Transition de la facturation électronique volontaire à la facturation électronique obligatoire prévue à partir du 1er avril 2023
Depuis le 1er janvier 2022, les contribuables peuvent émettre des factures structurées (factures électroniques) en utilisant le système national polonais de facturation électronique (KSeF) sur une base volontaire, ce qui signifie que les formulaires électroniques et papier sont toujours acceptés en parallèle. L’introduction du système KSeF s’inscrit dans le cadre de la transformation numérique qui s’opère en Pologne à la suite de la mise en place de mandats de contrôle continu des transactions (CTC) dans toute l’Europe, favorisant une identification plus rapide et plus efficace de la fraude fiscale.
Le système KSeF permet aux contribuables d’émettre et de recevoir des factures par voie électronique. Il s’agit de l’un des outils les plus avancés technologiquement en Europe pour l’échange d’informations sur les événements économiques. Les factures structurées émises via le système sont préparées conformément au modèle de facture élaboré par le ministère des finances. Après leur émission, les factures sont envoyées du système financier et comptable via une interface (API) à la base de données centrale (KSeF). Ensuite, elles sont disponibles dans le système et peuvent être téléchargées par le destinataire.
Les demandes de dérogation de la Pologne
Le 5 août 2021, la République de Pologne a demandé l’autorisation de déroger aux articles 218, 226 et 232 de la directive TVA afin de pouvoir mettre en œuvre une obligation d’émettre des factures électroniques, traitées par le système national de facturation électronique (KSeF), pour toutes les opérations nécessitant l’émission d’une facture conformément à la législation polonaise en matière de TVA.
Par la suite, le 9 février 2022, la Pologne a modifié sa demande, sollicitant l’autorisation de déroger uniquement aux articles 218 et 232 de la directive TVA et précisant que la facturation électronique obligatoire ne s’appliquerait qu’aux assujettis établis sur le territoire de la Pologne.
La Pologne considère que l’introduction d’une obligation généralisée d’émettre des factures électroniques apporterait des avantages significatifs en termes de lutte contre la fraude et l’évasion en matière de TVA tout en simplifiant le recouvrement de l’impôt. En outre, la mise en œuvre de cette mesure accélérera la numérisation du secteur public.
La décision dérogatoire de la Commission européenne
En vertu de l’article 218 de la directive TVA, les États membres sont tenus d’accepter comme factures tous les documents ou messages sur papier ou sous forme électronique. La Pologne s’est efforcée d’obtenir une dérogation à l’article susmentionné de la directive TVA afin que seuls les documents sous forme électronique puissent être considérés comme des factures par l’administration fiscale polonaise.
En outre, conformément à l’article 232 de la directive TVA, l’utilisation d’une facture électronique est soumise à l’acceptation du destinataire. Par conséquent, l’introduction d’une obligation de facturation électronique en Pologne nécessite une dérogation à cet article, de sorte que l’émetteur ne doive plus obtenir le consentement du destinataire pour envoyer une facture sous un format dématérialisé. Actuellement, en vertu de l’article 106n de la loi polonaise sur la TVA, l’utilisation de factures électroniques nécessite l’approbation du destinataire de la facture, ce qui entrave la possibilité d’imposer la facturation électronique obligatoire.
Comme annoncé par la Commission européenne le 30 mars 2022, la Pologne a obtenu une décision dérogatoire aux articles 218 et 232 de la directive 2006/112/CE. La décision s’appliquera du 1er avril 2023 au 31 mars 2026, après avoir reçu la dernière approbation du Conseil de l’UE. La phase obligatoire du mandat devrait commencer le 1er avril 2023.
L’application KSeF pour les contribuables – à l’horizon
Pour permettre aux contribuables d’émettre et de mettre à disposition des factures électroniques à l’aide de KSeF, le ministère polonais des finances offrira gratuitement plusieurs outils :
- e-Mikrofirma, une application en ligne accessible via un smartphone et un formulaire web à tout contribuable connecté à e-Urząd (e-Office).
- e-Urząd, fournira aux contribuables des outils en ligne qui leur permettront de s’acquitter plus facilement de leurs obligations fiscales, notamment le paiement des impôts, grâce à un service de paiement électronique en ligne.
Le 31 mars 2022, le ministère des Finances a annoncé que la version test de l’application KSeF Contribuable sera mise à disposition le 7 avril 2022. Elle permettra la gestion des autorisations, l’émission et la réception des factures du KSeF.
Les prochaines étapes
Avec la décision publiée par la Commission européenne, la Pologne est entrée dans la prochaine étape de mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire. Les prochaines étapes suivront après avoir reçu l’approbation du Conseil de l’UE (qui est maintenant une formalité et devrait avoir lieu dans quelques semaines). Par la suite, le ministère des finances mettra en œuvre la facturation électronique universelle en Pologne en laissant suffisamment de temps aux entreprises pour s’adapter aux nouvelles solutions.
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