La convergence des régimes traditionnels de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et de la conformité transactionnelle crée de nouvelles obligations et responsabilités pour toutes les entreprises à travers le monde. En matière de TVA, la conformité va bien au-delà de la simple déclaration.
Voici six pièges à éviter pour assurer sa conformité à la TVA :
1. Prendre la mauvaise décision en matière de TVA dès le départ
Les entreprises avec des chaînes d’approvisionnement multi juridictionnelles doivent s’assurer que leurs décisions en matière de détermination de la TVA soient toujours exactes. La gestion du processus de validation à l’aide d’un logiciel de détermination de la TVA vérifiant la validité avant que les factures ne soient éditées permet de gagner du temps et d’améliorer l’exactitude des données dès le départ.
La meilleure pratique consiste également à effectuer les contrôles d’identification de la TVA de l’acheteur à ce stade du processus afin d’éviter les mauvaises surprises par la suite. Les vérifications manuelles peuvent être très chronophages en termes de ressources. L’utilisation d’une solution automatisant ces vérifications peut donc vous faire gagner du temps et vous éviter des complications.
2. L’absence de facture légalement valable
Pour être considérées comme légales au regard de la TVA, les factures doivent répondre à un ensemble d’exigences spécifiques qui varient d’une juridiction à l’autre. Si vous ne disposez pas de factures légalement valides, vous risquez de rencontrer toute une série de problèmes au moment de la récupération de la TVA en amont. Si vous avez accepté une facture qui ne répond pas aux critères de légalité en matière de TVA, vous vous exposez au contrôle des autorités fiscales.
Au-delà des amendes éventuelles, le retard pris dans l’examen des anomalies peut avoir un impact sur votre trésorerie et nuire à votre réputation. La déduction de la TVA n’est pas autorisée pour les factures mal formatées.
3. Le non-respect des délais de déclaration
Les obligations en matière de TVA ne cessent de croître et forcent les entreprises à constamment s’adapter, la pression sur les équipes fiscales internes est plus forte que jamais. Chaque gouvernement a sa propre approche en matière de pénalités pour les déclarations tardives ou les paiements en retard. Il n’est plus possible de compter sur les processus manuels pour répondre aux exigences des autorités en temps voulu et avec précision.
Il est possible de rationaliser le processus de déclaration en utilisant des logiciels, des services externalisés ou une approche hybride ; ce qui convient le mieux à votre entreprise dépend de l’organisation de votre équipe fiscale.
4. L’erreur manuelle
Avec l’arrivée de nouvelles exigences, les équipes travaillent plus dur et plus vite. Par conséquent, les possibilités d’erreurs manuelles n’ont jamais été aussi nombreuses.
Le traitement manuel des factures de TVA peut prendre énormément de temps et laisse place à l’oubli et à l’erreur humaine. Même des erreurs individuelles peuvent entraîner des problèmes plus importants, attirer l’attention des autorités et avoir un impact sur votre capacité à faire des affaires.
5. Sous-estimer ses défis liés à l’extraction et à la mise en correspondance des données
Extraire les bonnes données des modules appropriés du système, puis les traiter et les mettre en correspondance afin de pouvoir les résumer, est une tâche compliquée et détaillée. Pour compliquer encore les choses, chaque juridiction a ses propres exigences en matière de rapports que vous devez respecter. L’automatisation de ces processus peut améliorer la précision et votre capacité à vous conformer.
6. Ne pas vérifier les données avant de les soumettre
La préparation des déclarations de TVA, des listes de ventes CE (Commission européenne), des déclarations Intrastat et d’autres rapports spécifiques à un pays en vue d’une soumission régulière peut s’avérer exigeante. Si l’on y ajoute la nécessité de préparer un rapport SAF-T (Standard Audit File for Tax), la complexité s’intensifie. Les exigences du SAF-T varient d’un pays à l’autre et comprennent au minimum des données transactionnelles (sur les ventes et les achats) et des données comptables, mais aussi souvent des informations sur les actifs et les stocks.
La combinaison de données détaillées provenant de différents systèmes sources et d’un format de soumission exigeant signifie que le rapport ne peut pas être facilement consulté pour vérifier d’éventuelles erreurs. Les autorités fiscales utilisent des logiciels pour analyser les déclarations SAF-T qu’elles reçoivent et décider des points à contrôler. Pour garantir la qualité de la soumission et éviter un appel de l’administration fiscale, il est essentiel que les données soient analysées en profondeur avant d’être soumises – idéalement à l’aide d’outils du même niveau que ceux utilisés par chaque administration fiscale.
Il n’a jamais été aussi important de rechercher les bons conseils en matière de TVA. Admettre que l’on a besoin d’aide peut être une étape intimidante mais cruciale, mais la peur de la non-conformité devrait être une préoccupation plus importante.
Tout simplement, il y a un moment pour chaque organisation multinationale où la gestion des obligations fiscales complexes en interne n’est tout simplement plus viable. En consolidant votre conformité avec Sovos, vous avez accès à des logiciels de pointe, à des services de conseil et à des experts en réglementation, qui ont tous pour objectif de vous assurer que vous êtes en conformité aujourd’hui et que vous le resterez à l’avenir.
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