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L’ère de l’automatisation : Comment la technologie peut aider les équipes financières

Oscar Caicedo
novembre 19, 2020

Découvrez pourquoi il est judicieux d’investir dans la technologie et l’automatisation pour rationaliser les processus fiscaux et alléger la charge des équipes financières.

Le passage à la numérisation nécessite une adaptation et un changement radicaux des technologies existantes dans tous les secteurs. Dans ce contexte, l’automatisation et les pertes d’emplois suscitent des tensions et des inquiétudes. Avec Oxford Economics qui prévoit que 12,5 millions d’emplois manufacturiers seront automatisés en Chine d’ici à 2030, une main-d’œuvre partiellement automatisée est en effet à l’horizon.

Expertise humaine et technologie

Mais l’expertise humaine et la technologie peuvent aller de pair, la technologie soutenant les équipes et décuplant la productivité. Par conséquent, pour les entreprises, le seul moyen de prospérer dans un monde de plus en plus numérique est d’investir dans la bonne technologie.

Pour les organisations opérant à l’échelle mondiale, cela revêt une importance particulière car une connaissance approfondie de la législation financière gouvernementale de nombreux pays est nécessaire. Les cadres financiers sont complexes à naviguer et sont en constante évolution. La déclaration de la TVA en temps réel est de plus en plus répandue dans le monde entier, et les contrôles continus des transactions (CTC) sont très contraignants dans de nombreuses juridictions différentes. Sans automatisation, les heures nécessaires pour suivre manuellement le rythme des nouvelles règles dépasseraient de loin les capacités humaines réalistes.

Pour les entreprises internationales, soumettre manuellement les documents nécessaires aux audits et aux rapports n’est ni viable ni raisonnable. Mais un problème supplémentaire pour celles qui opèrent dans plusieurs juridictions est de savoir comment suivre le rythme de l’évolution constante des règles et des réglementations gouvernementales requises pour les transactions commerciales.

Gouvernements numériques

Les gouvernements du monde entier revoient la façon dont ils mesurent et collectent les déclarations fiscales. L’objectif est d’améliorer les normes économiques de leurs pays. La numérisation des processus de déclaration permet d’obtenir une vision beaucoup plus précise de la santé économique d’un pays. Il n’est donc pas surprenant que l’automatisation de la facturation et des rapports soit devenue une priorité ces dernières années.

La manière d’aborder la mise à niveau des nombreuses transactions et interactions dépend des points de vue spécifiques des pays – certaines juridictions appliquent des niveaux variables de CTC, de facturation en temps réel, d’archivage et de déclaration des documents commerciaux. Par conséquent, ceux qui opèrent à l’échelle internationale ressentiront une pression supplémentaire pour suivre avec précision et respecter des lois multiples et complexes, avec la menace de lourdes amendes en cas de non-conformité. Traiter et opérer dans le respect de la loi nécessite désormais une technologie et une infrastructure intelligentes.

Les approches à travers le monde diffèrent ; l’Amérique latine a été pionnière en matière d’autorisation B2B obligatoire des factures électroniques, et le Brésil exige une autorisation complète via une plateforme gouvernementale. En Europe, la directive TVA de l’UE interdit aux pays d’introduire la facturation électronique complète – bien que l’Italie ait renversé cette tendance en 2019, à la suite d’un long processus de dérogation. À mesure que les économies se tournent vers un modèle commercial axé sur les données, l’évolution vers un régime fiscal numérique est inévitable.

Apprentissage automatique

Le fossé de la TVA continue de déconcerter les gouvernements du monde entier. Pour le combattre, de nombreuses nations ont donc créé leurs propres systèmes. Il en résulte un patchwork de mécanismes incapables de communiquer entre eux. En outre, la lenteur de l’adoption des factures électroniques dans de nombreux pays est à l’origine d’une image complètement fracturée – les informations relatives à la TVA sont encore déclarées périodiquement dans de nombreux pays, chaque juridiction établissant sa propre norme. Nous sommes loin de la cohérence de la numérisation mondiale.

Alors que de plus en plus de pays développent leur propre approche de la numérisation de la facturation, les choses semblent de plus en plus complexes. De nouvelles législations réglementaires continuent de faire surface et en garder la trace peut causer des maux de tête et une non-conformité accidentelle. Les entreprises internationales doivent suivre de près les évolutions dans tous les pays où elles opèrent et il est essentiel qu’elles utilisent des systèmes capables de suivre et de mettre à jour la nouvelle législation au fur et à mesure.

API flexibles

Mais la technologie doit aussi donner un reflet exact des finances de toute une entreprise. Elle doit relier entre eux tous les différents systèmes afin de déclarer les impôts avec précision. C’est pourquoi les API flexibles sont la première priorité. Les programmes dotés d’API sophistiquées permettent aux systèmes fiscaux de se « brancher » sur une entreprise et de recueillir des informations essentielles. Les entreprises peuvent ainsi présenter les données nécessaires, afficher des résultats précis et éviter les pénalités gouvernementales. Il est essentiel que la technologie puisse s’intégrer à un certain nombre de systèmes de facturation, d’ERP et de plates-formes d’achat à paiement lorsqu’il s’agit d’interactions gouvernementales sensibles. Les volumes de données créés et traités sont énormes et dépassent de plus en plus les possibilités humaines.

De même, la technologie peut aider à formater les informations en fonction des demandes de chaque pays, ce qui est essentiel pour les rapports numériques. La technologie existe pour surveiller et ajuster les formats des factures. Par exemple, pour s’adapter au pays dans lequel une entreprise opère et éviter les pénalités de non-conformité. Le temps étant généralement un facteur essentiel et une denrée rare, les outils qui automatisent l’administration et libèrent du temps pour les éléments stratégiques de la finance d’entreprise se rentabilisent en dividendes. En effet, comme les machines sont de plus en plus intégrées aux opérations, les analyses manuelles deviennent plus difficiles. Les gouvernements et les entreprises s’appuient sur l’automatisation et les technologies avancées pour alléger les charges administratives qui en résultent.

Automatiser pour se conformer

Un avenir véritablement numérique est à la portée de nombreuses économies, mais cela a un prix. Pour tirer parti de la vague rapide de transformation numérique, les entreprises doivent s’armer de technologie. Il est temps de gérer le royaume croissant des réglementations complexes et axées sur les données. Il est logique d’investir dans la tech et l’automatisation pour gérer les analyses et les recherches à forte intensité de main-d’œuvre, rationaliser les processus et alléger les charges auxquelles sont confrontées les équipes financières. Et ce, sans avoir recours à un personnel expert coûteux ou à une assistance externalisée. À l’aube d’un mode de travail entièrement numérique, il n’est plus pratique de soumettre manuellement les documents nécessaires aux audits et aux rapports.

Il est important de sélectionner avec soin la technologie permettant de synchroniser et de communiquer des informations vitales à travers l’infrastructure informatique d’une entreprise. Dans le contexte actuel de récession, la pression sur les équipes financières est intense. Il s’agit de donner le meilleur d’elles-mêmes, de se prémunir contre toute fuite financière et de surveiller strictement les dépenses et les sorties. Face à l’adversité, la technologie peut nous guider et nous soutenir – et pourrait devenir essentielle pour l’entreprise.

Investir dans l’automatisation et la technologie ne doit pas nécessairement coûter des emplois dans le secteur financier. Il peut au contraire aller de pair avec l’expertise humaine. Elle peut gérer des tâches ardues et complexes. Tout en libérant du temps et de l’énergie pour que les entreprises puissent se concentrer sur ce qu’elles font le mieux.

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Author

Oscar Caicedo

As vice president of strategy and operations for VAT Americas, Oscar Caicedo sets market and product direction across continuous transaction controls, reporting and tax determination. In this role, he leads groups of dedicated subject matter experts across the Americas region. Oscar brings more than a decade of experience leading consulting and implementation teams focusing on data integration and regulatory requirements. He is an industry recognized expert in digital transformation and electronic tax solutions. Prior to Sovos, Oscar spent more than four years at Invoiceware, which was acquired by Sovos in 2016. Oscar has managed complex implementation projects for many of the world’s most recognizable brands. He holds a Bachelor of Business Administration degree in business economics from Georgia State University.
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