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Comment le monde peut relever le défi de l’automatisation après COVID-19

Christiaan Van Der Valk
mars 10, 2021

Il est bon de voir la lumière au bout du tunnel. Néanmoins, c’est trop peu, trop tard pour de nombreuses petites entreprises, mais aussi pour beaucoup de grandes. Des milliers d’entre elles n’ont pas pu résister à la tempête parce qu’elles étaient particulièrement dépendantes du contact humain. D’autres ont été touchées de manière disproportionnée simplement parce que le COVID-19 les a frappées au moment où elles traversaient une période difficile de leur cycle de vie. Alors que nous constatons les premiers succès des vaccins anti-COVID-19, les entreprises et les marchés sont de plus en plus confiants et pensent que d’ici le dernier trimestre de 2021, les pays auront retrouvé leur vitesse de croisière. À quelques exceptions notables près, bon nombre des économies les plus fortes du monde mettront des années à se remettre des séquelles.

L’internet à la rescousse – mais des lacunes subsistent

Comme pour toutes les crises, l’année écoulée a accentué les faiblesses et accéléré les échecs. S’il faut reconnaître que la crise du COVID-19 aurait été bien pire sans Internet et l’état actuel de l’adoption de la technologie dans le monde, les poches restantes de processus hérités où les entreprises étaient à la traîne dans leur transformation numérique ont été mises en évidence alors que les employés s’efforçaient de trouver un équilibre entre les préoccupations de santé et l’impératif de faire fonctionner les choses dans des bureaux et des centres de données désertés.

Les logiciels sur site sont l’un des domaines où les inefficacités ont été mises en évidence. De nombreuses entreprises ont commencé à adopter des logiciels basés sur le cloud computing pour prendre en charge différentes catégories de flux de travail et de connexions avec les partenaires commerciaux. Cependant, beaucoup de grandes entreprises ont été réticentes à déplacer les systèmes d’entreprise centraux – tels que les ERP, les systèmes de logistique ou de réservation – vers le cloud computing. Cette réticence s’explique souvent par le fait que les systèmes existants ont été fortement personnalisés. Alors que de nombreux fournisseurs de logiciels d’entreprise proposent des versions pour le cloud public qui présentent en théorie de nombreux avantages par rapport au déploiement sur site, les défis pratiques liés à l’adaptation des organisations et des processus à des flux de travail « en boîte » conçus autour des meilleures pratiques standard l’ont souvent emporté.

Une autre série de défis est plus complexe. Les processus manuels dominent encore dans la gestion des commandes et des factures dans les entreprises de toutes tailles à l’échelle mondiale. Lorsque les logiciels de flux de travail permettent au personnel comptable d’accéder au système à distance, les approbations et les écritures peuvent être gérées depuis les bureaux à domicile, mais la prédominance du papier dans de nombreuses relations avec les fournisseurs et les clients oblige encore les personnes à gérer la numérisation, l’impression et l’envoi par courrier ou – oui – par fax des documents clés depuis des bureaux à accès limité.

Ces problèmes seront plus difficiles à surmonter, car il n’est pas facile d’installer dans les bureaux à domicile des machines coûteuses de type industriel pour le traitement des documents papier. La réponse à ce défi ne réside pas dans des moyens créatifs de convertir les cuisines des gens en centres de numérisation ou d’impression, mais dans le fait de faire enfin le grand saut vers une intégration des données de bout en bout.

Le bon, le mauvais et le laid de la fiscalité en tant que conducteur automatisé

Interestingly, if COVID-19 isn’t enough of a reason to take that automation leap, businesses can expect a helping hand from tax administrations. Many countries had already started large-scale programs to push continuous transaction controls (CTCs). Such as mandatory real-time clearance of digital invoices. The current global health crisis is pushing tax administrations to accelerate these programs. We have seen announcements of plans towards such compulsory e-invoicing or digital reporting of accounting data in countries like France, Jordan and Saudi Arabia. In addition to several countries including Poland and Slovakia who stated their intent to follow in the footsteps of countries in Latin America and also European frontrunners like Italy and Turkey. Even in Germany, which has long resisted the call of CTCs, a significant political party has proposed decisive action in this direction.

These initiatives are still often motivated by the need to close tax gaps. However the need for resilience in revenue collection is clearly another driver. Also, examples from countries like Brazil have shown that CTCs massively improve governments’ ability to track and monitor the economic effects of a crisis down to the smallest sectoral detail. This gives them granular data that can be used for surgical fiscal policy intervention to guide the most severely affected activities through a crisis.

Toutes les circonstances étant réunies pour donner aux entreprises une raison de franchir le dernier kilomètre vers l’automatisation complète – l’interface entre leurs opérations de vente et d’achat et celles de leurs partenaires commerciaux – on pourrait penser que les entreprises mettent actuellement en place des plans pour se préparer à un ensemble de processus et de structures organisationnelles entièrement numériques et beaucoup plus résistants.

Malheureusement, la façon dont les mandats de la CCT sont déployés et la façon dont les entreprises y répondent ont historiquement plutôt ralenti les investissements dans l’automatisation des processus métier et l’adoption de logiciels d’entreprise modernes basés sur le cloud.

Les mandats de la CCT sont incroyablement diversifiés, allant d’un deuxième jeu complet de livres comptables en ligne à tenir par le biais – entre autres – d’une classification supplémentaire des fournitures dans le système hébergé par le gouvernement en Grèce, à une configuration complètement différente incluant des prestataires de services et des rapports sur le paiement des transactions en cours de conception en France. Des représentants de la Chine parlent de contrôles de facturation basés sur la blockchain, tandis que des pays comme la Pologne et l’Arabie saoudite se préparent à des réseaux d’échange de factures centralisés et gérés par le gouvernement. Les délais des mandats ont tendance à être trop courts, et les administrations fiscales procèdent à d’innombrables ajustements structurels – chacun étant généralement assorti de délais courts et disponible uniquement dans la langue locale – pendant les périodes de mise en œuvre et pendant des années par la suite.

Les administrations fiscales pourraient toutefois affirmer avec une certaine légitimité que les délais sont toujours trop courts, presque indépendamment du temps de transition accordé aux contribuables, car de nombreuses entreprises se préparent structurellement trop tard. La tendance mondiale vers les CTC, les FEC et les mandats similaires est apparue aux entreprises depuis des années, mais beaucoup sont mal préparées ; en particulier, de nombreuses entreprises multinationales continuent de considérer que la conformité à la TVA est une question qui doit être résolue par les filiales locales, ce qui crée petit à petit un réseau massif de procédures localisées qui, au lieu de correspondre aux meilleures pratiques des entreprises, ont été conçues par les bureaux de l’administration fiscale.

Creating a virtuous circle towards tax automation during Covid-19

Which brings us back to why companies aren’t adopting flashy new releases of enterprise software packages in public cloud mode. Or further automating their trading partner exchanges, more quickly. All parties in this equation want the same thing. That is seamless and secure sharing of relevant data among businesses, and between businesses and tax administrations. However kneejerk reactions to regulatory mandates by businesses, and lack of tax administrations’ familiarity with modern enterprise systems, are creating the opposite effect. Companies panic-fix local mandates without a sufficient understanding of the impact of their decisions. Neither on their future ability to innovate and standardize. The enterprise resources come first to put systems in place post-haste. They then manage the problems stemming from adopting a patchwork of local tax-driven financial and physical supply chain data integration approaches. This comes from IT budgets that then don’t get spent on proper automation.

Plusieurs éléments peuvent briser ce cercle vicieux. Les entreprises devraient changer leur façon d’aborder ces changements de numérisation de la TVA en les considérant comme révolutionnaires plutôt qu’évolutifs. En étant bien informées et bien préparées, il est possible d’adopter une approche stratégique pour tirer parti des mandats de la CCT plutôt que de les subir. Les administrations fiscales doivent faire leur part en adoptant les bonnes pratiques existantes en matière de conception, de mise en œuvre et d’exploitation de plateformes numériques à des fins d’échange obligatoire de données commerciales. Les principes CTC d’ICC sont un excellent moyen de donner à l’économie mondiale ce coup de pouce immunitaire dont elle a tant besoin, en permettant aux entreprises et aux gouvernements d’améliorer leur résilience tout en libérant des ressources bloquées dans des processus manuels inefficaces de conformité commerciale et fiscale.

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Author

Christiaan Van Der Valk

Christiaan Van Der Valk is vice president, strategy. Elected a World Economic Forum Global Leader for Tomorrow in 2000, Christiaan is an internationally recognized voice on e-business strategy, law, policy, best practice and commercial issues. Formerly co-founder and president of Trustweaver (acquired by Sovos), Christiaan also holds long-standing leadership roles at the International Chamber of Commerce (ICC) and the European E-invoicing Service Providers Association (EESPA). Over the past 20 years, he has presented at and authored key papers for international meetings at the Organisation for Economic Cooperation and Development (OECD), the Asia Europe Meeting, World Trade Organization and several other UN agencies. Christiaan earned his Master of Laws degree from Erasmus Universiteit Rotterdam.
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