Le ministère espagnol des finances a publié un projet de résolution qui, une fois adopté, établira les exigences relatives aux logiciels et systèmes qui soutiennent les processus de facturation des entreprises et des professionnels. Cette loi aura un impact important sur les processus actuels d’émission de factures. Elle exigera la mise en œuvre de nouvelles exigences en matière de contenu des factures, notamment un code QR, et la génération d’enregistrements de facturation d’ici janvier 2024.
Le règlement vise également à adapter le secteur commercial espagnol, en particulier les PME, les micro-entreprises et les travailleurs indépendants, aux exigences de la numérisation. Pour cela, il est jugé nécessaire de standardiser et de moderniser les programmes informatiques qui soutiennent la comptabilité, la facturation et la gestion des entreprises et des entrepreneurs.
Champ d’application du règlement
Le règlement établit les exigences auxquelles tout système doit répondre pour garantir l’intégrité, la conservation, l’accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l’inaltérabilité des registres de facturation sans interpolations, omissions ou altérations.
Les nouvelles règles établies dans le règlement s’appliqueront à :
- Contribuables soumis à l’impôt sur les sociétés (IS), à l’exception des entités exonérées ou partiellement exonérées.
- Les contribuables soumis à l’impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPF) qui tirent des revenus d’activités économiques.
- Contribuables soumis à l’impôt sur le revenu des non-résidents (IRNR) ayant un établissement permanent en Espagne.
- Entités relevant du système d’attribution des revenus et exerçant des activités économiques.
Les entreprises qui n’entrent pas dans les catégories susmentionnées ne doivent pas se mettre en conformité, mais celles qui le font doivent s’assurer que leurs systèmes informatiques sont adaptés à ce règlement à partir du 1er janvier 2024.
Nouvelles exigences en matière de contenu des factures : Codes d’identification et QR
Les factures générées par les systèmes informatiques ou les systèmes et programmes électroniques qui soutiennent les processus de facturation des entreprises et des professionnels doivent inclure un code d’identification alphanumérique et un code QR, générés selon les spécifications techniques et fonctionnelles établies par le ministère des finances.
Exigences du système de facturation
Les systèmes informatiques qui soutiennent les processus de facturation doivent avoir la capacité de :
- Générer un enregistrement de facturation pour chaque livraison de biens ou prestation de services, simultanément ou immédiatement avant l’émission de la facture.
- Le système informatique doit être en mesure d’envoyer tous les enregistrements de facturation générés à l’Agence d’administration fiscale de l’État (AEAT) de manière continue, sécurisée, correcte, complète, automatique, consécutive, instantanée et fiable.
- Le système doit être doté d’une traçabilité, vérifiant la séquence de création des données. Il créera un journal des événements qui recueillera toutes les opérations et les incidents du système pendant son utilisation.
- Les enregistrements créés ne peuvent être modifiés par l’utilisateur ou par tout autre moyen interne ou externe.
- Les systèmes doivent ajouter une empreinte digitale ou un "hachage" aux dossiers de facturation, conformément aux spécifications et à la signature électronique.
Pour atteindre ces objectifs, tous les systèmes informatiques doivent certifier qu’ils assurent l’engagement de respecter toutes les exigences établies dans ce règlement par le biais d’une "déclaration responsable". Le Ministère des Finances établira le contenu minimum de cette déclaration ultérieurement dans une nouvelle résolution.
Contenu du relevé de facturation et sa transmission facultative
Les enregistrements de facturation doivent répondre à plusieurs exigences de contenu fixées par le règlement.
Les contribuables utilisant des systèmes informatiques pour se conformer à leurs obligations de facturation peuvent envoyer volontairement tous leurs enregistrements de facturation générés par les systèmes informatiques à l’AEAT automatiquement par voie électronique. La réponse d’un message d’acceptation formelle de l’AEAT signifiera automatiquement que ces enregistrements ont été incorporés dans les registres des ventes et des revenus du contribuable.
Audits de l’administration fiscale
L’AEAT peut se présenter en personne sur le lieu où se trouve ou est utilisé le système informatique et peut exiger un accès complet et immédiat à l’enregistrement des données, en obtenant, le cas échéant, le nom d’utilisateur, le mot de passe et toute autre clé de sécurité nécessaire pour un accès complet.
L’AEAT peut demander une copie des enregistrements de facturation, que les entreprises peuvent fournir sous format électronique par le biais d’un support physique ou par des moyens électroniques.
Application au mandat de facturation électronique B2B
Le règlement n’inclut aucune règle spécifique pour le mandat de facturation électronique B2B projet de décret actuellement en discussion au Congrès et en attente d’approbation. Cependant, si le mandat est approuvé, toutes les factures électroniques B2B émises en vertu de ce projet de décret devront être conformes à toutes les nouvelles règles établies dans ce règlement.
Les prochaines étapes
Si cette nouvelle réglementation ne semble pas engager l’Espagne plus avant dans la voie du contrôle continu des transactions (CCC), la proposition présente de nettes similitudes avec les exigences du Portugal en matière de facturation.
Le projet de résolution établissant ces dernières est actuellement ouvert à la consultation publique jusqu’au 11 mars 2022. Une fois cette résolution approuvée, le ministère des finances publiera les spécifications techniques et fonctionnelles nécessaires pour se conformer aux nouvelles exigences ainsi que la structure, le contenu, les détails, le format, la conception et les caractéristiques des informations que les entreprises doivent inclure dans les registres de facturation.
Le ministère des finances publiera également les spécifications de la politique de signature et les exigences auxquelles l’empreinte digitale ou le "hash" doit répondre. Une fois ces détails publiés, on saura plus clairement si l’Espagne suit la voie portugaise ou si elle se fraie son propre chemin.
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