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La era de la automatización: Cómo la tecnología puede ayudar a los equipos financieros

Oscar Caicedo
noviembre 19, 2020

Descubra por qué tiene sentido invertir en tecnología y automatización para agilizar los procesos fiscales y aliviar las cargas a las que se enfrentan los equipos financieros.

El cambio hacia la digitalización requiere una adaptación y un cambio radical de la tecnología existente en todos los sectores. A medida que esto ocurre, aumentan las tensiones y ansiedades en torno a la automatización y la pérdida de puestos de trabajo. Con Oxford Economics predice que 12,5 millones de puestos de trabajo en el sector manufacturero serán automatizados en China para 2030, una fuerza de trabajo parcialmente automatizada está en el horizonte.

Experiencia humana y tecnología

Pero la experiencia humana y la tecnología pueden ir de la mano, con la tecnología apoyando a los equipos y multiplicando por diez la productividad. Por ello, para las empresas, la única manera de prosperar en un mundo cada vez más digital es invertir en la tecnología adecuada.

Para las organizaciones que operan en todo el mundo, esto es especialmente importante, ya que se necesita un amplio conocimiento de la legislación financiera gubernamental de muchos países. Los marcos financieros son complejos y cambian constantemente. La presentación de informes sobre el IVA en tiempo real es cada vez más frecuente en todo el mundo, con controles continuos de las transacciones (CTC) que limitan fuertemente muchas jurisdicciones diferentes. Sin la automatización, las horas necesarias para seguir manualmente el ritmo de las nuevas normas superarían con creces la capacidad humana realista.

Para las empresas globales, presentar manualmente el papeleo para las auditorías e informes no es sostenible ni sensato. Pero un problema adicional para quienes operan en múltiples jurisdicciones es cómo seguir el ritmo de las normas y regulaciones gubernamentales en constante cambio que se exigen para las transacciones comerciales.

Gobiernos digitales

Los gobiernos de todo el mundo están revisando su forma de medir y recaudar los impuestos. El objetivo es mejorar el nivel económico de sus países. La digitalización de los procesos de declaración da paso a una visión mucho más forense y precisa de la salud económica de una nación. Por ello, no es de extrañar que la facturación y los informes automatizados hayan pasado a ocupar un lugar destacado en la agenda de los últimos años.

El enfoque que se adopte para actualizar muchas transacciones e interacciones depende de los puntos de vista específicos de cada país: algunas jurisdicciones imponen distintos niveles de CTC, facturación en tiempo real, archivo y notificación de la documentación comercial. Por lo tanto, los que operan a nivel internacional sentirán la presión adicional de realizar un seguimiento preciso y cumplir con leyes múltiples y complejas que amenazan con fuertes multas por incumplimiento. El comercio y el funcionamiento dentro de la ley requieren ahora tecnología e infraestructura inteligentes.

Los enfoques en todo el mundo difieren; América Latina fue pionera en la compensación obligatoria B2B de las facturas electrónicas, y Brasil requiere una compensación completa a través de una plataforma gubernamental. En Europa, la directiva del IVA de la UE prohíbe que los países introduzcan la facturación electrónica completa, aunque Italia rompió esta tendencia en 2019, tras un largo proceso de derogación. A medida que las economías cambian a un modelo de negocio impulsado por los datos, el paso a un régimen fiscal digital es inevitable.

Aprendizaje automático

La brecha del IVA sigue confundiendo a los gobiernos de todo el mundo. Por eso, para combatirla, muchas naciones han creado sus propios sistemas. A su vez, esto hace que haya un mosaico de mecanismos incapaces de comunicarse entre sí. Por si fuera poco, la lenta adopción de las facturas electrónicas en muchos países ha provocado un panorama completamente fracturado: la información sobre el IVA se sigue comunicando periódicamente en muchos países, y cada jurisdicción establece su propia norma. Estamos muy lejos de la coherencia en la digitalización global.

A medida que más países desarrollan su propia visión de la digitalización de la facturación, las cosas parecen cada vez más complejas. La nueva legislación reguladora sigue apareciendo y su seguimiento puede causar dolores de cabeza e incumplimientos accidentales. Las empresas internacionales deben estar atentas a las novedades que se producen en todos los países en los que operan y es esencial que apliquen sistemas que puedan seguir y actualizar la nueva legislación a medida que se produce.

APIs flexibles

Pero la tecnología también debe reflejar con exactitud las finanzas de toda la empresa. Tiene que enlazar todos los sistemas para informar con precisión sobre los impuestos. Por eso las API flexibles son la primera prioridad. Los programas con API sofisticadas permiten a los sistemas fiscales «conectarse» a una empresa y recopilar información vital. A su vez, permiten a las empresas mostrar los datos necesarios, mostrar resultados precisos y evitar las sanciones del gobierno. Es esencial que la tecnología pueda integrarse con una serie de sistemas de facturación, ERP y plataformas de adquisición para el pago cuando se trata de interacciones gubernamentales delicadas. Los volúmenes de datos creados y manejados son enormes, y cada vez más fuera del alcance de las posibilidades humanas.

Asimismo, la tecnología puede ayudar a formatear la información según las peticiones de cada país, lo que es esencial para la elaboración de informes digitales. La tecnología existe para controlar y ajustar los formatos de las facturas. Por ejemplo, para adaptarse al país en el que opera una empresa y evitar sanciones por incumplimiento. Dado que el tiempo suele ser esencial y escaso, las herramientas que automatizan la administración y liberan tiempo para los elementos estratégicos de las finanzas de la empresa se amortizan con dividendos. En efecto, a medida que las máquinas se integran cada vez más en las operaciones, los análisis manuales se vuelven más difíciles. Tanto los gobiernos como las empresas se apoyan en la automatización y la tecnología avanzada para aliviar las cargas administrativas resultantes.

Automatizar para cumplir

Un futuro verdaderamente digital está al alcance de muchas economías, pero tiene un precio. Para aprovechar la rápida ola de transformación digital, las empresas deben armarse de tecnología. Es hora de gestionar el creciente ámbito de las regulaciones complejas y basadas en datos. Tiene sentido invertir en tecnología y automatización para gestionar los análisis e investigaciones que requieren mucho trabajo, agilizar los procesos y aliviar las cargas a las que se enfrentan los equipos financieros. Todo ello sin necesidad de recurrir a un costoso personal experto o a una asistencia externalizada. En el umbral de una forma de trabajo totalmente digital, ya no es práctico presentar manualmente el papeleo para las auditorías y los informes.

Es importante seleccionar cuidadosamente la tecnología para sincronizar y comunicar información vital en toda la infraestructura informática de una empresa. En el actual contexto de recesión, la presión sobre los equipos financieros es intensa. La presión para rendir al máximo, salvaguardar cualquier fuga financiera y controlar estrictamente los gastos y salidas. Frente a la adversidad, la tecnología puede guiarnos y apoyarnos, y podría convertirse en algo crítico para el negocio.

Invertir en automatización y tecnología no tiene por qué costar puestos de trabajo en las finanzas. Por el contrario, puede ir de la mano de la experiencia humana. Puede gestionar tareas arduas y complejas. Al mismo tiempo, libera tiempo y energía para que las empresas puedan concentrarse en lo que mejor saben hacer.

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Author

Oscar Caicedo

As vice president of strategy and operations for VAT Americas, Oscar Caicedo sets market and product direction across continuous transaction controls, reporting and tax determination. In this role, he leads groups of dedicated subject matter experts across the Americas region. Oscar brings more than a decade of experience leading consulting and implementation teams focusing on data integration and regulatory requirements. He is an industry recognized expert in digital transformation and electronic tax solutions. Prior to Sovos, Oscar spent more than four years at Invoiceware, which was acquired by Sovos in 2016. Oscar has managed complex implementation projects for many of the world’s most recognizable brands. He holds a Bachelor of Business Administration degree in business economics from Georgia State University.
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