Comment gérer les projets de transformation électronique lorsque les agences gouvernementales fixent des échéances

Ekin Moral
mars 24, 2021

Lors de la gestion d’un projet d’e-transformation, le délai est déterminé après une planification minutieuse. Elle doit être basée sur la portée du projet et tenir compte des ressources disponibles.

Toutefois, lorsque le projet vise à assurer la conformité réglementaire, le gouvernement détermine le délai du projet et celui-ci doit être respecté. De nombreux contribuables choisissent de travailler avec un intégrateur externe pour s’assurer que cela est fait correctement, de manière conforme et dans les délais.

Comment un intégrateur peut aider à la gestion de projet

Un intégrateur travaillera avec vos contribuables pour gérer le processus. À la suite de ce processus, les exigences des organismes gouvernementaux doivent être conçues par un intégrateur spécial de manière à être intégrées au processus opérationnel de l’organisme. Les intégrateurs spéciaux impliqués veillent à ce que le processus se déroule selon les priorités des parties et construisent l’ensemble de la structure de répartition du travail du projet.

Les intégrateurs créent des calendriers de projet détaillés grâce à un processus connu sous le nom de planification inverse. Les échéances des différentes tâches sont déterminées en travaillant à rebours à partir de l’échéance finale du projet pour s’assurer que le projet global est achevé dans les délais prévus. Il est essentiel de travailler avec un intégrateur spécialisé qui a une connaissance approfondie du sujet, possède une vaste expérience, est conscient des problèmes et des pièges potentiels et est capable de les résoudre. Il peut également garantir le respect des meilleures pratiques tout au long de la planification. Pour minimiser le risque de ne pas respecter les délais, les intégrateurs spécialisés préparent un modèle de planification. Ce modèle doit inclure les ressources appropriées, une liste détaillée des points ouverts, des responsabilités claires pour chaque tâche et le processus impliqué pour chaque tâche. L’intégrateur et le contribuable doivent travailler ensemble sur le modèle qui doit être planifié et suivi en détail pour respecter le délai.

À ce stade, il peut être nécessaire de dresser une liste de priorités et de planifier des processus spécifiques. Le fait d’inclure les parties prenantes décisionnaires dès cette étape et de les mettre à jour tout au long du projet permet d’éviter les retards indésirables et garantit une approbation plus rapide. C’est également à ce stade qu’il convient de placer des tampons dans le plan pour éliminer les risques éventuels à l’avance. Bien que certaines de ces recommandations soient nécessaires pour tous les projets, elles sont particulièrement importantes pour les projets dont la date de transition est fixée.

Recommandations pour s’assurer que les projets d’e-transformation sont achevés à temps :

  • Commencez le projet le plus tôt possible et essayez de le terminer avant la date limite en cas de retard.
  • Créez un plan de projet détaillé et une liste de tâches à accomplir.
  • Travaillez avec un intégrateur privé expérimenté et tenez compte de ses recommandations et commentaires.
  • Communiquer avec les parties prenantes tout au long du projet
  • Identifier les risques possibles à l’avance et les surveiller tout au long du processus
  • Informer les décideurs sur le projet afin qu’ils donnent rapidement leur accord.
  • Mettre en œuvre une phase de test complète

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Author

Ekin Moral

Ekin graduated from Computer Engineering, having specialized in project management, and has worked as a senior project manager in the Sovos Professional Services team since 2018. Her responsibilities include conducting and controlling project management information, such as budget, time, scope, and resources. She also handles the integration of e-transformation products into customer SAP systems and processes.
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