Tal y como se comenta en tres razones clave para designar a un proveedor de servicios gestionados de IVA, las exigencias de cumplimiento del IVA por parte de las autoridades fiscales de todo el mundo siguen aumentando. Sólo van a ser más onerosas para impulsar la eficiencia económica, combatir el fraude y reducir las lagunas del IVA. Las exigencias de información fiscal más granular están aumentando para que ésta sea en tiempo real. Esto incluye a España, Hungría, Italia, Turquía y México. Estas crecientes demandas se suman a los muchos otros retos a los que se enfrentan las empresas multinacionales hoy en día. Por ello, cada vez más empresas recurren a los proveedores de servicios gestionados (MSP). Los MSP pueden aliviar los puntos difíciles de las obligaciones actuales de cumplimiento del IVA. Se aseguran de que están cubiertos para los mandatos que se avecinan en el horizonte.
Pero, ¿cómo elegir el MSP de cumplimiento del IVA adecuado? Con tantos proveedores que ofrecen una gama de servicios diferentes, tomar la decisión correcta puede ser desalentador. ¿Debe elegir soluciones individuales localizadas u optar por un enfoque centralizado? He aquí siete áreas clave que querrá evaluar:
1. Experiencia técnica
Deberá tener una visión estratégica de su entorno de TI y asignar las inversiones tecnológicas a los objetivos empresariales. Utilizar un MSP de cumplimiento del IVA le permite aprovechar su inversión en software y en la formación continua de su personal. Llevan muchos años haciendo esto para muchos clientes. Es lo que hacen. También le permitirá automatizar y agilizar muchos de sus procesos manuales, lo que también puede ser un objetivo empresarial fundamental. Asegúrese de que el software es compatible y accesible para satisfacer sus necesidades en cada una de las ubicaciones en las que opera, no sólo en la actualidad, sino también en las regiones en las que pretende entrar en el futuro.
2. Seguridad
La tendencia a la digitalización de los informes fiscales en todo el mundo ha hecho que las consideraciones de seguridad informática sean importantes a la hora de elegir cualquier proveedor. Por lo tanto, la seguridad puede referirse no sólo a la transmisión de datos a un proveedor, sino también a garantizar que se almacenen de forma segura durante y después de la transmisión a las autoridades fiscales. En este caso, un proveedor centralizado puede aportar algunas ventajas clave. Los portales pueden utilizarse para aceptar los datos de los clientes, y también toda la información puede almacenarse de forma segura en una nube consolidada, con centros de datos en diferentes regiones según sea necesario para cumplir con las políticas de retención de datos a nivel mundial.
3. Conocimiento del IVA
Crear y mantener un equipo de especialistas puede llevar mucho tiempo y ser costoso. Con el MSP de cumplimiento del IVA adecuado, tendrá acceso a su equipo y podrá beneficiarse de sus conocimientos especializados y su experiencia. Deje que le alivien la carga. Sepa que están al tanto de los cambios normativos para que usted no tenga que hacerlo. Así podrá centrarse en lo que su empresa hace mejor, sabiendo que el cumplimiento del IVA está en buenas manos.
4. Flexibilidad
Querrá elegir un proveedor que pueda adaptarse a medida que cambien las necesidades de su empresa. Es posible que quiera tener la flexibilidad de externalizar sólo una parte de sus obligaciones de cumplimiento fiscal en función de los recursos internos, los presupuestos, la experiencia, etc., pero tener la libertad de evaluar y cambiar esto en cualquier momento. Un enfoque a medida que pueda modificarse con el tiempo garantizará que sus necesidades de cumplimiento estén cubiertas tanto hoy como en el futuro.
5. Escalable
De la mano de la flexibilidad, querrá un proveedor que sea capaz de crecer con usted. Ya tendrán experiencia y conocimientos profundos en de los mercados en los que necesita ayuda hoy, pero asegúrese de que pueden cubrir otras regiones en las que usted decida entrar en el futuro. Elegir proveedores de soluciones puntuales locales para diferentes mercados puede causar dolores de cabeza en el futuro.
6. Equipo de cuentas dedicado
Su MSP está ahí para dar soporte y servicio a su cuenta y debe sentirse como una extensión de su propio equipo. Querrá un enfoque de colaboración y una sensación de asociación. Asegúrese de sacar el máximo partido a esta relación. También hay que estar al día de los nuevos cambios en el panorama normativo mucho antes de que se concreten. Averigüe quién será su equipo de cuentas y si se encuentra en una o varias ubicaciones, además de si hay barreras lingüísticas.
7. Visibilidad
Aunque haya externalizado todo o parte del cumplimiento del IVA, querrá seguir controlándolo. Para ello, compruebe qué acceso tendrá al software y quién en su empresa tendrá acceso total o parcial. Pregunte también si los inicios de sesión están restringidos. Un portal seguro para el cliente y un panel de control centralizado ayudan a seguir, de un vistazo, cada etapa de su cumplimiento fiscal. Esto incluye semáforos para señalar las prioridades y los plazos que se aproximan.
La elección de un MSP para el cumplimiento del IVA le permitirá centrarse en lo que mejor sabe hacer. Asegúrese de que el proveedor elegido no sólo se adapta a sus necesidades actuales, sino que también tiene alcance y experiencia en las regiones en las que entrará en el futuro. Dedicar tiempo a elegir el MSP adecuado le reportará beneficios en el futuro. El socio adecuado estará a su lado a largo plazo.
Tome medidas
Para saber más sobre las ventajas que puede ofrecer un proveedor de servicios gestionados para aliviar su carga de cumplimiento del IVA, vea nuestro reciente seminario web a petición VAT Reporting: Gestión del cambio.
