Peppol La facturation électronique expliquée : Qu’est-ce que c’est et comment ça marche ?
L’adoption de la facturation électronique s’accélère au niveau mondial. Les gouvernements du monde entier s’efforcent d’adopter la facturation électronique pour transformer numériquement leurs systèmes nationaux et, souvent, pour combler le déficit de TVA.
Alors que de nombreux pays ont introduit leur propre mandat de facturation électronique pour numériser les contrôles fiscaux, les exigences et les systèmes mis en œuvre par chaque pays ne s’alignent souvent pas les uns sur les autres. Il est donc difficile pour les organisations multinationales de respecter leurs obligations en matière de facturation électronique.
Pour améliorer l’interopérabilité, les pays d’Asie et d’Europe adoptent Peppol, un cadre établi pour simplifier l’interopérabilité de la facturation électronique et d’autres documents de passation de marchés. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Ce blog contient toutes les informations dont vous avez besoin.
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol a vu le jour en 2008 dans le but de normaliser les marchés publics au sein des gouvernements de l’Union européenne. Il s’agit d’un cadre composé de spécifications permettant la passation électronique de marchés transfrontaliers et d’une méthode d’envoi de factures aux clients. Peppol intègre les processus d’entreprise en normalisant la manière dont les informations sont structurées et échangées.
Ces dernières années, Peppol a élargi son champ d’action à l’APAC. Singapour a été le premier pays asiatique à établir une autorité Peppol. Outre l’Europe, il comprend également l’Australie, le Japon, la Malaisie et la Nouvelle-Zélande.
Qu’est-ce que cela signifie ?
Peppol est l’abréviation de Pan-European Public Procurement On-Line (marchés publics paneuropéens en ligne), car il s’agissait à l’origine d’une initiative européenne.
Alors que la réception de factures électroniques est imposée par la loi à toutes les entités du secteur public dans l’UE depuis avril 2020, Peppol étant l’une des options choisies par de nombreux pays pour mettre en œuvre cette obligation, et le nom de Peppol provenant de son service européen, la norme est maintenant adoptée en dehors de l’Union. La Malaisie et Singapour sont deux pays non européens qui ont adopté Peppol ces dernières années, par exemple.
Comment travaille Peppol ?
Si nous avons clairement indiqué que Peppol est une norme européenne pour l’échange de documents électroniques tels que les factures électroniques, cela n’explique pas son fonctionnement réel.
L’Union européenne a défini des normes pour les factures électroniques. Ces documents doivent répondre aux spécifications requises et, dans la plupart des cas, être envoyés via son réseau. La plupart des entités du secteur public de l’UE doivent être en mesure de recevoir ce type de factures, ce qui crée une méthode uniforme et universelle de facturation des transactions B2G dans la région.
Il convient de noter que si le secteur public est tenu de recevoir ces factures dans certains cas, elles peuvent également être envoyées aux entreprises dans le cadre de transactions interentreprises. Peppol permet l’échange électronique efficace de factures électroniques, de bons de commande et d’autres documents commerciaux, que vous soyez une entreprise privée ou une organisation publique.
Les factures Peppol sont envoyées au destinataire par l’intermédiaire d’un point d’accès Peppol. Il se connecte au réseau Peppol et provient d’un fournisseur de services agréé, ce qui permet aux entreprises d’échanger électroniquement des documents avec d’autres organisations disposant d’un point d’accès.
Peppol relie les organisations par l’intermédiaire d’un réseau de fournisseurs de services accrédités par Peppol, supprimant ainsi les obstacles au commerce électronique créés par les réseaux fermés "à trois coins".
Qu’est-ce qu’une autorité de Peppol ?
Pour s’assurer que les points d’accès susmentionnés respectent les règles et règlements établis, elle dispose d’autorités officielles. Ils sont également en place pour "fixer des exigences nationales pour la conception et le contenu des documents Peppol", selon PEPPOL lui-même.
Il existe actuellement 17 autorités Peppol, qui sont toutes des organismes nationaux, à l’exception d’une seule. OpenPeppol est la seule autorité qui n’est pas rattachée à un pays, car elle sert d’autorité officielle de Peppol dans les juridictions où il n’existe pas d’autorité.
Pourquoi l’utiliser ?
Sa mise en œuvre généralisée en fait une option attrayante pour de nombreuses personnes. Compte tenu de la diversité des approches de la facturation électronique d’un pays à l’autre, l’intérêt de Peppol réside dans la normalisation et l’interopérabilité de l’échange de documents électroniques à l’échelle mondiale.
Le fait de disposer d’un ensemble de normes communes pour le transfert de documents électroniques dans chaque pays où une organisation exerce ses activités simplifie le processus, réduisant ainsi le risque d’erreurs.
La normalisation de la manière dont les informations sont structurées et échangées les rend plus sûres. Outre les factures et les bons de commande, Peppol peut automatiser l’échange de n’importe quel type de document commercial, entre n’importe quelle organisation, n’importe où dans le monde.
Quels sont les pays qui utilisent Peppol ?
Peppol compte actuellement 37 pays membres, dont 29 en Europe.
En dehors de l’Europe, les pays qui ont mis en œuvre les normes Peppol sont les suivants :
- Australie
- Japon
- Malaisie
- Nouvelle-Zélande
- Singapour
Modèles de coin Peppol
Les modèles de coin sont des cadres pour les transactions numériques. Il existe de multiples approches, mais le cadre de base de Peppol est le modèle des quatre coins.
3-Modèle de coin pour la facturation électronique
Considéré aujourd’hui comme un modèle ancien, le modèle des trois coins pour la facturation électronique exigeait que les expéditeurs et les destinataires se connectent par l’intermédiaire d’un seul fournisseur de services. Les acheteurs décidaient souvent du fournisseur de services qu’ils utilisaient, ce qui signifiait que les fournisseurs devaient utiliser plusieurs systèmes pour leurs clients.
4-Modèle de coin pour la facturation électronique
Améliorant l’approche précédente, le modèle de facturation électronique à quatre coins relie quatre entités. Les quatre coins sont :
- Expéditeur
- Point d’accès de l’expéditeur
- Point d’accès du destinataire
- Bénéficiaire
L’introduction de points d’accès sécurise les transactions en garantissant que la communication des documents est envoyée et reçue correctement, en utilisant la validation des documents, les procédures de connaissance du client (KYC) et plus encore.
Modèle à 5 coins pour le CTC
Comme à Singapour, Peppol propose également un modèle à 5 coins. Cette approche ajoute un autre élément au modèle traditionnel, à savoir la plate-forme centrale de l’administration fiscale ou du gouvernement. Ce cadre est également connu sous le nom de Peppol CTC.
Le modèle à 5 coins permet aux autorités fiscales d’avoir accès aux factures presque en temps réel, ce qui garantit que les informations fiscales sont transférées correctement.
À la discrétion du gouvernement concerné, la plateforme centrale peut soit valider les documents avant qu’ils ne soient envoyés au destinataire, soit permettre à des prestataires de services certifiés de les valider à leur place, en servant de dépôt pour les factures électroniques.
Projet pilote VIDA de Peppol
Ce projet pilote mis en place par OpenPeppol démontre que les spécifications du réseau et de la facturation électronique peuvent également être utilisées pour répondre aux exigences de la proposition VIDA de l’UE en matière de rapports numériques.
Le projet est ouvert aux autorités/administrations fiscales de l’UE, aux prestataires de services et aux utilisateurs finaux.
Sovos participe à ce projet pilote. Nous sommes un membre respecté, servant de fournisseur à la fois en Malaisie et à Singapour.
Pour en savoir plus sur l’adoption de la facturation électronique et ses nombreuses règles et réglementations, consultez notre Guide de la facturation électronique. Pour vous aider à vous conformer aux exigences de la facturation électronique et à d’autres considérations fiscales, envisagez notre solution Compliance Cloud.
