Se esperaba que cuando los ministros de Finanzas de la UE se reunieran la semana pasada, recibiéramos noticias de un acuerdo político sobre la propuesta del IVA en la Era Digital (ViDA). Desafortunadamente, debido a las objeciones de un estado miembro en torno a las reglas de la plataforma, esto no sucedió. Ahora, la fecha oficial de avance de ViDA ha quedado en suspenso mientras se resuelven estas preocupaciones entre los miembros. No obstante, la Presidencia belga ha reiterado su compromiso de mantener la propuesta como un paquete unificado y aspira a lograr un acuerdo antes de que finalice su presidencia en junio de 2024, en cuyo caso los plazos de la propuesta seguirán vigentes.
El negocio de la legislación no es lineal, ni es tan limpio como a muchos de nosotros nos gustaría. Sin embargo, no se equivoque al respecto. VIDA está llegando y cambiará el panorama del IVA de la UE para siempre. Un indicador positivo de ello fue el hecho de que dos de los tres pilares de ViDA fueron aceptados por unanimidad. Dado que se requiere el consentimiento unánime de todas las partes, ninguna de las propuestas puede seguir adelante hasta que se encuentre una solución de compromiso, pero no tengo ninguna duda de que llegaremos a este punto en un futuro próximo.
¿Por qué tengo tanta confianza?
ViDA es bueno para todos. A pesar de algunas objeciones menores aquí y allá y de algunos posicionamientos por parte de algunos miembros de la UE, entienden que ViDA es una herramienta fundamental para crear eficiencias de escala en el sistema de IVA de la UE. A fin de prepararse mejor para la economía moderna, corresponde a los gobiernos reducir la complejidad de las empresas y fomentar el comercio transfronterizo en toda la UE.
La razón por la que ViDA se introdujo por primera vez fue para fomentar una cultura empresarial más colaborativa y que la UE pudiera garantizar la captura precisa de los ingresos fiscales que se les deben legalmente a sus miembros. La propuesta constaba de tres partes que abordaban el fraude del IVA, apoyaban a las empresas y promovían la digitalización. Todos estos elementos siguen siendo necesidades vitales de la comunidad de la UE y por eso creo que pronto se acordará una solución viable. En este momento, confío en que todavía se puedan cumplir los plazos propuestos.
Recuérdame, ¿qué es el IVA en la era digital?
En pocas palabras, ViDA es una propuesta que permitirá a los países de la UE utilizar la tecnología para mejorar el sistema actual del IVA y prevenir mejor el fraude. Las actualizaciones incluyen la facilitación de la facturación electrónica, la introducción de requisitos obligatorios de información digital de las transacciones transfronterizas y mecanismos legales para facilitar los negocios transfronterizos y el cumplimiento. Cuando se promulgue, esto significará cambios significativos en la forma en que opera en estos países.
Como era de esperar, cambios de este tamaño y alcance están generando muchas preguntas entre las empresas que realizan operaciones en la UE. Todo, desde los costos de los procesos hasta las necesidades tecnológicas, se está evaluando a medida que se dispone de más información sobre ViDA.
Mis colegas y yo hemos escrito extensamente sobre los beneficios de ViDA y lo que la propuesta significa tanto para la UE como para sus respectivas comunidades empresariales. Le animo a que siga a nuestros expertos de forma rutinaria para conocer los últimos acontecimientos, ya que la puntualidad puede cambiar a menudo sin previo aviso.
Preguntas frecuentes sobre el IVA en la era digital
P: ¿Cuándo comenzarán las empresas a ver el impacto de ViDA?
R: El conjunto de propuestas sobre el IVA en la era digital publicado por la Comisión Europea abarca varias áreas de la legislación sobre el impuesto sobre el valor añadido (IVA). En sentido estricto, el impacto concreto de ViDA afectará a diferentes empresas en diferentes momentos entre 2024 y 2030. Esta última fecha se aplica a las propuestas de ViDA sobre la obligatoriedad de la facturación electrónica y la presentación de informes digitales para las denominadas transacciones intracomunitarias, que representan menos del 20 % de todas las transacciones de la UE. Sin embargo, lo que es mucho más importante, ViDA propone eliminar las restricciones actuales para que los países de la UE introduzcan la facturación electrónica obligatoria nacional tan pronto como se adopte el paquete ViDA, lo que bien podría ocurrir durante este año. Esto significa que, muy probablemente, los países de la UE que aún no cuentan con tales regímenes acelerarán la introducción de la facturación electrónica obligatoria y la presentación de informes en tiempo real ya en los próximos dos años. Si uno se da cuenta de que muchos países de la UE ya habían anunciado iniciativas en esta dirección, o incluso habían comenzado a implementarlas, es fácil ver cómo el efecto neto de esta disposición será una intensificación de la actual ola de nuevos mandatos del Comité contra el Terrorismo para los que hay que prepararse a muy corto plazo.
Los otros dos pilares de ViDA, principalmente los relativos a las normas del IVA para los operadores de plataformas que facilitan el alquiler de alojamientos de corta duración y los servicios de transporte de pasajeros, y la simplificación de los registros a efectos del IVA en la UE, entrarán en vigor a partir del 1 de julio de 2027.
P: ¿Es probable que haya un período de gracia para que las empresas se ajusten y cumplan?
R: La propuesta de ViDA tiene como objetivo un enfoque razonable para permitir que las empresas preparen sus sistemas y procesos para el impacto de ViDA, pero el hecho es que tan pronto como el paquete entre en vigor, los Estados miembros son libres de introducir la facturación electrónica obligatoria sin ninguna aprobación derogatoria de la UE. A pesar de que los Estados miembros tienen la ambición de implementar sus mandatos de manera responsable, empresas como Sovos, que han cumplido con los mandatos del CTC en muchos países durante casi dos décadas en todo el mundo, ahora saben que ningún período de gracia es lo suficientemente largo como para permitir que una empresa adopte una actitud relajada. Muchas empresas subestiman gravemente el trabajo que hay que hacer para garantizar la calidad de los datos y los largos ciclos de adaptación de sus diferentes aplicaciones empresariales para incorporar los cambios de datos y procesos necesarios para la elaboración de informes en tiempo real y la facturación electrónica. Y la introducción de cambios de esta magnitud en los procesos empresariales y administrativos nunca está exenta de desafíos en ambos lados de la ecuación: las empresas cometerán errores que pueden tardar en corregirse, y esto solo se vuelve más difícil a medida que los gobiernos hacen lo mismo de su lado en paralelo bajo la presión de los plazos políticos.
P: ¿A qué nuevas demandas tecnológicas podemos esperar que se enfrenten las empresas?
R: Si bien a menudo los procesos de presentación de informes que deben implementarse para cumplir con los protocolos de transmisión específicos, la autenticación y la orquestación del intercambio de documentos siempre reciben mucha atención, las empresas deben ser igualmente cautelosas con el impacto de los mandatos de CTC generados o modificados por ViDA en sus procesos y datos ascendentes. Muchas empresas tienen múltiples sistemas ERP, múltiples sistemas de facturación, sistemas de cuentas por pagar, etc. para diferentes líneas o categorías de negocios o socios comerciales. La mayoría de estos sistemas procesan los datos de las facturas en una factura en papel o en PDF según la legislación vigente de forma torpe, manual o semiautomatizada que no se puede “actualizar” fácilmente para gestionar los requisitos de integridad y calidad de los datos de un estricto régimen de facturación electrónica y presentación de informes electrónicos. Más allá de los titulares sobre la facturación electrónica obligatoria y la presentación de informes en tiempo real, la letra pequeña de la propuesta sobre el IVA en la era digital impulsará una serie de modificaciones potencialmente desafiantes en los procesos comerciales, incluida la definición misma de lo que constituye una factura, que requerirá que miles de millones de facturas en PDF en la Unión Europea se conviertan a formatos legibles por máquina. Lo que complica las cosas es que las iniciativas de CTC y ViDA solo cuentan una parte de la historia: las empresas de la UE también deben cumplir con un número cada vez mayor de requisitos de facturación electrónica de empresa a gobierno, y muchos gobiernos están planeando extender los requisitos para facturar a los clientes del sector público a la esfera de empresa a empresa. Esto significa que las empresas deben utilizar cada vez más software y proveedores de servicios que puedan garantizar el cumplimiento de marcos y leyes que se suman a la necesidad de un replanteamiento completo de los procesos y sistemas de facturación en la mayoría de las empresas.
P: ¿Qué procesos de negocio es probable que se vean afectados como parte de las nuevas regulaciones?
R: Todos los procesos de facturación y relacionados se verán afectados. Esto incluye cualquier proceso de cuentas por pagar y cuentas por cobrar y los sistemas de información asociados que los respaldan: todo esto debe revisarse en este contexto y prepararse para el cambio de paradigma de digitalización que vendrá de la mano de ViDA.
P: ¿Pueden las empresas esperar que sus asociaciones tecnológicas actuales funcionen para los nuevos estándares?
R: Las empresas que actualmente utilizan sistemas EDI, software de automatización de compras a pago o cuentas por pagar de servicios SaaS, gestión de comunicaciones con los clientes, order-to-cash, presentación de facturación electrónica y soluciones de pago, etc., deben preguntarse cómo manejarán esas plataformas los nuevos requisitos para la facturación electrónica y la presentación de informes electrónicos en virtud de ViDA y las iniciativas regulatorias asociadas. Estos proveedores, que se especializan en la optimización de procesos empresariales, suelen tener poca experiencia en esta área específica de cumplimiento. La mayoría de ellos no están configurados para anticipar y abordar de manera oportuna las decenas o cientos de cambios que suelen seguir a la implementación inicial de un régimen de CTC en cualquier jurisdicción. Aconsejamos a las empresas que se pongan en contacto con sus proveedores de software empresarial y proveedores de servicios para hacer estas preguntas: ¿están al tanto de estos cambios y cuál es su plan para mantenerlo en cumplimiento?
P: ¿Cómo se verán afectadas las transacciones transfronterizas?
R: Las transacciones transfronterizas entre países de la UE estarán sujetas a un nuevo régimen de información en tiempo real que sustituye al requisito actual de un estado recapitulativo. La notificación real se realizará sobre una base transaccional a cada Estado miembro, y los Estados miembros comunicarán esta información a una base de datos central de la Comisión Europea. Además de estas secciones de información digital de ViDA, las transacciones transfronterizas dentro de la UE también se ven afectadas por otras partes de la propuesta de otras maneras. Por ejemplo, se prevén cambios de gran alcance para eliminar las cargas administrativas de las empresas que trasladan sus propias existencias entre países de la UE. Además, será obligatoria la denominada ventanilla única de importación (I-OSS) para las ventas transfronterizas a distancia de bienes de bajo valor a los consumidores de la UE, lo que afectará a los vendedores y plataformas de comercio electrónico en, por ejemplo, los Estados Unidos y China.
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