Cómo gestionar los proyectos de transformación electrónica cuando los organismos públicos fijan los plazos

Ekin Moral
marzo 28, 2021

En la gestión de cualquier proyecto de transformación electrónica, el plazo se determina tras una cuidadosa planificación. Debe basarse en el alcance del proyecto y tener en cuenta los recursos disponibles.

Sin embargo, cuando el proyecto es para garantizar el cumplimiento de la normativa, el gobierno determina el plazo del proyecto y debe cumplirse. Muchos contribuyentes optan por trabajar con un integrador externo para asegurarse de que esto se hace correctamente, de acuerdo con la normativa y a tiempo.

Cómo puede ayudar un integrador en la gestión de proyectos

Un integrador trabajará con sus contribuyentes para gestionar el proceso. Siguiendo este proceso, los requisitos de los organismos gubernamentales deben ser diseñados por un integrador especial de forma que se integren en el proceso empresarial del organismo. Los integradores especiales implicados se aseguran de que el proceso se desarrolle según las prioridades de las partes y construyen toda la estructura de desglose de trabajo del proyecto.

Los integradores crean calendarios detallados de los proyectos con un proceso conocido como planificación inversa. Los plazos de las tareas individuales se determinan trabajando hacia atrás desde el plazo final del proyecto para garantizar que el proyecto global se complete según lo previsto. Es fundamental trabajar con un integrador especial que conozca a fondo el tema, tenga una amplia experiencia, sea consciente de los posibles problemas y escollos y sea capaz de resolverlos. También puede garantizar que se sigan las mejores prácticas durante toda la planificación. Para minimizar el riesgo de incumplir el plazo, los integradores especiales preparan un modelo de planificación. Este modelo debe incluir los recursos adecuados, una lista detallada de partidas abiertas, responsabilidades claras para cada tarea y el proceso que conlleva cada una de ellas. Tanto el integrador como el contribuyente deben trabajar juntos en el modelo, que debe planificarse y seguirse al detalle para cumplir el plazo.

En esta fase, puede ser necesario hacer una lista de prioridades y planificar procesos específicos. Incluir a las partes interesadas en la toma de decisiones desde esta fase y actualizarlas a lo largo del proyecto evita retrasos indeseados y garantiza una aprobación más rápida. Esta es también la etapa en la que hay que colocar topes en el plan para eliminar posibles riesgos por adelantado. Aunque algunas de estas recomendaciones son necesarias para todos los proyectos, son especialmente importantes para los proyectos con una fecha de transición determinada.

Recomendaciones para garantizar que los proyectos de transformación electrónica se completen a tiempo:

  • Comenzar el proyecto lo antes posible y tratar de completarlo antes de la fecha límite en caso de que se produzcan retrasos
  • Crear un plan de proyecto detallado y una lista de tareas
  • Trabajar con un integrador privado con experiencia y tener en cuenta sus recomendaciones y comentarios
  • Comunicarse con las partes interesadas a lo largo del proyecto
  • Identificar los posibles riesgos con antelación y vigilarlos durante todo el proceso
  • Informar a los responsables de la toma de decisiones sobre el proyecto para que den su aprobación rápidamente
  • Implementar una fase de pruebas exhaustiva

Tome medidas

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Author

Ekin Moral

Ekin graduated from Computer Engineering, having specialized in project management, and has worked as a senior project manager in the Sovos Professional Services team since 2018. Her responsibilities include conducting and controlling project management information, such as budget, time, scope, and resources. She also handles the integration of e-transformation products into customer SAP systems and processes.
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