La adopción y aplicación de la contabilidad electrónica en las empresas es un requisito obligatorio para cumplir con los estatutos que el SAT solicita, y que permite tener un mejor rendimiento de las cuentas, tiempo y gestión.
Implementar el proceso puede tener complejidades. A continuación le presentamos las 10 preguntas más frecuentes sobre la contabilidad electrónica, con el fin de brindarle una guía para garantizar el correcto y óptimo uso de esta herramienta.
- ¿Cuál es el procedimiento de envío?
Lo primero será contar con: firma electrónica avanzada (FIEL) vigente; tener los archivos correspondientes en XML y comprimidos en ZIP; contar con acceso a Internet para realizar el proceso. Cumplidos estos puntos, se dirigirá a la página del SAT, seleccionará Buzón Tributario y dentro del mismo, el apartado de contabilidad electrónica. Se autentificará con su FIEL o nombre de usuario y contraseña. Llenará los campos que se le soliciten correspondientes a la información que compartirá y esperará el proceso para obtener su acuse y validación, o en su defecto el fallo negativo.
- ¿Quiénes no tienen la obligación de llevar la contabilidad electrónica?
- Las personas físicas que no excedan los dos millones de pesos y utilicen la herramienta “Mis cuentas” del SAT.
- Las personas registradas en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF).
- Sindicatos, obreros y organismos que formen parte de ellos.
- Entidades, federación, municipio e institución que entreguen por ley sus importes al Gobierno Federal.
- ¿Cuesta mucho la implementación de la contabilidad electrónica?
Hay opciones en el mercado que pueden ir desde los 300 pesos mensuales. Asimismo, si usted ya tiene un programa que la maneje, solo es necesario actualizarla o activarla mediante algún pago dentro del mismo.
- ¿A qué niveles debe enviarse la información correspondiente al Catálogo de Ventas y Balanza de Comprobación?
Se recomienda que se envíe a los niveles de Cuenta y Subcuenta.
- ¡No! Me equivoqué en el proceso ¿Se entregan archivos adicionales en caso de equivocaciones?
Efectivamente, la herramienta utilizada tiene la posibilidad de sustituir los archivos enviados sin un límite estipulado, aunque se aconseja que realice el proceso tranquila y correctamente.
- ¿Cuál es el idioma en que debo realizar el proceso?
La plataforma solicita que el llenado de información sea en español.
- ¿Qué tipos de acuse recibiré y cómo puedo recuperar el número de acuses en caso de que los haya perdido por motivos de fuerza mayor?
Recibirá un acuse de validación o de fallo negativo y en caso de perderlos, dentro de la plataforma usted podrá encontrar un área de consulta de sus números de acuse.
- ¿Cómo nombrar los archivos a entregar?
- El RFC (Personas morales 12 posiciones y Personas físicas 13 posiciones)
- Año de la información enviada
- Mes de la información enviada
- Aclaración de los identificadores: Pólizas (PL); Catálogo de cuentas (CT); Balanza de comprobación complementaria (BC), Balanza de comprobación normal (BN)
- Archivo convertido a XML (.xml)
- Compresión ZIP
- ¿A través de qué herramienta enviaremos la contabilidad electrónica?
El envío de la información se realizará a través del Buzón Tributario del portal del SAT, mismo en el que encontraremos un apartado correspondiente a este elemento.
- ¿Cuáles son las multas por no cumplir?
Aquellos que por obligación deben llevar su contabilidad electrónica y no lo hagan, podrán recibir multas que van desde los 260 pesos hasta los 48,440 pesos. Si el incumplimiento sigue, se puede llegar a la clausura del establecimiento.
Con estas 10 preguntas frecuentes sobre contabilidad electrónica esperemos ponga en práctica este innovador procedimiento para su empresa.
