Caso de estudio
Ashland
Ashland obtuvo estandarización, eficiencia, precisión y un servicio personalizado en 40 regímenes diferentes del IVA y en dos centros de servicios compartidos cuando recurrió a las declaraciones de IVA de Sovos.
Ashland maximiza la eficiencia de la declaración de IVA con Sovos
Resumen
Desafíos empresariales
- Con el proceso cada mes de 40 devoluciones de IVA en Europa, Oriente Próximo y África, más las declaraciones, el enfoque de Ashland del cumplimiento no estaba estandarizado, convirtiéndose en una tarea que llevaba mucho tiempo y estaba sujeta a errores.
- La empresa recurrió a dos centros de servicios compartidos, y necesitaba una solución de IVA para estandarizar el cumplimiento y mejorar la eficiencia.
Solución
- Ashland implementó la solución VAT Reporting de Sovos para abordar estos desafíos y ofrecer una asistencia personalizada.
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Desde entonces, Ashland ha implementado también las soluciones de Sovos SAF-T y SII de España para mantener un proceso de cumplimiento centralizado y eficiente.
Resultados
- Con Sovos, Ashland logró obtener estandarización, eficiencia y precisión, lo que permitió que su equipo se centrase en conseguir mejoras de análisis y proceso.
- El tiempo necesario para preparar una devolución de IVA disminuyó en una media del 30 al 50 %.
- Ashland mantiene un cumplimiento constante en todos los países en los que trabaja.
La empresa
Ashland Global Holdings Inc. (NYSE: ASH) es una empresa internacional de productos químicos especializados de primer orden que da servicio a clientes en una amplia gama de mercados de consumo e industriales, que incluyen sectores como adhesivos, revestimientos para arquitectura, automoción, construcción, energía, alimentación, cosmética y farmacia. Ashland emplea aproximadamente a 6 500 apasionados y tenaces resolvedores de problemas, desde científicos de renombre a ingenieros y talentosos operadores de planta, y todos ellos se esfuerzan en desarrollar soluciones innovadoras, prácticas y elegantes para clientes de más de 100 países.
El desafío
Con 40 registros de IVA por toda la zona EMEA (Europa, Oriente Próximo y África) y dos centros de servicios compartidos en ubicaciones distintas, el enfoque de Ashland hacia las devoluciones y las declaraciones de IVA no estaba estandarizado. Cada contable tenía un punto de vista propio de las conciliaciones y de la preparación de declaraciones, lo que dificultaba revisar y validar las devoluciones de una forma eficiente. Sin un proceso estandarizado, el cumplimiento del IVA era una iniciativa que demandaba mucho tiempo.
La solución
Ashland procesaba cada mes 40 devoluciones de IVA en la zona EMEA, más las declaraciones, de manera que decidió traspasar su proceso de cumplimiento del IVA a dos centros de servicios compartidos, uno en Polonia y otro en India. Con esta centralización, la empresa necesitaba una herramienta única que no solo
generase las devoluciones para cada país, sino que también permitiese la estandarización y la precisión del proceso.
“Sin un software de calidad, sería imposible adaptarse a las obligaciones de declaración del IVA que cambian constantemente. No podríamos cumplir estas nuevas reglamentaciones a tiempo sin Sovos”.
Anna Buchnowska
Directora de IVA en EMEA, Ashland
Los beneficios
Ashland cita diversas ventajas de la estandarización resultante de la implementación de la solución VAT Reporting de Sovos, especialmente en lo que se refiere a eficiencia y precisión. Los procesos del IVA, incluidos la preparación, conciliación y generación de declaraciones, son ahora más eficientes. Esto deja más tiempo al equipo tributario para centrarse en el análisis real, en lugar de tener que responder a los auditores y gestionar los aspectos técnicos del cumplimiento (por ejemplo, la recopilación de datos, la elaboración de tablas de Excel, etc.) Esto también facilita que el gestor del IVA pueda revisar y controlar las declaraciones más fácilmente.
Las declaraciones de IVA están automatizadas, lo que mejora la precisión al reducir los errores humanos y permite revisar varias transacciones a la vez y hacer una auto-auditoría antes de enviar las declaraciones. Con Sovos, Ashland puede también ajustarse rápidamente a las obligaciones nuevas y ampliadas en la declaración del IVA, como SAF-T.
En cuanto al aspecto corporativo, Ashland ha logrado aumentar la eficiencia y reducir los costes, lo que permite a la empresa mantener y mejorar de forma continua su nivel de cumplimiento.
Los resultados
A pesar de una complejidad cada vez mayor en el panorama de cumplimiento de la zona EMEA y un número cada vez mayor de requisitos en las declaraciones, Ashland es capaz de gestionar la declaración de IVA con la misma cantidad de personal que antes de la implementación de Sovos, y hacerlo con más eficiencia. El tiempo necesario para preparar una devolución de IVA se redujo una media del 30 al 50 % con la implementación de Sovos, lo que permitió al equipo de IVA centrarse más en mejorar las verificaciones, controlar los procesos y realizar análisis. Desde la implementación de Sovos, Ashland es capaz de identificar cualquier problema antes de hacer las declaraciones, y gestionar las auditorías con rapidez, reduciendo el riesgo de sanciones con datos claros, accesibles y verificados.
¿Por qué Sovos?
Cuando Ashland consideró sus opciones de cumplimiento, consultó con empresas, aparte de proveedores tecnológicos. Con Sovos, Ashland obtuvo la estandarización y la precisión requeridas. Sin embargo, como su intención era determinar cuál sería su socio en cuanto a soluciones de IVA, la decisión no la determinó únicamente la tecnología. La empresa puso también énfasis en el servicio. Ashland eligió finalmente a Sovos porque los responsables de gestión tributaria estaban convencidos de que obtendrían un servicio robusto y a medida, mucho más que en los modelos de consultoría tradicionales.
Desde la selección inicial de Sovos como solución para la declaración de IVA, Ashland ha ampliado su relación para incluir también el cumplimiento con los requisitos de SII en España. Ashland, una elección natural para los nuevos requisitos de cumplimiento en todo el mundo, se beneficia del uso de Sovos para mantener una única solución de cumplimiento.