Le FEC, tel qu’il doit être remis en cas de contrôle informatisé de comptabilité de l’entreprise, est un fichier dématérialisé, une copie d’un journal comptable composé de toutes les écritures comptables de l’entreprise sur la durée d’un exercice. L’Administration a posé de nombreuses normes techniques, structurelles, qualitatives. Décryptage.
Constitué des écritures comptables après opérations d’inventaire, le contenu et les spécificités du FEC doivent être conformes aux nombreuses exigences de l’Administration qui portent sur le format, l’organisation, le codage, le nom, le contenu ou encore la chronologie.
Les normes que le FEC doit respecter
La règle à retenir est que tout FEC remis lors d’un contrôle fiscal doit répondre aux normes énoncées par l’article A.47 A-1 du Livre des procédures fiscales, et en premier lieu aux normes techniques. Sur le format de la copie à remettre au vérificateur, l’entreprise a le choix entre :
- Un fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée
- Un fichier structuré, codé en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur site impots.gouv.fr/Rubrique Professionnels
Outre le format, les normes imposent que le FEC soit organisé en lignes et en colonnes et précisent aussi, par exemple, le type de séparation des informations. Ainsi le logiciel de la DGFIP ne prend pas en compte un point-virgule comme séparateur de colonnes, seules un caractère tabulation ou pipe est reconnu comme tel.
Le codage des informations tient une place importance dans l’article A.47 A-1 précité qui précise les formats de caractères, les formats de dates etc. C’est un autre point sur lequel l’entreprise doit être vigilante : certains logiciels comptables utilisent des dates à l’anglo-saxonne (ainsi les mois et jour y sont inversés), qui ne sont pas recevables par le logiciel de l’administration fiscale française.
Autre point technique : le nom du fichier doit respecter le format SIRENFECAAAAMMJJ : AAAAJJMM correspondant à la date de clôture de l’exercice comptable.
Tout écart vis-à-vis de ces normes techniques est susceptible de remettre en cause la recevabilité du fichier et l’entreprise s’expose alors à des sanctions.
Le FEC : un contenu impératif
Le FEC remis au vérificateur doit contenir l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice (un fichier par exercice). Les écritures y figurant doivent être classées par ordre chronologique de validation.
Sont concernées les écritures après opérations d’inventaire, hors écritures de centralisation et hors écritures de solde des comptes de charges et de produits. S’y ajoutent les écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur.
Chaque écriture doit reprendre l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé de l’entreprise, les 18 premières informations devant obligatoirement correspondre, dans l’ordre, aux informations suivantes :
- Le code journal de l’écriture comptable ;
- Le libellé journal de l’écriture comptable ;
- Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable ;
- La date de comptabilisation de l’écriture comptable ;
- Le numéro de compte, dont les trois premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français ;
- Le libellé de compte, conformément à la nomenclature du plan comptable français ;
- Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) ;
- Le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) ;
- La référence de la pièce justificative ;
- La date de la pièce justificative ;
- Le libellé de l’écriture comptable ;
- Le montant au débit ;
- Le montant au crédit ;
- Le lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé) ;
- La date de lettrage (à blanc si non utilisé) ;
- La date de validation de l’écriture comptable ;
- Le montant en devise (à blanc si non utilisé) ;
- L’identifiant de la devise (à blanc si non utilisé).
A noter : cette liste et son ordre impératif est valable pour les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés ; il existe quelques différences pour les contribuables soumis à l’impôt sur le revenu (cf. l’article A.47 A-1 du Livre des procédures fiscales).
Outre les normes et le contenu, la qualité des écritures comptables figurant dans le FEC, notamment la cohérence des données, importe évidemment.
Dernier point de vigilance : la procédure d’extraction du FEC depuis le logiciel comptable ou ERP utilisé (solution qui doit proposer une attestation de conformité FEC), des anomalies de paramétrages pouvant générer une non-conformité du fichier remis.
Tester le FEC pour s’assurer de sa conformité
Au regard de la diversité des normes techniques, structurelles et qualitatives à respecter, l’entreprise a tout intérêt à s’assurer de la conformité de son FEC avant sa remise à l’Administration. D’autant que cette remise doit avoir lieu dans les 15 jours suivant le début du contrôle.
Pour la partie technique liée aux exigences de l’Administration, la DGFIP a mis à disposition un logiciel, en téléchargement libre, Test Compta Demat. Cet outil vérifie la validité de la structure du fichier de l’entreprise et lui précise notamment les points d’anomalies détectées. L’entreprise est alors en mesure de mettre aux normes son fichier des écritures comptables en vue d’un éventuel contrôle.
En dehors de cette dimension technique, demeurent les autres sources de non-conformité : mauvais paramétrage du logiciel comptable, anomalies ou incohérences comptables, erreur de saisie, spécificités de l’entreprise. D’où la nécessité pour toute entreprise de s’assurer qu’elle est bien accompagnée sur le sujet du FEC, une exigence que l’on retrouve dans bon nombre de pays mais avec quelques variations.
Besoin d’aide avec le FEC ? Passez à l’action et contactez nos experts fiscaux dès aujourd’hui pour obtenir des conseils comment aborder le FEC.
