possibilité de n’externaliser qu’une partie de vos obligations en matière de conformité fiscale en fonction des ressources internes, des budgets, de l’expertise, etc. mais vous aurez la liberté de les évaluer et de les modifier à tout moment. Une approche personnalisée qui peut être modifiée au fil du temps garantira que vos besoins de conformité sont couverts aujourd’hui et à l’avenir.

5. Évolutif

La flexibilité va de pair avec la capacité de votre fournisseur à évoluer avec vous. Il aura déjà une expérience et une connaissance approfondie des marchés sur lesquels vous avez besoin d’aide aujourd’hui (), mais assurez-vous qu’il peut couvrir d’autres régions que vous pourriez choisir de pénétrer à l’avenir. Choisir des fournisseurs de solutions ponctuelles locaux pour différents marchés peut causer des maux de tête à terme.

6. Une équipe dédiée aux comptes

Votre MSP est là pour assurer le support et le service de votre compte et doit se sentir comme une extension de votre propre équipe. Vous souhaitez une approche collaborative et un sentiment de partenariat. Assurez-vous de tirer le meilleur parti de cette relation. Tenez-vous également au courant des nouveaux changements dans le paysage réglementaire bien avant qu’ils ne soient finalisés. Renseignez-vous sur l’identité de votre équipe chargée des comptes, sur son implantation géographique et sur les éventuelles barrières linguistiques.

7. Visibilité

Même si vous avez externalisé tout ou partie de votre conformité à la TVA, vous voudrez toujours en garder la trace. À cette fin, vérifiez quel accès vous aurez au logiciel et qui, dans votre entreprise, aura un accès total ou partiel. Demandez également si les connexions sont limitées. Un portail client sécurisé et un tableau de bord centralisé permettent de suivre, d’un coup d’œil, chaque étape de votre conformité fiscale. Il comprend des feux de circulation pour signaler les priorités et l’approche des échéances.

En choisissant de désigner un MSP pour votre conformité à la TVA, vous pourrez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux. Veillez à ce que le prestataire que vous avez choisi ne réponde pas seulement à vos besoins actuels, mais qu’il ait également une portée et une expérience dans les régions où vous vous implanterez à l’avenir. Prendre le temps de choisir le bon MSP vous rapportera des dividendes à l’avenir. Le bon partenaire sera à vos côtés sur le long terme.

Passez à l’action

Pour en savoir plus sur les avantages qu’un fournisseur de services gérés peut offrir pour alléger votre charge de conformité à la TVA, regardez notre récent webinaire sur demande VAT Reporting : Gérer le changement.

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