La facturation électronique en Pologne via le KSeF connait un long parcours. Les contribuables doivent donc comprendre ce qui les attend, ce qui n’est pas toujours facile lorsque les règles et les réglementations changent fréquemment.
Ce blog fournit une chronologie complète de l’avancement de la Pologne vers sa réforme de facturation électronique, détaillant les ajustements dont votre organisation doit être consciente. Le coût de la non-conformité va au-delà des pénalités financières, c’est pourquoi il est essentiel d’être informé.
Si vous souhaitez connaître les exigences actuelles du KSeF, consultez notre aperçu de la facturation électronique en Pologne. Si vous souhaitez connaître l’évolution du règlement et les changements à venir susceptibles d’affecter votre entreprise, poursuivez votre lecture.
Mise à jour 19 janvier 2024 par Marta Sowinska
Le ministère polonais des finances a annoncé aujourd’hui le report de sa réforme de facturation électronique. Initialement prévue pour juillet 2024, l’initiative a été reportée à une date encore non définie en raison d’erreurs majeures identifiées dans le système KSeF.
Le ministre des Finances a souligné que l’état technique actuel du système KSeF pose des défis substantiels, empêchant sa mise en œuvre sécurisée en Pologne. Des erreurs critiques ont été identifiées dans le code, affectant la fonctionnalité globale du système et les performances de KSeF, ce qui a incité le ministère à prendre des mesures décisives.
Pour résoudre ces problèmes, le ministère des finances va lancer un audit externe afin d’évaluer le fonctionnement du système KSeF et d’évaluer l’état de préparation de sa mise en œuvre. La date finale de l’introduction de la facturation électronique obligatoire dépendra des résultats de ces audits. En outre, le ministère intensifiera les consultations avec les entreprises concernant le KSeF.
Tout en exprimant son soutien total à la mise en œuvre du système KSeF, le ministère des finances a réaffirmé que sa priorité était d’assurer le bon fonctionnement du système. Cet engagement découle de la nécessité de garantir le chiffre d’affaires économique du pays et d’éviter les situations où les contribuables pourraient être incapables d’émettre des factures électroniques en raison d’erreurs dans le système KSeF.
Mise à jour le 5 janvier 2024 par Marta Sowinska
Le règlement modifiant la portée des données incluses dans la JPK_VAT avec une déclaration (déclaration de TVA) en Pologne, a été publié dans le Journal officiel le 4 janvier.
La version finale du règlement à partir du 29 décembre 2023 a été modifiée par rapport au projet initial, et sa forme finale n’inclut pas les obligations précédemment énoncées pour :
- Inclure la marque spéciale “OFF” dans la déclaration de TVA en ce qui concerne les factures émises pendant une panne du système KSeF ou en mode hors ligne, lorsque la difficulté technique à se connecter avec le KSeF était du côté du contribuable.
- Inclure la mention spéciale “BFK” dans la déclaration de TVA pour les factures émises en dehors du KSeF.
Toutefois, elle prévoit toujours l’obligation d’inclure le numéro d’identification unique (numéro KSeF) dans la déclaration de TVA, dans le cas où le numéro a été attribué sur la facture, à partir du 1er juillet 2024 dans les registres des ventes et des achats de manière volontaire :
- 1er juillet 2024 dans les registres des ventes et des achats à titre facultatif.
- 1er janvier 2025 dans les registres des ventes à titre obligatoire.
L’entrée en vigueur du règlement est prévue pour le 1er juillet 2024.
Mise à jour : 19 décembre 2023 par Marta Sowińska
Publication des spécifications techniques de KSeF
Le ministère des Finances a publié les spécifications techniques de l’interface KSeF dans l’environnement test. Cette documentation donne des détails sur les codes QR et les liens de vérification associés, et clarifie les informations tirées du projet de règlement sur l’utilisation de KSeF qui a été publié en novembre.
Les codes QR servent de représentations visuelles des liens de vérification et doivent être conformes à la norme ISO/IEC 18004:2015. Leur taille et leur emplacement précis sur les imprimés sont flexibles et peuvent être adaptés à des exigences spécifiques.
Toutefois, l’obligation d’inclure le numéro d’identification unique (numéro KSeF) dans la déclaration de TVA, dans le cas où le numéro a été attribué sur la facture, est maintenue à partir du 1er juillet 2024 dans la déclaration des ventes et des prestations :
- 1er juillet 2024 dans les registres des ventes et des achats sur une base volontaire.
- 1er janvier 2025 dans les registres des ventes à titre obligatoire.
L’entrée en vigueur du règlement est prévue pour le 1er juillet 2024.
Mise à jour : 28 novembre 2023 par Marta Sowińska
Projets de loi sur la facturation électronique obligatoire publiés en Pologne
Le 26 novembre, le ministère des Finances a publié deux projets de loi attendus concernant la facturation électronique obligatoire via KSeF.
1. Le projet de règlement sur l’utilisation du KSeF couvre les points suivants
- Codes de vérification (i.e. QR codes) : inclus sur les factures envoyées à l’acheteur en dehors du KSeF et en cas de défaillance du système ou du contribuable à se connecter au KSeF (modes hors ligne).
- Modes hors ligne : l’étendue des données permettant d’accéder aux factures dans le KSeF qui ont été émises en mode hors ligne
- pour se connecter au KSeF, Nouvelles autorisations et méthodes d’authentification également pour les factures TVA RR et TVA RR KOR
2. Modification du règlement relatif à la facturation électronique couvre:
Les factures émises par les contribuables exonérés de TVA doivent inclure les numéros NIP de l’acheteur et du fournisseur afin de s’aligner sur l’émission de factures via le KSeF à partir du 1er janvier 2025.
Les projets d’actes devraient entrer en vigueur le 1er juillet 2024, à l’exception de l’obligation concernant les contribuables exonérés de TVA.
Dans les prochains jours, les autorités fiscales publieront les spécifications techniques de l’interface et la description des exigences techniques pour les codes de vérification (c’est-à-dire les codes QR).
Mise à jour : 26 octobre 2023 par Marta Sowińska
Le projet de règlement et les spécifications du schéma peuvent être consultés.
Mise à jour : 7 août 2023 par Marta Sowińska
Le président polonais signe l’amendement à la loi relative à la TVA
Le 4 août 2023, le président polonais a signé une loi modifiant la loi relative à la TVA et certaines autres lois, qui introduit la facturation électronique obligatoire via le KSeF. Cela signifie que la réforme de facturation électronique entrera en vigueur le 1er juillet 2024, sans autre report.
Les informations de presse et l’annonce officielle du ministère des Finances sont disponibles.
Suite à la promulgation de la loi, le ministère des finances a publié un projet de règlement modifiant le règlement relatif à l’utilisation du KSeF à partir du 27 décembre 2021.
Mise à jour : 28 juillet 2023 par Marta Sowińska
Le projet de loi polonais sur la facturation électronique progresse
Le Sejm a voté contre le veto du Sénat qui bloquait le projet de loi introduisant le système national de facturation électronique, KSeF, au motif qu’il était inconstitutionnel.
Après son adoption par le Sejm et conformément au projet de loi, l’obligation de facturation électronique entrera en vigueur, comme prévu, le 1er juillet 2024, avec quelques exceptions.
Dans un deuxième temps, le projet de loi sera adopté et promulgué dans le pays après avoir été signé par le Président.
Les résultats du vote au Sejm sont disponibles ici : Głosowanie nr 39 na 80. posiedzeniu Sejmu – Sejm Rzeczypospolitej Polskiej.
Mise à jour : 6 juillet 2023 par Marta Sowińska
Le ministère des finances publie un schéma actualisé
Le 29 juin 2023, le ministère des Finances (MoF) a publié le schéma FA(2) mis à jour sur la plateforme ePUAP dans le Dépôt Central de Modèles de Documents Electroniques (CRWDE), numéro de modèle (2023/06/29/12648).
Informations importantes sur les délais :
- Juillet 2023 : Le MoF fournira l’environnement de test pour le schéma FA(2).
- Juillet à août 2023 : Les deux versions du schéma s’appliqueront dans l’environnement de test, c’est-à-dire les schémas FA(1) et FA(2).
- 1er septembre 2023 : Le ministère des finances mettra à disposition l’environnement de production pour le schéma FA(2).
Lisez l’annonce officielle pour plus d’informations.
Mise à jour : 10 mai 2023 par Marta Sowińska
La Pologne adopte un projet de loi sur la facturation électronique
Le 9 mai, le gouvernement polonais a adopté un projet de loi introduisant la facturation électronique obligatoire via le KSeF, qui prendra effet à partir du 1er juillet 2024. Le projet de loi doit maintenant être approuvé par le Parlement, et la prochaine session est prévue pour la fin du mois de mai.
L’adoption de ce texte législatif est une étape essentielle, qui montre que le gouvernement va de l’avant avec la numérisation du secteur public en introduisant la facturation électronique obligatoire via le KSeF.
Pour en savoir plus, consultez l’annonce officielle.
Mise à jour : 22 mars 2023 par Marta Sowińska
Pologne : Modifications du mandat de facturation électronique du KSeF
La Pologne a publié le deuxième projet de loi modifiant la loi sur la TVA et certaines autres lois sur le Centre de législation gouvernementale le 15 mars 2023.
Les amendements présentés confirment principalement les changements annoncés précédemment, bien que certains ajouts méritent d’être signalés. Le gouvernement a largement basé la forme du nouveau projet de loi sur les commentaires recueillis par le ministère des Finances (“MoF”) lors de la consultation publique. Les clarifications essentielles concernent :
1. Champ d’application du mandat du KSeF
Report du mandat du KSeF
Le projet de loi a confirmé le report du mandat à compter du 1er juillet 2024 (soit un retard d’une demi-année par rapport à la date d’entrée en vigueur précédente, fixée au 1er janvier 2024), avec quelques exceptions :
- Les contribuables exonérés de TVA entreront dans le champ d’application à partir du 1er janvier 2025 .
- En outre, à partir du 1er janvier 2025, il ne sera plus possible d’émettre des factures à l’aide de caisses enregistreuses et de factures simplifiées sous la forme actuelle (y compris les reçus du PNM considérés comme des factures).
B2C et transactions OSS/IOSS
Le champ d’application obligatoire du système KSeF exclura les factures émises entre des entreprises et des particuliers non professionnels (transactions B2C).
En conséquence, les factures émises et réglées dans le cadre des procédures spéciales pour les OSS et les IOSS seront systématiquement exclues du champ d’application du KSeF, étant donné que les contribuables soumis à ces procédures spéciales fournissent des livraisons et des services transfrontaliers principalement à des consommateurs non professionnels (transactions B2C).
Contribuables étrangers
Les contribuables étrangers disposant d’un établissement stable sur le territoire de la Pologne – exerçant des activités qui doivent être facturées conformément à la loi polonaise sur la TVA – seront obligés d’émettre leurs factures par l’intermédiaire du KSeF dans la mesure où ce siège permanent est lié à la livraison de biens ou à la prestation de services qui sont facturés.
2. Notes correctives exclues du KSeF
Le projet de loi supprime totalement la possibilité pour les acheteurs d’émettre des notes correctives. Les acheteurs ne peuvent pas proposer de corrections aux factures originales par l’intermédiaire ou en dehors du KSeF, comme le prévoyait le projet de loi précédent. Par conséquent, les modifications apportées à la facture émise ne peuvent être effectuées que par l’émission d’une facture rectificative.
3. Émission de factures en dehors du KSeF en cas de défaillance – mode hors ligne
Conformément au projet de proposition précédent, le projet de loi actuel spécifie la possibilité d’émettre des factures électroniques en mode déconnecté, c’est-à-dire en dehors du KSeF dans un format structuré et de les livrer au KSeF le jour ouvrable suivant, en cas de défaillance du côté du contribuable.
En outre, le ministère des finances communiquera au public des informations pertinentes concernant tout travail de maintenance effectué dans le KSeF ou toute défaillance du système. Pendant cette période, les contribuables peuvent émettre des factures en dehors du KSeF et les remettre aux acheteurs dans le format convenu.
Ces factures doivent respecter le format structuré, être assorties d’un code QR et être remises à la KSeF dans les sept jours suivant la fin de la défaillance. La date de délivrance sera la date indiquée dans le champ P_1, tandis que la date de réception par l’acheteur sera la date à laquelle le KSeF a attribué l’identifiant unique.
4. Code QR
Le gouvernement a ajouté une nouvelle exigence concernant l’inclusion d’un code QR sur les factures émises en cas de défaillance du système KSeF. Comme annoncé précédemment, le code QR doit également figurer sur les factures émises en dehors du KSeF, par exemple, à l’intention des acheteurs étrangers, ainsi que sur les factures TVA RR et les corrections qui y sont apportées.
5. Processus d’autofacturation dans le cadre du KSeF
Le ministère des finances a répondu aux commentaires concernant l’absence de processus d’autofacturation pour les transactions transfrontalières. Par conséquent, une méthode d’authentification des acheteurs étrangers sera incluse dans le KSeF, ce qui permettra aux acheteurs étrangers d’émettre des factures structurées au nom des fournisseurs.
6. Taux de change
Le taux de change utilisé pour la conversion des devises étrangères en PLN peut être maintenu à partir du jour précédant la date indiquée dans le P_1 (date d’émission de la facture).
Le taux de change sera calculé sur la base de la date d’émission de la facture électronique (indiquée dans le champ P_1), à condition que la facture électronique soit envoyée au KSeF au plus tard le jour suivant la date indiquée dans le champ P_1.
7. Sanctions
Les sanctions s’appliqueront à partir du 1er janvier 2025 (anciennement 1er juillet 2024) jusqu’à 100% du montant de la TVA indiqué sur la facture ou jusqu’à 18,7% du montant total dû indiqué sur la facture. Toutefois, aucun montant minimum de pénalité ne sera appliqué – auparavant, il était de 1000 PLN – environ. 200 EUR.
Prochaines étapes du mandat de facturation électronique du KSEF en Pologne
Le projet de loi devrait être publié au troisième trimestre 2023, la plupart des dispositions s’appliquant à partir du 1er juillet 2024.
En conséquence, les schémas finaux FA (2) et FA (RR) associés sont également prévus pour être publiés fin juin ou début juillet, comme annoncé par le ministère des Finances lors d’une conférence le 16 février 2023. Par conséquent, nous attendons toujours que le processus législatif soit achevé pour que le mandat de facturation électronique prenne effet.
Contactez notre équipe si vous avez besoin de plus d’informations sur les changements à venir en matière de facturation électronique en Pologne.
Mise à jour : 3 février 2023 par Marta Sowińska
Pologne : report du mandat de facturation électronique au 1er juillet 2024
Selon une annonce officielle publiée par le ministère des Finances le 2 février 2023, la date de mise en service du système de facturation électronique obligatoire de la Pologne est désormais fixée au 1er juillet 2024, soit un retard de six mois par rapport à la date précédente.
Plus d’un an après le lancement de la phase volontaire et à la suite de tests approfondis du système KSeF par les contribuables, le ministère des finances a répondu aux commentaires soumis par les entreprises et les entrepreneurs lors de la consultation publique en annonçant le report du mandat et l’assouplissement de certaines exigences.
Les changements attendus sont les suivants :
- Le mandat de facturation électronique sera reporté du 1er janvier 2024 au 1er juillet 2024.
- Les contribuables exonérés de TVA doivent se conformer aux exigences en matière de facturation électronique et émettre des factures via le KSeF à partir du 1er janvier 2025.
- Le système KSeF exclura les transactions B2C.
- Les factures émises par le biais de caisses enregistreuses et les factures simplifiées peuvent être émises sous leur forme actuelle jusqu’au 31 décembre 2024, ce qui signifie que ces factures entreront dans le champ d’application du KSeF à partir du 1er janvier 2025.
- En cas de défaillance technique de la part du contribuable, celui-ci pourra émettre des factures en dehors du KSeF et les transmettre au système le jour suivant. Il est probable qu’une API supplémentaire sera publiée concernant cette procédure d’urgence.
- Les pénalités seront reportées jusqu’au 1er janvier 2025 et imposées aux contribuables au cas par cas.
Les contribuables ne doivent pas considérer le report de l’obligation de facturation électronique comme une raison de suspendre le processus de mise en œuvre. Les contribuables devraient plutôt considérer ce délai comme une incitation à mettre en œuvre des exigences législatives et techniques complexes avant la date d’entrée en vigueur et à adapter leurs processus de comptabilité et de facturation en tenant compte des erreurs qui pourraient apparaître.
Les changements proposés devront être adoptés par la loi pour entrer en vigueur. Cette législation, compte tenu du processus législatif souvent long, devrait être publiée juste à temps pour la mise en œuvre du mandat en juillet.
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Mise à jour : 15 décembre 2022 par Marta Sowińska
La Pologne publie un projet de loi sur la facturation électronique obligatoire via KSEF
Le 1er décembre 2022, le ministère des finances polonais a publié un projet de loi modifiant la loi sur la TVA concernant l’introduction de la facturation électronique obligatoire dans le système national de facturation électronique (KSeF). Il s’agit de la deuxième étape de la mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire de la CTC en Pologne, qui prendra effet à partir du 1er janvier 2024 .
En raison de la décision d’exécution (UE) n° 2022/1003 du Conseil du 17 juin 2022 autorisant la Pologne à appliquer une mesure dérogatoire spéciale aux articles 218 et 232 de la directive 2006/112/CE relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée (JO. UE L 168/81), la Pologne est maintenant en mesure de proposer des amendements à la loi sur la TVA qui conduisent à la mise en œuvre complète de la facturation électronique obligatoire dans le pays.
Qu’est-ce que le KSeF et qui en fait partie ?
KSeF est la plateforme centralisée de facturation électronique pour l’émission, l’échange et l’archivage de factures structurées .Nous sommes actuellement dans la phase volontaire d ‘émission de factures via le système KSeF ; le système est disponible pour les transactions depuis le 1er janvier 2022 .
À partir du 1er janvier 2024, avec la mise en œuvre du mandat obligatoire, les fournisseurs et les acheteurs seront obligés d’émettre et de recevoir leurs factures par l’intermédiaire du KSeF.
Champ d’application transactionnel du KSeF :
La facturation électronique obligatoire couvrira les activités qui nécessitent actuellement la documentation d’une facture émise conformément à la loi sur la TVA. Par conséquent, le champ d’application transactionnel comprendra les livraisons de biens et les prestations de services effectuées entre entrepreneurs (B2B), aux autorités publiques (B2G) et aux consommateurs (B2C ).
Champ d’application subjectif du KSeF :
- Obligatoire : les contribuables exerçant des activités soumises à l’obligation de facturation conformément à la réglementation polonaise en matière de TVA, qui ont leur siège social ou leur lieu d’activité permanent en Pologne et les contribuables enregistrés dans le cadre de la procédure OSS/IOSS en Pologne.
- Volontairement : les contribuables étrangers qui n’ont pas de siège social ou d’établissement fixe sur le territoire de la Pologne, les contribuables exonérés de TVA et les agriculteurs forfaitaires.
- En dehors du champ d’application: les contribuables enregistrés pour la procédure de TVA OSS/IOSS dans un autre État membre et les contribuables émettant des factures dans le cadre de procédures spéciales prévues par la loi sur la TVA.
Quels amendements ont été introduits pour le KSeF ?
Vérification du code QR
Les contribuables devront marquer les factures structurées avec le code de vérification (code QR ) s’ils les émettent en dehors du KSeF. Le code devra être affiché lors de la visualisation des factures électroniques dans les programmes commerciaux ou les outils gratuits fournis par le ministère des finances (c’est-à-dire également dans les formats PDF ou papier).
Le KSeF fournira une fonctionnalité permettant de vérifier l’exactitude de la facture émise via le KSeF. Après avoir scanné le code QR, les informations contenues dans le code seront lues et les données identifiant cette facture seront affichées avec des informations du KSeF sur leur exactitude. Le règlement d’application de la loi sur la TVA fournira de plus amples informations sur la méthode de marquage des factures électroniques.
Processus correctif – introduction d’un nouveau document
Contrairement à la position antérieure du ministère des finances, les factures rectificatives émises après l’entrée en vigueur du projet de loi seront émises dans le KSeF si elles sont émises par un contribuable ayant un siège social ou un établissement permanent en Pologne, qu’elles aient été émises en utilisant le KSeF ou en dehors du KSeF.
En outre, les acheteurs pourront proposer des corrections à la facture originale (à l’exception du numéro NIP). Après acceptation par le vendeur, elle deviendra une facture électronique rectificative (alternative correspondant à la note rectificative, qui ne peut être émise que par l’acheteur et utilisée lorsque le destinataire de la facture constate une erreur dans la facture livrée).
Caisses enregistreuses
À partir du 1er janvier 2025, les factures émises par l’intermédiaire des caisses enregistreuses relèveront du champ d’application du système KSeF. Les contribuables qui tiennent des registres de vente en utilisant des caisses enregistreuses devront émettre un reçu fiscal pour chaque vente, mais ils ne devront pas émettre de facture à partir de la caisse enregistreuse, car ce document ne sera pas considéré comme une facture électronique.
En outre, à partir du 1er janvier 2024, un reçu portant un numéro NIP inférieur ou égal à 450 PLN ne sera pas considéré comme une facture électronique.
Problèmes techniques liés au système KSeF
En cas de défaillance du système KSeF, les contribuables devront émettre des factures électroniques conformément au schéma, mais les transférer aux destinataires en dehors du KSeF. La date d’émission de ces factures électroniques sera la date indiquée dans le champ P_1.
Après la fin de la défaillance, les contribuables disposeront d’un délai de sept jours pour envoyer les factures ainsi émises au KSeF. Il est également possible d’émettre des factures électroniques en dehors du KSeF en cas de crise.
Pénalités du KSeF
Selon le projet de loi, le non-respect des obligations introduites dans la loi modifiée sur la TVA entraînera des sanctions administratives financières.
Le chef du bureau des impôts pourra imposer :
- Une amende pouvant aller jusqu’à 100 % du montant de la TVA indiqué sur la facture,
- Ou une amende pouvant aller jusqu’à 18,7 % du montant total dû figurant sur la facture.
Des pénalités peuvent être imposées lorsque le contribuable
- Vous n’avez pas émis de facture à l’aide du KSeF – une telle situation est traitée comme une absence de facture.
- a émis une facture électronique, mais de manière non conforme, lors d’une panne du système KSeF.
- N’a pas envoyé à la KSeF les factures émises pendant la panne du système, dans le délai imparti de sept jours.
Il est essentiel de souligner que l’introduction de sanctions administratives avec un délai de six mois n’entrave pas l’introduction de la facturation électronique obligatoire en Pologne. Ce report ne doit pas être considéré comme un retard dans l’introduction des obligations de facturation électronique. Les factures émises entre le 1er janvier 2024 et le 30 juin 2024 en dehors du KSeF ne seront pas traitées comme des factures structurées et des sanctions pénales et fiscales s’appliqueront.
Dates clés du KSeF soulignées par le projet de règlement
- 1er janvier 2024: la facturation électronique obligatoire entre en vigueur en Pologne (sans déploiement progressif).
- 1er juillet 2024 : entrée en vigueur des sanctions administratives pour non-conformité, telles que définies par le projet de loi
- Deuxième trimestre 2025 : la législation finale devrait être publiée.
Date limite de la consultation publique du KseF : 23 décembre 2022
Avec la publication du projet de règlement, le ministère des Finances a également présenté les nouvelles structures logiques de FA(2) et FA_RR. La consultation publique sur l’exactitude matérielle et logique des schémas est ouverte jusqu’au 23 décembre 2022 et coïncide avec la consultation publique concernant le projet de règlement sur la mise en œuvre obligatoire du KSeF.
Le projet de règlement modifiant la loi sur la TVA est disponible sur le site Web du Centre de législation gouvernementale et les projets de schémas peuvent être consultés : FA (2) et FA_RR.
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